Compliance program - prevence trestní odpovědnosti právnické osoby
Mnoho z nás se již ve své praxi s pojmem compliance setkalo nebo o něm minimálně slyšeli. Pro ty, kteří tento pojem ještě neznají, je úvodem třeba objasnit, že pod pojmem compliance, rozumíme soulad s pravidly.
Cílem compliance resp. compliance programů, je zajištění souladu, a to zejména se zákony, popřípadě s vnitřními předpisy a eliminace možných nežádoucích jevů a protiprávního jednání v rámci společnosti. Compliance se však netýká pouze a jenom trestněprávních předpisů, naopak. Compliance zahrnuje i další problematiku, jako je např. korupce, šikana na pracovištích, pracovní a smluvní právo nebo ochrana osobních údajů. Obecně pak můžeme compliance program vymezit zejména jako systém závazných interních pravidel a postupů uvnitř společnosti, kterými je regulována činnost společnosti a jehož cílem je zejména předcházení porušování právních předpisů ze strany zaměstnanců a zástupců společnosti.
V rámci compliance programů je však v současné době kladen největší důraz na tzv. etické kodexy.
Etickým kodexem je typicky vnitřní předpis společnosti, který obsahuje zmíněná pravidla, postupy a procesy, jejichž cílem je vyhnout se protiprávnímu jednání. Současně, pokud již k protiprávnímu jednání dojde, etický kodex vždy musí obsahovat pravidla a postupy, jak takové protiprávní jednání správně posoudit a předat k dalšímu řešení a postupu.
Vzhledem k tomu, že etický kodex je fakticky vnitřním předpisem společnosti, pro jeho efektivitu je třeba k němu přistupovat tak, jako by se jednalo o zákonný předpis – tedy jej plně a bezvýhradně respektovat a řídit se jím.
V rámci jeho zpracování je proto nanejvýš vhodné, aby etický kodex splňoval několikero požadavků, které z něho udělají odpovídající a závazný vnitropodnikový předpis a nikoli pouze prázdnou schránku plnou neefektivních prohlášení. Pouze takový etický kodex může pak být odpovídající nedílnou součástí compliance programu společnosti a naplnit požadavky ustanovení § 8 odst. 5 zákona 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, v platném znění (dále jako „zákon o trestní odpovědnosti právnických osob“).
Úvodem, tj. v rámci preambule etického kodexu, by měl každý etický kodex vždy obsahovat základní specifikaci společnosti nebo podniku, který etický kodex vydává, a to i vzhledem k případným dceřiným společnostem či existenci samotného holdingu. Současně by měla preambule obsahovat jasné a srozumitelné prohlášení o tom, že cílem společnosti je dodržování zákonných, podzákonných a vnitropodnikových pravidel a, že jakékoliv jednání v rozporu s pravidly uvedenými v etickém kodexu, nelze tolerovat. Po preambuli etického kodexu by měla vždy následovat definice užitých pojmů, a to zejména s ohledem na různorodost korporátních struktur společnosti.
Stěžejními pojmy, které by měly být vždy v rámci etického kodexu jasně a srozumitelně definovány, jsou zejména pojmy compliance manager, dotčená osoba a podnět.
Ve stručnosti lze říct, že pod pojmem compliance manager, je skryta osoba, která je v dané společnosti kompetentní k přijímání a vyhodnocování všech informací a podnětů, které se týkají otázky dodržování právních nebo vnitropodnikových pravidel. Compliance manager musí být současně osobou, která se v této problematice v rámci společnosti pravidelně vzdělává, a to např. absolvováním školení, a bude svými zejména lidskými vlastnostmi a předpoklady zárukou spravedlivého a odpovědného přístupu.
Dotčenou osobou se pak rozumí ta konkrétní osoba, která se měla nebo mohla dopustit údajného protiprávního jednání, nebo také osoba, které na základě nežádoucího jednání vznikl nebo měl vzniknout majetkový nebo nemajetkový prospěch či zisk.
Konečně, podnětem rozumíme typicky oznámení, které se týká jednání, kterým byl nebo mohl být porušen buď samotný etický kodex, nebo jiná závazná pravidla chování, zejména zákonné a podzákonné přepisy, a to ze strany zaměstnanců společnosti nebo jejích představitelů (osob vymezených v ustanovení § 8 odst. 1 písm. a) až c) zákona o trestní odpovědnosti právnických osob). Dlužno k samotnému podnětu poznamenat, že se standardně jedná o popis již proběhlých událostí, které nasvědčují spáchání nežádoucího jednání, přičemž je zcela nezbytné, aby oznamovatel takové jednání popsal odpovídajícím způsobem a podložil relevantními důkazy.
Další, lze říct samozřejmostí, kterou by měl ideálně zpracovaný etický kodex obsahovat, bude vymezení jeho působnosti. Jednoznačná a srozumitelná definice osobní, místní a časové působnosti etického kodexu je pro jeho užitečnost v praxi nepominutelnou podmínkou. Osobní působnost vymezuje zejména okruh osob, na které etický kodex dopadá, přičemž lze jedině doporučit, aby v rámci vymezení osobní působnosti etického kodexu byl taxativním výčtem určen okruh jeho adresátů tak, aby nevznikaly žádné pochybnosti. Současně lze jedině doporučit, aby byl etický kodex, pokud jde o osobní působnost, závazný i pro osoby jednající ve prospěch společnosti nebo v jejím zastoupení.
Obdobně by měla být vymezena i časová působnost etického kodexu, kdy lze doporučit, aby bylo explicitně stanoveno, že etický kodex nabývá platnosti a účinnosti konkrétním dnem a nikoli jinými, mnohdy nejasnými a komplikovanými formulacemi. Konečně pokud jde o působnost místní, ta by měla být vymezena, pokud možno buď konkrétním státem, krajem nebo okresem podnikání společnosti anebo, což lze opět jedině doporučit, bez územního vymezení. Tedy jinými slovy, místní působnost etického kodexu se ideálně vztahuje na všechna jednání jeho adresátů, a to bez územního omezení. V případech jednání, které má vztah k zahraničí, se vyžaduje stejné dodržování právních předpisů České republiky, stejně jako zahraničních právních předpisů a předpisů Evropské unie.
Po těchto nezbytných základech pak teprve přichází na řadu vůbec nejzásadnější část etického kodexu vůbec. Je zcela nepodstatné, jak bude samotné jádro etického kodexu nazváno nebo označeno, vždy musí obsahovat zmíněná pravidla, procesy a postupy eliminaci protiprávního jednání.
V rámci jádra etického kodexu pak nutno vyzdvihnout zejména zakotvení samotných cílů etického kodexu a compliace programu vůbec, včetně zajištění těchto cílů prostřednictvím přesně vymezených zásad vnitřních vztahů v rámci společnosti, vztahů mezi společností a orgány veřejné moci jakož i mezi obchodními společnostmi navzájem.
Zásady vnitřních vztahů v rámci společnosti, včetně vztahů s orgány veřejné moci, lze označit za jednu z vůbec nejdůležitějších součástí etického kodexu. V rámci zásady vnitřních vztahů je důležité, aby společnost akceptovala zásady rovného zacházení, zásady nediskriminace osob dle pohlaví, věku, barvy pleti, rasy, náboženství apod., a zásady řádných a rovných pracovních podmínek. Identickým způsobem je nutné vymezit se i proti jakémukoliv násilí, výhružkám, zastrašování a jiným obdobným útokům a nevhodnému chování na pracovišti. Je vhodné, aby se společnost v rámci těchto pravidel, současně přihlásila k ochraně osobních práv, lidské důstojnosti a respektování soukromí každého jednotlivce.
Nikoli menší důležitost v rámci etického kodexu mají i pravidla proti střetu zájmů, jakož i pravidla pro oznamování zjištěného střetu zájmů. Tato tématika úzce souvisí i s často mediálně velmi propíranou otázkou poskytování a přijímání darů, kdy právě jakékoliv nestandardní nebo naopak nadstandardní poskytování či přijímání darů může být indikátorem nežádoucího protiprávního jednání. Některé dary totiž mohou takové nežádoucí jednání zcela prokazatelně indikovat již samotným předávaným darem a jeho hodnotou. Lze proto jednoznačně doporučit, aby v rámci etického kodexu bylo jednoznačně stanoveno, jaká je maximální výše přípustného daru, ať už přijímaného nebo předávaného.
V rámci pravidel pro oznamování střetu zájmů a nežádoucího jednání, jsou pak důležité již vymezené pojmy compliance managera, podnětu a dotčené osoby. Na tyto pojmy pak nutně navazuje samotný postup oznámení nežádoucího jednání. Ilustrativně lze uvést, že osoba oznamující takové nežádoucí jednání jej může oznámit např. na compliance email, který bude spravován právě osobou compliance managera. Po obdržení takového podnětu tento compliance manager bezodkladně vyhodnotí a rozhodne o dalším postupu.
Nedílnou součástí etického kodexu by pak mělo být i zakotvení pravidel týkajících se školení, zveřejňování informací a zásad účasti na veřejných zakázkách. Lze rovněž jen doporučit, aby každá korporace plně využila i tzv. compliance doložky, jimiž informuje své obchodní partnery o existenci a dodržování etického kodexu, včetně požadavku na jeho dodržování i ze stran dalších, zejména třetích osob.
Je nepochybným faktem, že kvalitně nastavený compliance program, působí nejen jako prevence proti nežádoucím jevům uvnitř společnosti, ale i jako zpráva ostatním podnikatelům, společnostem a soutěžitelům o tom, že se žádné podvodné, korupční nebo jiné nežádoucí protiprávní jednání, v dané společnosti zásadně netoleruje. Vzhledem k současné úpravně obsažené v zákoně o trestní odpovědnosti právnických osob pak lze jen doporučit, aby se obchodní společnosti zaměřili na tvorbu svého compliance programu a jeho uplatňování.
V souvislosti s compliance a etickým kodexem je vhodné závěrem krátce upozornit i na mezinárodní normu pro systém protikorupčního managementu, ISO 37001. Tato norma poskytuje základní rámec pravidel a požadavků pro stanovení, implementaci, dodržování a zlepšování pravidel protikorupčního systému společnosti.
Současně uvádí řádu přiléhavých opatření, které společnostem pomáhají při prevenci, odhalování a řešení korupce. Certifikace podle požadavků normy ISO 37001 zajistí, že společnost bude vnímána jako transparentní, nezávislá a nestranná entita, která se distancuje od korupčního a jiného závadového jednání.
Mgr. Miroslav Kučerka,
advokát
Mgr. Tomáš Paťha,
advokátní koncipient
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
