Vyhláška Ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky č. 122/1976 Sb.

Archivních dokumentů uschovaných v archivech lze využívat za podmínek stanovených zákonem ( § 10 až 12 zákona) a touto vyhláškou

Způsob nahlédnutí do jednotlivých archivních dokumentů, jakož i způsob studia archivních dokumentů vyplývá z povahy archivních dokumentů.¹)

Jednotlivé osoby a zplnomocnění zástupci orgánů a organizací, kteří za podmínek stanovených zákonem a touto vyhláškou nahlížejí do archivních dokumentů nebo je studují, jsou badateli ve smyslu této vyhlášky.

Nahlédnout do archivních dokumentů a studovat archivní dokumenty lze jen v prostorech archivu k tomu určených (dále jen „badatelna archivu“) včetně prostorů k těmto účelům zvlášť zařízených (promítací síň apod.). Do prostorů, v nichž jsou archivní dokumenty uschovány, nemají badatelé přístup.

Zájemce o nahlédnutí do archivních dokumentů nebo o studium archivních dokumentů se před nahlédnutím nebo studiem prokáže platným občanským průkazem nebo průkazem jemu naroveň postaveným,²) a jde-li o cizince, platným cestovním dokladem. Zástupci orgánů a organizací, v jejichž zájmu nebo pro jejichž potřeby má být archivních dokumentů využito, se kromě toho prokáží písemným zmocněním, popřípadě doporučením těchto orgánů nebo organizací. Jde-li o využití archivních dokumentů pro vlastní potřeby jednotlivce, vyžaduje se jeho písemná žádost.

V případech, kdy se k nahlédnutí nebo ke studiu archivních dokumentů vyžaduje podle zákona (§ 11 odst. 6, § 12 odst. 2) souhlas nebo povolení ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky (dále jen „ministerstvo vnitra“), popřípadě vedoucího organizace, která archiv spravuje, nebo jejího nadřízeného orgánu, prokáže se zájemce vždy dokladem o tomto souhlasu nebo povolení.

K publikaci (edici) archivních dokumentů v původním úplném nebo i zkráceném znění v cizině nebo pro cizinu si musí zájemce o studium archivních dokumentů pro takový účel vyžádat zvláštní povolení ministerstva vnitra.

Zájemce o nahlédnutí do archivních dokumentů nebo o jejich studium vyplňuje badatelský list, jehož vzor tvoří přílohu č. I této vyhlášky. Badatel studující archivní dokumenty vyplňuje nový badatelský list po každé změně tématu studia, jakož i na začátku každého kalendářního roku.

Badatel se při každé návštěvě archivu zapisuje do knihy návštěv.

Po každém nahlédnutí nebo po každé studijní návštěvě musí badatel archivní dokumenty vrátit v takovém stavu a uspořádání, v jakém mu byly předloženy. O náhradě případně způsobené škody platí příslušné předpisy.³)

Badatel zásadně nesmí používat v badatelně archivu vlastních reprodukčních zařízení (fotografických, filmových přístrojů apod.). Použití vlastních reprodukčních zařízení v odůvodněných případech, dále použití psacích strojů, magnetofonů a jiných zařízení, které usnadňují studium archivních dokumentů, může povolit ředitel (vedoucí) archivu, pokud to provozní podmínky v badatelně archivu dovolují.

Badatel může informací, které získal z archivních dokumentů, použít jen k účelům, které uvedl v badatelském listu. Badatel je povinen ve svých vědeckých nebo jiných pracích uvést název archivu, názvy využitých archivních souborů a označení archivních dokumentů, z nichž čerpal.

Badatel je povinen archivu oznámit, z kterého archivního dokumentu čerpal, bibliografické údaje o své publikované práci a zaslat mu jeden její výtisk. Čerpal-li z archivních dokumentů více archivů, zašle výtisk práce jen archivu, z jehož archivních dokumentů čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí bibliografické údaje.

Badatel je povinen dodržovat další povinnosti stanovené v badatelském řádu (§ 14).

Badatelům, kteří poruší některou z povinností stanovených touto vyhláškou nebo badatelským řádem, mohou být další nahlížení do archivních dokumentů nebo další studium archivních dokumentů odepřeny, popřípadě udělený souhlas nebo vydané povolení zrušeny.

Archivy badatelům umožňují nahlédnutí do archivních dokumentů nebo jejich studium a kontrolují stav archivních dokumentů po jejich vrácení. K nahlédnutí nebo ke studiu se archivní dokumenty předkládají ve lhůtě a v množství podle provozních podmínek archivu a se zřetelem na společenský význam účelu nahlédnutí nebo studia.

Nezačne-li badatel s využíváním archivních dokumentů do sedmi dnů od dohodnutého dne jejich předložení, nebo přeruší-li využívání na dobu delší než třicet dnů, přesune archív archivní dokumenty z badatelny archivu zpět do prostorů, v nichž jsou trvale uschovány.

Návštěvní doba pro badatele a informace o umístění badatelny archivu musí být vyznačeny na viditelném místě.

Archivy vedou evidenci badatelských listů.

K nahlédnutí a ke studiu zásadně nelze předložit

Výjimku z ustanovení odstavce 5 písm. a) může povolit ředitel (vedoucí) archivu, vyžaduje-li to veřejný zájem. Jsou-li k archivním dokumentům uvedeným v ustanovení odstavce 5 písm. b) vyhotoveny reprodukce, je zpravidla nutno předložit k nahlédnutí nebo ke studiu tyto reprodukce.

Archivní dokumenty, které byly svěřeny archivům do úschovy na základě dohod, lze předkládat k nahlédnutí nebo ke studiu jen za podmínek stanovených v dohodách.

Originály⁵) archivních dokumentů I. a II. kategorie⁶) se předkládají k nahlédnutí nebo ke studiu jen tehdy, jestliže nebyly vyhotoveny jejich reprodukce; jestliže to však povaha studijního úkolu nezbytně vyžaduje, lze předložit se souhlasem ředitele (vedoucího) archivu ke studiu takové originály i když jsou jejich reprodukce zhotoveny.

Archivy mohou zajistit na žádost badatelů potřebné archivní dokumenty i z jiných archivů, je-li to účelné a hospodárné. Výpůjčky archivních dokumentů do jiných archivů povoluje ředitel (vedoucí) archivu za podmínek stanovených pro nahlížení nebo studium archivních dokumentů a jestliže lze zabezpečit zachování jejich fyzického stavu.

Archivní dokumenty uschované v archivech nelze zasílat a předkládat badatelům mimo archivy. Výjimky povoluje v naléhavých případech pro státní orgány nebo státní organizace, které v souvislostí s plněním svých úkolů potřebují nahlédnout do archivních dokumentů, ředitel (vedoucí) archivu; archiv, státní orgán nebo státní organizace jsou v těchto případech povinny zajistit, aby archivní dokumenty byly vráceny v původním stavu a množství.

Originály archivních dokumentů I. a II. kategorie se přepravují zásadně prostřednictvím kurýra, určeného ředitelem (vedoucím) archivu z pracovníků archivu. Při výjimečném jiném způsobu přepravy je nutno takové originály pojistit na přiměřenou sumu. Jestliže se přeprava takových archivních dokumentů provádí na žádost a v zájmu jejich využivatele (§ 4 odst. 9), hradí náklady s ní spojené využivatel.

Archivy umožňují badatelům využívat též archivních pomůcek, a to za podmínek stanovených pro nahlížení nebo studium archivních dokumentů.

Studijní využívání knih, časopisů a novin z archivní knihovny vymezuje výpůjční řád, který vydá ředitel (vedoucí) archivu.

Archivní dokumenty lze vystavovat nebo půjčovat mimo archiv k jiným účelům než k nahlédnutí a studiu jen zcela výjimečně se zřetelem ke společenskému významu jejich využití, a to za podmínky, že bude zajištěna jejich všestranná ochrana a zachování fyzického stavu. Ustanovení § 5 platí obdobně.

Souhlas k využití archivních dokumentů v originálech způsobem uvedeným v odstavci 1 uděluje ministerstvo vnitra; v ostatních případech uděluje souhlas ředitel (vedoucí) archivu.

Výpisy, opisy a reprodukce archivních dokumentů mohou archivy vydávat na základě žádosti a v souladu se společenským zájmem jen v těch případech, kdy žadateli může být udělen souhlas nebo povolení využívat archivních dokumentů anebo mu toto využívání nemůže být odepřeno (§ 11 a 12 zákona).

Vyžádané výpisy, opisy a reprodukce archivních dokumentů, jakož i další údaje o těchto dokumentech zasílají archivy do ciziny prostřednictvím ministerstva vnitra.

Při exkurzích do archivů se postupuje stejně jako při nahlížení do archivních dokumentů. Vstupovat do jiných prostorů archivu jako do badatelny archivu lze jen s povolením těch orgánů, které udělují souhlas k nahlédnutí do archivních dokumentů.

Zvýšenou ochranu při využívání archivních dokumentů posouzených jako kulturní památky (§ 3 zákona) a archivních dokumentů prohlášených za národní kulturní památky (§ 4 zákona) upravuje zvláštní předpis.⁸)

Zvláštní předpisy⁹) stanoví, které úkony poskytované archivy při využívání archivních dokumentů podléhají poplatkům.

Využívání archivních dokumentů uložených v organizacích a zařízeních ministerstva kultury Slovenské socialistické republiky (§ 29 zákona) se řídí ustanoveními této vyhlášky.

Orgány a organizace, které řídí nebo spravují archivy, vydají do jednoho roku od účinnosti této vyhlášky pro své archivy badatelský řád; přitom budou vycházet ze vzorového badatelského řádu, který tvoří přílohu č. II této vyhlášky. Organizace, které spravují podnikové archivy, vydají pro tyto archivy badatelský řád po projednání s příslušným státním archivem.

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. listopadu 1976.

Osoby, orgány a organizace mohou v souladu se společenskými zájmy využívat pro svoje potřeby
archivní dokumenty uschované v ............. archivu v ................................... za podmínek stanovených zákonem SNR č. 149/1975 Sb., o archivnictví (dále jen „zákon“), vyhláškou ministerstva vnitra SSR č. 122/1976 Sb., kterou se upravují podrobnosti o podmínkách a způsobu využívání archivních dokumentů a tímto badatelským řádem.

Nahlédnout do archivních dokumentů a studovat archivní dokumenty lze jen v prostorech archivu k tomu určených (dále jen „badatelna archivu“), včetně prostorů k těmto účelům zvláště zařízených (promítací síň apod.). Do prostorů, v nichž jsou archivní dokumenty uschovány, nemají badatelé přístup.

Zájemce před nahlédnutím nebo studiem archivních dokumentů prokáže svoji totožnost občanským průkazem nebo průkazem jemu naroveň postaveným, a jde-li o cizince, platným cestovním dokladem. Zástupci orgánů a organizací, v jejichž zájmu nebo pro jejichž potřeby má být archivních dokumentů využito, se mimo to prokáží písemným zmocněním, popřípadě doporučením těchto orgánů nebo organizací. Jde-li o využití archivních dokumentů pro vlastní potřeby jednotlivce, vyžaduje se jeho písemná žádost.

V případech, kdy se vyžaduje k využití archivních dokumentů podle zákona (§ 11 odst. 6 a § 12 odst. 2) souhlas nebo povolení ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky (dále jen "ministerstvo vnitra"), popřípadě vedoucího organizace, která archiv spravuje nebo jejího nadřízeného orgánu, musí se zájemce prokázat dokladem o tomto souhlasu nebo povolení.

Zájemce o studium archivních dokumentů za účelem publikování (edice) archivních dokumentů v původním úplném nebo zkráceném znění je povinen, jestliže se má takové publikování uskutečnit v cizině nebo pro cizinu, vyžádat si zvláštní povolení ministerstva vnitra.

Badatel vyplní badatelský list. Badatel, který studuje archivní dokumenty, vyplňuje tento list i při každé změně účelu, popřípadě tématu studia, jakož i na počátku každého kalendářního roku.

Badatelé se zapisují čitelně při každé návštěvě archivu do knihy návštěv. Do této knihy se zapisuje i každý účastník exkurze do archivu.

K nahlédnutí nebo ke studiu se předkládají archivní dokumenty ve lhůtě a v množství podle provozních podmínek archivu a se zřetelem k společenskému významu účelu nahlédnutí nebo studia.

jestliže badatel nezapočne s využíváním archivních dokumentů do sedmi dnů ode dne dohodnutého k jejich předložení, anebo jestliže využívání přeruší na čas delší než třicet dnů, archiv přesune archivní dokumenty z badatelny archivu zpět do prostorů, v nichž jsou trvale uschovány.

Badatelé si před vstupem do badatelny archivu odloží kabát, aktovku, tašku apod. na místě k tomu určeném.

Při nahlížení do archivních dokumentů nebo při studiu archivních dokumentů se badatelé řídí pokyny pracovníka pověřeného dozorem v badatelně archivu. Tento pracovník není povinen pomáhat při čtení textu archivních dokumentů, ani při jeho překladu do jiných jazyků apod.

V badatelně archivu je třeba zachovávat ticho; není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít apod.

Badatelé jsou povinni šetřit archivní dokumenty, a proto jich nesmějí používat jako psacích podložek, přímo z nich kopírovat (mapy, plány apod.), podtrhovat v nich, přeškrtávat nebo do nich vpisovat.

Pořizují-li se z archivních dokumentů výpisy a poznámky, lze používat jen obyčejnou tužku střední tvrdosti. Tyto výpisy a poznámky nesmějí badatelé zanechávat v badatelně archivu.

Badatelé zásadně nesmějí v badatelně archivu používat vlastních reprodukčních zařízení (fotografických, filmových přístrojů apod.). Použití vlastních reprodukčních zařízení v odůvodněných případech, dále použití psacích strojů, magnetofonů a jiných zařízení, která usnadňují nahlížení a studium archivních dokumentů, může povolit ředitel (vedoucí) archivu, jestliže to provozní podmínky v badatelně archivu dovolují.

Po každém nahlédnutí nebo po každé studijní návštěvě musí badatel vrátit archivní dokumenty v takovém stavu a uspořádání, v jakém mu byly předloženy. O náhradě případně způsobené škody platí příslušné předpisy.

Badatel může používat Informací, které získal z archivních dokumentů pouze k účelům uvedeným v badatelském listě. Badatel je povinen ve svých vědeckých nebo jiných pracích uvést název archivu, názvy využitých archivních souborů a označení archivních dokumentů, z nichž čerpal.

Badatel je povinen oznámit archivu, z jehož archivních dokumentů čerpal, bibliografické údaje o své publikované práci a zaslat mu jeden její výtisk. Jestliže čerpal z archivních dokumentů uschovaných ve vice archivech, zašle výtisk práce jen archivu, z jehož archivních dokumentů čerpal nejvíce; ostatním archivům oznámí bibliografické údaje.

Badatelé mohou nahlížet do archivních pomůcek (pomocné evidence souborů archivních dokumentů) za podmínek stanovených v článku 1 a 2 tohoto řádu.

Žádostem o vydání výpisů, opisů a reprodukcí archivních dokumentů lze vyhovět, je-li to v sou ladu se společenským zájmem a pouze v těch případech, kdy žadateli může být udělen souhlas nebo povolení využívat archivních dokumentů, nebo mil toto využívání nemůže být odepřeno (§ 11 a 12 zákona).

Badatelé mohou v souvislosti s účelem nahlédnutí do archivních dokumentů nebo v souvislosti se studijním úkolem a v jejich rozsahu využívat i knih, časopisů a novin z archivní knihovny.

Zvláštní předpisy stanoví, které úkony poskytované archivy při využívání archivních dokumentů podléhají poplatkům. Badatelé mohou požádat o nahlédnutí do těchto předpisů.

Využíváním archivních dokumentů nesmějí být ohroženy státní nebo společenské zájmy nebo právem chráněné zájmy dosud žijících osob.

Badatelům, kteří poruší některou z povinností uložených tímto řádem, může být další nahlížení do archivních dokumentů anebo další studium archivních dokumentů odepřeno, popřípadě udělený souhlas nebo vydané povolení zrušeny.