Novinky v oblasti datových schránek, které nás čekají v roce 2022 a 2023

Dne 1. ledna 2022 nabyla účinnosti novela zákona 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která s sebou přináší několik změn. „Zákon nově mění podmínky využívání datových schránek pro komunikaci soukromoprávní povahy. Kromě toho proběhnou i změny od roku 2023, které s sebou přinesou automatické zřizování datových schránek i pro nepodnikající fyzické osoby, které poprvé použijí prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace (tzn. poprvé se přihlásí do národního bodu pro identifikaci a autentizaci),” říká Tomáš Smolík z pojišťovny právní ochrany D.A.S. A co tato novinka znamená v praxi?

Oblíbenost datových schránek neustále roste

Ke dni 13. března 2022 bylo v České republice založeno bezmála 1,5 milionu datových schránek, které sloužily k odeslání už téměř jedné miliardy zpráv. Jejich oblíbenost v průběhu let kontinuálně roste a přibývá tak i žádostí o jejich dobrovolné založení. Datová schránka je osobní elektronické úložiště, které zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra a primárně slouží ke komunikaci se státními úřady. V praxi se jedná například o přehledy o příjmech a výdajích pro okresní správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny nebo nejrůznější dokumenty pro finanční úřad. Skrze datovou schránku lze mimo jiné podat daňové přiznání, přehled o příjmech a výdajích OSVČ nebo získat výpis údajů z různých registrů a rejstříků.

Existuje několik způsobů, jak se do prostředí datové schránky přihlásit. Od listinné podoby (žádost s ověřeným podpisem zaslaná Ministerstvu vnitra), osobní návštěvy Czech Pointu nebo online přes Identitu občana. Tato možnost opět nabízí několik dalších způsobů jako je ověření přes elektronický čip v občanském průkazu, aplikaci Mobilní klíč či bankovní identitu, kterou poskytuje na českém trhu už 7 bankovních institucí.

„Datová schránka je virtuální prostor, který je přiřazen určitému subjektu (uživateli) a umožňuje zasílat elektronické dokumenty (datové zprávy) do jiných datových schránek. Díky tomu lze online posílat dokumenty, které musí ostatní stvrdit vlastnoručním podpisem, poslat poštou nebo osobně donést na úřad. V rámci tohoto zabezpečeného a státem garantovaného systému však nelze zasílat ani odesílat e-maily či všechny možné formáty souborů, naopak existuje přesný seznam povolených formátů souborů,” vysvětluje Tomáš Smolík.

Fikce doručení bude nově platit i pro faktury, či reklamace

Systém datových schránek je primárně určen k úřední komunikaci. Má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnou vlastní datovou schránku, a opět pokud to umožňuje povaha zasílaného dokumentu, orgán veřejné moci dokument doručí právě tam (nedoručuje-li se tento dokument veřejnou vyhláškou nebo na místě).

„Dokument, který přijde do datové schránky, se považuje za doručený v okamžiku, kdy se do datové schránky uživatel přihlásí. Pokud se do datové schránky nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy tam byl dokument dodán, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty – tomuto principu se říká fikce doručení,” upřesňuje Tomáš Smolík z D.A.S pojišťovny právní ochrany. Je proto nutné datovou schránku pravidelně kontrolovat, protože s doručením úředních dokumentů bývají často spojené závazné právní účinky, jako je například počátek běhu lhůty pro odvolání.

Jestliže je ale datová schránka využívána ke komunikaci s kýmkoliv jiným než s orgány veřejné moci (například s obchodními partnery), žádná fikce doručení se do konce roku 2021 neuplatňovala. V soukromé sféře tak odesílatel neměl jistotu, že jeho zpráva bude doručena, protože držitel datové schránky neměl motivaci se do datové schránky přihlásit. V praxi tak bylo zcela běžné, že se přijetí zasílaného dokumentu oddalovalo či úplně znemožnilo. Ve chvíli, kdy příjemce neměl datovou schránku zpřístupněnou, systém neumožnil mu zprávu ani odeslat, tedy ani například uplatnit takto reklamace vady zakoupeného výrobku.

Tomu už je však konec. Od letošního roku byla výše popsaná fikce doručení rozšířena i na doručování korespondence soukromoprávní povahy. Tato novinka usnadní nejen dříve možné potíže s uplatněním reklamace vad, ale také například s doručováním faktur, předžalobních výzev a podobně.

Proto se doporučuje projít si nastavení datové schránky a zvolit možnost zasílání upozornění na příchozí zprávy. Díky notifikacím přes e-mail či SMS lze předejít promeškání lhůty fikce doručení a případným komplikacím, které se s ním pojí. Upozornění přes e-mail je bezplatné, za SMS bude mobilní operátor účtovat 3 Kč.

Automatické zřízení datové schránky od příštího roku
Datovou schránku nemáte? Pozor, od ledna příštího roku bude Ministerstvo vnitra automaticky zřizovat datové schránky nejen všem podnikatelům, ale také všem fyzickým osobám (a to i nepodnikajícím) – občanům, kteří při kontaktu s úřady na dálku využijí bankovní identitu nebo jiný elektronický prostředek vzdáleného ztotožnění (Povinnost bude konkrétně platit pro následující:

1. Fyzické nepodnikající osoby, které jsou plně svéprávné a zapsané v základním registru obyvatel. A to bezodkladně poté, co fyzická osoba poprvé použije prostředek pro elektronickou identifikaci (vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace) vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona upravujícího elektronickou identifikaci. Půjde například o občanský průkaz s aktivovaným čipem či bankovní identitu.
    
2. Fyzické podnikající osoby, advokáty, statutární auditory, daňové poradce, insolvenční správce, znalce, soudní tlumočníky a soudní překladatele bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku.
    
3. Právnické osoby, které jsou zapsané v registru osob bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o jejich zapsání do registru osob, do spolkového rejstříku, nadačního rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností.

Automaticky vytvořenou datovou schránku lze znepřístupnit

Těm z vás (fyzickým osobám), kterým se datová schránka zřídila automaticky, a osobám, kterým byla datová schránka zřízena na základě žádosti, dává zákon i po výše uvedené novelizaci možnost, jak se využívání a doručování do datové schránky vyhnout,” dodává Tomáš Smolík z D.A.S. pojišťovny právní ochrany. Pokud se rozhodnete pro znepřístupnění datové schránky, nebude možné vám do ní doručovat písemnosti, dokud nedojde k jejímu opětovnému zpřístupnění.