Kopírovat či nekopírovat?

Čas od času se dozajista každému z nás stalo, že byl při vyřizování svých osobních či úředních záležitostí požádán úředníkem nebo jinou osobou o předložení občanského průkazu ke kontrole totožnosti. Toto je ve většině případů naprosto legitimní postup, nicméně nezřídka se stává, že si tento úředník zároveň pořídí kopii daného dokladu. Jako zdůvodnění pořízení kopie osobního dokladu bývá často argumentováno, pokud je vůbec nějaké vysvětlení poskytnuto, že se tak děje např. pro eventuální ověření údajů a skutečností kontrolními orgány, tj. že je to v podstatě pro dobro každého z nás.

Ve skutečnosti se ale osoby, které pořizují kopie osobních dokladů z „úředních důvodů“ mohou dopustit porušení zákona, neboť pořizování kopií osobních dokladů není dovoleno, kromě zákonem povolených výjimek. V této souvislosti je nutné si také uvědomit, že pořizování kopií osobních dokladů a jejich uchovávání je považováno za zpracování osobních údajů dle zákona o ochraně osobních údajů, a každá osoba, která tak činí, je považována za správce podle tohoto zákona.

Na tuto skutečnost reagoval i Úřad pro ochranu osobních údajů („Úřad“), který ve svém stanovisku č. 6/2004 z listopadu roku 2004, shrnul danou problematiku a jasně se vyjádřil k možnosti pořizování kopií osobních dokladů.

Výše uvedené stanovisko Úřadu navazuje i na novelizované znění relevantní právní úpravy, zejména pak zákona o občanských průkazech a zákona o cestovních dokladech. Od 1. ledna 2005 tedy obecně platí, že pořizování kopie občanského průkazu nebo cestovního dokladu je zakázáno. Tento zákaz je pak prolomen ve dvou případech.

Jednak v případě, že občan (držitel osobního dokladu) dá k pořízení kopie osobního dokladu výslovný souhlas, přičemž tento souhlas musí být dán na základě principu svobodného, vědomého a informovaného projevu vůle. Získání tohoto souhlasu však není pouhou formalitou. Občan musí být v této souvislosti informován o tom za jakým účelem jsou kopie jeho osobního dokladu pořizovány, ohledně jakých osobních údajů je souhlas dáván, jakému správci a na jaké období, přičemž tento souhlas musí správce mít po celou dobu zpracování těchto dokumentů.

Dále je nutné mít na paměti i fakt, že osoba, která uchovává kopie osobních dokladů je správcem dle zákona o ochraně osobních údajů, a musí tedy dodržovat veškeré povinnosti stanovené tímto zákonem. Mezi tyto povinnosti patří mimo jiné také (i) splnění oznamovací povinnosti správcem vůči Úřadu a (ii) prokázání existence souhlasu dotčeného subjektu.

V druhém případě, kdy je možné pořizovat kopie osobních dokladů se jedná jednak o situace, kdy je to stanoveno zvláštním právním předpisem (např. zákon č. 61/1996 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti) nebo pokud tak stanoví mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána.

Jako obecný princip ochrany osobních údajů je taktéž nutné brát v úvahu v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů vždy legitimitu, přiměřenost a účelovost zpracovávaných osobních údajů. Správce je pak vždy povinen zabezpečit technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.

Z uvedeného plyne, že před předáním osobních údajů k jejich okopírování, byste měli vždy být řádně poučeni a informováni o výše uvedených skutečnostech, jinak by bylo možno poskytnutí dokladů k okopírování odmítnout jako nezákonné.