Směrnice ze dne 12.2.1975 o ochraně a kategorizaci archiválií

12.2.1975 | Sbírka:  2/1975 Ú.v. | Částka:  10/1975ASPI

Vztahy

Nadřazené: 97/1974 Sb.
2/1975 Ú.v.
SMĚRNICE
ministerstva vnitra České socialistické republiky
ze dne 12. února 1975
o ochraně a kategorizaci archiválií
Ministerstvo vnitra České socialistické republiky stanoví podle § 31 odst. 1 písm. d) zákona České národní rady č. 97/1974 Sb., o archivnictví (dále jen "zákon"):
Oddíl 1
Ochrana archiválií
§ 1
Archivní prostory
(1) Místnosti nebo jiné prostory, v nichž jsou archiválie uloženy (dále jen "archivní prostory"), musí být
a) zajištěny proti přístupu nepovolaných osob a proti násilnému vniknutí ochranným zařízením (okna, popřípadě i dveře přízemních a suterénních prostor musí být opatřeny mřížemi a v případě nutnosti i signálním zařízením;
b) vybaveny podle požárních předpisů - platí pro ně zákaz kouření, uskladnění hořlavin, manipulace s otevřeným ohněm a garážování motorových vozidel v bezprostřední blízkosti archivních prostor;
c) umístěny nad hladinou spodní vody, být větratelné, samostatně uzavíratelné, opatření teploměry a přístroji k měření relativní vlhkosti vzduchu, popřípadě okenními a dveřními izolacemi;
d) vybaveny vyhovující topnou, v případě nutnosti i klimatizační instalací schopnou zamezit působení negativních vlivů vnějších přírodních podmínek na uložené archiválie.
(2) Budovy, které slouží alespoň zčásti k ukládání, k odbornému zpracování nebo využití archiválií (dále jen "archivní budovy"), musí svým umístěním a stavební úpravou zabezpečovat všestrannou ochranu archiválií, nesmějí být přetěžovány nad přípustnou míru nosnosti a nesmějí být umístěny v oblastech, které jsou ohrožovány zátopami.
(3) Organizace, která spravuje archivní budovu, udržuje v souladu se skutečným stavem všechny technické údaje o této budově, včetně plánů a statických výpočtů. Organizace je povinna takovou dokumentaci, popřípadě její potřebnou část v kopii předat řediteli (vedoucímu) archivu, který ji uloží na bezpečném místě.
§ 2
Požární poplachové směrnice
Státní orgány a socialistické organizace, které spravují archivy, vycházejí při zpracování požárních poplachových směrnic z povinností, které jim v souvislosti s ochranou archiválií ukládá zákon a tyto směrnice.
§ 3
Lokační plány
O uložení archiválií vedou archivy přesné a průběžně doplňované situační plány (dále jen "lokační plány"), které jsou součástí protipožárních a poplachových směrnic.
§ 4
Kontroly fyzického stavu archiválií
(1) Fyzický stav archiválií musí být pravidelně kontrolován a to jak z hlediska působení zevních přírodních vlivů na archiválie a účinnosti ochranných zařízení, negativních následků vznikajících badatelským využíváním archiválií, vhodnosti uplatňovaného způsobu jejich uložení, tak i z hlediska všech dalších skutečností, které by mohly archiválie ohrozit.
(2) O kontrolách se pořizují záznamy, které obsahují údaje o zjištěných závadách a jejich odstranění, dále procento relativní vlhkosti ovzduší a teplotu v archivních prostorách. Záznamy se ukládají u ředitele (vedoucího) archivu nebo vedoucího podatelny archivu.
§ 5
Povinnosti ředitele (vedoucího) archivu
Ředitel (vedoucí) archivu odpovídá za řádné a bezpečné uložení archiválií. Zejména
a) dbá o to, aby v souvislosti s provozem archivu měly do příslušných archivních prostor přístup jen osoby oprávněné a osoby povolané z hlediska údržby archivu a aby zabezpečovací zařízení a protipožární výzbroj byla udržována v řádném stavu;
b) je povinen zabezpečovat pravidelnou kontrolu archivních prostor, zejména z hlediska možných zdrojů nebezpečí (topná tělesa, vodovodní a kanalizační potrubí apod.), jakož i pravidelnou kontrolu fyzického stavu archiválií (§ 4) a řádné ukládání klíčů ke všem prostorám a úschovu klíčů náhradních;
c) kontroluje, pokud tím nepověří jiného odborného pracovníka, zda není překročena míra nosnosti v archivních prostorách podle technické dokumentace a zda uložení archiválií ve skladištích a regálech je v souladu s lokačním plánem (§ 3).
Oddíl 2
Zařazování archiválií do kategorií
§ 6
V zájmu účelné ochrany zařazují archivy u nich uložené archiválie podle různého stupně jejich trvalé dokumentární hodnoty do tří kategorií.
§ 7
Archiválie I. kategorie
(1) Do I. kategorie se zařazují tyto archiválie:
a) vzniklé do roku 1526,
b) listiny vzniklé v letech 1527 až 1648,
c) listiny vzniklé po roce 1648 významného, zvláště veřejnoprávního charakteru,
d) typáře vzniklé do konce první poloviny 17. století, po tomto období jen typáře mimořádné umělecké hodnoty.
(2) Do I. kategorie se zařazují též další archiválie, pokud do ní nebyly zařazeny již vzhledem k době svého vzniku podle ustanovení odstavce 1:
a) zemské a dvorské (manské, lenní) desky, knihy svobodníků, soupisy poddaných a svobodníků, urbáře, pozemkové, horní a železniční knihy, městské knihy z předmagistrátního období, matriky narozených, zemřelých a oddaných, a archiválie dokumentující základní změny v počtech, struktuře a způsobu života obyvatelstva;
b) berní katastry;
c) základní dokumenty o státoprávním uspořádání státu, o organizační struktuře a činnosti jeho vrcholných institucí;
d) zápisy a protokoly ze zasedání všech zákonodárných sborů, ze zasedání vlád (od roku 1918), zápisy ze zasedání všech zastupitelských sborů (obecních a městských zastupitelstev, výborů a rad okresních zastupitelstev a výborů, výborů a rad okresních zastupitelstev a výborů, zemských zastupitelstev a výborů, plén a rad národních výborů, správních rad, grémií atd.);
e) významné dokumenty o právní úpravě mezinárodních vztahů (smlouvy týkající se úpravy vztahů mezistátních a vztahů mezi významnými společenskými, vědeckými, hospodářskými a jinými institucemi);
f) dokumenty o stanovení, změnách a úpravách státních hranic (hraniční agenda);
g) dokumenty ekonomického charakteru vzniklé z činnosti vrcholných orgánů včetně jejich dlouhodobých a perspektivních plánů, jakož i zprávy o jejich plnění;
h) základní dokumenty o rozvoji vědy, techniky a kultury;
i) závažné dokumenty vzniklé z činnosti ústředních orgánů politických stran a jiných významných společenských organizací (korporací);
j) archiválie vzniklé při řízení před justičními a jinými nalézacími orgány významně dokumentující společenský řád, třídní strukturu a společenské vztahy;
k) významné dokumenty o dělnickém hnutí a k dějinám KSČ;
l) významné archiválie dokumentující boje lidu za národní svébytnost, politickou a sociální svobodu;
m) archiválie výrazně dokumentující systém a metody nacistické moci na našem území v letech 1938-1945, vzniklé z činnosti vrcholných říšskoněmeckých orgánů a nacistických organizací;
n) významné archiválie dokumentující válečné události 1938-1945, likvidaci jejich následků, osídlování pohraničí, budování socialistického státu a společnosti a z něho vyplývající ekonomické, společenské, správní a kulturní přeměny;
o) základní dokumenty geodetické a kartografické;
p) rukopisné mapy a plány, které jsou pro své technické provedení nebo umělecky mimořádně hodnotné, jakož i unikáty tištěných map a plánů domácího původu;
r) kresby, grafické listy a fotografie zpodobňující místa, města, významné osoby, historicky významné události, kroje a nástroje mimořádné dokumentární hodnoty nebo cenné z hlediska uměleckého či technického provedení nebo svou ojedinělostí;
s) plány a výkresy strojů, nástrojů a strojního zařízení vzniklé do roku 1850;
t) korespondence historicky, popřípadě umělecky mimořádně významná, rukopisy nejvýznamnějších hudebních, literárních, vědeckých a odborných děl;
u) památníky, kroniky a deníky popisující významné historické události nebo obsahující údaje rozsáhlejšího historického údobí;
v) archiválie výtvarně hodnotné (např. iluminované úřední knihy a rukopisy s uměleckými miniaturami apod.);
x) všechny zvukové a filmové dokumenty vzniklé do roku 1930, po tomto roce jen takové, které jsou mimořádně významné umělecky, technickým provedením nebo svou dokumentární hodnotou;
y) archiválie vojensko-politické a vojensko-odborné povahy, dokumentující postavení a poslání ozbrojených sil a ozbrojených bezpečnostních sborů a obsahující sumarizující údaje o jejich organizaci, početních stavech a technickém vybavení.
§ 8
Archiválie II. kategorie
Do II. kategorie se zařazují - pokud nepatří do I. kategorie - tyto archiválie:
a) vzniklé v letech 1527 až 1648;
b) typáře vzniklé do roku 1850, po tomto roce pouze typáře významných úřadů a institucí;
c) významné dokumenty hospodářského charakteru dokládající vývoj základních odvětví průmyslu a zemědělství;
d) závažné dokumenty o stavu jednotlivých odvětví školství, vědy a kultury, zdravotnictví, sportu a tělovýchovy;
e) archiválie obsahující základní údaje o přípravě, výcviku, hospodářském a týlovém zabezpečení ozbrojených sil a ozbrojených bezpečnostních sborů, o jejich symbolech a označeních (včetně stejnokrojů);
f) dokumenty o vzájemných vztazích mezi našimi a zahraničními organizacemi;
g) archiválie vzniklé z činnosti vyšetřovacích (policejních) i nalézacích orgánů (soudů a správních úřadů) dokumentující uplatnění mocenských prostředků, jakož i vývoj mezitřídních vztahů;
h) archiválie dokumentující násilné metody nacistických orgánů a organizací proti obyvatelstvu z důvodů politických, národnostních i rasových, násilné zábory půdy a majetku;
i) archiválie dokumentující výsledky výzkumu veřejného mínění k závažným politickým, ekonomickým, sociálním a mezinárodním otázkám;
j) grafické listy a kresby, zpodobňující místa, města a významné osoby, jakož i kroje a nástroje, pokud jsou dokumentárně hodnotné;
k) plány a výkresy strojů, nástrojů a strojního zařízení vzniklé po roce 1850; po roce 1900 jen takové, které mají mimořádný význam pro dějiny techniky.
l) korespondence významných osob, rukopisy významných hudebních, literárních, vědeckých a odborných děl;
m) významné rukopisné mapy a plány báňské, lesní, vodohospodářské a plány měst a sídlišť;
n) památníky, kroniky a deníky převážně regionálního významu.
§ 9
S přihlédnutím ke stupni trvalé dokumentární hodnoty archiválií může ředitel (vedoucí) archivu do I. nebo II. kategorie zařadit i další archiválie, pokud mají obdobnou hodnotu jako archiválie uvedené v § 7 nebo v § 8.
§ 10
Archiválie III. kategorie
Do III. kategorie se zařazují archiválie, které nepatří do kategorie I. nebo II.
Oddíl 3
Péče o archiválie I. a II. kategorie
§ 11
Kategorizační znaky
(1) Archiválie zařazené do I. kategorie se vyznačí viditelnou červenou římskou jedničkou a archiválie zařazené do II. kategorie se vyznačí modrou římskou dvojkou. Archiválie zařazené do III. kategorie se nevyznačují.
(2) Znakem I. popřípadě II. kategorie se označují evidenční i inventární jednotky.*) Pokud však evidenční jednotka obsahuje inventární jednotky různých kategorií, označuje se znakem inventární jednotky zařazené do kategorie nejvyšší.
(3) Kategorie se vyznačují na obalech jednotlivých evidenčních a inventárních jednotek. Místnosti, jakož i regály (skříně), v nichž jsou uloženy archiválie I. a II. kategorie, se rovněž označí těmito znaky.
(4) V žádném případě nesmí být archiválie označením kategorie poškozena.
§ 12
Zařazení archiválií do I. a II. kategorie se vyznačí rovněž v lokačním plánu (§ 3).
§ 13
Konzervace a restaurace archiválií
V rámci pravidelných kontrol fyzického stavu archiválií (§ 4) se přihlíží především k archiváliím I. a II. kategorie. V případě poškození se archiválie konzervují a restaurují v pořadí podle kategorií s přihlédnutím k jejich fyzickému stavu.
§ 14
Uložení archiválií
(1) Archiválie I. a II. kategorie se ukládají ve zvláštních archivních prostorách tak,
a) aby byly maximálně zabezpečeny před poškozením nebo zničením a
b) aby při mimořádných a nepředvídaných událostech mohly být v nejkratší době přemístěny na jiné bezpečné místo.
(2) Archiválie I. a II. kategorie nesmějí být uloženy pod úrovní kanalizace.
(3) Archivními prostorami, v nichž jsou ukládány archiválie I. a II. kategorie, nesmějí procházet vodovodní a kanalizační instalace. Jsou-li takové prostory vytápěny ústředním topením, je nezbytné provádět jeho denní kontrolu.
§ 15
Reprodukce archiválií
(1) Reprodukce archiválií I. a II. kategorie pořizuje archiv, v němž jsou tyto archiválie uloženy. Není-li archiv vybaven potřebným technickým zařízením, určí ministerstvo vnitra jiný archiv, který reprodukce pořídí.
(2) V jednom vyhotovení se pořizují reprodukce archiválií I. a II. kategorie z důvodů zajištění náhrady za originály pro případ jejich zničení (reprografie zajišťovací). Další reprodukce archiválií I. kategorie se pořizují z důvodů studijních (reprografie studijní), aby bylo zabráněno opotřebování a poškozování originálních archiválií jejich badatelským nebo jiným využíváním. U archiválií II. kategorie se reprodukce z důvodu studijních pořizují jen tehdy, je-li další existence těchto archiválií vzhledem k jejich fyzickému stavu badatelským využíváním zvláště ohrožena. Reprodukce pořízené z důvodů studijních se ukládají v badatelnách příslušných archivů.
(3) Při provádění reprografie zajišťovací a studijní jsou archiválie reprodukovány v pořadí podle kategorií a fyzického stavu.
Oddíl 4
Přechodná a závěrečná ustanovení
§ 16
(1) Zařazení archiválií do kategorií podle § 6 a vyznačení kategorizačních znaků podle § 11 provedou archivy nejpozději do tří roků ode dne nabytí účinnosti těchto směrnic.
(2) U archiválií přejímaných do archivní péče po tomto dni provedou archivy ustanovení § 6 a 11 ihned po jejich inventarizaci.
(3) Lokační plány a požární poplachové směrnice se upravují ihned po provedení opatření podle předchozích odstavců.
§ 17
Kulturní a kulturně výchovné organizace a zařízení činné v oboru působnosti ministerstva kultury (§ 27 zákona), které pečují o archiválie, se řídí ustanoveními oddílu 1 těchto směrnic.
§ 18
Archiv, který vede evidenci archiválie, jež je v péči vlastníka (§ 10 odst. 2 zákona), doporučuje opatření potřebná k zachování archiválie vždy podle podmínek konkrétního případu.
§ 19
(1) Ochrany jako archiválie I. kategorie požívají archiválie uznané za kulturní památky a archiválie prohlášené za národní kulturní památky.*)
(2) Jestliže kulturní a kulturně výchovné organizace a zařízení (§ 17) pečují též o archiválie uznané za kulturní památky nebo prohlášené za národní kulturní památky, řídí se dále ustanoveními § 14 o uložení archiválií I. a II. kategorie a těmi ustanoveními § 15 odst. 2, které se týkají reprodukce archiválií I. kategorie.
§ 20
Reprodukce archiválií uznaných za kulturní památky a archiválií prohlášených za národní kulturní památky, které nejsou uloženy v archivech, pořizují archivy, v nichž jsou tyto archiválie evidovány.
§ 21
Zrušují se směrnice ministerstva vnitra České socialistické republiky ze dne 13. ledna 1972 č. 3 Ú.v. ČSR, o ochraně a kategorizaci archiválií uložených v archivech na území ČSR.
§ 22
Směrnice nabývají účinnosti dnem 1. dubna 1975.
Náměstek ministra
RSDr. Balák v.r.
*) Evidenční jednotka je nejmenší částí archivního souboru (archivní fond, archivní sbírka) z hlediska jeho materiálového členění a souhrn evidenčních jednotek představuje hmotnou evidenci archivního souboru. Inventární jednotka je nejmenší částí archivního souboru z hlediska jeho obsahového členění a jejich souhrn představuje archivní soubor zpřístupněný badatelskému využití.
*) Zvýšenou ochranu těchto archiválií stanoví vyhláška ministerstva vnitra České socialistické republiky č. 101/1974 Sb., o uznávání archiválií za kulturní památky a o zvýšené ochraně archiválií jako kulturních a národních kulturních památek.