Ověřování dokumentů - legalizace Informace konzulárního odboru MZV ČR k postupu při vyřizování žádostí o ověření listin vydaných nebo ověřených orgánem ČR

Na žádost občana připojí k listině své vyšší ověření  ministerstvo nadřízené orgánu, který listinu vydal (např. ministerstvo spravedlnosti, ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, ministerstvo zdravotnictví či ministerstvo obrany), popř. jiný instančně nadřízený orgán (např. okresní úřad). Následně připojí své vyšší ověření na listinu oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV a poté zpravidla také zastupitelský úřad státu, ve kterém bude listina použita.

Je-li stát, kde bude listina použita, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin  ze dne 5. října 1961 (viz vyhl. MZV 45/1999 Sb.), provádí MZV konečné ověření listiny tzv. apostilou, pokud je tato listina vydaná orgány státní správy nebo jinými orgány  (u listin vydaných justičními orgány a listin vydaných nebo ověřených notáři provádí konečné ověření Ministerstvo spravedlnosti). V takovém případě se listina již nepředkládá k superlegalizaci zastupitelským úřadem státu, kde má být listina použita.

Opatřit vyšším ověřením lze i notářsky ověřené kopie a opisy listin. Na notářsky ověřenou kopii či opis listiny, jejíž originál byl již příslušným vyšším ověřením opatřen, připojí své vyšší ověření Ministerstvo spravedlnosti, Vyšehradská 16, 128 10 Praha 2 (tel.: +420 2 21997111), a následně oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV.

Jedná-li se o ověření úředního překladu, ověřuje se registrace překladatele působícího v Praze u Městského soudu, Spálená 2, 112 16 Praha 2 (tel.: +420 2 21931111). Ověření registrace mimopražského soudního překladatele provádí příslušný krajský soud, popřípadě centrálně Krajský soud v Praze, nám. Kinských 5, 157 75 Praha 5 (+420 0 57005111). Následuje vyšší ověření Ministerstvem spravedlnosti a ověření oddělením legalizace dokladů konzulárního odboru MZV.

Oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV vyměřuje v souladu se zákonem 368/1992 Sb., o správních poplatcích, v platném znění, poplatek za vyšší ověření listiny (tzn. za ověření otisků úředních razítek a úředních podpisů) vydané příslušným orgánem ČR ve výši 100,- Kč . Tento poplatek se platí i v případě konečného ověření listiny (tzv. apostila) za účelem jejího použití v cizině. Podává-li žadatel žádost o vyšší ověření listiny osobně, uhradí správní poplatek v hotovosti. Pokud je žádost o vyšší ověření listiny podávána v poštovním styku, je nutné  přiložit kolkovou známku v hodnotě 100,-Kč.

Postup při opatření vyššího ověření listiny sdělí na žádost obvykle orgán, který listinu vydal nebo ověřil, nebo před nímž byla listina podepsána, popřípadě jej lze konzultovat s pracovníky oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV (tel.: +420 2 2418 2188 a +420 2 2418 2153).

Pracoviště oddělení legalizace konzulárního odboru MZV se nachází v přízemí Toskánského paláce, Hradčanské náměstí č. 5, Praha 1.

Informace konzulárního odboru Ministerstva zahraničních věcí ČR o použití cizozemských listin na území České republiky

Listiny vydané soudy a úřady v cizině, které platí v místě, kde byly vydány, za listiny veřejné, se považují za veřejné listiny i na území České republiky, jestliže jsou opatřeny předepsanými ověřeními.

Pro použití v České republice musí být taková listina opatřena vyšším ověřením (superlegalizací) zastupitelského úřadu ČR, který je akreditován pro stát, jehož orgán doklad vystavil. Tato povinnost vyplývá z § 52 zákona 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním, v platném znění.

Výjimka platí pro listiny vystavené orgány státu, se kterým má Česká republika uzavřenu příslušnou bilaterální smlouvu, nebo který je smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin  ze dne 5. října 1961. Pro Českou republiku vstoupila tato úmluva v platnost dnem 16. 3. 1999.

Superlegalizace zastupitelským úřadem ČR následuje po vyšším ověření listiny příslušnými orgány a ministerstvem zahraničních věcí daného státu. Pokud žadatel (občan ČR) nemá možnost požádat o tato předchozí ověření přímo cizí úřady, může se obrátit na příslušný zastupitelský úřad ČR, který ověření zajistí. Zastupitelský úřad ČR zašle po superlegalizaci listinu žadateli prostřednictvím oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV. Poplatky za vyšší ověření úřady daného státu, superlegalizaci zastupitelským úřadem ČR a hotové výlohy, které zastupitelskému úřadu ČR vznikly, zaplatí žadatel po obdržení výzvy oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV poštovní poukázkou na příjmový účet MZV ČR v Kč. Po zaplacení poplatku zašle žadatel doporučeně poštou potvrzený ústřižek poštovní poukázky na adresu:

Ministerstvo zahraničních věcí
oddělení legalizace dokladů - KO/6
konzulární odbor
Hradčanské nám. 5
125 10  P r a h a  1

Na téže adrese je možné po předložení poštou potvrzeného ústřižku poštovní poukázky, dokladu totožnosti a případně plné moci vyzvednout doklad osobně nebo v zastoupení.

Celková částka vyměřená oddělením legalizace dokladů MZV se skládá z poplatku za superlegalizaci zastupitelským úřadem ČR a z hotových výloh, které vznikly zastupitelskému úřadu v souvislosti s obstaráním vyšších ověření (správní poplatky vyměřené cizími orgány, poštovné apod.). Přepočet na Kč se provádí podle platných kurzů devizového trhu vyhlašovaných ČNB k 1. dni měsíce. Poplatek za superlegalizaci zastupitelským úřadem ČR v zahraničí činí dle sazebníku správních poplatků, který tvoří přílohu zákona 368/1992 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, 600,- Kč. V případě dokladů potřebných pro zápis do Zvláštní matriky Úřadu městské části Brno-střed činí tento poplatek 300,- Kč.

Opatřit vyšším ověřením lze i potvrzení cizích zastupitelských úřadů akreditovaných pro ČR, která jsou vydávaná např. v souvislosti s uzavřením manželství jejich státních příslušníků v ČR (potvrzení o stavu, bydlišti a právní způsobilosti k uzavření sňatku). Tato potvrzení podepisuje pracovník cizího zastupitelského úřadu oprávněný k legalizaci dokladů. Poté je opatří vyšším ověřením oddělení legalizace dokladů MZV. Za tento úkon se vyměřuje správní poplatek ve výši 600,- Kč. Výjimku z povinnosti vyššího ověřování listin vydávaných diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky stanoví Evropská úmluva o zrušení ověřování listin vyhotovených diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky přijatá Radou Evropy dne 7. 6. 1968 v Londýně, zveřejněná ve Sbírce zákonů sdělením MZV 287/1998 Sb.

Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit počet a druh dokladů vyžadovaných cizozemskými nebo českými úřady, aby tak zamezili finančním nákladům za ověření nadbytečných dokladů. Oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV se při ověřování řídí požadavkem žadatele, jenž si sám určuje počet a druh dokladů, u kterých ověření žádá.

Dotazy týkající se ověřování dokladů lze konzultovat rovněž telefonicky na telefonních číslech +420 2 2418 2188 a +420 2 2418 2153.

Pracoviště oddělení legalizace konzulárního odboru MZV se nachází v přízemí Toskánského paláce, Hradčanské náměstí č. 5, Praha 1.

Zdroj: MZV ČR