Sdělení Ministerstva zahraničních věcí č. 35/2004 Sb. m. s.

Obecným cílem tohoto návrhu je poskytnout technickou pomoc na rozvoj přiměřené správní kapacity v rámci Národního fondu, implementačních agentur a jiných orgánů zúčastněných na správě předvstupních fondů, v zájmu splnění požadavků EDIS.

Pro uspokojivé provedení celého procesu je zásadní vlastnictví ze strany kandidátských zemí. Národní schvalující úředník (NAO) musí ze své vlastní iniciativy zaslat žádost Komisi o rozhodnutí EDIS pro každou implementační agenturu, která podle NAO splňuje kritéria a podmínky. Akce ve fázích I až III postupu jsou povinností národních úřadů a vede je NAO, zatímco čtvrtá fáze přípravy na rozhodnutí Komise je výhradní odpovědností útvarů Komise.

Fáze I „hodnocení nedostatků“ zahrnuje systémový audit každého orgánu, který má určit, v jakém rozsahu jsou aktuálně splněny požadavky EDIS, a identifikovat specifické akce, změny a zlepšení nutné ke splnění těchto požadavků. Hodnocení již probíhá s pomocí zdrojů z kandidátských zemí a nezávislého národního kontrolního úřadu nebo externího experta financovaného stávajícími projekty technické pomoci.

Pokud národní úřady provedly hodnocení ve fázi I také s pomocí externího auditora, může stejný úřad provádět i vyhodnocení splnění požadavků, za předpokladu, že nebyl zapojen do přípravných prací fáze II.

První částí tohoto programu je „odstraňování nedostatků“ (fáze II postupu k EDIS). Cílem je příprava na EDIS pomocí provedení nutných změn a zlepšení v cílových institucích a postupech formou implementace doporučení ze zprávy o vyhodnocení nedostatků (Gap Assessment Report - GAR).

Za tímto účelem bude tento program pomáhat NF, IA a všem dalším orgánům zúčastněným na správě fondů Phare při hladkém zavádění EDIS tím, že jim pomůže vytvářet a rozvíjet správní kapacitu na přiměřenou úroveň prostřednictvím zavádění vhodných postupů, příruček a školení. Technická pomoc poskytne podporu zřízení systému k plnění požadovaných funkcí dle potřeby (programování projektů, řízení projektů, implementace projektů, veřejné zakázky, uzavírání smluv, řízení cash flow, finanční kontrola, monitorování a hodnocení opatření PHARE).

Druhou částí tohoto programu je vyhodnocení splnění požadavků (fáze III EDIS). Cílem je umožnit národním orgánům odpovědným za finanční řízení nástroje Společenství, aby stanovily, zda jsou splněny nutné podmínky pro formální žádost o EDIS.

Čtvrtou a konečnou fází (mimo rámec tohoto programu) je příprava na rozhodnutí Komise. Bude zahrnovat analýzu žádosti o EDIS, kterou předloží NAO, a následný ověřovací audit, který v případě kladného hodnocení povede k rozhodnutí Komise (prominutí předběžného schvalování) - zajistí útvary Evropské komise.

Je třeba pečlivě uvážit to, že ve většině kandidátských zemí byla v této oblasti již provedena zásadní opatření, buď v rámci specifických projektů Phare, twinningových dohod, technické asistence ISPA pro akreditaci EDIS nebo SAPARD. Proto by mělo být pečlivě sledováno, aby práce v rámci projektu doplňovala a nepřekrývala minulá nebo probíhající opatření Phare nebo ISPA a aby byly činnosti skutečně doplňkové a aby vycházely z již hotové práce.

Tento finanční návrh platí pro horizontální program. Projekty budou implementovány pomocí struktur národního programu Phare. Tento finanční návrh bude členěn podle jednotlivých zemí a bude podepsáno deset samostatných finančních memorand, čímž se umožní optimální provádění v každé jednotlivé zemi a maximální účinnost implementace projektu.

Platba do výše 20 % prostředků, které mají podléhat místnímu řízení*, bude převedena do NF po podpisu finančního memoranda a finančních dohod (FA) mezi NF a implementačními agenturami (IA) / centrální finanční a kontraktační jednotkou (CFCU). Musí být rovněž splněna ustanovení v článcích 2 a 13 memoranda o NF. Kromě toho musí NAO předložit Komisi jmenování Schvalujících úředníků programu (PAO) a popis zavedeného systému, s vysvětlením toku informací mezi NF a IA/CFCU a způsobu, jakým bude plněna platební funkce.

Budou provedeny dvě splátky do výše 30 % místně řízených prostředků* a konečná splátka ve výši 20 % nebo celého zůstatku rozpočtu, podle toho, která částka bude nižší. První platba bude provedena jakmile IA vyplatí 5 % rozpočtu*. Žádost o druhou platbu může být podána po vyplacení 35 % celkového platného rozpočtu*. Závěrečná třetí splátka bude vyplacena po uvolnění 70 % celkového platného rozpočtu*. Výjimečně může NAO žádat o zálohu převyšující uvedené procentní částky v souladu s postupy, které stanoví výše uvedené memorandum o porozumění. Pokud to vedení Komise předem výslovně neschválí, nelze provést splátku, pokud nebyly dodrženy výše uvedené podmínky vyplacení daného procenta pomoci.

Rozdělení pravomocí pro výběrová řízení a platby na ministerstvech financí by měly dodržovat zásady oddělení povinností.

Národní fond převede finanční prostředky do IA včetně centrální finanční a kontraktační jednotky (CFCU) v souladu s finančními dohodami (FD), podepsanými v případě potřeby mezi NF a IA/CFCU. Jménem příslušné implementační agentury, pověřené finanční správou podprogramu v souladu s článkem 13 memoranda o porozumění o zřízení Národního fondu, budou otevřeny bankovní účty pro podprogramy.

Každá jednotlivá finanční dohoda bude předem schválena Evropskou komisí. V případě, kdy je sám NF platebním zástupcem CFCU/IA, nedojde k žádnému převodu prostředků z NF do CFCU/IA. V čele CFCU a IA musí stát Schvalující úředník programu (PAO), kterého jmenuje NAO po konzultaci s NAC. PAO bude odpovídat za všechny operace prováděné příslušnou CFCU/IA.

U smluv, kde budou finanční prostředky ponechány po záruční dobu, která přesáhne konec období pro platby programu, bude celková částka finančních prostředků týkající se těchto smluv, určená dle kalkulace PAO a stanovená Komisí, vyplacena implementační agentuře před oficiálním ukončením programu. Implementační agentura přebírá plnou odpovědnost za uložení finančních prostředků do data splatnosti konečné platby a za zajištění toho, že uvedené fondy budou využity pouze na platby týkající se retenčních doložek.

Implementační agentura dále přebírá plnou odpovědnost vůči smluvním partnerům za plnění povinností ohledně retenčních doložek. Narostlý úrok z uložených prostředků bude vyplacen Komisi po konečné platbě smluvním partnerům. Finanční prostředky nevyplacené smluvním partnerům po zúčtování konečných plateb budou vráceny Komisi. NAO bude Komisi podávat roční přehled využití prostředků uložených na záručních účtech (zejména plateb z nich provedených) a narostlých úroků.

Všechny bankovní účty⁴ budou zásadně úročeny. Úroky budou hlášeny Evropské komisi. Pokud o tom Komise na základě návrhu NAO rozhodne, lze úroky reinvestovat do programu.

Implementaci projektu bude monitorovat Společný monitorovací výbor (JMC), jehož členy jsou NAO, NAC a odbory Komise. JMC se schází nejméně jednou ročně, aby přezkoumal všechny programy financované v rámci PHARE a zhodnotil jejich pokrok směrem ke splnění cílů stanovených ve finančních memorandech a přístupovém partnerství. JMC může doporučit změnu priorit a/nebo realokaci fondů Phare. Dále bude JMC jednou ročně zkoumat pokrok ve všech programech předvstupní pomoci financovaných EU (PHARE, ISPA a SAPARD).

U programu PHARE budou společnému monitorovacímu výboru nápomocny sektorové monitorovací podvýbory (SMSC), které tvoří NAC, PAO z každé implementační agentury (případně CFCU) a útvary Komise. SMSC bude podrobně projednávat pokrok v každém programu, včetně jeho složek a smluv, které JMC zařadí do vhodných sektorů pro monitorování. Sledování každého sektoru bude provádět jeden SMSC na základě pravidelných zpráv o monitoringu zpracovaných implementační agenturou a průběžných hodnoceních nezávislých znalců. SMSC bude podávat doporučení ohledně řízení a projektování a zajišťovat jejich provedení. SMSC bude podávat zprávy společnému monitorovacímu výboru, kterému bude předávat celkové podrobné zprávy o všech programech financovaných v rámci PHARE v jeho sektoru.

Útvary Komise zajistí, aby bylo po dokončení programu provedeno zpětné hodnocení.

Každý rok bude Komisi zaslán plán auditů a souhrn zjištění provedených auditů. Zprávy o auditech budou Komisi k dispozici.

Příslušný Národní kontrolní úřad bude provádět vhodnou finanční kontrolu ohledně implementace programu.

Přijímající země zajistí prošetření a účinné řešení předpokládaných případů podvodů a porušení předpisů.

Porušení předpisů znamená porušení právního předpisu Společenství v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které se dotýká nebo by se mohlo dotknout všeobecného rozpočtu Společenství nebo jimi řízených rozpočtů, formou snížení nebo ztráty výnosů plynoucích z vlastních zdrojů vybíraných přímo jménem Společenství nebo formou neodůvodněné položky výdajů.

Podvod znamená záměrné jednání nebo opomenutí týkající se:

Veškerá finanční memoranda i výsledné smlouvy podléhají dozoru a finanční kontrole Komise (včetně Evropského úřadu pro boj proti podvodům) a auditům ze strany Účetního dvora. Tento dozor zahrnuje kontroly na místě a dokud pro implementační agentury v dané kandidátské zemi neplatí Rozšířený decentralizovaný systém, opatření jako například předběžné ověřování nabídkových a kontraktačních řízení, které provádí Delegace v kandidátské zemi.

Pro zajištění účinné ochrany finančních zájmů Společenství může Komise provádět kontroly a inspekce na místě, v souladu s postupy předpokládanými v nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96⁵.

Účetnictví a operace Národního fondu a případně CFCU a všech příslušných implementačních agentur může dle rozhodnutí Komise kontrolovat externí auditor najatý Komisí, aniž jsou dotčeny pravomoci Komise a Evropského účetního dvora dle „Všeobecných podmínek k finančnímu memorandu“, které jsou přílohou rámcové dohody.

Při implementaci tohoto programu Komise zajišťuje maximální zviditelnění činnosti EU v kandidátských zemích Phare. V tomto smyslu Komise jednotně uplatňuje přílohu „Informování a publicita programů Phare Evropských společenství“.

Nedílnou součástí Finančního memoranda je Příloha A – Všeobecné podmínky pro finanční memoranda,*) Příloha B – Rozhodčí řízení,*) Příloha C – Zvláštní ustanovení a Příloha D – Informovanost/Publicita. Do textu Přílohy A, Přílohy B a Přílohy D lze nahlédnout na Ministerstvu financí.

Anglické znění Finančního memoranda a Přílohy C a jejich překlad do českého jazyka se vyhlašují současně.