Taylor Wessing porovnal právní úpravu vzniku společností ve vybraných zemích Evropské unie

Seriál se bude zabývat vznikem společností online, registračními poplatky za zápis, kontrolou totožnosti osob účastněných na zápisu a dalšími důležitými otázkami. Celý materiál byl sestaven z odpovědí zástupců příslušných evropských kanceláří Taylor Wessing, poskytnutých ve druhé polovině roku 2018.

V Rakousku nemůže společnost vzniknout výhradně online. V závislosti na právní formě společnosti je přinejmenším nutné podat písemnou notářsky ověřenou žádost na příslušný zemský soud. Notář ověřující podpis je povinen ověřit totožnost podepisující osoby, kterou může být zakladatel osobně nebo zastoupený na základě plné moci. Od roku 2017 je v Rakousku možné zapsat společnost do obchodního rejstříku bez notářského ověření. Na místo notáře může totožnost podepisující osoby ověřit a potvrdit zemskému soudu banka, která spravuje účet společnosti. Tento způsob je ovšem dosud jen málo využíván, jelikož ověřování totožnosti klientů bank je (kvůli  „Know your client - poznej svého klienta” zásadám při otevírání bankovního účtu) mnohem komplexnější, než ověření totožnosti prováděné notářem.

V České republice nemůže společnost vzniknout výhradně online. Společnost s ručením omezeným (s.r.o. / spol. s r.o.) a akciová společnost (a.s. / akc. spol.) mohou v České republice vzniknout pouze na základě společenské smlouvy sepsané ve formě notářského zápisu a následného zápisu společnosti do obchodního rejstříku. Veřejná obchodní společnost (v.o.s. / veř. obch. spol.) a komanditní společnost (k.s. / kom. spol.) mohou vzniknout pouze na základě společenské smlouvy a následného zápisu společnosti do obchodního rejstříku. Společenská smlouva veřejné obchodní společnosti a komanditní společnosti sice nevyžaduje formu notářského zápisu, podpisy na smlouvě ale musí být úředně ověřeny. Notář sepisující notářský zápis nebo ověřující podpisy prověřuje totožnost přítomné osoby. Zakladatelé se přitom nemusí před notáře dostavit osobně, ale mohou se nechat zastoupit na základě plné moci. Nově založená společnost pak může být zapsána do rejstříku buď přímo notářem (s příslušným elektronickým přístupem do obchodního rejstříku) nebo příslušným rejsříkovým soudem.

Ve Francii může celý proces vzniku společnosti proběhnout online. Místní „formalisté” (osoby vykonávající činnost obdobné činnosti notáře) jsou pověřeni dokončením procesu zápisu společnosti před soudním úředníkem obchodního soudu. 

V Německu nemůže společnost vzniknout výhradně online. Zakládající společníci společnosti se musí zúčastnit osobně nebo v zastoupení na základě plné moci založení společnosti ve formě notářského zápisu před německým notářem. Společnost právně neexistuje do té doby, než je zapsána do německého obchodního rejstříku. Žádost o zápis musí být podepsána všemi jmenovanými jednateli a podpisy notářsky ověřeny. Návrh na zápis je podán prostřednictvím německého notáře. Veřejná obchodní společnost (Offene Handelsgesellschaft  - OHG) na rozdíl od jiných forem společností sice vznikne již uzavřením společenské smlouvy, která nemusí být sepsána formou notářského zápisu, všichni společníci ovšem musí následně požádat o zápis společnosti do obchodního rejstříku.

V Nizozemsku nemůže společnost vzniknout výhradně online. Ke vzniku společnosti s ručením omezením, tedy „BV” (Besloten Vennootschap - soukromá společnost s ručením omezením) nebo „NV” (Naamloze Vennootschap - veřejná společnost s ručením omezeným) je třeba, aby se zakladatelé dostavili k notáři, který ověří jejich totožnost. Zakladatelé se nemusí k notáři dostavit osobně - ověření totožnosti zakladatelů pak proběhne na základě předložené notářsky ověřené kopie pasu a vyplněného formuláře. Společnosti se zapisují u nizozemské obchodní komory prostřednictvím notáře.

Osobní společnost vznikne uzavřením společenské smlouvy. Aby mohla být osobní společnost zapsána u hospodářské komory, musí zakladatelé prokázat svou totožnost osobně v jedné z kanceláří hospodářské komory nebo doložit úředně ověřenou kopii jejich (nizozemského) pasu a dokladu o svém bydlišti. Kvůli požadavku ověření totožnosti nemůže být celý proces vzniku společnosti proveden online.

V Polsku mohou vzniknout online pouze následující formy společností: veřejná obchodní společnost (spółka jawna - sp.j.), komanditní společnost (spólka komandytowa) a společnost s ručením omezeným (spółka z ograniczona odpowiedzialnością - Sp. z o.o.). Následující formy společností je naopak třeba zapsat tradičním způsobem: sdružení s ručením omezeným (spółka partnerska - sp.p.), komanditní akciová společnost (spółka komandytowo-akcyjna – S.K.A.) a akciová společnost (spółka akcyjna – S.A.). Podstata online vzniku společnosti v Polsku spočívá v tom, že všechny nezbytné kroky se uskutečňují online pomocí předem stanovených formulací. IT systém, prostřednictvím něhož probíhá zápis společnosti, umožňuje výběr z různých standardizovaných kombinací a parametrů, ale neumožňuje individualizované vložení dat. Též většina změn ve struktuře společnosti a podílech společníků musí být provedena elektronicky. Společnost s ručením omezeným, která vznikla elektronickým způsobem, se liší od běžné společnosti s ručením omezeným – jedná se o zjednodušenou, ale téměř plně elektronickou a levnější verzi.

Online či tradiční zápis společnosti není zcela rozhodující pro určení, zda se provede ověření totožnosti společníků. V souladu s polským právem je ověření totožnosti provedeno i tím způsobem, že jsou dodrženy formální náležitosti společenské smlouvy. Obecně platí, že společenská smlouva všech typů kapitálových společností musí být vyhotovena formou úplného notářského zápisu, zatímco pro osobní společnosti zákon stanoví běžnou písemnou formu (s výjimkou komanditních společností).

Na Slovensku nemůže společnost vzniknout výhradně online. Slovenský obchodní zákoník vyžaduje notářské ověření podpisů společníků a v případě akciové společnosti (akciová spoločnosť - a. s. / akc. spol.) musí mít stanovy společnosti formu notářského zápisu. Společníci se proto musí osobně nebo v zastoupení dostavit před notáře. Kromě toho je vyžadováno, aby se jednatelé / členové představenstva společnosti osobně nebo v zastoupení dostavili na živnostenský úřad za účelem vydání živnostenského oprávnění k činnostem vykonávané společností. 

Ukrajina

Na Ukrajině nemůže společnost vzniknout výhradně online. Co se týče nejčastěji využívané formy společnosti  - společnosti s ručením omezeným (Товариство з обмеженою відповідальністю - TOB), je nezbytné podepsat zakladatelské dokumenty před notářem. Společnost může být poté zapsána do rejstříku buď prostřednictvím notáře (s příslušným elektronickým přístupem do obchodního rejstříku), registračního státního orgánu nebo soukromého poskytovatele.  Nejčastějším způsobem je zápis prostřednictvím notáře nebo příslušných úřadů. Jelikož na Ukrajině v současné době probíhá novelizace korporátního práva, probíhají od června 2018 v této oblasti určité změny.

Ve Velké Británii může celý proces vzniku společnosti proběhnout online prostřednictvím webové stránky vlády, a to během 24 hodin.