Jak nahradit úředně ověřený listinný podpis elektronicky podepsaným PDF

    Úvod – místo notáře USB token?

Advokát, popřípadě jeho klient sedí na letišti a zoufale hledí na dodatek ke smlouvě, která nesnese odkladu a vyžaduje úředně ověřený podpis. V hlavě mu proběhne otázka, kterou jsme si položili i my: Lze to podepsat elektronicky? A bude takto učiněné právní jednání platné? Může to jít na rejstříkový soud? Vezme to katastr?

Proč se tím vůbec zabýváme? Protože chceme zjednodušit právníkům i jejich klientům život. Typické jsou následující situace, u kterých je fyzická přítomnost klienta v podstatě zbytečná:

• podání návrhu k rejstříkovému soudu, které vyžaduje na listině úředně ověřený podpis,
• podpis smlouvy či dodatku, když je klient či advokát v zahraničí,
• umožnit klientovi podepsat dokument přes mobil, ne stát frontu na CzechPOINTu na opačném konci města.

A taky proto, že právo digitalizaci dlouho vzdorovalo, ale doba se změnila. Papír přestává být svatý – a elektronická podoba nabývá na síle. Jen to musíme umět správně uchopit.

Reklama

Gemini a NotebookLM od A do Z v právní praxi (online - živé vysílání) - 11.11.2025

11.11.2025 09:003 975 Kč s DPH
3 285 Kč bez DPH

Koupit

Co je vlastně podpis?

Slovo podpis se v občanském zákoníku[1] (dále jen „OZ“) vyskytuje přesně 30x, ale ani jednou nenajdeme jeho definici. V drtivé většině všech případů hovoříme o vlastnoručním podpisu podepisující osoby, který je reprezentován jednotlivými pohyby psacího nástroje (pera), tak, jak jsou vtlačeny nebo naneseny na určitý pevný substrát (papír). Kombinací faktorů různých jmen osob a individuálních vrozených motorických vlastností těchto osob je pak zpravidla zaručeno, že podpis každé osoby je dostatečně odlišitelný od jiné osoby stejného jména. (Jan Novák z Ostravy se zpravidla podepíše jinými pohyby ruky než Jan Novák z Prahy).

Z dlouhodobé tradice spojené s používáním podpisů se vyvinulo hned několik funkcí:

• funkce identifikační, tj. jednoznačně určit osobu jednající, vybrat tedy z množiny osob právě tu, která na listině stvrzuje právní jednání svým podpisem,
• funkce autentizační, v tomto případě hovoříme o pokusu zaručit pravost listiny opatřené podpisem, v tomto konkrétním případě je dokonce elektronické podepisování mnohem bezpečnější, jak bude patrno dále,
• významnou funkci hraje i role podpisu jakožto důkazního prostředku, podpis je v tomto případě potvrzením vážnosti projevu vůle.[2]

Druhy podpisů

§ 561 OZ vymezuje následující 3 druhy podpisů:

• Vlastnoruční podpis – viz vlastnoruční podpis výše, jedná se o základní předpoklad vytvoření písemného projevu vůle,
• Podpis nahraditelný mechanickými prostředky – jedná se o zbytkovou kategorii, kdy se nejedná o vlastnoruční podpis, ale ani o elektronický podpis, je použitelný pouze pokud je to obvyklé, tedy nejčastěji o mechanické reprodukci podpisu (aby se podepisující nemusel během dne podepsat na 100 faktur, nahradí svůj podpis razítkem).
• Elektronický podpis – zde OZ odkazuje na jiný právní předpis v tomto případě hned na několik různých, právní úprava je poměrně roztříštěná a český zákonodárce vytváří dokonce ještě subkategorie, které ani evropské právo nezná. Výchozí právní předpis je nařízení eIDAS[3], transponováno skrze zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce[4] (dále jen „ZoSVD“) a v neposlední řadě Zákon o právu na digitální služby a o změně některých zákonů[5] (dále jen „ZoPDS“).

Existuje ještě jeden zvláštní, zákonem v některých případech vyžadovaný druh podpisu, a to podpis úředně ověřený – v tomto případě klade zákonodárce důraz na právní jistotu účastníků právního jednání, ale i dobré víry třetích osob, jde o to, aby byla podepisující osoba odrazena od nepromyšlených rozhodnutí a náležitě identifikována, proto vymezuje okruh subjektů (legalizační autority), které jsou schopné s jistotou a důvěrou státu jednoznačně určit osobu, která podpis činí, v praxi takto činí nejčastěji Česká pošta, advokát nebo notář. Tato autorita podpis skutečně ověřuje a opatřuje doložkou o ověření, pečetí, časovým razítkem a identifikátorem pro pozdější případné potřeby srovnání, zdali je doložka pravdivá. Subjekt, který tento podpis přijímá, již podpis neověřuje, ale naopak věří, že byl podpis již ověřen a podepisující ztotožněn.

Elektronický podpis

V nejobecnější rovině je elektronický podpis definován takto:

„Data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání“[6]

Cílem elektronického podepisování je usnadnit, zefektivnit, a především zrychlit a zajistit bezpečnost podepisování listin v digitálním prostoru bez nutnosti fyzické přítomnosti subjektů. S tímto cílem v článku 25 odst. 1 nařízení eIDAS zavádí pro státy Evropské unie povinnost přijímat a akceptovat elektronické podpisy, resp. nestavět se k nim přehnaně zpátečnicky.

„Elektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické podpisy.“[7]

Jan Podaný poukazuje[8] na to, že tento článek nařízení cílí především na nižší úrovně ochrany, než má kvalifikovaný elektronický podpis, a přirovnává je právě k české vnitrostátní úpravě podpisů, že tedy tyto „prosté“ elektronické podpisy (ty, které nenaplňují podmínky pro status kvalifikovaného a zaručeného elektronického podpisu) mají stejné účinky jako právě podpis na úrovni podpisu nahraditelného mechanickým prostředkem.

„Prostý“ elektronický podpis

Tento druh podpisu není v žádném předpisu upravující podepisování výslovně zmíněn, jedná se tedy o zbytkovou kategorii podpisů. Je odbornou literaturou označován na základě znění čl. 3 odst. 10 nařízení eIDAS a českého § 7 ZoSVD přívlastkem „prostý“. Kvůli své nízké úrovni zabezpečení jsou prostému el. podpisu odepřeny účinky příslušející vyšším úrovním podpisu. Jedná se tedy o zbytkovou kategorii elektronických podpisů, kterou naplní podpisy nevyhovujícím standardům upravených dále, nicméně je stále třeba myslet na to, že čl. 25 odst. 1 eIDAS platí i pro tuto zbytkovou kategorii. Jeho praktické použití je tak ponecháno převážně soukromoprávním účelům (veřejnoprávní jsou výslovně vyloučeny), jako je např. podepisování emailů, dokumentů pomocí textového editoru (např. Jan Novák na konci mailu či dokumentu, ale i pokud je osoba rozpoznatelná z emailové adresy např. jannovak@seznam.cz, atd…), prostým el. podpisem rozumíme ale i vlastnoruční podpis, který by byl naskenován a vložen do dokumentu, či vlastnoručním podpisu na grafickém tabletu. Nevypovídá tedy sám o sobě nic o totožnosti osoby podepisující, projevu její vůle ani o zabezpečení dokumentu proti následným změnám, jinými slovy, nedokážeme určit osobu, jenž dokument podepsala a ani to, jak se dokument měnil v čase. O praktické použitelnosti prostých elektronických podpisů blíže srov. Jan Podaný a Jiří Peterka v článku Prosté elektronické podpisy a komerční služby pro on-line podepisování.[9]

Zaručený elektronický podpis

Vyšší jistotu osoby, jež podepsaný dokument přijímá, nabízí podpis, který označujeme jako „zaručený elektronický podpis“ tím je dle článku 26 eIDAS míněn ten podpis, který je jednoznačně spojen s podepisující osobou, jenž umožňuje její identifikaci, a navíc je vytvořen za pomocí dat, která má podepisující osoba s vysokou úrovní důvěry pod svou vlastní kontrolou a zároveň je k listině připojen takovým způsobem, že je zjistitelná jakákoliv následná změna dokumentu. Oproti prostému el. podpisu je tedy již zjistitelná osoba, která dokument podepisuje a je zajištěno sledování následné změny dokumentu.

Ono „ručení“ ve slově „zaručený“ není jen tak, podstata zaručeného el. podpisu spočívá v tom, že 3. osoba „certifikuje“ (prokazuje, „ručí“), že podpis byl opravdu vydán podepisujícím (na základě smluvního vztahu mezi certifikační autoritou a podepisujícím), tato osoba může být v nejhorším případě shodná s podepisujícím (pak má velmi slabou úroveň zabezpečení), v tom lepším pak komerčním subjektem (kterému však je třeba poskytnout dostatek citlivých údajů pro přesnou identifikaci) a v tom nejlepším případě kvalifikovaná certifikační autorita[10] (státem vybrané subjekty, které splňují nejpřísnější kritéria). V posledním, nejlepším možném případě lze hovořit o kvalifikovaném certifikátu, přívlastek „kvalifikovaný“ získá certifikát tak, že jej vydá jedna z kvalifikovaných certifikačních autorit, to však z el. podpisu samo o sobě ještě nečiní kvalifikovaný el. podpis.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Je pak nejsilnější a nejbezpečnější evropský elektronický podpis, poznáme jej tak, že je

1. vytvořen za pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických podpisů. Jedná se o fyzický nástroj, na kterém jsou uložená data a za pomocí kterého lze vytvořit samotný podpis dokumentu – nejčastěji se jedná o různé čipové karty a USB tokeny vydávané státem určenými společnostmi[11], kvalifikovaným prostředkem může být rovněž občanský průkaz,[12] a
2. který je zároveň založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy, kvalifikovaný certifikát je pak ono „ručení“ kvalifikované 3. osoby, certifikační autority, jde o elektronické potvrzení, které spojuje data ověření platnosti podpisu s konkrétní fyzickou osobou a potvrzuje jeho identitu.

Logika a smysl kvalifikovaného elektronického podpisu pak spočívá v tom, že prvotní ověření podepisující osoby nastává již při vydání kvalifikovaného certifikátu, zde autorita (např. Česká pošta při použití certifikační autority Post Signum) provádí přesnou identifikaci podepisující osoby pomocí kontroly dokladů a tuto osobu přiřadí k unikátnímu certifikátu a tím pádem se „zaručují“, že každý podpis tímto certifikátem je činěn touto osobou, navíc jsou povinni si toto párování archivovat a zveřejnit údaje o certifikátu tak, aby osoba, která později podpis ověřuje, byla schopna zjistit, zdali je certifikát platný, komu byl certifikát vydán, jaké je sériové číslo certifikátu, která certifikační autorita jej vydala a její kvalifikovaný podpis.

Takovémuto elektronickému podpisu přiznává eIDAS účinek vlastnoručního podpisu, a to v článku 25 odst. 2, kde vytváří právní fikci toho, že „Kvalifikovaný elektronický podpis má právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.“ To znamená, že dokumenty podepsané tímto druhem podpisu se považují ve všech členských státech EU za vlastnoručně podepsané.

Obrázek 2: Zde je rozdíl mezi zaručeným a kvalifikovaným elektronickým podpisem zachycen tak, že byť oba splňují podmínky nařízení eIDAS v příloze I, tedy jsou oba vytvořeny na základě kvalifikovaného certifikátu (certifikační autority PostSignum), tak kvalifikovaný el. podpis je navíc vytvořen pomocí zařízení QSCD, tedy kvalifikovaného prostředku, kterým je např. čipová karta, USB token apod… Nicméně je nutno zmínit, že oba tyto podpisy mohou být dle české legislativy nazvány souhrnně, a to „uznávaným“ elektronickým podpisem a být jim tak přiznán status úředně ověřeného podpisu viz dále.

Tabulka 1: Tabulka znázorňující rozdíly mezi jednotlivými druhy podpisu napříč nejdůležitějšími vlastnostmi. Tabulka pokračuje níže.

Česká podpisová specifika a úřední ověření elektronického podpisu

Český zákonodárce vytváří v § 6 odst. 2 ZoSVD legislativní zkratku tzv. uznávaného elektronického podpisu. Jedná se o množinu elektronických podpisů, kterou se rozumí zaručený el. podpis, který je ovšem ale založen na kvalifikovaném certifikátu (jedná se tedy o jakýsi český hybrid) a kvalifikovaný el. podpis (oproti zaručenému el. podpisu založenému na kvalifikovaném certifikátu je zde požadavek na hardware, tedy prostředek, pomocí kterého je podpis vytvořen). Tento český uznávaný el. podpis je pak možné použít vůči českým orgánům státní moci ve vrchnostenském postavení s účinky vlastnoručního podpisu, zákon pro tyto orgány stanoví vůči recipientům v podřadném postavení povinnost využít výlučně kvalifikovaný el. podpis.

Obrázek 3: Graficky znázorněné „pojmové vnoření“ jednotlivých druhů elektronických podpisů, vidíme, že uznávaný el podpis doopravdy není novým druhem podpisu, ale názvem pro již existující podpisy, které zná nařízení eIDAS. Byť tedy zaručený el. podpis na bázi kvalifikovaného certifikátu je „hybridním“ kvazipojmem. Statusu úředně ověřeného podpisu dosáhnou, pokud je nahrán jejich certifikát do Registru obyvatel, viz dále.

Úředně ověřený elektronický podpis

Nahrazení úředně ověřeného podpisu podpisem elektronickým pro případy vyžadované zákonem upravuje § 6 ZoPDS, úprava funguje obdobně jako u ověření běžného, fyzického podpisu osoby, tedy skrze tzv. legalizační autority s několika výjimkami.

Legalizace skrze orgán státní správy

Legalizaci (úřední ověření podpisu) může (byť v praxi asi nejméně běžné) na žádost provést dle zákona o ověřování[13] krajský úřad, obecní úřad s rozšířenou působností, obecní úřad (pouze ty, jenž jsou současně kontaktní místa veřejné správy), újezdní úřad, držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky. Legalizace pak probíhá tak, že podepisující před orgánem uzná elektronický podpis (jakýkoliv druh elektronického podpisu, tedy i „prostý“ el. podpis) za vlastní a ověřující orgán k dokumentu připojí svůj kvalifikovaný el. podpis, ověřovací doložku a kvalifikované elektronické časové razítko.

CzechPOINT také nabízí službu eLegalizace, která spočívá v tom, že podepsaný soubor se vloží do jím zřízené Úschovy, poté je vygenerována Průvodka, se kterou se podepisující dostaví na kontaktní místo a po ověření identity bude v Úschově zpřístupněna ověřená verze dokumentu po dobu 30 dní.[14]

Legalizace skrze notáře

Obdobně jako v předchozím případě funguje i ověření skrze notáře, notář k dokumentu podepsaného el. podpisem, který podepisující uzná před notářem za vlastní, připojí svůj notářský kvalifikovaný podpis, ověřovací doložku a kvalifikované elektronické časové razítko. Legalizace je možná pouze pokud je dokument zaslán skrze:

1. datové úložiště elektronické aplikace Centrálního informačního systému Notářské komory České republiky („CisN“),
2. elektronickou poštou,
3. datovou schránkou.

Možnost legalizovat dokument na přenosném datovém nosiči (flash disku) je vyloučena.[15] Praktická možnost legalizace na dálku je umožněna, na rozdíl od eLagalizace, skrze videokonferenční hovor s notářem a identifikací podepisujícího skrze kvalifikovaný prostředek pro elektronickou identifikaci (v praxi např. BankID). Velmi prakticky se pak jeví situace, ve které je notář povinnou osobou dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“) a má tak možnost na dálku úředně ověřit podpis a zároveň identifikovat podepisujícího dle § 8a AML zákona jako svého klienta bez nutnosti jeho fyzické přítomnosti.

Legalizace skrze advokáta

Teoretickou oporu ověřování elektronických podpisů na dálku najdeme i pro ověřování advokátem a to v § 25d zákona o advokacii, který obdobně jako u notáře teoreticky umožňuje identifikovat klienta pomocí videokonference a prostředku pro elektronickou identifikaci (opět ono BankID, eIdentita…). Nicméně na rozdíl od identifikace notářem nebyly přijaty žádné prováděcí právní předpisy a ani stavovské předpisy Advokátní komory s touto metodou legalizace podpisu nepočítají. Prakticky je tak tato metoda v reálném světě nepoužitelná, byť nabízí nemalé výhody.

„Legalizace“ skrze registr obyvatel

Legalizací sui generis je postup skrze § 6 odst. 2 ZoPDS, pro účinnost této metody zákonodárce předpokládá, že podepisující osoba vloží údaje o svém kvalifikovaném certifikátu do Registru obyvatel, toho lze jednoduše dosáhnout vložením informací skrze Portál občana, ve kterém je třeba vyplnit údaje a ověřit, že jde opravdu o kvalifikovaný certifikát.

Jedná se o jakousi právní fikci nahrazení, žádná legalizační autorita totiž tento el. podpis výslovně neprohlašuje za úředně ověřený, nicméně v momentě, kdy je státní orgán, který má přístup do Registru obyvatel, schopný ověřit, že údaje o elektronickém podpisu na listině jsou shodné s údaji v Registru obyvatel, hledí na tento podpis jako by byl úředně ověřen.

Tabulka 2: Pokračování předešlé tabulky, tato část tabulky znázorňuje rozdíly mezi úředním ověřováním jednotlivých druhů el. podpisů, včetně jejich účinků.

V praxi se tak jedná o nejjednodušší a nejpraktičtější variantu ověřování elektronického podpisu činěného vůči orgánům ve vrchnostenském postavení. V soukromoprávní rovině je použití tohoto způsobu prozatím sporné, neboť soukromoprávní subjekty neoplývají přístupem do Registru obyvatel a veřejná správa neumožňuje libovolné nahlédnutí, přikládat pak ke každému podpisu výpis z Registru obyvatel (ze kterého jsou údaje o certifikátu čitelné) je v praxi absurdní. Pokud se tak strany dohodnou na změně smlouvy pouze skrze úředně ověřený podpis, zmíněný postup se nejeví jako vhodné řešení.

Něco málo k pečetím a razítkům

Velmi obdobně jako podpisy, ve všech 3 úrovních zabezpečení, fungují elektronické pečeti, konkrétně tedy „prostá“ elektronická pečeť, zaručená elektronická pečeť a kvalifikovaná elektronická pečeť. Rozdíl spočívá v tom, jaké osobě je pečeť oproti podpisu vystavena, pečeť lze totiž vystavit pouze právnickým osobám, jak soukromého, tak veřejného práva, použití pečeti fyzickou osobou je vyloučeno. Použití pečeti pak slouží, podobně jako u zaručeného a kvalifikovaného podpisu k „zapečetění“ dokumentu proti jeho změnám, zároveň tak právnická osoba projevuje záruku původu dokumentu. V soukromoprávní rovině ovšem nastává problém, a to kdo za právnickou osobu v tomto případě jedná, nedoporučuje se pak používat pečeť namísto podpisu jednatele společnosti.

Časová razítka ať už zaručená či kvalifikovaná slouží k prokázání toho, že dokument existoval ve stanovený čas v určité podobě, použitím elektronického podpisu (i) na základě kvalifikovaného certifikátu totiž dochází k vytvoření časového údaje, ten je však ale převzat ze zařízení, na kterém je podpis vytvářen, nelze pak tedy s jistotou určit přesný okamžik podpisu, kvalifikované razítko je pak v této situaci nápomocné, neboť je čas určen a garantován kvalifikovanou certifikační autoritou, která razítko vydává.

Navíc ve výchozím nastavení má dokument, podepsaný kvalifikovaným elektronickým podpisem platnost 1 rok, použitím kvalifikovaného časového razítka je možnost platnost prodloužit až o 5 let a lze je na dokument použít opakovaně, je tak velmi vhodné pro archivaci elektronických dokumentů.

Časové razítko je použitelné i za hranicemi ČR, na Slovensku například je poměrně jednoduše uchopená úprava úředně ověřeného podpisu a pro vytvoření úředně ověřeného podpisu postačí podepsání platným kvalifikovaným el. podpisem, a právě přidání platného časového razítka. Tato kombinace pak zajistí v očích slovenské legislativy úředně ověřený elektronický podpis.[16]

Praktické příklady

Změna sídla společnosti

V potaz přicházejí 2 varianty, první z nich je poměrně složitější, změna sídla společnosti totiž bude potřebovat rovněž změnu společenské smlouvy (přemisťuji sídlo do jiné obce, než je zapsána ve společenské smlouvě), v tomto případě je možné, byť ne zcela časté a spousta notářů takový postup odmítne, použít postup popsaný výše, tedy videokonferenci s notářem.

V případě druhém, kdy se sídlo společnosti přemisťuje v rámci obce postačí všechny potřebné dokumenty podepsat uznávaným elektronickým podpisem a podat návrh změny k příslušnému rejstříkovému soudu. Například tak pronajímatel budovy, ve kterém se bude nacházet nové sídlo, podepíše dokument zákonem předepsaným úředně ověřeným podpisem,[17] a to elektronicky za pomocí uznávaného elektronického podpisu a údajů v Registru obyvatel.[18] Takto lze vše provést od stolu, z letiště, odkudkoliv na světě bez nutné fyzické přítomnosti jedné ze stran u notáře, advokáta či Czech POINTu.

Prodej a převod nemovitosti

Pro platnost samotné kupní smlouvy o prodeji nemovitosti zákon stanovuje písemnou formu v § 560 OZ. Pro dodržení písemné formy smlouvy by postačil i elektronický podpis prostý, nicméně pro řádné převedení práva k nemovité věci je třeba konstitutivní zápis do Katastru nemovitostí jakožto veřejného seznamu dle § 1105 OZ a ten vyžaduje určité náležitosti vkladové listiny[19], ty jsou následující:

1. listina byla vytvořena ve formátu PDF,
2. je podepsána všemi smluvními stranami, a to uznávaným elektronickým podpisem,
3. k listině je po posledním umístění podpisu připojeno kvalifikované časové razítko.

S takto definovaným elektronickým dokumentem, jakožto vkladovou listinou lze podat návrh na vklad do Katastru nemovitostí elektronickou formou, a to opět odkudkoliv.

Pár slov závěrem

Elektronické podepisování není budoucnost – je to přítomnost. Pokud to zákon umožňuje, využijme všech nástrojů, které právo i technologie nabízejí. Úředně ověřený podpis už nemusí znamenat frontu na poště, ale jen pár kliknutí v online světě, a to odkudkoliv.

Shrnutí a doporučení

• Získejte kvalifikovaný elektronický podpis (např. přes PostSignum nebo První certifikační autoritu),
• nahrajte údaje o certifikátu do Registru obyvatel, je to nejjednodušší cesta k ekvivalentu úředně ověřeného podpisu,
• používejte kvalifikované časové razítko – zejména u dokumentů s delší dobou archivace, klidně i opakovaně,
• podepisujte pouze dokumenty ve formátu PDF, nikoli např. skeny, a vždy ověřujte platnost podpisu (např. v Adobe Acrobat).

Mgr. Marcel Zachveja, Ph.D., LL.M
Partner

Mgr. Tomáš Petřkevič
Advokátní koncipient

Zachveja & partneři, advokátní kancelář, s. r. o.

28. října 108
702 00 Ostrava

Tel.:     +420 596 618 918
E-mail: info@ak-zachveja.cz