E-invoicing ve světle směrnice ViDA a národních úprav

Jejich implementace nejspíše v následujících letech povede v České republice ke zrušení souhrnného a kontrolního hlášení. V obchodních vztazích již nebude možné vydávat papírové faktury. Pozornost bude věnována taktéž úpravě v sousedních zemích. Pro účely tohoto článku byly vybrány systémy e-fakturace v Německu a Polsku. V těchto zemích již dochází k zavádění národních systémů. 

Úvod – co se skrývá pod pojmem e-invoicing
 

E-faktura stricto sensu je faktura, která byla vystavena, předána a přijata ve strukturovaném elektronickém formátu, jenž umožňuje její automatizované a elektronické zpracování, a je v souladu s evropskou normou pro elektronickou fakturaci EN 16931-1:2017.[1] Zjednodušeně se jedná o faktury, které mají určité strojové prvky a umožňují přímou elektronickou komunikaci mezi obchodními partnery.  Pojem e-faktura je v praxi často mylně zaměňován za faktury ve formátu word či pdf. Takové jsou pouhými elektronickými verzemi papírové faktury.

Reklama

Gemini a NotebookLM od A do Z v právní praxi (online - živé vysílání) - 26.8.2025

26.8.2025 13:003 975 Kč s DPH
3 285 Kč bez DPH

Koupit

Směrnice – ViDA
 

V rámci evropské integrace je pro e-fakturaci nejdůležitějším právním dokumentem Směrnice ViDA (VAT in digital age). Ta je vystavěna na třech základních pilířích. Jedním z nich je i digitální výkaznictví a e-invoicing. Ostatními jsou jednotná registrace k DPH a úprava pravidel pro digitální platformy. Prostřednictvím těchto pilířů se snaží Evropská unie reagovat na všudypřítomný proces digitalizace, minimalizovat daňové úniky a snížit administrativní břímě jednotlivých podniků.

V průběhu času byl harmonogram implementace několikrát odložen. Koncem uplynulého roku došlo k razantnímu pokroku v této oblasti. Na zasedání Rady pro hospodářské a finanční věci (ECOFIN) bylo schváleno znění balíčku ViDA. Po tomto zasedání je taktéž zřejmý harmonogram postupné harmonizace pilíře zabývajícího se e-invoicingem.

Od letošního roku mají členské státy volnou ruku v rámci zavádění obligatorní e-fakturace pro vnitrostátní transakce B2B a B2C. Podstatnější změny nastanou od července roku 2030. Od tohoto data budou e-fakturaci podléhat veškeré intrakomunitární (unijní) transakce ve vztazích B2B. Taktéž toto dopadne na transakce podléhající mechanismu přenesení daňové povinnosti. Vnitrostátní systémy e-fakturace zavedené před tímto datem budou muset být harmonizovány s evropskými standardy. Podniky, které se podrobí jednotné registraci k DPH v rámci EU (účinnost toho pilíře je naplánována na rok 2027), budou muset od tohoto data obligatorně vystavovat e-faktury dle standardu EU. K 1. lednu 2035 bude e-fakturace povinná i pro všechna vnitrostátní plnění.

Pro strukturu a náležitosti e-fakturace je klíčový standard EN 16931. Faktury budou mít nové povinné náležitosti, a to IBAN účet dodavatele, informace o splatnosti obsahující datum a částku. U opravných dokladů bude muset být vazba na původní doklad. E-faktury budou muset být vystaveny a nahrány do systému do 10 dnů od data uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). Zde došlo ke značnému zmírnění, jelikož původně byly navrhovány 2 dny.  Měsíční vystavování souhrnných daňových dokladů zůstane za splnění určitých podmínek zachováno. Údaje, které budou povinně zasílány daňovým úřadům v rámci reportů, budou k dispozici daňovým úřadům v centrálním datovém skladu EU (Central VIES). Zde budou uchovávány údaje o obchodu v rámci EU. Budou zde dále vedeny informace o křížových kontrolách či souhrnných datech pocházejících z členských států. Novinkou na základě jednání ECOFIN z května 2024 je zavedení tzv. hybridní faktury, která by kombinovala e-fakturu a strukturovanou podobu v PDF, tak aby byla zajištěna vyšší uživatelská přívětivost.

Vybraná národní legislativa

Německo. E-invoicing se dotkne českých společností, které mají v Německu dceřinou společnost či pobočku. Oproti tomu se místní úprava nedotkne českých společností, které exportují do Německa své zboží či služby ani těch, které zboží či služby z Německa importují. Německá úprava implementuje prvky e-invoicingu dle normy EN 16931. E-invoicing byl zde v rámci vnitrostátních vztahů B2B zahájen mezi plátci od 1. ledna 2025. Každá společnost má nyní povinnost ve vztazích B2B přijímat e-faktury. Lze v této úpravě najít i výjimky, a to například v přijímaní nebo vystavování e-faktur na částku nižší než 250 eur. V prvních dvou letech je stále možné vydávat faktury v papírové podobě. Faktury v elektronickém formátu (např. v pdf) lze zasílat pouze se souhlasem příjemce. Postupně bude ukončována účinnost jiných norem, kterými se v současné době řídí fakturace. Pro společnosti s ročním obratem převyšující 800 tis. eur bude ve vztazích B2B obligatorní vystavovat e-faktury od 1. ledna 2027. Pro společnosti s nižším obratem bude vystavování e-faktur povinné od 1. ledna 2028. Od roku 2028 budou papírové a PDF faktury kompletně nahrazeny e-fakturami. Postupy EDI je i po tomto datu stále možné používat. Mezi sankce za nepodřízení se e-invoicingu patří i neuznání nároku na odpočet DPH či pokuta až do výše 5.000 eur za každou chybnou fakturu.

Polsko. V Polsku zavádí místní systém e-invoicingu s názvem Krajowy System e-Faktur, zkráceně KSeF. Polská úprava se dotkne českých společností, které mají v Polsku dceřinou společnost či provozovnu. Zdejší daňoví poplatníci již mohou dobrovolně používat KSeF od 1. ledna 2022. Pravidla podle KSeF budou povinná pro daňové poplatníky s obratem nad 200 mil. zlotých od 1. února 2026 a pro ostatní daňové poplatníky od 1. dubna 2026. Regulace KSeF zavede nové podmínky na údaje obligatorně uváděné na fakturách. Povinnosti bude nutné dodržovat pro domácí i zahraniční transakce. Malí plátci budou vyplňovat podání přes webovou stránku, velcí plátci prostřednictvím aplikace. KSeF přidělí referenční číslo a stanoví datum vystavení faktury. Referenční číslo je nutné uvádět u plateb. Mezi sankce za nedodržování pravidel patří neuznání nároku na odpočet, nemožnost použít fakturu jako daňově uznatelný náklad u DPPO. Pokuty mohou být až do úrovně DPH z dokladu nebo 18,7 % z dokladu bez daně.[2]

Dopady e-invoicingu na tuzemské podnikající osoby

Tuzemské podnikající osoby, které udržují obchodní vztahy v jiných členských zemích, by měly bedlivě sledovat, jak se země, ve kterých obchodují, k e-invoicingu staví. Výše v tomto článku byla popsána situace v Německu a Polsku. V průběhu následujících let budou přijímány systémy e-fakturace povinné pro B2B vztahy mimo jiné v Belgii, Dánsku, Francii či ve Španělsku.

Od 1. července 2030 dopadne povinnost e-fakturace na všechny osoby, které uskutečňují intrakomunitární (unijní plnění). Lze predikovat, že následně souhrnné hlášení pozbyde svého významu.

Osob podnikajících jen v rámci České republiky se zavádění e-invoicingu v příštích letech zatím přímo nedotkne. Česká republika projevuje pasivní postoj k implementaci e-invoicingu. K dnešnímu dni není zaveden žádný systém e-fakturace a ani se neobjevují zprávy, že by v blízké době mělo dojít ke změně tohoto postoje. Pro uvedené osoby bude vystavování e-faktur v obchodních vztazích obligatorní od 1. ledna 2035. Lze předpokládat, že vnitrostátní systém digitálního výkaznictví nahradí současné kontrolní hlášení. Další dopady je zatím předčasné a obtížné predikovat.

Závěr
 

Významný posun v rámci implementace směrnice ViDA zvýšil všeobecný zájem o problematiku e-invoicingu a s tím souvisejícího digitálního výkaznictví. E-faktura je taková faktura, která má strojový formát a umožňuje přímou elektronickou komunikaci mezi obchodními partnery. E-invoicing se bude vztahovat na veškeré vztahy B2B, na jejichž základě jsou poskytovány služby či zboží. E-invoicing podle směrnice ViDA se bude řídit evropským standardem EN 16931. Na základě tohoto standardu jsou přijímány národní systémy e-fakturace. V tomto článku byla věnována pozornost národním systémům v Německu či Polsku. E-invoicing je nicméně postupně zaváděn i v mnoha dalších členských státech. Pro podnikající osoby uskutečňující intrakomunitární (unijní) plnění bude směrnice ViDA obligatorní od 1. července 2030. Pro všechny podnikající osoby bude e-invoicing povinný od 1. ledna 2035. V České republice by implementace e-invoicingu měla nejspíše vést ke zrušení souhrnného a kontrolního hlášení. Zdali proces e-invoicingu povede ke kýženým výsledkům stanoveným Evropskou unií nelze v této době spolehlivě predikovat. Lze mít ale za to, že dojde ve fakturaci a daňovém výkaznictví k významným změnám, kterým se budou muset veškeré podnikající osoby podřídit. Je stále možné, že v úpravě e-invoicingu před nabytím účinnosti dojde k menším či významnějším změnám, a proto lze doporučit této otázce věnovat v nadcházejících letech adekvátní pozornost.