Téměř 60 % právníků přiznává, že má problém vyznat se v obsahu spisu

eFocus

„Když jsme zjistili, kolik právníků ztrácí čas kvůli nepořádku ve spisu, rozhodli jsme se jim pomoci. A tak se zrodil SingleCase. Abychom však právníkům opravdu usnadnili život, museli jsme se nejprve podrobněji seznámit se stylem jejich práce. Ptali jsme se jak v menších, tak i ve velkých advokátních kancelářích,“ říká Pavel Krkoška, CEO SingleCase. V rozhovoru popisuje výsledky šetření mezi českými advokáty.

Jak jste dospěli k myšlence vytvoření systému pro správu spisů určeného speciálně pro právníky?
Před rokem jsme vyvinuli systém pro digitalizaci a archivaci dokumentů. V podstatě náhodou jsme se s ním zastavili i ve dvou advokátních kancelářích. Obě nám nezávisle na sobě řekly, že náš systém není to, co potřebují, ale zmínily shodný problém se správou právních dokumentů. Než jsme však začali vytvářet SingleCase, chtěli jsme vědět, jestli mají tento problém i ostatní advokátní kanceláře. Proto jsme se během druhé poloviny minulého roku setkali s více než 80 právníky, převážně partnery advokátních kanceláří, od malých až po ty největší, a zjistili jsme i hlavní příčinu jejich problému - elektronizaci právních dokumentů. Ta přinesla nepořádek do do té doby přehledného papírového spisu. Mnoho kanceláří se od té doby potýká s roztříštěností důležitých dokumentů mezi e-mailem, datovými schránkami, sdíleným úložištěm, plochou počítače a papírovým spisem.

Jaké problémy čeští právníci v současné době při práci se spisy řeší?
Ty hlavní se týkají dokumentů a spisové agendy – spousta právníků se nám svěřila, že si mnohdy připadají spíše jako administrativní podpora, když dohledávají poslední verzi dokumentů a snaží se zorientovat v nepřehledném spisu. Partneři advokátních kanceláří si zase uvědomují rizika možné ztráty nebo odcizení dat plynoucího z nepořádku. V druhé řadě je to pak procesně složité vykazování a neefektivní reporting výkonu kanceláře.

Jak byste zhodnotil současnou situaci na trhu se systémy pro správu právních spisů?
Jsou příliš složité, zastaralé, obtížně použitelné a zejména se nesoustředí na hlavní problémy advokátních kanceláří. Z našeho průzkumu mimo jiné vyplynulo, že současné systémy pro správu advokátních spisů 85 % právníků práci spíše ztěžují, než aby ji ulehčovaly.

Pokud advokátní kanceláře používají nějaký systém pro správu spisu, v čem jim stávající nevyhovuje?
Jsou složité na instalaci i běžné používání. Obsahují sice velké množství funkcí, ale běžné denní úkoly zvládají pomalu a komplikovaně. Proto je řada právníků vnímá spíš jako další komplikaci než pomoc pro úsporu práce. Nepřekvapilo nás tedy, že většina právníků tyto systémy vůbec nepoužívá, i přes jejich nesporné výhody.

Jak právníci takové problémy řešili dříve, bez podobných softwarů?
Než přišla elektronizace, tak to bylo vcelku přímočaré. Dokumenty se přidávaly do spisu v momentě, kdy přišly poštou, všechno bylo přehledně na jednom místě. Pokud jste nenašel složku spisu, hned vám bylo jasné, že na něm zřejmě právě někdo pracuje. Čistě papírové řešení se samozřejmě již nevrátí – my se ale snažíme znovu vytvořit jedno místo pro dokumenty a veškerou agendu.

V čem a jak jim mohou moderní systémy pro práci se spisem pomoci?
Skvěle mohou posloužit pro sdílení dokumentů, jejich vyhledávání napříč spisy, poskytují přehled historie verzí i historie celého spisu, hlídají úkoly a termíny ve spisu. Moderní systém by měl být dostupný odkudkoli, včetně tabletů a chytrých telefonů. Klíčové je však udržet systém jednoduchý, uživatelsky příjemný, a to i přes bohatost funkcí.

Co může být v počátku problémem při zavádění systému a jak ho řešit?
Velká většina dostupných systémů se musí instalovat na servery i počítač každého právníka – proces implementace s úpravami na míru se pak může protáhnout na dlouhé měsíce. Proto od začátku vyvíjíme SingleCase tak, aby ho právníci mohli spustit z každého prohlížeče, bez nutnosti cokoli instalovat.

Jak respektují tvůrci systémů pro správu spisů požadavky právníků na takový systém?
Pokud mám mluvit za sebe, tak dříve než jsme systém SingleCase začali vyvíjet, půl roku jsme pouze zjišťovali potřeby a problémy právníků. Poté jsme je obcházeli s náčrty a konceptem aplikace, následně s prototypy. Až poté jsme začali vyvíjet. Pokud se ale budete ptát pouze na požadovanou funkcionalitu, vyvinete v nejlepším případě dobrý systém. Pro skvělý systém musíte pochopit, jak vaše cílová skupina pracuje, nad čím přemýšlí a na co je zvyklá.

Jaké jsou praktické zkušenosti právníků, kteří již systém používají?
V současné době nasazujeme náš systém u prvních dvou advokátních kanceláří do ostrého provozu, další jej používají ve zkušebním režimu, který se dá během pár minut jednoduše spustit přímo na našem webu. Zpětná vazba je zatím velice pozitivní. Partner jedné známé pražské kanceláře nám doslova řekl, že je to první systém pro právníky, který se mu kdy líbil. To nás samozřejmě velice těší a zároveň zavazuje.