Novela zákona o obchodních korporacích proto mění úpravu hlasování per rollam ve společnosti s ručením omezeným v případech, kdy zákon vyžaduje, aby přijetí rozhodnutí valné hromady bylo osvědčeno veřejnou listinou. V prvé řadě stanoví, že návrh rozhodnutí per rollam musí mít formu veřejné listiny. Jedná se o notářský zápis dle nového § 80gc notářského řádu, novelou notářského řádu do textu zákona doplněného, sepisovaného notářem na žádost oprávněné osoby. Podmínkou pro sepsání tohoto notářského zápisu je samozřejmě to, že rozhodování per rollam je vůbec přípustné; v opačném případě notář odmítne notářský zápis sepsat. Ačkoliv je tento notářský zápis formálně zařazen do oddílu druhého notářského řádu upravujícího osvědčování právně významných skutečností a prohlášení, použijí se při sepisování notářského zápisu o návrhu rozhodnutí přiměřeně ustanovení upravující notářský zápis o právním jednání[6].Výslovně je pak jako jedna z náležitostí tohoto notářského zápisu stanoveno vyjádření notáře obsahující údaje podle § 70a odst. 1 písm. a) a b) notářského řádu, tj. vyjádření o splnění předpokladů pro sepsání notářského zápisu. 

Kopie notářského zápisu o návrhu rozhodnutí se následně zasílá společníkům, přičemž z důvodové zprávy[7] plyne, že zasílání pouhých kopií je stanoveno z důvodu toho, aby v důsledku novelizované úpravy nedocházelo k neúměrnému zvýšení nákladů jednotlivých společností spojených s rozhodováním per rollam.

Stejně jako za současné právní úpravy i po nabytí účinnosti novely bude muset vyjádření společníka k obdrženému návrhu na rozhodnutí per rollam obsahovat i samotný návrh rozhodnutí valné hromady, jehož se vyjádření týká, a toto vyjádření bude muset být nadále opatřeno úředně ověřeným podpisem.

Proces přijetí je v případech, kdy vyžaduje zákon, aby přijetí rozhodnutí valné hromady bylo osvědčeno veřejnou listinou, završen notářským zápisem o rozhodování per rollam, tj. novým druhem notářského zápisu nově upraveného v § 80 gd notářského řádu.  Ze zákonných náležitostí tohoto notářského zápisu vyplývá, že žadatel bude mimo jiné povinen předložit notářský zápis pořízený dle § 80gc notářského řádu (nejčastěji patrně v praxi sepsaný týmž notářem), obsahující návrh rozhodnutí, a dále prohlásit, že návrh byl zaslán všem společníkům způsobem stanoveným zákonem a určeným ve společenské smlouvě, že uplynula lhůta pro doručení vyjádření společníka nebo že bylo doručeno vyjádření všech společníků a že rozhodnutí per rollam bylo nebo nebylo přijato. Tyto skutečnosti bude muset organizátor notáři doložit, tj. zejména předložit originální vyjádření jednotlivých společníků opatřené jejich úředně ověřenými podpisy. Stejně jako „standardní“ notářský zápis o rozhodnutí valné hromady na jejím zasedání i notářský zápis o rozhodování per rollam bude obsahovat prohlášení notáře dle § 80a odst. 2 notářského řádu.

Závěr:

Novou právní úpravu rozhodování per rollam v případech, kdy zákon vyžaduje osvědčení notářským zápisem, lze nepochybně ocenit jako pozitivní. V prvé řadě je důležité, že se zákonodárce této otázce vůbec věnoval a neponechal ji nadále na výkladu odborné literatuře, resp. soudu. Zároveň lze přivítat, že v nové právní úpravě je navráceno zapojení notáře při přijímání zákonem stanovených rozhodnutí valné hromady, a odpadá tak současná poněkud nesmyslná dvojkolejnost, kdy přijetí rozhodnutí valné hromady na jejím zasedání musí být notářem osvědčeno, zatímco přijetí identického rozhodnutí, avšak mimo zasedání, osvědčeno notářem být patrně nemusí. Postup, kdy návrh rozhodnutí per rollam bude muset mít formu notářského zápisu a následně pak v dalším notářském zápise bude rozhodnutí per rollam osvědčováno, hodnotím jako vhodný, který nebude zejména u společníků vyvolávat potřebu dalších nákladů. Jako potenciálně problematické lze označit dokládání vyjádření jednotlivých společníků k návrhu rozhodnutí, které má být přijato mimo zasedání, organizátorem hlasování per rollam, kdy notář bude osvědčovat případné přijetí či nepřijetí rozhodnutí pouze na základě písemných vyjádření společníků (byť s úředně ověřeným podpisem), a bude proto potřeba jejich přezkumu věnovat patřičnou pozornost.

Mgr. Martin Fajt