191
VYHLÁŠKA
ze dne 23. června 2009
o podrobnostech výkonu spisové služby
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., (dále jen „zákon“) k provedení § 9 odst. 2, § 13 odst. 5 a § 70 odst. 1 zákona:
§ 1
Předmět úpravy
Tato vyhláška stanoví podrobnosti výkonu spisové služby , které se vztahují k původcům dokumentů , jimiž se pro účely vyhlášky rozumí určení původci 1), obce , které nejsou určenými původci , organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky v rozsahu, v jakém vykonávají spisovou službu podle zákona, (dále jen „původce “).
Příjem dokumentů
§ 2
(1)
Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném jiným právním předpisem2) nebo původcem (dále jen „podatelna“). Dokument předaný původci mimo podatelnu nebo dokument vytvořený z podání učiněného ústně se předá bez zbytečného odkladu podatelně, není-li dále stanoveno jinak. Dokumenty podléhající evidenci podle § 3 odst. 3 se podatelně nepředávají.
(2)
§ 3
(1)
Doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří původce v den doručení otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem, který splňuje náležitosti podacího razítka podle § 5 odst. 5. Pokud jsou mu dokumenty v analogové podobě předány mimo podatelnu nebo pokud jsou vytvořeny z podání učiněných ústně, opatří je původce zpravidla v den doručení nebo vytvoření rovněž otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem.
(2)
Obálka dokumentu v analogové podobě se ponechává u dokumentu vždy, pokud
a)
b)
je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl původci doručen jiným způsobem, nebo
c)
údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele.
(3)
Pokud je v adrese na doručené obálce obsahující dokument v analogové podobě uvedeno na prvním místě jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá se obálka adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření obálky s dokumentem v analogové podobě, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování; obdobně postupuje rovněž adresát, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě.
§ 4
(1)
Je-li dokument v digitální podobě opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb5) (dále jen „uznávaný elektronický podpis “), elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb6) (dále jen „uznávaná elektronická značka“) nebo kvalifikovaným časovým razítkem7), ověří původce jejich platnost způsobem stanoveným jiným právním předpisem8), pokud tyto údaje již nelze využít ze záznamu podle odstavce 2.
(2)
Pokud je příjem dokumentů zajišťován elektronickou podatelnou, lze záznam údajů o výsledku ověřování platnosti uznávaného elektronického podpisu a uznávané elektronické značky podle jiného právního předpisu9) využít pro výkon spisové služby v elektronickém systému spisové služby.
(3)
Doručený dokument v digitální podobě se vždy zkontroluje, neobsahuje-li chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení původce , nebo na informacích zpracovávaných původcem , popřípadě není-li způsobilý poškodit původce zneužitím informací (dále jen „škodlivý kód“). Pokud je škodlivý kód zjištěn, dokument v digitální podobě, který obsahuje chybný datový formát nebo který obsahuje věcnou informaci, jíž může původce bezpečně využít ve vztahu k dalšímu zpracování dokumentu , a původce ho může bezpečně uložit mimo elektronickou podatelnu, původce uloží do zvláštního úložiště. Ostatní dokumenty , u kterých byl zjištěn škodlivý kód, původce neukládá, ale zničí; v takovém případě se dokument v digitální podobě považuje za nedoručený.
(4)
Pokud je původce schopen zjistit z dokumentu v digitální podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně ho vyrozumí o zjištění škodlivého kódu, popřípadě o zničení dokumentu , a stanoví další postup pro zajištění řádného doručení dokumentu ; o přijetí dokumentu v digitální podobě, u kterého byl zjištěn škodlivý kód, a o vyrozumění odesílatele vede původce zvláštní evidenci.
(5)
Výsledek ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu , uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka původce připojí k dokumentu v digitální podobě, jehož se ověřování týká.
(6)
Pokud ověření podle odstavců 1 a 2 prokáže neplatnost uznávaného elektronického podpisu , uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, vyrozumí o tom původce odesílatele v případě, že tato neplatnost má právní důsledky pro další zpracování dokumentu .
(7)
Doručený dokument v digitální podobě, který neobsahuje škodlivý kód, se v nezměněné podobě uloží v úložišti doručených datových zpráv, zavede se do elektronického systému spisové služby a označí se jednoznačným identifikátorem.
§ 5
Označování dokumentů
(1)
Označování dokumentů ve spisové službě původce zajišťuje u dokumentů v digitální podobě elektronický systém spisové služby, u dokumentů v analogové podobě podatelna.
(2)
Vede-li původce spisovou službu v elektronické podobě, může její součástí být rovněž evidence dokumentů v analogové podobě.
(3)
Pokud původce vede spisovou službu v elektronické podobě,
a)
doručený nebo jím vytvořený dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem; jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce , popřípadě zkratku označení původce , a to ve formě číselného nebo alfanumerického údaje, anebo čárového kódu,
b)
(4)
Pokud původce vede spisovou službu v listinné podobě,
a)
doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří v den doručení otiskem podacího razítka, popřípadě využije jiný technologický prostředek podle § 3 odst. 1; pokud je mu dokument v analogové podobě předán mimo podatelnu, nebo pokud je vytvořen z podání učiněného ústně, postupuje původce podle § 2 odst. 1,
b)
jím vytvořený dokument v analogové podobě opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů ,
c)
(5)
Otisk podacího razítka obsahuje položky pro vyplnění údajů o
a)
názvu původce ,
b)
datu doručení dokumentu , a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž času jeho doručení,
c)
čísle jednacím nebo evidenčním čísle ze samostatné evidence dokumentů ,
d)
počtu listů dokumentu ,
e)
počtu listinných příloh dokumentu v analogové podobě a o počtu listů těchto příloh, popřípadě počtu svazků listinných příloh dokumentu v analogové podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh;
technologický prostředek podle § 3 odst. 1 obsahuje obdobný rozsah položek pro vyplnění údajů.
(6)
Při převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě11) se převáděný dokument označí shodně s převedeným dokumentem a zpravidla se uloží v úložišti převedených dokumentů ; obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě12) s tím, že vzniklý dokument v analogové podobě se označí shodně s převáděným dokumentem tak, aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi těmito dokumenty a aby bylo možné jejich zpětné dohledání; převáděný dokument v digitální podobě se uloží v úložišti převedených dokumentů . Podrobnosti převádění dokumentů upraví spisový řád původce ; pokud původce nevydává spisový řád 3), stanoví tyto podrobnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby .
Evidence dokumentů
§ 6
(1)
Pokud doručené dokumenty , které byly označeny jednoznačným identifikátorem [§ 5 odst. 3 písm. a)], a dokumenty , které byly vytvořeny původcem , podléhají evidenci, evidují se v evidencích dokumentů . Za tyto evidence se nepovažují kniha došlé pošty, kniha odeslané pošty a jiné evidenční pomůcky neodpovídající požadavkům stanoveným v § 7 odst. 2 nebo v § 7 odst. 4.
(2)
Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Vyžaduje-li to jiný právní předpis, nebo pokud tak stanoví původce , dokumenty se evidují v samostatných evidencích dokumentů ; samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě jsou agendové informační systémy13). Původce uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů , a to v členění podle jejich formy (elektronická nebo listinná); pokud původce nevydává spisový řád 3), uvede tento výčet v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby .
(3)
Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, evidence dokumentů obsahuje jejich seznam s vysvětlivkami.
(4)
Elektronický systém spisové služby včetně agendových informačních systémů, které jsou jeho součástí, a to v rozsahu jejich využití pro plnění úkolů elektronické spisové služby, musí být kompatibilní s požadavky stanovenými národním standardem pro elektronické systémy spisové služby14).
(5)
Evidence dokumentů vedená v listinné podobě, zejména podací deník, je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce , pro něhož je vedena, rokem, v němž je užívána, a počtem všech listů; evidence se zabezpečuje proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Zápisy v listinné evidenci dokumentů se provádí srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Chybný zápis se škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby se chybný zápis doplní správným zápisem. K provedené opravě se uvede datum, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis fyzické osoby, která ji provedla. V elektronickém systému spisové služby se opravy a identifikace je provádějících osob zpracovává automaticky, způsobem, který je stanoven národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.
§ 7
(1)
Pokud je dokument zaevidován v jednom typu evidence dokumentů a poté evidenčně převeden do jiného typu evidence dokumentů , primární evidenční záznam se ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu , včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu .
(2)
O dokumentu se vedou v podacím deníku nebo v elektronickém systému spisové služby tyto údaje
a)
pořadové číslo dokumentu , pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen „pořadové číslo“),
b)
datum doručení dokumentu původci nebo datum vytvoření dokumentu původcem ; datem vytvoření dokumentu původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů . U doručeného dokumentu v digitální podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně15), nebo kdy se do datové schránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásí fyzická osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k doručenému dokumentu 16), anebo kdy je dokument dodán do datové schránky orgánu veřejné moci,
c)
adresa odesílatele; jde-li o dokument vytvořený původcem , uvede se slovo „Vlastní“,
d)
číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů , je-li jím dokument označen,
e)
počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,
f)
stručný obsah dokumentu (předmět, věc),
g)
označení útvaru původce , kterému byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjmení,
h)
způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
i)
j)
jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě, pokud se jedná o evidenci dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby.
(3)
Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen „určené časové období“), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu , jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálně uvede ve tvaru „Ukončeno dne ... pořadovým číslem ...“. K záznamu se připojí jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis fyzické osoby pověřené vedením spisové služby.
§ 8
Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
(1)
(2)
Sběrný arch obsahuje zejména číslo jednací dokumentu nebo spisovou značku spisu (§ 9 odst. 3), k němuž je veden, věc, pořadové číslo dokumentu ve spisu, datum doručení dokumentu , označení nebo zkratku označení odesílatele, číslo jednací dokumentu odesílatele, pokud jím byl dokument označen, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.
(3)
§ 9
Tvorba spisu
(1)
Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.
(2)
Pokud je spis vytvářen
a)
spojováním dokumentů , potom se nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů . V evidenci dokumentů se u předcházejícího i nového dokumentu nebo spisu poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů ,
b)
spojováním dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby, potom je postup stanovený v písmenu a) nahrazen spojováním dokumentů v digitální podobě formou vytvoření křížových odkazů,
c)
pomocí sběrného archu, potom jsou v evidenci dokumentů zaznamenány evidenční údaje o spisu a iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu. V iniciačním dokumentu se za číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu se za původní číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí dokumentu (pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu), ve kterém je zaevidován ve sběrném archu. Ve sběrném archu se vedou údaje stanovené v § 8 odst. 2 a další údaje, které jsou obsažené v podacím razítku, popřípadě v jiném technologickém prostředku podle § 5 odst. 5.
(3)
Vyžaduje-li to jiný právní předpis17), je spis označen spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je zejména
a)
číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo
b)
jiné označení, které původce pro své účely obvykle užívá nebo je z jiných důvodů považuje za účelné.
(4)
Součástí vyřízeného spisu je vždy vyhotovení dokumentu , kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení.
(5)
§ 10
Rozdělování a oběh dokumentů
(1)
Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle spisového řádu původce ; pokud původce nevydává spisový řád 3), provádí se rozdělování doručených dokumentů podle jiného vnitřního předpisu, upravujícího výkon spisové služby . Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušnému útvaru původce , popřípadě osobě určené k jeho vyřízení.
(2)
§ 11
Vyřizování dokumentů
(1)
(2)
Vyřídí-li osoba uvedená v odstavci 1 dokument vzetím na vědomí, vyřízením při osobním kontaktu nebo telefonicky, učiní o tom záznam v evidenci dokumentů ; jde-li o dokument v analogové podobě, učiní o tom rovněž záznam na dokumentu nebo jeho obalu.
(3)
(4)
V příslušné evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu, který je adresátem vyřízení dokumentu . Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem , uvede se tato skutečnost v evidenci dokumentů .
§ 12
Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
(1)
Přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu původce .
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
§ 13
Vyhotovování dokumentů
(1)
(2)
Dalšími náležitostmi dokumentu podle odstavce 1 jsou
a)
datum podpisu dokumentu ,
b)
počet příloh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh, pokud to povaha dokumentu umožňuje určit,
c)
počet listů, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jde-li o dokument v analogové podobě,
d)
jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis18), lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem.
§ 14
Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek
(1)
Podmínky podepisování dokumentů v analogové podobě odesílaných původcem , popřípadě osoby oprávněné k jejich podepisování, a podmínky používání uznávaného elektronického podpisu , uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka, datových schránek a úředních razítek19) stanoví spisový řád původce ; pokud původce nevydává spisový řád 3), stanoví skutečnosti podle části věty před středníkem v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby .
(2)
(3)
(4)
a)
číslo certifikátu,
b)
specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát,
c)
počátek a konec platnosti certifikátu,
d)
heslo pro zneplatnění certifikátu,
e)
datum a důvod zneplatnění certifikátu,
f)
údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb,
g)
identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu .
§ 15
Odesílání dokumentů
(1)
Odesílání dokumentů zajišťuje původce zejména prostřednictvím výpravny, elektronické podatelny nebo datové schránky.
(2)
Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument v analogové podobě opatřuje náležitostmi k jeho odeslání.
(3)
V příslušné evidenci dokumentů se zaznamená datum odeslání dokumentu .
§ 16
Ukládání dokumentů
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
O zapůjčování a nahlížení do dokumentů v analogové podobě vede spisovna evidenci, u dokumentů v digitální podobě je evidence přístupů vedena elektronickým systémem spisové služby. Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů stanoví spisový řád původce ; pokud původce nevydává spisový řád 3), uvede tento postup v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby .
(7)
Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu , kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu , kterým byla ztráta řešena.
Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
§ 17
(1)
Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty , kterým uplynula skartační lhůta , a úřední razítka vyřazená z evidence.
(2)
(3)
(4)
Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví původce ve spisovém řádu ; pokud původce nevydává spisový řád 3), stanoví způsob přípravy a průběh skartačního řízení v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby . Přípravy skartačního řízení se vždy účastní posuzovatel skartační operace, kterým je osoba odpovědná původci za provedení procesu výběru archiválií , popřípadě osoba pověřená vedením spisovny nebo správního archivu . Pokud se do skartačního řízení zařazují dokumenty obsahující utajované informace, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, jeho přípravy a průběhu se účastní pouze fyzické osoby, které splňují podmínky přístupu k utajované informaci pro stupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněm utajení zařazené do skartačního řízení.
(5)
§ 18
(1)
(2)
Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec z příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů , popřípadě úředních razítek, navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce
a)
posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie ; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům navrženým ke zničení,
b)
posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem „A“,
c)
posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení,
d)
posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou hodnotu,
e)
stanoví v součinnosti s původcem dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu .
(3)
Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanec příslušného archivu protokol o provedeném skartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů , popřípadě úředních razítek, vybraných za archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů , popřípadě úředních razítek, označených skartačním znakem „S“.
(4)
(5)
§ 19
Spisová rozluka
(1)
Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo reorganizaci původce . Její součástí je vždy skartační řízení, při němž se postupuje podle § 17. Ve skartačním řízení se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty . Ostatní dokumenty a spisy se předávají nástupci původce podle předávacích seznamů.
(2)
Předávané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým neuplynula skartační lhůta , se zapíší do předávacího seznamu. V předávacím seznamu se uvede pořadové číslo, spisový znak , druh dokumentů , popřípadě spisu, doba jejich vzniku a množství (například slova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. Předávané nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu, v němž se uvedou jednotlivé dokumenty , popřípadě spisy, doba jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy.
(3)
Předané nevyřízené dokumenty a spisy nástupce původce nebo nástupnická část původce , vzniklá po reorganizaci, nově zaeviduje do své evidence dokumentů jako doručené.
§ 20
Výstupní datové formáty
(1)
Výstupním datovým formátem dokumentů uvedených v odstavcích 2 až 5 se rozumí formáty stanovené v těchto odstavcích pro
a)
formát výstupu z elektronického systému spisové služby,
b)
formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby,
c)
formát pro předávání do digitálního archivu .
(2)
Formát Portable Document Format/Archive (PDF/A, ISO 19005) se použije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů .
(3)
Jako výstupní datové formáty statických obrazových dokumentů se použijí
a)
formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
b)
formát Tagged Image File Format (TIFF, revize 6 - nekomprimovaný), nebo
c)
formát JPEG File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).
(4)
Jako výstupní datové formáty dynamických obrazových dokumentů se použijí
a)
video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
b)
video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), nebo
c)
formát Graphics Interchange Format (GIF).
(5)
Jako výstupní datové formáty zvukových dokumentů se použijí
a)
zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP2 (MPEG-1 Audio Layer 2),
b)
zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer 3), nebo
c)
formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).
(6)
Pro výstup z elektronického systému spisové služby podle odstavce 1 písm. a) lze současně použít také jiný datový formát.
(7)
Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou podle vyhlášky opatřovány dokumenty , se rozumí formát XML podle schématu XML, které je přílohou národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
§ 21
Vedení spisové služby v mimořádných situacích
(1)
V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem (dále jen „mimořádná situace“), vede původce spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (dále jen „náhradní evidence“). Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích podle věty první, zejména označování a evidenci dokumentů , způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání, upraví původce ve spisovém řádu ; pokud původce nevydává spisový řád 3), uvede tyto skutečnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby .
(2)
Náhradní evidenci původce uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace.
(3)
Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci
a)
méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence původce ,
b)
déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty , které nelze vyřídit v náhradní evidenci.
(4)
§ 22
Přechodné ustanovení
Ustanovení § 16 odst. 4 se po dobu 3 let ode dne nabytí účinnosti této vyhlášky použije pouze pro ukládání dokumentů se skartačními znaky „A“ nebo „V“.
§ 23
Zrušovací ustanovení
§ 24
Účinnost
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. července 2009.
Ministr:
Ing. Pecina, MBA v. r.
2)
Například § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), § 2 odst. 1 vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
4)
Například zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.
5)
6)
7)
11)
12)
14)
18)
