Vyhledávání ASPI

Metodická příručka ze dne 1.3.2005 pro výkon řídící kontroly v orgánech veřejné správy

1.3.2005 | Sbírka: MF01/2005 | Částka: 1/2005 ASPI

Vztahy

Nadřazené: 320/2001 Sb.

MF01/2005

Metodická příručka

pro výkon řídící kontroly v orgánech veřejné správy

Ministerstvo financí

Centrální harmonizační jednotka pro finanční kontrolu

Josef Svoboda

ředitel

Letenská 15, Praha 1 - Malá Strana, 118 10

Sekretariát tel.: 25704 2381

březen 2005

Ministerstvo financí vydává na základě § 7 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, metodickou příručku pro výkon řídící kontroly v orgánech veřejné správy.

Úvod

Metodická příručka pro výkon řídící kontroly v orgánech veřejné správy je určena pro vedoucí zaměstnance veřejné správy. Jejím hlavním cílem je pomoci odpovědným vedoucím zaměstnancům zajistit v rámci jejich působnosti fungování řídící kontroly ve smyslu § 3 odst. 4 písm. a) a § 25 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen zákon o finanční kontrole) a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole). Příručka je členěna na dvě hlavní části: obecnou část a přílohy. V obecné části jsou charakterizovány hlavní principy řídící kontroly a v příloze jsou pak uvedeny konkrétní praktické příklady spojené se zavedením a sledováním řídící kontroly.

Příručka byla napsána na základě požadavků praxe, neboť vedoucí zaměstnanci veřejné správy si jsou vědomi požadavků kladených na řídící pracovníky v souvislosti s novými zákonnými ustanoveními a začlenění ČR do ekonomických struktur EU. Autoři v ní zevšeobecnili poznatky získané v průběhu své praxe z oblasti řídící kontroly.

Zpracovatelský tým si při psaní příručky nekladl za cíl vytvoření teoretické a ryze vědecké práce. Naopak. Po celou dobu jejího vytváření měli autoři na paměti svoji snahu sestavit jednoduchý a prakticky použitelný materiál pro řídící pracovníky, který jim má pomoci zjistit, zda na úseku, za který odpovídají, mají nastavenu řídící kontrolu a v jakém rozsahu.

Je třeba však upozornit, že jde o obecně aplikovatelnou příručku, kterou si každý řídící zaměstnanec musí přizpůsobit konkrétním podmínkám úseku, který řídí a za který nese odpovědnost.

Příručka je kolektivním dílem a byla napsána v rámci mezinárodního twinningového projektu. Na její realizaci se podílel tým expertů z české a francouzské veřejné správy.

Za českou stranu se zpracování příručky účastnili:

Ministerstvo financí - Ing. Jiří Kudlík, Ing. Dana Hůrková, CSc.,

Ing. Vladimír Dočkal - Centrální harmonizační jednotka

Ministerstvo kultury - Ing. Marie Hejlová, IA

Ministerstvo práce a sociálních věcí: Ing. Dana Zemánková, Ing. Hana Kapalová, Ing. Kateřina Urbišová, IA

Ministerstvo vnitra - Ing. Emilie Žábová, Helena Bartůňková, odbor účetnictví, odbor kontroly !

Ministerstvo zdravotnictví - Ing. Miloslav Polanský, IA

Ministerstvo zemědělství - Ing. Venuše Železná, IA

Finanční ředitelství v Ostravě- Ing. Jaroslava Orkáčová, IA

Finanční ředitelství v Praze - Ing. Marie Burešová, CSc., IA

Krajský úřad Středočeského kraje: Ing. Jaroslav Fejfar, metodik rozpočetnictví

Krajský úřad Olomouckého kraje: Ing. Jan Zahradníček, IA

Za francouzskou stranu se zpracování příručky účastnili:

Dominique Escoubet - twinningový poradce Ministerstva financí ČR

Bernard Dessimoulie - finanční kontrolor v kraji Poitou - Charentes

Jean-Louis Martin - finanční kontrolor v kraji Limousin

1 Obecná definice

Řídící kontrola je souhrn organizovaných, formalizovaných a stálých nástrojů (procesů), které byly vybrány a zavedeny do užívání vedoucími zaměstnanci na všech úrovních řízení za účelem dosažení stanovených cílů orgánu veřejné správy a minimalizace výskytu rizika.

Tyto cíle se mohou týkat různých oblastí. Jedná se zejména o:

- realizaci a optimalizaci, tj. zajištění účelného, hospodárného a efektivního výkonu veřejné správy,

- soulad s právními předpisy a interními akty řízení,

- ochranu veřejných prostředků (majetek, finanční zdroje, atd.),

- včasnost a spolehlivost provedení účetních a finančních operací,

- kvalitu poskytovaných služeb.

2 Hlavní cíle řídící kontroly

Hlavním cílem řídící kontroly ve veřejné správě je:

* ochrana majetku

* zaručení správnosti a pravdivosti finančních operací

* skloubení s rozpočtovými pravidly, finančními a účetními postupy

* dosažení stanovených cílů organizace a zajištění kvality prováděných činností

2.1 Ochrana majetku

Řídící kontrola musí zajišťovat řádné hospodaření a nakládání s majetkem (mimo jiné též uchování majetku před poškozením, zničením, ztrátou, odcizením nebo zneužitím). Opatření se musí týkat jak vnitřního zabezpečení jednotlivých operací s majetkem, tak i vnějšího zabezpečení majetku vůči třetím osobám (jde o ochranu práv orgánu veřejné správy).

2.2 Zaručení správnosti a pravdivosti finančních operací

Cílem řídící kontroly je zajistit věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví podle § 8 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění.

Řídící kontrola musí umožňovat zajištění správnosti finančních operací, správnosti a pravdivosti účetních zápisů a kvality poskytované účetní informace s ohledem na právní realitu. Tento cíl počítá se zabezpečením prováděných operací a jejich spolehlivostí při zpracování dat a sestavování roční účetní závěrky.

2.3 Skloubení řídící kontroly s rozpočtovými, finančními a účetními postupy

Řídící kontrola se nesmí odklonit od skutečných systémů, vychází z nich. Nefunguje sama o sobě, ale vždy v návaznosti na existující stav. Měla by být tedy integrována do všech finančních, rozpočtových a účetních systémů uplatňovaných v orgánu veřejné správy. Uplatňuje se v podobě metodiky, opatření či pravidel pro jednotlivé činnosti, které jsou do daných postupů integrovány.

2. 4 Dosažení stanovených cílů organizace a zajištění kvality prováděných činností

Tento cíl odpovídá výkonnosti orgánu veřejné správy a může se týkat různých oblastí činnosti, např.

- kvality výkonu veřejné správy,

- kvality poskytovaných služeb externím subjektům,

- kvality zpracování veškerých materiálů, dokumentů, vnitřních normativů apod. uvnitř orgánu veřejné správy,

- rychlosti a dostupnosti zpracovávaných informací.

3 Základní principy řídící kontroly

Mezi základní principy řídící kontroly patří zejména:

* princip organizace

* princip integrace

* princip univerzálnosti

* princip stálosti

* princip informace a dokumentace

3.1 Princip organizace

Princip organizace znamená, že jsou vypracovány a formalizovány dokumenty, které umožňují nastavení a vykonávání řídící kontroly v orgánu veřejné správy. Jedná se především o:

Organizační řád

(nebo jiný dokument splňující znaky organizační strukturyjednotlivých útvarů)

Představuje zavedení funkčního schématu (= organizační struktura jednotlivých útvarů orgánu veřejné správy) vykonávaných operací a pracovních pozic v orgánu veřejné správy.

Organizační řád musí být koncipován tak, aby vykonávané úkoly a funkce byly konkrétně, jasně a přesně definovány. Obsahuje řetězcové zpracování, tj. logický sled navazujících úkonů a činností, které je třeba vykonat v souvislosti s určitými typy operací, jak z hlediska předmětu činnosti, tak z hlediska rozmístění pracovních pozic, vzájemné reciproční kontroly a plynulosti toků.

Při zavádění systému řídící kontroly je třeba ověřit, zda organizační řád již existuje a zda splňuje výše uvedené požadavky.

Při zavádění organizačního řádu (funkčního schématu) musí být dodrženy následující požadavky. Organizační řád (funkční schéma) musí být:

1. koncepčně připravený, nesmí vycházet z okamžitého tlaku okolností a vyplývat z přizpůsobení se podmínkám bez předchozího uvážení a celkové koncepce,

2. přizpůsobený cílům organizace a zároveň adaptabilní na vývoj vnějšího prostředí. Musí zohledňovat poslání daného útvaru orgánu veřejné správy a vliv prostředí, ve kterém působí,

3. formalizovaný v souladu s existující funkční organizační strukturou orgánu veřejné správy a zároveň musí být ověřitelný v kterémkoliv okamžiku porovnáním daného stavu s koncepcí orgánu veřejné správy.

Vymezení pravomocí a odpovědností

Organizační řád musí obsahovat jasné definování pravomocí a odpovědností v jednotlivých útvarech orgánu veřejné správy.

Vzájemná kontrola úkolů

Organizační řád musí počítat s rozdělením činností tak, aby se vzájemně nepřekrývaly a zároveň aby byla zajištěna vzájemná kontrola.

Vzájemná kontrola je účinná, pokud:

- úkoly přidělené příslušnému pracovišti jsou odlišné od úkolů přidělených jinému pracovišti,

- toto přidělení je organizováno tak, aby se na trase řetězce funkce zajišťované určitým pracovištěm integrovaly s funkcemi dalších pracovišť a nemohly být nikdy zajištěny bez zásahu těchto dalších pracovišť,

- úkoly realizované jedním pracovištěm fungujícím na začátku řetězcového zpracování budou podmíněny předchozí kontrolou a potvrzením platnosti úkolů realizovaných pracovištěm na horním konci řetězce,

- kontrola prováděná pracovištěm na dolním konci ohledně úkolů realizovaných pracovištěm na horním konci, je dostatečně relevantní (bez nadbytečnosti), aby se zajistily úkoly interní kontroly,

- jedna osoba zajišťuje pouze jednu operaci v celém řetězci zpracování.

Systém supervize

Organizační řád musí zahrnovat systém supervize (autorizace, aprobace). Role vedení v orgánu veřejné správy je zásadní. Vedoucí zaměstnanec má rozhodovací pravomoc v útvaru, za který zodpovídá dle organizačního řádu. Je na něm, aby prováděl supervizi (následnou kontrolu) úkolů jemu podřízených zaměstnanců. Žádný zaměstnanec nesmí plnit svůj úkol, aniž by nebyl kontrolován nadřízeným zaměstnancem. Proto organizační řád musí stanovovat rozhodovací úrovně, zejména upřesňovat, kdo bude čím pověřen a za co bude odpovědný.

3.2 Princip integrace

Princip integrace (sjednocení) znamená, že v rámci orgánu veřejné správy jsou užívány pouze takové postupy, které umožňují:

- křížovou / souvztažnou kontrolu informací,

- vzájemné kontroly mezi jednotlivými články při zpracování informace,

- nastavení systému účetní revize – znovu-ověření účetních zápisů porovnáním účetních dokladů s normami, osnovami, atd.,

- supervizi vedoucího pracovníka.

Princip integrace má za úkol zajistit, že se schvalují a provádějí pouze ty operace, které jsou v souladu s právními předpisy. Tento princip je přímo spojen s principem organizace, a to zejména s pravidly rozdělení úloh, vzájemné kontroly a supervize.

Uplatnění principu integrace má ujistit, že:

- se schvalují, provádějí, rychle a bezchybně evidují pouze správné operace a operace vyhovující předpisům,

- veškeré chyby v rozhodování, provádění či evidenci jsou odhaleny v co nejkratší době (což implikuje systém účetní revize).

3.3 Princip univerzálnosti

Princip univerzálnosti znamená, že řídící kontrola je vykonávána u všech činností v rámci orgánu veřejné správy.

V rámci organizace nemohou existovat osoby, oddělení, činnosti, které by se mohly vyhnout vnitřní kontrole a být tak výjimkou z přijatých pravidel.

Daný princip implikuje odhalení a nápravu každého přerušení v řetězci zpracování úkonů a činností a mezi řetězci zpracování.

Při nedodržení principu univerzálnosti hrozí především tato rizika:

- existence bodu přerušení,

- existence kontrol, které mají být provedeny, ale nejsou provedeny.

3.4 Princip stálosti

Princip stálosti se týká doby trvání a fungování orgánu veřejné správy.

Řídící kontrola je účinná pouze za předpokladu, že struktura a fungování orgánu veřejné správy jsou stabilizované. Zavedené postupy řídící kontroly musí být permanentně a systematicky respektovány.

V praxi to znamená, že řídící kontrola není dostatečně účinná, pokud se struktura orgánu veřejné správy neustále mění. Řídící kontrola musí fungovat v určitém časovém období, být prováděna v potřebném čase, pokrývat veškeré operace, musí vyústit v nápravu zjištěných chyb a nikdo nesmí být od řídící kontroly osvobozen.

3.5 Princip informace a dokumentace

Princip informace či dokumentace stanoví, že informace, které mohou mít charakter účetní (účetní deníky, finanční výkazy a účetní doklady), právní (zakládající listiny organizace, smlouvy, obecně závazné a interní předpisy, týkající se poslání a organizace jednotky, delegování podpisového práva atd.) a nebo správní (metodické pokyny, vývojové diagramy oběhu dokumentů) musí být:

tříděné (chronologicky, účetně, abecedně,...),

relevantní (odpovídající účelu a použití),

odpovídající účelu a užitkovosti z hlediska výše ceny (z hlediska významu a důležitosti s ohledem na budoucí výdaje spojené s jejich uchováním),

objektivní (nestranné) a jasné (bez dvojznačnosti),

ověřitelné a dostupné,

archivovány (v elektronické nebo originální písemné podobě) při dodržení lhůt pro uchovávání.

Všechny výše uvedené principy musí být dodržovány i při využívání informačních systémů.

4 Formalizování postupů řídící kontroly

* Popis postupů

* Formalizace provádění operací

4.1 Popis postupů

Popis pracovních postupů je pro řídící kontrolu zásadní, neboť umožňuje získat vedoucím zaměstnancům průkazné informace nezbytné pro nastavení a provádění účinné řídící kontroly.

Funkční organizační schéma

Základem při popisu postupů je funkční organizační schéma orgánu veřejné správy. Znázorňuje rozdělení hlavních funkcí nebo úloh na jednotlivé útvary a pracoviště a umožňuje vysvětlit vztahy mezi různými funkcemi, použitými softwarovými aplikacemi a účetnictvím (či účty), která se vztahují k příslušným úkolům.

Funkční organizační schéma musí:

- být k dispozici všem zaměstnancům

- odpovídat organizačnímu schématu a delegování odpovědnosti zaměstnanců dle podpisového práva.

Metodický list

Metodický list vyjadřuje detailní popis dílčích aktivit spojených s konkrétně vykonávanou činností. Při jeho vytváření se vychází z funkčního organizačního schématu. Součástí metodického listu je např.:

- podrobný popis dílčí aktivity,

- číslo verze metodického listu,

- odpovědné osoby za vykonávanou aktivitu,

- periodicita, doba trvání, ukončení vykonávané aktivity.

Schéma oběhu dokumentů

grafické nebo tabulkové vyjádření pohybu dokladu/dokumentu v souvislosti s prováděnou aktivitou popsanou v metodickém listu.

Dokumentace popisující postupy

Postupy musí být popsány a vyhotoveny v písemné podobě (včetně používaných dokumentů) v manuálech, příručkách, pokynech apod. Tato dokumentace musí být neustále aktuální.

4.2 Formalizace provádění operací

Formalizace provádění operací znamená zajištění průkaznosti uskutečněných operací a činností.

Princip zpětné dohledatelnosti finančních operací je základním elementem řídící kontroly. Je založen na existenci auditní stopy (audit trail) o provedení finančních/nefinančních operacích (jejich doložení), jako i existence „ujištění“ o provedené řídící kontrole.

Uskutečňování operací je potvrzováno vedoucím pracovníkem či referentem, který je tím pověřen, aby se zajistila zpětná dohledatelnost.

Osvědčení o uskutečněných operacích může být prováděno písemně (podpisem dokumentu) anebo elektronicky.

Pokud se děje písemně, formalizace vychází z účetních dokumentů (účetní deník a účetní doklady) případně jiného materiálu (např.zápis).

Formalizace finančních operací a kontrol nachází konkrétní oporu v účetnictví (deníky a účetní doklady), údajích v elektronické podobě, případně v jakýchkoliv dalších dokumentech (usnesení, …) umožňující danou operaci dohledat.

Formalizace provádění operací spočívá na důkazním systému. Uspokojivý důkazní systém je podmíněn:

číslováním účetních deníků a účetních dokladů, týkajících se zápisů, jakož i kontrolou použitých číselných řad,

utříděním (chronologické, tématické, abecední …), archivací a úplnou úschovou dokumentů,

průkazností provedených operací a zejména uskutečněných kontrol (provedeno písemně s podpisem určitého dokumentu či elektronicky),

zabezpečením dokumentů (informací).

Takovýto důkazní systém pak umožňuje získávat průkazné informace i pro účely auditu.

5 Identifikace, analýza a řízení rizik prostřednictvím řídící kontroly

Riziko představuje pravděpodobnost, že nastane negativní jev, který ovlivní dosažení cílů organizace.

Analýza rizik spočívá v jejich identifikaci a hierarchizaci událostí, akcí, situací a chování, které mohou mít vliv na dosažení cílů orgánu veřejné správy.

Prvky při analýze rizik jsou zejména:

- soulad s právními předpisy, nařízeními a vnitřními předpisy,

- efektivita provádění operací,

- důvěryhodnost orgánu veřejné správy vůči veřejnosti,

- bezpečnost práce z hlediska vedoucího orgánu veřejné správy.

Rizika je možné při analýze členit např. dle následujících kategorií:

- organizační

- operační

- finanční

- rizika spojená se změnami; vnitřní a vnější rizika.

Příklady rizik:

Organizační rizika:

- v rámci útvaru dochází k rozmělnění odpovědností mezi jednotlivé články řídící struktury,

- nedostatečná vnitřní kontrola – např. nejsou jasně stanoveny cíle a formalizovány postupy, jak čelit rizikům; není definován systém, jak reagovat na zjištěné anomálie,

- jsou stanoveny chybné postupy, případně existují postupy, které nejsou záměrně respektovány.

Operační rizika

- není jasně definovaný postup prováděných operací, je nedostatečně podchyceno vykonávání operací (např. není správný dohled nad dodržováním termínů, atd.),

- postup a výstupy jsou stanoveny, ale nepracuje se s nimi správně (např. jejich pozdní vyhodnocování).

Finanční rizika

- nejsou dostatečně zajištěny finanční transakce u významných částek proti jejich zneužití (kódy, podpisové vzory),

- nedostatečně zajištěny toky u citlivých operací (např. komplikované operace, snadné podvody nebo operace) s následným dopadem při nečinnosti orgánu veřejné správy (např. úroky z prodlení při pozdní platbě).

Rizika spojená se změnami

- dochází velmi často k vnějším změnám mimo orgán veřejné správy vlivem např. změny nařízení, právních úprav předpisů, aplikace technologií,

- jsou vnitřní změny spojené se změnou organizační struktury a s řízením lidských zdrojů, častou změnou zaměstnanců v jednotlivých útvarech či celém orgánu veřejné správy (např. není zohledněna situace přechodu pracovníka z plného úvazku na částečný, změna pracovního místa, atd.).

Analýza rizik by měla být prováděna vedoucími zaměstnanci orgánu veřejné správy pravidelně. Vedoucí zaměstnanci se mohou opírat i o výsledky zjištění interních auditorů.

Rizika, se kterými se nejčastěji vedoucí zaměstnanci setkávají, mají povahu majetkových (veřejné zakázky, dodávka služeb a jiné), rozpočtových (není dodržena výše, povaha či charakter rozpočtové položky), účetních (účetnictví neodráží věrně realitu) či právních pochybení (nedodržení právního předpisu, které může vést až k trestnímu postihu zaměstnance).

6 Systém řídící kontroly

Odpovědný vedoucí zaměstnanec by si měl položit otázku, zda je řídící kontrola zavedena v orgánu veřejné správy a nebo útvaru, za který je odpovědný a na jaké úrovni. K tomuto účelu doporučujeme využít dotazník. Jedna z možných variant dotazníku je uvedena v příloze č. 1. Dotazník může být s ohledem na konkrétní podmínky orgánu veřejné správy upravován a doplňován.

Při ověření existence řídící kontroly se vedoucí pracovník může rovněž opřít o výsledky interního auditu.

7 Právní předpisy

(výčet rozhodujících právních předpisů k výkonu řídící kontroly )

- Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, § 3, 4, 5, 25-27

- Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů,

- Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,

- Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů,

- Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů,

- Zákon 500/2004 Sb., správní řád,

- Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů,

- Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších předpisů,

- Zákon č. 131/2000 Sb., hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů,

- Vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu, ve znění pozdějších předpisů

- Vyhláška č. 40/2001 Sb., o účasti SR na financování programu reprodukce majetku

- Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních orgánů, ve znění pozdějších předpisů

- Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách

- Vyhláška č. 477/2003 Sb., kterou se mění vyhláška 505/2002 Sb.

- Vyhláška 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

- Interní akty řízení (nařízení, pokyny, podpisové vzory apod.)

- a další navazující předpisy

Přílohy:

Níže uvedené přílohy jsou nezávazné příklady, které by mohly pomoci vedoucím zaměstnancům při zkvalitňování jednotlivých částí vnitřního kontrolního systému.

Příloha 1

DOTAZNÍK charakterizující úroveň řídící kontroly v orgánu veřejné správy - obecně

--------------------------------------------------------------- ------------- -----------
Otázka                                                           ANO  NE      Poznámka
--------------------------------------------------------------- ------------- -----------
1.       Má útvar, za který jste odpovědný/á vypracované
             a) funkční organizační schéma s přesným popisem
         jednotlivých činností a pracovních pozic
             b) metodický list
             c) schéma oběhu dokumentů

2.       Pokud je odpověď na otázku č.1 ano:
         Odpovídají tyto dokumenty reálné situaci v útvaru, za
         který jste odpovědný/á?
             a) funkční schéma
             b) metodický list
             c) schéma oběhu dokumentů

3.       Jsou tyto dokumenty běžně dostupné zaměstnancům?
             a) funkční schéma
             b) metodický list
             c) schéma oběhu dokumentů

4.       Jsou zaměstnanci seznámeni s těmito dokumenty?

5.       Jsou v útvaru, za který jste odpovědný/á jasně
         definovány úkoly?

6.       Pokud je odpověď na otázku č. 5 ano:
         Jsou ty úkoly formálně vyjádřeny v oficiálních
         dokumentech útvaru?

7.       Pokud je odpověď na otázku č. 5 ne:
         Z jakého důvodu nejsou úkoly definovány?

8.       Jsou v útvaru, za které jste odpovědný/á jasně vymezeny
         pravomoci a odpovědnosti?

9.       Pokud je odpověď na otázku č. 8 ano:
         Jsou zaneseny v oficiálních dokumentech útvaru?

10.      Pokud je odpověď na otázku č. 8 ano:
         Jsou s nimi zaměstnanci seznámeni?

11.      Existuje v útvaru za které jste odpovědný/á dokumentace
         (příručky, manuály), ve kterých jsou podrobně popsány
         postupy řetězcového zpracování činností?

12.      Jsou v útvaru, za který jste odpovědný/á nastaveny
         kontrolní mechanismy, které umožňují, že všechny
         činnosti vykonávané v útvaru podléhají kontrole?

12.      Existuje systém ověřování informací z několika zdrojů?

14.      Existuje vzájemná kontrola mezi pracovníky ? (např.
         metoda čtyř očí, kontrola navazujících postupů, atd.)

15.      Je v útvaru, za který jste odpovědný/á prováděna řídící
         kontrola u činností, které vykonávají podřízení
         pracovníci?

16.      Pokud otázka č. 15 ano:
         Je tato kontrola prováděna:
             a) u všech činností
             b) jen u vybraných činností
         V případě, že je vykonávána jen u vybraných činností,:
         Z jakého důvodu?

17.      Pokud otázka č. 15 ano:
         Jak často je tato kontrola prováděna?
             a) týdně
             b) měsíčně
             c) čtvrtletně
             d) jiná odpověď, uveďte jak často
         

18.      Pokud otázka č. 15 ne:
         Proč tato kontrola není prováděna?

19.      Jsou v útvaru, za který jste odpovědný/á jasně
         stanoveny postupy řídící kontroly?

20.      Jsou tyto postupy a metody popsány a jsou k dispozici
         vedoucím zaměstnancům?

21.      Jsou v útvaru, za které jste odpovědný/á zavedeny
         kontrolní mechanismy, které odhalují každé přerušení
         řetězce zpracování jednotlivých operací (činností)?

22.      Jak často dochází v útvaru, za který jste odpovědný/á k
         organizačním změnám
             a) několikrát do roka
             b) jednou za rok
             c) jednou za 2-3 roky
             d) jednou za pět let
             e) jiná odpověď, uveďte jak často
         
23.      Jak často dochází v útvaru, za který jste odpovědný/á k
         personálním změnám
             a) velmi často
             b) často
             c) zřídka
         
24.      V případě, že dochází k častým personálním změnám, je
         vypracován systém zapracování nových zaměstnanců?

25.      Informace v útvaru, za které jste odpovědný/á jsou
             a) ověřitelné
             b) jasné/jednoznačné
             c) archivovány
             d) dostupné
         
26.      V útvaru, za který jste odpovědný/á je pravidelně
         prováděna analýza rizik?
27.      V případě, že ano: Analýza rizik je prováděna
             a) osobně vedoucím zaměstnancem
             b) k tomuto účelu je speciálně pověřený
         tým/zaměstnanec
--------------------------------------------------------------- ------------- -----------

Poznámka:
V  případě,  že na některé otázky odpovíte NE nebo  odpovíte  JEN
ČÁSTEČNĚ, je potřeba otázku dodatečně analyzovat a vyvodit  z  ní
závěry.  Např. zavést efektivní systém řídící kontroly, zpracovat
potřebné dokumenty, formalizovat procesy atd.

Příloha 2

Vývojový diagram pro výkon řídící kontroly v oblasti účetnictví orgánu veřejné správy (OVS)/ verze č. X/ROK - konkrétní příklad

Příloha 3

Funkční schéma na příkladu oddělení XXX - svodné, odboru XY - účetnictví verze č. X/ROK, podpis zpracovatele, datum vyhotovení den/měsíc/rok

(jedná se o fiktivní příklad)

v oddělení je zaměstnáno 6 osob

fond týdenní pracovní doby na 1 pracovníka = 40 hodin

měsíční fond pracovní doby na 1 pracovníka = 168 hodin

-------------------------------------------------------------------------- -----------------------
Vykonávané Výkon činnosti - Vztah k právním Vazba na ostatní Používané počítačové
činnosti procento z normám útvary (v rámci MF, aplikace
využití pracovní ostatní) Vlastní/Celostátní
doby
-------------------------------------------------------------------------- -----------------------
100 2 osoby, 80% Zákony Vazba na Vlastní:
Koncepce prac. doby č. 563/1991 Sb. Odbor XY: Speciální počítačový
dlouhodobéh 63 hod.- týdně č. 218/2000 Sb. Oddělení XY.1 - program (název)
o vývoje 252 hod. - č. 250/2000 Sb. Metodiky účetnictví Celostátní:
účetnictví měsíčně č. 219/2000 Sb. podnikatelů například:
č. 320/2001 Sb. XY.2 - metodiky EDIS
č. 40/2004 Sb. účetnictví finančních ISPROFIN
Směrnice Komory institucí ASPI
auditorů - XY.3 - Metodiky
auditorské účetnictví veřejného
směrnice sektoru - především
Úřad vlády spolupráce s tímto
oddělením
Orgán veřejné správy:
Odbor A
Odbor B
Odbor C
Vně orgánu veřejné
správy:
například
Parlament ČR
Úřad vlády
Komora auditorů
Vybrané ekonomické
odbory ministerstev
především z oblastí,
kde existují výjimky
MV, MZd., MZ

200 1 osoba, 100% Zákon Vazba na Celostátní:
Tvorba pracovní doby č. 563/1991 Sb. Odbor XX : například
právních 40 hod. - týdně Vyhlášky XX.3 EDIS
předpisů v 160 hod. - č. 477/2003 Sb. Orgán veřejné správy: ISPROFIN
oblasti měsíčně č. 16/2001 Sb. a Odbor A ASPI
účetnictví provázanost na Odbor B
zákon č. 218/2000 Odbor C
Sb. a č. 250/2000 Vně orgánu veřejné
Sb. správy:
například
Parlament ČR
Úřad vlády
Komora auditorů
Vybrané ekonomické
odbory ministerstev
především z oblastí,
kde existují výjimky
MV, MZd., MZ

300 1 osoba, 30% Evropské směrnice z Vazba na Vlastní:
Harmonizace 12 hod. - týdně oblasti účetnictví Odbor XX : například
právních 48 hod. - č.XY XX.2 Speciální počítačový
předpisů s měsíčně INTOSAI XX.3 program (název)
právem ES Mezinárodní Uvnitř orgánu veřejné VIOLA
standardy správy: Celostátní:
účetnictví Odbor X6 například
Odbor X5 EDIS
Odbor X8 ISPROFIN
Odbor X9 ASPI
Vně orgánu veřejné
správy
například
Úřad vlády
Komora auditorů

Vybrané ekonomické odbory ministerstev především z oblastí, kde existují výjimky
MV, MZd., MZ

400 2 osoby, 10% Zákony Vazba na Vlastní:
Stanovení 8 hod. - týdně č. 563/1991 Sb. Odbor XX: Speciální počítačový
směrné 32 hod. - č. 320/2001 Sb. Oddělení XX1 program (název)
účtové měsíčně Vyhlášky Oddělení XX2 Celostátní:
osnovy č. 477/2003 Sb. Oddělení XX3 - například
č. 16/2001 Sb. Uvnitř orgánu veřejné EDIS
č. 416/2004 Sb. správy: ISPROFIN
Odbor A ASPI
Odbor B
Odbor C
Odbor D
Vně orgánu veřejné
správy
Například
Parlament ČR
Úřad vlády
Komora auditorů
Vybrané ekonom. odbory
ministerstev především
z oblastí, kde
existují výjimky
MV, MZd., MZe

500 2 osoby, 5% České účetní Vazba na Celostátní:
Rozšíření 4 hod. - týdně standardy Odbor XX: ASPI
českých 16 hod. - Oddělení XX1
účetních měsíčně Oddělení XX2
standardů Oddělení XX3
Uvnitř orgánu veřejné
správy:
Odbor A
Odbor B

Odbor C
Odbor D
Odbor E

600 1 osoba, 10% Změna zákona č. Uvnitř orgánu veřejné
Projednávání 4 hod. - týdně 563/1991 Sb. správy:
a 16 hod. - měsíčně Zákon č.218/2000 Sb. Vytypované odbory k
schvalování Zákon č. 250/2000 Sb. připomínkovému řízení
nových Nařízení vlády XY k Odbor D
právních postupům v oblasti Odbor H
předpisů v nových právních Odbor Z
oblasti předpisů
účetnictví

700 1 osoba, 30% České účetní Uvnitř orgánu veřejné Celostátní:
Vedení 12 hod. - standardy správy: ASPI
registru týdně Auditorské Odbor XX
českých 48 hod. - směrnice
účetních měsíčně
standardů

800 6 osob, 25% Směrnice orgánu Uvnitř orgánu veřejné Vlastní :
Vyřízení 49 hodin - veřejné správy č. správy: Intranet
dotazů a týdně XY Všechny odbory s Celostátní:
interpelací 294 hod. - Směrnice orgánu ohledem na ASPI
v oblasti měsíčně veřejné správy - problematiku
účetnictví oběh dokumentů,
a FKSP písemnosti
(doplnit č.
směrnic)
Celkem hodin 192 hod. - týdně
866 hod. - měsíčně

Analýza týdenní pracovní doby:

Týdenní pracovní doba ………………………………… 40 hodin

Týdenní pracovní doba 6 pracovníků ………………….240 hodin

Využití týdenní pracovní doby 6 pracovníků ………….192 hodin
(na 80%)

Rezerva na ostatní práce v rámci útvaru ……………….48 hodin
(20 %)

Příloha 4

Metodický list pro aktivitu 100, verze č. X/ROK, podpis zpracovatele, datum vyhotovení den/měsíc/rok

(jedná se o fiktivní příklad)

----------------------------------------------------------------------------- -----------------------
Aktivita        Periodicita  Doba    Doba               Odpovědné Informatické         Forma výstupu
                úkolu        trvání  ukončení           osoby     aplikace
                             úkolu   úkolu                        (databáze)
                                     (týdny)

100             Roční        N+ 48    N + 48            ŘO
Koncepce        nebo dle             (80 % využití
dlouhodobého    požadavku            pracovní doby)
vývoje          vlády                N- počátek úkolu
účetnictví                           x- doba trvání
                                     úkolu

Dílčí úkoly:

100.1           2 týdny      N+2                        referent  INTERNET - ASPI    Vlastní podklady
prostudování                                                      EDIS
stávajících                                                       ISPROFIN
materiálů                                               

100.2           2 týdny      N+ 4                       referent  INTERNET -ASPI     Vlastní podklady
porovnání s                                                       Mezinárodní
evropskými                                                                účetní  standardy
standardy                                                         - knihovna MF

100.3           2 týdny      N+ 6                       referent  INTERNET -ASPI     Vlastní podklady
porovnání s                                                       České      účetní
českými                                                           standardy       -
účetními                                                          knihovna MF
standardy                                               

100.4           2 týdny      N + 8                      referent  INTERNET -ASPI     Vlastní podklady
porovnání s                                                       České      účetní
auditorskými                                                      standardy       -
směrnicemi                                                        knihovna MF

100.5           6 týdnů      N + 14                     referent  MS office          Písemná informace  pro  VO
vyhodnocení                                                                          a ŘO
stávajících
materiálů s
ohledem na
body 100. 2-
100.4
100.6           8 týdnů      N + 22                     VO, ŘO                       Písemný návrh koncepce
vypracování 
návrhu
koncepce

100.7           3 dny        N +22                      Referent, VO                 Rozeslání  k připomínkám,
projednání návrhu                                                                    konzultace
koncepce v 
rámci odboru

100.8           1 týden      N + 23                     Referent, VO                 Písemný materiál
zapracování
 připomínek v
rámci odboru

100.9           1 den        N + 24                     Referent, VO                 Vypracování interního
předání k                                                                            sdělení
připomínkám v                                                              
rámci MF

100.10          2 týdny      N + 26                     Referent, VO                 Písemný materiál
zapracování
připomínek

100.11          1 den        N + 26                     Referent, VO                 Vypracování     Interního
předání k vnějšímu                                                                    sdělení
připomínkovému řízení
(vně MF)

100.12          2 týdny      N + 28                     Referent, VO                 Písemný materiál
zapracování připomínek z
vnějšího připomínkového
řízení

100.13 předání 1 den         N + 29                     Referent, VO                 Referátník          
k podpisu 
ŘO

100.14         1 týden       N + 30                     ŘO, NM                       Písemné        zdůvodnění
Předání poradě vedení MF                                                             návrhu,   návrh  opatření
                                                                                     pro poradu vedení

100.15         6 týdnů       N + 36                     NM                           INTERNET - ASPI, EDIS
Zpracování změny zákona                                                              ISPROFIN
                                                                                     Komora auditorů - auditní
                                                                                     postupy- knihovna MF
                                                                                     České účetní standardy -
                                                                                     knihovna MF
                                                                                     Mezinárodní účetní standardy - knihovna
                                                                                     Odborná literatura, časopis účetnictví knihovna MF

100.16       1 týden         N + 37                     Kancelář ministra            Průvodní dopis
Předání      
úřadu vlády

100.17       1 týden         N + 37                     Legislativní rada vláda      Průvodní    dopis    s
Předání k                                               společně s MF                oznámením o projednání
odsouhlasení                                                                         na   Úřadu   vlády   a
parlamentu                                                                           doručení Parlamentu

100.18       2 týdny         N + 39                     Přednesení             X      Podpisy   pod    zákon
Podepsání                                               návrhu p.                             (ministr,     předseda
zákona                                                  ministrem v                           parlamentu, president)
ministrem                                               Parlamentu
financí

Celkem        Měsíčně-210 hodin  N+39
odpracovaná  ročně- 2500 hodin
doba (měsíční)
-------------------------------------------------------------------------- -----------------------

Příloha 5

Schéma oběhu dokumentu - Předání k připomínkám v rámci MF - aktivita 100.9/verze č. X/ROK (metodický list), podpis zpracovatele, datum vypracování den/měsíc/rok

(jedná se o fiktivní příklad)

------------------------------------------------------ --------------------------------------------------
Aktivita     Odbor A            Odbory MF              Zpětná vazba                Poznámky
------------------------------------------------------ --------------------------------------------------
Předání   k  Oddělení           Průvodní  dopis  ŘO  A Předání připomínek k datu   Akceptace i připomínek
připomínká   A1, A2, A3         (písemná,    e-mailová stanoveném v průvodním      zaslaných do dvou dnů
m  v  rámci  -  průvodní dopis  forma)    s    přesným dopise.                     po stanoveném termínu
MF           VO A4              datem  uvedení zaslání Vypořádání připomínek na
                                připomínek             předepsaném formuláři a
                                Odbor B - Státní       zapracování do změny
                                rozpočet               zákona
                                Odbor C - Financování
                                územních rozpočtů
                                Odbor D - CHJ
                                Odbor E -
                                majetkoprávní
                                Odbor F - Finanční
                                Odbor G -
                                legislativní
                                a další odbory dle
                                rozhodnutí ŘO A
------------------------------------------------------ --------------------------------------------------

Příloha 6

Příklad dotazníku pro výkon řídící kontroly v oblasti účetnictví dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších změn a doplňků, včetně rizik

------------------------------------------------------ ------------------------------------------
    Dotaz                                              Odpověď         Zpracoval        Poznámka
                                                        ano/ne            dne
------------------------------------------------------ ------------------------------------------
Má organizace ve které jste zaměstnaný/á vypracovaný
organizační řád?

Jsou v organizačním řádu rozděleny pravomoci a odpovědnosti na
jednotlivé útvary?

Byli zaměstnanci seznámeni s přidělenou pravomocí a
odpovědností (pracovními náplněmi)?

Jsou vypracovány interní předpisy k oběhu účetních dokladů?
Obsahuje oběh účetních dokladů stanovení odpovědností a
pravomocí, včetně vzoru dokladů?

Existují oblasti, které nejsou zachyceny v oběhu účetních
dokladů?

Jsou součástí interního předpisu podpisové vzory?

Je nastavena řídící kontrola dle zákona č. 320/2001 Sb., o
finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů
(dále jen zákon o finanční kontrole) v interním předpisu oběhu
účetních dokladů (tj. příkazce, správce rozpočtu, hlavní
účetní)?

Jsou dodržovány požadavky na srozumitelnost (jazyková
srozumitelnost, jednoznačné určení obsahu účetního záznamu) a
na trvalost účetních záznamů (zpracování a úschova účetních
záznamů)?
(§ 8 zákona o účetnictví)

Jsou opravy účetních záznamů prováděny tak, aby bylo možné
určit osobu odpovědnou za každou opravu, okamžik provedení
opravy a obsah opravovaného účetního záznamu před a po opravě? 
(§ 35 zákona o účetnictví)


Byla vůči útvaru v minulosti uplatněna sankce?
(§ 37 zákona o účetnictví)

Je  stanovena povinnost úschovy a uschovací lhůty jednotlivých
účetních záznamů?

Je  při  tvorbě  vnitřních předpisů zajištěn soulad  s  obecně
závaznými  právními  předpisy i s normami stejného  a  vyššího
stupně ?

Zajišťují  vydané  vnitřní předpisy jednotný metodický  postup
při  provádění  finančních a majetkových operací  a  sledování
skutečností?

Průkazný účetní záznam má písemnou nebo technickou formu ?
(§ 33a a § 34 zákona o účetnictví)

Je provedena aktualizace vnitřních předpisů, včetně oprávnění,
povinnosti a odpovědnosti osob vztahující se k připojování
podpisového (identifikačního) záznamu?
(§  33a  odst. 9 zákona o účetnictví ve vazbě na  vyhlášku  č.
505/2002 Sb., v platném znění)
------------------------------------------------------ ------------------------------------------

Příloha 7

Příklad analýzy rizik - účetnictví

Závažnost rizika, pravděpodobnost výskytu rizika a dopad rizika stanoví řídící zaměstnanec na základě vlastní znalosti prostředí

-----------------------------------------------------------------------------
Název rizika              Pravděpodobnost    Dopad     Celkové vyhodnocení
                           výskytu rizika    rizika           rizika
              sl. 1                   sl. 2         sl. 3 = sl. 1 x sl. 2
-----------------------------------------------------------------------------
Porušení zákonů                  1             3                3
Porušení interních               2             3                6
předpisů
Nedostatečná ochrana             1             2                2
dat
Rizika spojená s                 3             2                6
rozdělením pravomocí a
odpovědností
Selhání lidského                 1             1                1
faktoru
Celkové riziko ze stanoveného nejvyššího                       18
rizika
-----------------------------------------------------------------------------

Hodnocení:

1 – nízká

2 – střední

3 – vysoká

nejvyšší celkové riziko u jednoho faktoru je 9 bodů

nejnižší celkové riziko u jednoho faktoru je 1 bod

nejvyšší celkové riziko je 45 (tj. 9x5)

Doporučená literatura

1. Allen S.: Financial Risk Management, Wiley, 2003

2. Dvořáček, J. : Interní audit a kontrola, C.H. Beck, Praha 2000

3. Ochrana F.: Manažerské metody ve veřejném sektoru, terapie, praxe metodika uplatňování, Ekopress, Praha, 2002

4. Pickett K.H.S.: The Internal Auditing Handbook, Wiley, 1997