Proč je tak důležitý správný výběr advokátního systému, který umí komunikovat?

Dnes si budeme o informačních systémech pro advokáty povídat s Ing. Janem Tkáčem, majitelem firmy AVE Soft, který propojuje poznatky z českého prostředí s pracovními zkušenostmi z USA ze Silicon Valley.

Co dnes vlastně advokáti v informačním systému hledají?

Krom samozřejmé digitalizace advokátního spisu je to hlavně efektivita. Advokáti čekají, že jim informační systém pomůže v jejich práci. Že zbytečnou administrativu bude do značné míry automatizovat a oni to poznají tak, že se budou moci více věnovat případům samotným.

Ale to s sebou nese nutný předpoklad - zvolený informační systém musí být pružný a musí také reagovat na rychle se vyvíjející požadavky uživatelů a na požadavky automatizace jako takové. Co si včera advokát nedokázal ani představit, že IS bude umět, to je dnes vlastně samozřejmostí.

Je možné vůbec možné informační systém stále vyvíjet a přidávat nové požadované funkce?

S informačním systémem je to jako s autem – pokud se o něj dobře staráte, vydrží déle. Když jsem dělal analýzu českých advokátních systémů, tak bylo vidět, že hlavní konkurenti s tímto tématem pracují a změny přinášejí.

Háček je v tom, že některé věci do starého auta tak snadno nedáte. Představte si, jak byste do staré škodovky dodatečně montovali klimatizaci nebo moderní světlomety. S informačním systémem je to podobné – když na nějakou funkci nebyl stavěný, tak nikdy nebude fungovat hladce. Proto se snažíme s touto problematikou pracovat. Už od začátku jsme si vědomi toho, že požadavky se mění a náš IS se bude muset měnit s nimi.

Když se podíváme na konkrétní příklady z vaší praxe, jaká je jedna z nejdůležitějších funkcí, která může advokátům pomoci v každodenní agendě?

Z mého pohledu musí advokátní systém obsahovat co nejlepší funkce pro komunikaci s datovkami a emaily. Komunikací advokát stráví spoustu času a je dobré, když mu jeho informační systém v této věci pomáhá. A v lepším případě dokonce nějaké složky komunikace zpracovává automaticky.

Jaké máte zkušenosti s řešením této otázky právě v advokátních informačních systémech?

Informační systémy řeší tuto otázku velmi různě. Např. SingleCase pro datovky používá externí program. Díky tomu se SingleCase vyhnul programování a měl funkci rychleji, ale jeho uživatelé musí pracovat ve dvou programech.

Naproti tomu například IS EVOLIO propojuje všechny druhy komunikace do modulu Podatelna. Ten nezastírá, že se inspiroval Outlookem. Proč vymýšlet něco nového, když jde o roky ověřený koncept. Jen jsou tam kromě emailů navíc i datovky a listinná pošta. Advokát získává nejen komfort a efektivitu, ale do jisté míry je schopný nějaké úkony automatizovat.

Můžete uvést příklad takové automatizace?

Představte si jednoduchou situaci, že ze spisu odešlete klientovi email. Pokud na něj klient odpoví, tak se odpověď automaticky zařadí do daného spisu, a ještě se přidělí uživateli jako pošta k vyřízení. Hodně se zaměřujeme na to, abychom automatizovali běžné funkce, které musí uživatelé dělat pořád dokola. Právě přiřazení pošty ke spisu je jedna z takových činností.

Příklad EVOLIA zní opravdu propracovaně. Je tento IS propracovaný i v dalších oblastech?

Jednoznačně ano. Cílem práce na EVOLIU byla právě maximální efektivita práce advokáta a tomu jsou podřízené veškeré oblasti IS. Například jsme úplně předělali vykazování práce, kde bylo nutné citlivě zapracovat přehlednost ve spise, pak osobní výkaz práce pro uživatele, a nakonec i souhrnné měsíční reporty pro efektivní vykazování klientům.

Celkově se dá říci, že kromě efektivity práce se v EVOLIO snažíme o nadstandardní řešení v oblastí integrací (propojení) na další služby. I pro uživatele bezplatné verze nabízíme zdarma hlídání insolvenčního rejstříku a přístup do komerční databáze firem. Někdy jsou to i drobnosti – v poslední verzi jsme zapojili vyhledávání adres, aby uživatelé nemuseli vypisovat všechno ručně.

Kolik vlastně EVOLIO stojí a jak si ho může advokátní kancelář vyzkoušet?

Základní verze je zdarma, placená verze vychází na 550 Kč měsíčně za uživatele. K vyzkoušení si stačí zaregistrovat bezplatnou verzi. Méně zkušeným zákazníkům pomohou moji kolegové s nastavením emailových účtů a datovek. Vážíme si každého zájemce o EVOLIO.