Otazníky kolem vedení osobního spisu zaměstnance
Významnou součástí personální činnosti zaměstnavatelů je vedení osobních spisů zaměstnanců. Zejména v poslední době, kdy nabyla účinnosti řada nových nebo novelizujících předpisů v oblasti pracovněprávních vztahů a zaměstnanosti, je zdůrazněn význam personální agendy na tomto úseku.
Nezbytné písemnosti
Zákoník práce (dále ZP) poskytuje oprávnění zaměstnavateli, aby vedl osobní spis zaměstnance, nestanoví však obsah písemností (§ 312 odstavec 1 ZP). Smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. Zahrnujeme do něj pracovní poměr a dohody konané mimo pracovní poměr.
ZP povahu a druh jednotlivých písemností nekonkretizuje, uvádí je obecně jako nezbytné pro výkon práce. Jsou to především písemnosti, které potvrzují kvalifikaci a obecnou způsobilost zaměstnance k výkonu práce.
Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání. Jedná se např. o osobní údaje (jméno, rodné číslo, profesní životopis apod.), potvrzení o získané kvalifikaci, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list- § 313 ZP), posudek o pracovní činnosti (předchozí zaměstnavatel ho vydává jen na žádost zaměstnance- § 314 ZP), doklady týkající se uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce, platový, případně mzdový výměr) apod.
Mezi nezbytné písemnosti nemůžeme zařadit různá písemná podání a stížnosti, kterými se různé osoby obracejí na zaměstnavatele apod.
Zakázané údaje
ZP vymezuje základní pravidla pro výběr fyzických osob (zaměstnanců) ucházejících se o konkrétní zaměstnání. Zaměstnavatel smí v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru nebo před uzavřením dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti vyžadovat od fyzické osoby, která se u něho uchází o zaměstnání nebo od jiných osob jen ty údaje, které bezprostředně souvisejí s přijetím do zaměstnání. V souladu s nařízením EU o ochraně osobních údajů (nařízení GDPR), se tak ještě před vznikem pracovněprávního vztahu u zaměstnavatele zamezuje nadbytečnému shromažďování údajů o budoucím zaměstnanci a tím i jejich možnému zneužití.
Výběrové řízení, v němž se „hledá“ vhodný zaměstnanec, musí zaměstnavatel vést neutrálně a nesmí odrazovat fyzické osoby z hlediska pohlaví, rasy, víry, věku apod. a rovněž výběr zaměstnanců musí provádět tak, aby nedocházelo k diskriminaci zaměstnanců. Je proto zakázán takový postup zaměstnavatelů při výběru zaměstnanců, podle něhož by zjišťovali i další a jiné údaje, které nesouvisejí s pracovním uplatněním (např. informace o příbuzných, vyznamenáních, rodinný stav apod.). Výjimka platí pouze pro případy, kdy vyžadování těchto údajů je odůvodněno podstatným a rozhodujícím požadavkem pro výkon zaměstnání, které má občan vykonávat a který je pro výkon tohoto zaměstnání nezbytný. Jestliže např. pro výkon zaměstnání, který je spojen s hmotnou zainteresovaností a vyžadují se k němu určité bezúhonnostní předpoklady, je zřejmě správným požadavkem zaměstnavatele na výpis z rejstříku trestů zaměstnance.
Nesmí – li zaměstnavatel tyto údaje vyžadovat, nesmí být ani obsahem osobního spisu. To platí, i pro případy, kdy tyto údaje získal jinak.
Když vznikne pracovní poměr
Po vzniku pracovního poměru má zaměstnavatel při získávání informací od zaměstnance jiné postavení. Jeho působnost upravuje ustanovení § 316 odstavec 4 ZP.
Protože pracovní poměr vzniká tím dnem, který je uveden v pracovní smlouvě, může zaměstnavatel po tomto datu vyžadovat od zaměstnance informace např. o dětech, zdravotním stavu apod. Zaměstnavatel nesmí však ani po vzniku pracovního poměru vyžadovat např. údaje o rodinných poměrech, původu, sexuální orientaci, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti, o členství v odborové organizaci nebo v politických stranách nebo hnutích apod. Ani tyto údaje nemohou být součástí osobního spisu.
Některé údaje musí však zaměstnavatel znát. Může získávat např. údaje o těhotenství ženy, protože ZP stanoví povinnost zaměstnavatelům nepřidělovat některé druhy (zakázané) prací těhotným ženám. Bez znalosti těchto údajů by zaměstnavatel uvedenou povinnost nemohl splnit. Musí rovněž znát např. údaje o zdravotním stavu zaměstnance, neboť zákon o zaměstnanosti ukládá zaměstnavatelům povinnosti při zaměstnávání zdravotně postižených osob. Firmám je dále např. uloženo podávat hlášení pro účely statistické, daňové, ochrany životního prostředí apod. Tato oprávnění pro získávání osobních údajů zaměstnance, dává zaměstnavateli zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Rovněž zjišťování údajů o dětech je důležité např. z pohledu zákona o dani z příjmů, aby zaměstnavatel mohl posoudit počet vyživovaných osob.
Obsah osobního spisu
Důležitou součástí osobního spisu jsou dohody o zvýšení nebo prohloubení kvalifikace (§ 234 ZP), o hmotné odpovědnosti (§ 252 ZP), o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů (§ 235 ZP), o srážkách ze mzdy nebo platu ( § 147 odstavec 2 ZP),o zákazu konkurenčního jednání zaměstnance (§ 310 ZP), souhlas zaměstnavatele s výdělečnou činností zaměstnance u jiného zaměstnavatele (§ 303 odstavec 4 a § 304 odstavec 1 ZP).
Dále jsou to potvrzení zaměstnance, že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, pracovním řádem, vnitřním předpisem, kolektivní smlouvou apod. (§ 31 ZP). Nestačí však, aby zaměstnanec při nástupu do zaměstnání „podepsal“ prohlášení, že byl seznámen s bezpečnostmi předpisy, které musí při práci dodržovat. Zaměstnavatel má povinnost seznamovat zaměstnance s těmito předpisy v průběhu celého pracovního poměru, proškolovat je a jejich znalost vyžadovat (§ 103 odstavec 2 ZP).
Podle zákona o specifických zdravotních službách (zákon č. 373/2011 Sb.) a podle prováděcí vyhlášky č. 79/2013 Sb., která zákon provádí, je zaměstnavatel povinen před nástupem do pracovního poměru vyslat budoucího zaměstnance na vstupní lékařskou prohlídku. je nutné, aby osobní spis obsahoval i údaj o jejím absolvování (§ 32 ZP). Zaměstnavatel je povinen zajistit vstupní lékařskou prohlídku i před zahájením prací podle dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Je to v případech kdy zaměstnanec podle některé z těchto dohod bude vykonávat práci rizikovou (viz zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví) nebo jestliže zaměstnavatel má pochybnosti o zdravotní způsobilosti osoby ucházející se o práci podle dohody (např. práce v noci).
Zaměstnavatel uskutečněním vstupní prohlídky reaguje na povinnost, kterou mu stanoví § 103 odstavec 1 písm. a) ZP. Podle tohoto ustanovení nesmí připustit k výkonu práce zaměstnance, jestliže by náročnost pracovní činnosti neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti. Schopnost zaměstnance si může ověřit jen vstupní lékařskou prohlídkou. S některými vedoucími zaměstnanci může být sjednána odvolatelnost (§ 73 odstavec 2 ZP). Sjednaná dohoda o této možnosti by měla být rovněž součástí osobního spisu.
Vnitřní předpis a osobní spis
Zaměstnavatel může podle § 305 ZP vydávat vnitřní předpis. Jeho základním znakem je, že zaměstnanci mohou práva v nich uvedené uplatňovat v krajním případě (nevyhoví-li zaměstnavatel) u soudu, jako ostatní práva vyplývající ze ZP. To u ostat¬ních vnitřních předpisů zaměstnavatele, které nejsou vydávány podle § 305 ZP, nepřichází v úvahu. Vnitřní předpis musí být písemný, v souladu s právními předpisy, nesmí být vydaný se zpětnou účinností. Musí být vydán nejméně na dobu jednoho roku, ale práva týkající se odměňování mohou být i na dobu kratší.
Proto je oprávněná povinnost zaměstnavatele stanovená v 305 odst. 4 ZP, že musí vnitřní předpis uschovat po dobu 10 let ode dne skončení doby jeho platnosti. Je to z toho důvodu, že zpravidla obsahuje mzdová a platová práva zaměstnanců a v případě jeho zrušení by to pro zaměstnance znamenalo velmi obtížné dokazování o vzniku nároku např. na příplatky ke mzdě nebo na jiné mzdové náležitosti Nejvhodnější formou pro uschování vnitřního předpisu je pak jeho založení, případně odkaz na něj, v osobním spise zaměstnance.
Potvrzení o dechové zkoušce
Významné „místo „v osobním spise zaměstnance má i údaj o provedené dechové zkoušce na alkohol v krvi nebo o užití omamných látek. Zaměstnanec je podle § 106 odst. 4 písm.e) ZP povinen nenastupovat pod vlivem alkoholu nebo po požití návykové látky do zaměstnání. Oprávněný vedoucí zaměstnanec mu může dát pokyn za účelem zjištění požití těchto látek. Odmítnutí zaměstnance podrobit se této zkoušce vytváří fikci, že požil alkoholický nápoj a posuzuje se jako by byl pod vlivem alkoholu nebo návykové látky. Údaj o této skutečnosti by měl být založen v osobním spise zaměstnance pro případné další řízení. Vhodné je, aby u tohoto údaje byly vedle prohlášení vedoucího zaměstnance, který dal pokyn např. k dechové zkoušce, připojena vyjádření dalších osob, které by tyto skutečnosti mohly prokázat.
Rodné číslo zaměstnance
V personální praxi se velmi často vyskytují dotazy, zda zaměstnavatel může zjišťovat rodné číslo zaměstnance a zda má být uvedeno v osobním spise.
Zjišťování rodného čísla
Rodné číslo zaměstnance je v systému ochrany osobních údajů zvláštní kategorií. Nařízení jeho použití, uvádění a zpracování připouští za určitých podmínek: stanoví-li to zvláštní zákon nebo se souhlasem nositele rodného čísla nebo jeho zákonného zástupce. Správce (zaměstnavatel) může uvádět rodné číslo jako osobní údaj, jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti zaměstnavatele, nebo jestliže je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (zaměstnanec), nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů. Proto není zjišťování rodného čísla zaměstnance porušením nařízení zaměstnavatelem, neboť tento údaj je nezbytný pro uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr. Mají-li zaměstnavatelé již napsané na pracovních smlouvách zaměstnanců, nemusí je z nich mazat.
Pracovní smlouva slouží rovněž k založení pojistných vztahů, v nichž je uvádění rodného čísla vyžadováno příslušným předpisem. Jde např. o § 10 odstavec 1 zákona o veřejném zdravotním pojištění nebo o § 95 písm. a) zákona o nemocenském pojištění. Kdyby si zaměstnavatel v těchto případech neopatřil rodné číslo zaměstnance v pracovní smlouvě, musel by si ho v jednotlivých případech opatřit jinak.
Zjišťování rodného čísla, a to bez souhlasu zaměstnance, je rovněž nutné pro evidenci zaměstnanců pro účely důchodového pojištění. V § 37 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení je zaměstnavateli přímo stanovena povinnost, aby v evidenci uváděl rodné číslo zaměstnance.
Jak dlouho vést osobní spis
ZP nestanoví, odkdy by měl zaměstnavatel vést osobní spis, stejně neuvádí, kdy by měl vedení spisu ukončit. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání).
Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.
Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů, a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k občanskému soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy. Zaměstnavatel uschováním musí zajistit požadavky vyplývající z použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat.
Promlčení nároků
Není však nutné uchovávat některé písemnosti po dobu delší jak tři roky. Vyplývá to z ustanovení občanského zákoníku o promlčení a zániku práva (prekluzi), která se uplatní v personálních vztazích. Právo v pracovněprávních vztazích se promlčí, jestliže nebylo vykonáno v době stanovené v občankém zákoníku č 89/2012 Sb.. K promlčení soud přihlédne jen uplatní –li tuto námitku dlužník nebo smluvní strana, proti níž návrh směřuje (např. zaměstnavatel). Pak nelze právo uplatňující smluvní straně přiznat. Po dobu soudního uplatnění promlčecí doba neběží. Občanský zákoník stanoví v § 629 promlčecí lhůtu tříletou. Smluvní strany (zaměstnavatel a zaměstnanec) si však mohou ujednat kratší nebo delší promlčecí lhůtu počítanou ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé, než jakou stanoví zákon. Tato lhůta musí však být nejméně v trvání jednoho roku a nejdéle v trvání patnácti let.
Likvidace písemností
Podle čl.17 odst.1 nařízení GDPR má subjekt údajů, v pracovněprávních vztazích zaměstnavatel, povinnost ukládat údaje jen po vymezenou dobu. Ve výkladové praxi se tato skutečnost hodnotí jako „zásada omezení uložení.“ Pomine-li účel zpracování dat, je povinností správce je vymazat.
Nařízení v čl. 17 uvádí právo na výmaz („právo být „zapomenut.“ Podle tohoto článku správce vymaže údaj bez zbytečného odkladu, pokud nastal některý z důvodů: osobní údaje již nejsou potřebné, byly zpracovány neoprávněně, nebo vymazány ke splnění právní povinnosti či subjekt údajů odvolal svůj souhlas.
V pracovněprávních vztazích se jedná o vymazání (likvidaci) údajů, které jsou např. uloženy v osobním spise zaměstnance. Zaměstnavatel však nemusí tuto povinnost splnit, pokud právní předpis stanoví jinou (maximální) lhůtu pro uložení dat nebo zpracování je nadále nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl.17 odst. 3 nařízení). Právní povinnost je uvedena např. v. zákoně o účetnictví, který předepisuje postup při zpracování (uschovávání) těchto údajů.
Lhůty (právní povinnost) platí pro zaměstnavatele pro uschování dokladů podle zákona o nemocenském a důchodovém pojištění. Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o poskytování a výplatě nemocenských dávek, včetně evidence doby zaměstnání a evidence lhůt a podpůrčích dob po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního poměru, záznamy o úrazech a nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby, včetně doby pracovního volna bez náhrady přijmu.
Pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Mezi doklady zůstávající v osobním spise však rozhodně nepatří osobní dotazník, žádost o zasílání výplaty na účet, případně i doklady o bezúhonnosti (výpis z rejstříku trestů).
Nahlížení do osobního spisu
Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, soud, státní zástupce, příslušný orgán Policie ČR, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.
Sdělení o průměrném čistém výdělku zaměstnance
Zaměstnavatel je povinen podle § 313 odstavec 2 ZP uvést údaj o výši čistého průměrného výdělku a sdělit další skutečnosti, které jsou rozhodné pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti, v potvrzení odděleném od potvrzení o zaměstnání (zápočtového listu). Toto potvrzení vydává jen na žádost zaměstnance. Přichází to v úvahu zejména v případech, kdy zaměstnanec bude zařazen do evidence uchazečů o zaměstnání a požádá o poskytování podpory v nezaměstnanosti nebo při rekvalifikaci.
Podpora v nezaměstnanosti vychází z průměrného měsíčního čistého výdělku z posledního zaměstnání, používaného u uchazeče o zaměstnání naposledy pro pracovněprávní účely. U uchazeče, který před zařazením do evidence uchazečů o zaměstnání na úřadu práce pracoval jako osoba samostatně výdělečně činná, se bude výše podpory v nezaměstnanosti zjišťovat z jeho posledního vyměřovacího základu v rozhodném období.
Kopie tohoto sdělení by měla být souičástí osobního spisu zaměstnance.
Evidenční list důchodového pojištění
Organizace je povinna vést pro každého občana, který je účasten důchodového pojištění, evidenční list (dále ELDP), který je součástí osobního spisu zaměstnance. Evidence se vede za jednotlivý kalendářní rok od 1. ledna nebo ode dne vzniku účasti občana na důchodovém pojištění. Ukončuje se dnem 31. prosince nebo dnem skončení této účasti (např. skončením pracovního poměru). ELDP obsahuje např. údaj o druhu výdělečné činnosti, o době účasti na důchodovém pojištění, o vyměřovacím základu pro pojistné na sociální zabezpečení a o příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, o dobách, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu. ELDP je organizace povinna předložit České správě sociálního zabezpečení v případě skončení zaměstnání do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů.
JUDr. Ladislav Jouza,
advokát a rozhodce pracovních sporů
Upozornění redakce:
Dovolujeme si upozornit, že dne 24. 8. 2021 bylo v textu článku chybně uvedeno místo platného zákona č. 110/2019 číslo 101/2000 tímto zákonem již zrušeného zákona. Pochybení bylo odstraněno v rámci aktualizace obsahu článku dne 26. 8. 2021. Za uvedenou chybu se tímto omlouváme.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
