Spis ve správním řízení

Spis tvoří podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují ke konkrétní věci. Přílohou se pak rozumí důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy na elektronických médiích.[1] Spis je pro správní orgány podkladem pro rozhodnutí; skutečnosti, kterými své rozhodnutí odůvodňují, musí být zdokumentovány v soudním spisu. Pokud nadřízený orgán nebo soud jejich rozhodnutí přezkoumává, seznamuje se s celou záležitostí primárně prostřednictvím spisu.

Účastníci řízení

Obecně jsou spisy neveřejné. Je však jasné, že právo nahlížet do spisu náleží účastníkům řízení a jejich zástupcům. Účastník řízení představuje osobu, k níž se vztahuje rozhodnutí správního orgánu, protože je žadatelem v řízení o žádosti nebo dotčenou osobou.[2] Podobně i v řízení zahájeném z podnětu správního úřadu je účastník osoba, které byla stanovena práva a povinnosti. Co ale jiné osoby, které účastníkem řízení nejsou, ale přesto mají zájem do spisu nahlédnout?

Reklama

Whistleblowing a interní vyšetřování - prakticky a efektivně (online - živé vysílání) - 2.6.2023

2.6.2023 09:003 025 Kč s DPH
2 500 Kč bez DPH

Koupit

Nahlížení do spisu třetími osobami

V případě třetích osob je nutné odůvodnění právního zájmu nebo jiného vážného důvodu. Současně je nutné, aby byla zachována práva účastníků, dotčených osob a nesmí rovněž dojít k porušení veřejného zájmu. Právní úprava tak nenabízí jednoznačnou odpověď a je nutné vždy konkrétní žádost individuálně posoudit. Co vše si je ale možné představit po „právním zájmem“ a jaké důvody jsou natolik vážné, aby správní úřad umožnil nahlédnutí jiné osobě?

Například pracovní úrazy řešené ze strany inspektorátu práce představují zdroj informací pojišťovny, které potřebují informace o úrazovém ději, aby mohli správně řešit pojistnou událost. Nahlédnutí se hodí i pokud se zaměstnanec rozhodne žalovat svého zaměstnavatele pro nezákonné jednání, které bylo předmětem správního řízení – ze správního spisu může zjistit celou řadu jemu normálně nedostupných informací.

Nahlížení do spisu za účelem podání žaloby

Nahlíží-li třetí strana do spisu za účelem užití údajů v občanskoprávním (tedy i pracovněprávním) sporu, nemůže být tento zájem vyloučen pro nedostatečný právní důvod ani odmítnut z důvodu rozdílného zájmu žadatele od účastníků řízení. Nejvyšší správní soud konstantně potvrzuje, že odlišné zájmy mezi účastníkem a potenciálně nahlížející osobou jsou přirozené. Naopak nahlédnutí za účelem občanskoprávního sporu umožní rovnost zbraní stran; ponechání práva nahlížet účastníkovi by vedlo k jeho důkazní výhodě.

Nejvyšší správní soud v rozhodnutích týkajících nahlížení do spisu čerpá z judikatury Soudního dvora Evropské unie, který se staví k problematice stejně. SDEU zdůraznil, že nahlédnutí do spisů může být v některých okamžicích jediným prostředkem k získaní důkazů, které jsou vyžadovány pro uskutečnění záměru žaloby.[3] Další z evropských rozsudků obsahuje názor, že je účelné užívat žalob na náhradu škody před vnitrostátními soudy, protože se takovýmto prostředkem dostane zachování hospodářské soutěže v zemích EU.[4]

Jaká kritéria jsou relevantní při rozhodování?

Nejvyšší správní soud se vyjádřil, že správní úřad musí proporcionálně vyvážit jak zájem třetí osoby, tak zájmy účastníků a veřejný zájem. Tyto skutečnosti se pak případ od případu liší a není možné poskytnout jednoznačné vodítko.

Nicméně NSS vyloučil hodnocení osoby žadatele, chování účastníků správního řízení od skončení řízení, a stejně tak i hypotetické porušení zákona z okolností bránících nahlédnutí.[5] Na zamítavý závěr správního úřadu klade požadavek srozumitelnosti. Zároveň požaduje, aby byl žadatel u každého dokumentu nebo souboru dokumentů seznámen s konkrétními důvody zamítnutí. Správní úřad musí vysvětlit, v jakém bodě by došlo nahlédnutím třetí osoby do spisu k porušení práv účastníků správního řízení.

Utajované informace

Správního řád myslí i na řízení, kde se mohou ve spisu objevit utajované informace. Utajované informace či části spisu je pak třeba vyloučit z nahlížení. Nejvyšší správní soud mnohokrát upozornil správní úřady na skutečnost, že pokud vyvstane potřeba utajení či povinnost mlčenlivosti, mají se úřady řídit ustanoveními[6], která umožňují vyloučit utajované či citlivé informace z nahlížení. Posuzující úřad má utajované informace vyčlenit a v zásadě povolit nahlédnutí do spisu. Pokud by docházelo k odmítání žádostí bez dalšího s odkazem na povinnost mlčenlivosti, žádná žádost o nahlížení by nemohla uspět.[7]

Výpisy a kopie

Správní řád dává právo pořizovat při nahlížení výpisy a požadovat kopie spisu nebo jeho části. Jak je to ale s vlastními kopiemi? Musí osoba v případě zájmu o kopii požádat správní úřad a uhradit správní poplatek za pořízené kopie? Správní řád nevylučuje činit si vlastní kopie, a tak se NSS s přihlédnutím k technickým možnostem nabízenými dnešní dobou přiklonil k přípustnosti vlastních kopií.

Zákon o právu na informace

Jak je to s použitím „stošestky“? Tedy zákona svobodném přístupu k informacím? Tento zákon umožňuje sdělení konkrétní informace, o kterou osoba sama požádá, a to bez prokázání právního důvodu. Na žádající osobu je tak kladen požadavek na bližší specifikaci informace, kterou požaduje. Aby uspěla, je třeba vědět, jak otázku formulovat. Nejvyšší správní soud judikoval, že sice není omezeno obecné právo na poskytování informací prokázáním právního důvodu či jiného vážného zájmu oproti institutu nahlížení do správního spisu, na druhou stranu je toto právo vázáno zákonnými omezeními, na které je třeba nezapomínat.[8]