Co znamená hlasování per rollam?

Rozhodování per rollam je odpovědí na otázku, zda mohou společníci nebo akcionáři rozhodovat mimo valnou hromadu. Rozhodování mimo zasedání není právní novinkou,
ale institutem našemu právnímu řádu dlouhodobě známý, jen v současné době mnohem více aktuálním. Rozhodování per rollam je upraveno zvlášť pro společnosti s ručením omezeným a pro akciové společnosti a družstva. V mnohém se úprava shoduje, v některých zásadních bodech se ale také liší. V rámci tohoto článku se budeme zabývat jen společností s ručením omezeným.

Společnost s ručením omezeným

Zákon připouští u tohoto typu kapitálové společnosti rozhodování per rollam ve všech případech. Naopak, pokud se společníci rozhodnou vyloučit tento typ rozhodování, je třeba tak učinit prostřednictvím společenské smlouvě.  Ve společenské smlouvě je rovněž možné podrobněji upravit podmínky tohoto rozhodování, např. pokud se společníci rozhodnou umožnit různé technické prostředky. Při rozhodování per rollam může být využívána standardní listinná korespondence, ale je možné zvolit i komunikaci elektronickou nebo prostřednictvím webových stránek či různých aplikací.

V každém případě musí být zajištěno ověření totožnosti společníka, který se hlasování účastní, a proto bude elektronická komunikace velmi vhodná se zaručeným elektronickým podpisem nebo případně prostřednictvím datové schránky. Pokud společenská smlouva nevyřadí z okruhu rozhodování per rollam některé druhy rozhodnutí, bez dalšího lze rozhodovat o všech záležitostech v působnosti valné hromady.

Postup

Prakticky tedy oprávněná osoba, zpravidla jednatel, zašle návrh rozhodnutí i s potřebnými podklady
ve formě příloh společníkům, a to písemně na jejich adresu ze seznamu společníků, případně jiným prostředkem a formou dohodnutými společenskou smlouvou. Vždy je třeba zajistit, aby byl návrh rozhodnutí všem doručen a bylo možné určit den doručení.

Od doručení začíná běžet lhůta pro vyjádření se s návrhem, kterou je možno si libovolně nastavit, jinak ze zákona platí 15 dnů. Hlasující se vysloví pro či proti rozhodnutí, vyloučena je možnost zdržet se. V případě, že se hlasující nevyjádří ani kladně a ani záporně nebo promešká lhůtu, hledí se na takové hlasování jako na nesouhlasné. Je třeba také připomenout, že většina se počítá z celkového počtu všech oprávněných hlasujících.

Veřejná listina

Zákon pro některá rozhodnutí valné hromady vyžaduje osvědčení veřejnou listinou. Taková forma se vyžaduje u společnosti s ručením omezeným například pro změnu společenské smlouvy, některé přeměny společností nebo zrušení společnosti s likvidací.

V situaci, kdy by se pro takové rozhodnutí valné hromady vyžadovala forma veřejné listiny, je oprávněná osoba (zpravidla jednatel) povinna vyhotovit návrh rozhodnutí per rollam ve formě veřejné listiny. Jednotlivým hlasujícím se zašle kopie této veřejné listiny.

Vyjádření hlasujícího pak bude obsahovat nejen souhlas či nesouhlas, ale také návrh rozhodnutí, ke kterému se toto vyjádření váže. Pokud vyžaduje návrh rozhodnutí formu veřejné listiny, musí být mít vyjádření hlasujícího úředně ověřený podpis. 

Po skončení hlasování musí vždy ten, komu jsou jednotlivá vyjádření zasílána či například jinou elektronickou formou poskytována, bezodkladně všechny společníky seznámit s výsledky hlasování. Hlasování končí vyjádřením posledního společníka nebo uplynutím lhůty, ať už zákonné nebo vlastní. Pokud se pro rozhodnutí vyžaduje forma veřejné listiny, je třeba, aby rozhodnutí per rollam bylo sepsáno ve formě notářského zápisu. To je opět povinna zajistit oprávněná osoba.

Závěr

Rozhodování per rollam je institutem, který ve v dnešní době často prakticky využíván. Je proto velmi přínosné, že byla upřesněna pravidla, která umožní i využití v případech, kdy se pro rozhodnutí valné hromady vyžaduje veřejná listina. Tento způsob rozhodování je ale třeba rozlišovat od rozhodování valné hromady za použití elektronických nebo jiných technických prostředků distančně.