Nestačí „mít systém“ aneb povinnosti veřejnoprávních původců při přechodu na atestovaný eSSL
Blížící se 1. leden 2027 přináší pro řadu veřejnoprávních původců zásadní změnu ve správě dokumentů. Od tohoto data budou muset vykonávat spisovou službu elektronicky prostřednictvím atestovaného eSSL. Splnění povinnosti však neznamená jen pořízení softwaru nebo aktivaci administrativního modulu. Vyžaduje také posouzení postavení organizace, funkčních parametrů systému, smluvních vztahů s dodavateli, problematiky zadávání veřejných zakázek i rozsahu migrace dat a navazujících interních procesů.
Od 1. ledna 2027 skončí přechodné období a veřejnoprávní původci budou povinni vykonávat spisovou službu výhradně prostřednictvím atestovaného elektronického systému spisové služby splňujícího požadavky zákona č. 499/2004 Sb., prováděcí vyhlášky a Národního standardu, přičemž nedodržení této povinnosti může být sankcionováno pokutou až do výše 200 000 Kč. Okruh povinných subjektů je širší, než se běžně předpokládá, a může zahrnovat také přís... více
Konec přechodného období se blíží
Elektronizace veřejné správy v České republice se blíží k jednomu ze svých významných milníků. Dnem 1. ledna 2027 skončí přechodné období pro zavedení atestovaných elektronických systémů spisové služby a dotčení veřejnoprávní původci budou povinni vykonávat spisovou službu výhradně elektronicky prostřednictvím systému splňujícího požadavky zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, prováděcí vyhlášky a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. [1]
V praxi se však stále objevuje zjednodušená představa, že splnění této povinnosti spočívá v prostém pořízení nového softwaru nebo aktivaci administrativního modulu ve stávajícím informačním systému. Takový přístup neodpovídá právní úpravě. Zákon neukládá pouze povinnost „mít systém“, ale požaduje, aby veřejnoprávní původce zajistil výkon spisové služby v rozsahu stanoveném právními předpisy prostřednictvím atestovaného eSSL.
Z pohledu vedení dotčených organizací proto nelze problematiku vnímat jako čistě technický projekt svěřený IT oddělení. Přechod na atestovaný eSSL zasahuje do vnitřních procesů organizace, její dokumentační praxe, smluvních vztahů s dodavateli i do oblasti zadávání veřejných zakázek. Podcenění přípravy může vést nejen k časové tísni a komplikacím při zajištění souladu s právní úpravou, ale i k sankčním rizikům. Pokud veřejnoprávní původce podléhající atestaci nebude od 1. 1. 2027 vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v atestovaném eSSL, může se dopustit přestupku, za který lze uložit pokutu až do výše 200 000 Kč.
Koho se nová povinnost týká?
Jednou z prvních otázek je vymezení okruhu subjektů, na které povinnost dopadá. V praxi bývá někdy nesprávně dovozováno, že se jedná pouze o ministerstva, krajské úřady nebo obce. Podle § 3 odst. 1 písm. h) zákona o archivnictví však do okruhu veřejnoprávních původců mohou spadat také právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, pokud vytvářejí dokumenty uvedené v příloze č. 1 nebo příloze č. 2 tohoto zákona. [2] Materiální podmínka spočívající ve vytváření dokumentů uvedených v přílohách zákona bývá přitom v praxi naplněna poměrně často.
Příloha č. 2 zákona zahrnuje mimo jiné některé dokumenty organizační, rozpočtové, účetní, majetkoprávní, stavební či územně plánovací povahy. V řadě případů tak mohou být veřejnoprávními původci i subjekty, které se za adresáty této právní úpravy dosud nepovažovaly. Právě správné posouzení postavení konkrétní organizace by proto mělo představovat první krok přípravy. Teprve po jeho provedení lze odpovědně řešit otázku výběru technického řešení a nastavení dalšího postupu.
Nestačí evidence dokumentů
Dalším rozšířeným omylem je představa, že elektronická spisová služba představuje pouze evidenci příchozí a odchozí pošty.
Zákon o archivnictví a Národní standard však vycházejí z toho, že eSSL představuje jeden funkční celek zajišťující celý životní cyklus dokumentu. Nejde tedy pouze o evidenci dokumentů, ale také o jejich příjem, označování jednoznačnými identifikátory, spojování do spisů, vedení jmenného rejstříku, ukládání dokumentů ve spisovně a navazující skartační procesy.
Z praktického hlediska musí být organizace schopna doložit, jakým způsobem jsou dokumenty přijímány, jak jsou evidovány, kdo s nimi nakládal, jak byly vyřizovány a kdy byly uzavřeny. Stejně důležitá je schopnost systému zajistit dohledatelnost jednotlivých kroků a zachování integrity dat.
Národní standard současně technicky konkretizuje požadavky kladené na eSSL. [3] Rozhodující proto není obecné tvrzení dodavatele, že nabízí „systém pro spisovou službu“, ale skutečnost, zda konkrétní řešení umožňuje výkon spisové služby v rozsahu předpokládaném právní úpravou.
Z pohledu veřejnoprávního původce tak nestačí požadovat po dodavateli obecné ujištění o souladu s legislativou. Je třeba ověřit, zda systém umožňuje standardizovanou výměnu dokumentů a metadat, vytváření SIP balíčků, vedení a export transakčního protokolu, podporu skartačního řízení, migraci dat mezi eSSL či práci s metadaty v rozsahu předpokládaném Národním standardem.
Současně je třeba odlišovat eSSL od ostatních informačních systémů veřejnoprávního původce. Metodické materiály Ministerstva vnitra upozorňují, že ne každý informační systém používaný organizací podléhá atestačnímu režimu. Rozhodující je, zda konkrétní systém plní funkci elektronického systému spisové služby.
Atestace není jednorázová záležitost
Podle § 63 odst. 3 zákona o archivnictví mohou veřejnoprávní původci využívat pouze elektronické systémy spisové služby, které splňují požadavky zákona, prováděcí vyhlášky a Národního standardu a u nichž je splnění těchto požadavků potvrzeno atestem. Současně platí, že atest je časově omezen. Podle § 69d odst. 1 zákona o archivnictví činí jeho platnost dva roky ode dne vydání. [4]
Veřejnoprávní původce proto nemůže vycházet pouze z toho, že určitý dodavatel někdy atest získal. Je nezbytné ověřovat, zda platný atest pokrývá konkrétní verzi systému, která je skutečně provozována. Tato skutečnost má významné praktické dopady. Organizace by měla již při pořizování řešení zohlednit, jakým způsobem bude dodavatel zajišťovat legislativní podporu, aktualizace systému a součinnost při obnově atestace. Přechod na atestovaný eSSL totiž nekončí okamžikem spuštění ostrého provozu.
Metodické materiály Ministerstva vnitra v této souvislosti výslovně uvádějí, že veřejnoprávní původce by měl průběžně kontrolovat, zda jím používaná verze eSSL disponuje platným atestem. Přechod na atestovaný eSSL tak nepředstavuje jednorázové pořízení systému, ale průběžnou povinnost sledovat zachování souladu používaného řešení s právními požadavky.
Výběr dodavatele a režim veřejných zakázek
Samotná skutečnost, že veřejnoprávní původce pořizuje nebo upravuje eSSL za účelem splnění zákonné povinnosti, nezakládá výjimku z působnosti zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. Příspěvkové organizace územních samosprávných celků a další subjekty, které jsou veřejnými zadavateli podle ZZVZ, proto musí i při pořizování eSSL postupovat v režimu tohoto zákona. [5]
Současně však nelze automaticky předpokládat, že bude vždy nezbytné zadávat novou veřejnou zakázku. V konkrétním případě může být namístě posoudit, zda požadované plnění již není kryto stávající smlouvou nebo zda jej nelze realizovat jako přípustnou změnu závazku podle § 222 ZZVZ.
Před přijetím rozhodnutí o pořízení nového řešení je proto vhodné prověřit možnosti stávajícího dodavatele. Může se ukázat, že současný systém lze do atestované podoby dovést prostřednictvím rozvoje či úpravy podpory, aniž by bylo nutné přistupovat k úplné změně řešení. Při nastavení zadávacích podmínek je vhodné zohlednit také stav trhu. Požadavek, aby systém disponoval atestem již v okamžiku podání nabídky, může v určitých situacích vést k nepřiměřenému omezení hospodářské soutěže. [6] Za vhodnější může být považováno stanovení atestu jako podmínky pro uzavření smlouvy nebo smluvní zajištění dosažení atestace nejpozději před zahájením ostrého provozu. Konkrétní řešení by však mělo vždy odpovídat situaci na trhu a potřebám zadavatele.
Jaký rozsah migrace lze očekávat?
Praktické otázky vyvolává také rozsah migrace dat do nového systému. Organizace se často obávají, že budou nuceny převést veškerou historickou dokumentaci bez ohledu na její stáří či procesní stav.
Právní úprava však nestanoví obecnou povinnost plošně převést do nového eSSL veškerou historickou dokumentaci vzniklou před 1. lednem 2027. Rozhodující bude zejména evidenční a procesní stav dokumentů k tomuto datu. U neuzavřených spisů a probíhajících agend bude nutné zajistit kontinuitu výkonu spisové služby v prostředí atestovaného eSSL. Naproti tomu u dokumentů již vyřízených a uložených bude třeba zajistit jejich řádné uchování a možnost navazujícího dokončení skartačního procesu v souladu s právní úpravou. [7]
Rozsah migrace by proto měl být předmětem důkladné analýzy již ve fázi přípravy projektu. Vedle právních požadavků je vhodné zohlednit také technické možnosti stávajícího systému a smluvní součinnost dodavatelů při předávání dat.
Závěr
Přechod na atestovaný elektronický systém spisové služby nepředstavuje pouhou technickou změnu informačního systému. Jde o proces zasahující do fungování organizace, který vyžaduje součinnost právníků, odborníků na spisovou službu a IT specialistů.
Veřejnoprávní původci by proto neměli řešit pouze otázku, zda disponují určitým informačním systémem. Podstatné je, zda prostřednictvím konkrétního řešení skutečně plní všechny povinnosti vyplývající ze zákona o archivnictví, prováděcích předpisů a Národního standardu.
Právě v tom spočívá rozdíl mezi pouhou existencí systému a řádným výkonem spisové služby v souladu s požadavky právní úpravy. S ohledem na blížící se konec přechodného období přitom nelze doporučit pouhý pasivní přístup. Včasné posouzení postavení organizace, prověření stávajících smluvních vztahů a nastavení odpovídajícího postupu mohou významně přispět k tomu, aby přechod na atestovaný eSSL proběhl předvídatelně a v souladu s požadavky právních předpisů.
JUDr. Štěpán Vencl, Ph.D.
advokát
[1] Srov. § 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, přechodná ustanovení vyhlášky č. 259/2012 Sb. a metodický materiál Ministerstva vnitra k atestacím eSSL a změnám legislativy – FAQ, č. j. MV-159767-38/AS-2023, verze ze dne 23. 5. 2025.
[2] Viz § 3 odst. 1 písm. h) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a příloha č. 1 a příloha č. 2 tohoto zákona.
[3] Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) vydávaný Ministerstvem vnitra ČR a jeho přílohy.
[6] Viz metodické doporučení Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže k pořizování elektronických systémů spisové služby v návaznosti na novelizaci zákona o archivnictví, ze dne 31. 1. 2022.
[7] Srov. metodický materiál Ministerstva vnitra k atestacím eSSL a změnám legislativy – FAQ, č. j. MV-159767-38/AS-2023, verze ze dne 23. 5. 2025.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
