Aplikace pro právníky: klientům naproti využíváním cloudu

Jejich většímu rozšíření v České republice však brání jak chybějící legislativa upravující problematiku cloudu, tak konzervativnost samotných právníků. Cloudu v právním prostředí přitom nahrává fakt, že větší část mladších klientů je již na každodenní používání cloudových služeb jako Dropbox nebo Google Drive zvyklá a začíná je vyžadovat i po svých právnících. V článku představíme některé možnosti, jak využít jednoduchých a okamžitě využitelných aplikací v praxi běžné právní kanceláře.

Vzestup virtuálních právníků

V současné době se řada tradičních právních firem přesouvá na internet, do cloudu a vzniká také zcela nový druh právníků, tzv. virtual lawyers. Ti si při poskytování služeb zpravidla vystačí zcela bez infrastruktury v podobě vlastních kanceláří, kam by za nimi klienti docházeli. Komunikace probíhá na dálku, především přes k tomu účelu vytvořené webové rozhraní, jen výjimečně formou schůzek s klientem.

Je jisté, že počet virtuálních právníků neustále poroste, a to nejen z důvodů ekonomických, ale také proto, že i právníci budou muset jít naproti webově zdatným klientům, kteří očekávají, že i právní služby získají tzv. online  Jedná se o obrovský trh potenciálních klientů narozených po roce 1970 a ještě více trh související s tzv. generací Y. Pro ni je jednou ze stěžejních výhod pohodlí a dostupnost, a to bude požadováno i od právníků.

Ohromnou výhodou přístupu virtuálních právníků je, vedle uspokojení poptávky po online právních službách, také eliminace větší části fixních nákladů, jako jsou pronájem kanceláře či nákup a údržba kancelářského vybavení. V neposlední řadě mohou také tito právníci lépe koordinovat a využívat svůj čas, a to je také velmi silný motivátor. Virtuální právník si vystačí s balíčkem služeb na cloudu a připojením k internetu, což jeho ostatní náklady sníží na naprosté minimum.

Takový právník si samozřejmě může dovolit nastavit ceny na úrovni, o kterých si klasická právní kancelář může nechat zdát. Tím se mimo jiné zvyšuje finanční dostupnost právních služeb, a to až o 60 %, právě díky úsporám za pronájem prostoru, efektivnějšímu využití workflow a úsporám dosaženým díky využití cloudu (pronájem softwaru jako služby, automatické poskytování upgrade softwaru v ceně, žádné náklady na vlastního IT pracovníka).

Virtuální právníci jsou mnohem flexibilnější, mohou s využitím nových technologií pracovat z libovolného místa na světě a poskytovat právní služby prakticky kdykoli – záleží pouze na nich a jejich klientech.

Na cloud kvůli aplikacím

Vedle specializovaných aplikací pro právníky, které bývají zpravidla placené (a kterých je skutečně velký výběr, především pro iPhony a iPady), nejčastěji profesionálové praktikující právo využívají cloud pro ulehčení práce ve třech oblastech:

Timetracking - jedním z úkolů, se kterými se každý právník musí vypořádat, je sledování a účtování času věnovaného každému případu. Právě s tím dokáže velmi efektivně pomoci cloud, který nabízí řešení pro firmu každé velikosti:

• Aplikace Toggl je vhodná především pro menší kanceláře. Její použití je velmi intuitivní, nevýhodou ale je, že neumožňuje fakturaci. Nabízí pouze možnost sledování spisů, popisu práce a sledování času.
• Fakturaci naproti tomu řeší iTimeKeep od Bellefield, tato aplikace je ale vhodná spíše pro větší kanceláře. Překážkou také může být její větší složitost. iTimeKeep umožňuje integraci s interním systémem kanceláře, pro menší firmy ale může být tato integrace příliš nákladná.

Task management - není nic horšího, než když levá ruka neví, co dělá pravá. Aplikace pro task management mohou do organizace práce, rozdělení úkolů a reportování výsledků v rámci pracovních týmů vrátit jednoduchost a řád.

Aplikací, které lze k tomuto účelu použít, je celá řada. Volbu je nejlépe učinit na základě osobních preferencí a sympatií k jednotlivým nástrojům. Podle našich zkušeností bývají právníky nejčastěji využívány tyto tři služby:

• Wunderlist
• Any.do
• Remember the Milk

Do kategorie task management lze také nepřímo zařadit Evernote. V tomto případě ale nejde o organizaci týmové práce (jako u předchozích 3 aplikací), ale o užitečný nástroj, pomocí kterého si své úkoly může velmi efektivně organizovat jednotlivec.

Výměna dokumentů - nejznámějším nástrojem pro online sdílení dokumentů je Dropbox, podobně zaměřených služeb je ale mnohem víc. Jako vhodné náhrady k Dropboxu lze zmínit dvě aplikace:

• SpiderOak je cloudové úložiště vhodné pro každého, kdo má o svá data až mírně obsesivní obavy. Pod křídly SpiderOak jsou všechna data velmi pečlivě zabezpečena a zašifrována, natolik, že se k nim nedostane vůbec nikdo. Nevýhodou je, že pokud zapomenete heslo, nedostanete se k nim ani vy sami.
• Google Drive je cloudové úložiště od Googlu, jehož hlavní výhodou je nízká cena. Známý vyhledávač si díky své velikosti může dovolit jít níž než většina jeho konkurentů. Propojení s Google Apps je příjemným bonusem pro ty, kdo využívají i další cloudové služby od Googlu.

K významným aplikacím, které jsou k dispozici v cloudu a které ulehčí právníkům život a také jim umožní pracovat virtuálně, patří také SingleCase. Tato aplikace je vytvořena tak, aby svým uživatelům dokázala pomoci ve všech třech výše zmíněných oblastech. V profesionální verzi proto umožňuje timetracking, task management i výměnu dokumentů, to vše v jediném uživatelsky snadno pochopitelném balíčku a s důrazem na bezpečnost.

Právě otázka bezpečnosti je v souvislosti s cloudovými aplikacemi klíčová. Dnes už jen obecně dodáme, že pro právníky je vhodnější pořídit si placenou verzi i u těch služeb, které jsou v omezené podobě přístupné zdarma. Placené verze totiž mají z hlediska bezpečnosti některé důležité výhody. Více o bezpečnosti cloudu si ale povíme zase příště.

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz