3 způsoby neefektivního nakládání s informacemi, kterými ohrožujete svůj byznys

Nicméně pokud jsou vaše právní informace roztříštěny mezi skříňkami na chodbě nebo na různých počítačích či serverech, můžete se potýkat s nepořádkem, který podrývá vaši schopnost rozhodování a ohrožuje váš byznys.

Níže prozkoumáme 3 nejvážnější důsledky papírové archivace nebo nestrukturovaného ukládání dokumentů či informací, které mohou mít velký vliv na chod firmy a v konečném důsledku i na vás jako firemního právníka:

1. Ztráta dat

Noční můrou každé firmy je zničení dat při přírodní katastrofě nebo díky závažné chybě způsobené člověkem. Zatímco pravděpodobnost ztráty dat kvůli přírodní katastrofě je minimální, daleko pravděpodobnějším důvodem je lidská chyba. V průměru je ročně 7,5 % dokumentů ztraceno a 3 % špatně zaevidováno, často kvůli tomu, že firmy nemají jasná pravidla, jak bezpečně ukládat, vyhledávat a sledovat informace.

Řešení

Eliminovat riziko ztráty dat můžete díky zabezpečenému cloudovému úložišti. S nepřetržitým přístupem k datům mohou uživatelé informace vyhledávat, ukládat a zpracovávat, a to vše v reálném čase. Okamžitá synchronizace dat a vytváření záloh znamená, že i v případě nenadálé události můžete rychle získat data z cloudu a vaše firma funguje hladce dál bez přerušení!

2. Promrhaný čas a peníze

Udržovat papírové dokumenty může být neskutečně nákladné. Papírové archivy vyžadují prostor, který je třeba pronajmout a spravovat Získání informací z archivů je velká časová zátěž – odhady hovoří o více než 400 hodinách ročně strávených při vyhledávání a shromažďování informací.

Řešení

Úložiště elektronických dokumentů vám pomohou ušetřit čas při hledání dokumentů nebo informací, zatímco cloudová řešení nabízí značné finanční úspory oproti vlastním serverových řešením.

Z tohoto důvodu jsou cloudové technologie jasnou volbou pro malé a střední firmy.

3. Neefektivní rozhodování a správa rizik

V datech je ukryta síla a právní data mohou poskytnout ty nejspolehlivější informace pro kvalifikované odhady a strategická rozhodnutí. Pokud jsou ale důležitá právní data schována kdesi v kartotéce nebo v tabulkách, není možné mít přesný přehled o právních záležitostech. Tím je značně omezena vaše schopnost předcházet rizikům, rozpoznávat obchodní příležitosti nebo zajistit vyhovění compliance záležitostem.

Reporty – ať už ohledně závazků nebo rizik, kauz nebo blížících se vypršení platnosti smluv – jsou neocenitelným zdrojem informací pro manažery, vedoucí oddělení i vedení společnosti. Pokud však nejsou informace logicky organizovány, je sběr dat do přehledných reportů značně pracný. Nikdy si totiž nemůžete být jistí, jestli informace, které máte, jsou ty aktuální a přesné. Pokud činíte obchodní rozhodnutí dle špatných nebo nekompletních dat, hrozící důsledky sahají od pokut (v případě auditu), ke ztrátě reputace, podílu na trhu nebo tržeb.

Řešení

Jestliže však máte své dokumenty snadno lokalizovatelné, můžete mít jednoduše pod kontrolou všechny lhůty, závazky, výpovědní lhůty a mnohem více, díky notifikacím do emailu. S pokročilou technologií můžete vytvářet přehledné reporty pro snadné vyhodnocení a znázornění informací, a to s jistotou, že vždy pracujete s aktuálními daty.  Jednoduše můžete shrnout data z dokumentů a sdílet je s kolegy z ostatních oddělení.

Jak lze tato rizika účinně a komplexně snížit?

Stále více a více právních týmů používá digitální cloudové nástroje mj. pro snížení rizik, a tím zvyšují efektivitu firmy, bezpečnost svých dat a omezují papírovou zátěž. Zároveň jsou také mnohem pružnější při dotazech vedení na konkrétní a aktuální informace. Správa rizik je mnohem menší zátěž, pokud mají všichni jasný přehled o dané situaci a spolupracují na identifikaci souvisejících rizik a příležitostí.

 
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz