Vedle kladů, které tato technika přináší, se objevují praktické problémy. Např. zda zaměstnavatel může kontrolovat elektronickou poštu, kterou zaměstnanec obdržel na pracoviště do schránky počítače, který mu byl svěřen či určen k výkonu práce, nebo poštu, kterou odeslal zaměstnanec. Jedná se o poměrně nové prvky v pracovní činnosti, v nichž je obsažena i ochrana údajů a tím i osobnost zaměstnance.

Počítač, včetně elektronické pošty, se využívá zejména v administrativní práci, při vyřizování mzdové a platové agendy nebo v personální evidenci zaměstnanců apod. Přitom je ovšem nutné dodržovat příslušné právní předpisy, zejména zákoníku práce (dále ZP). Pokud elektronická pošta přijde do osobní e-mailové schránky zaměstnance, tak ji zaměstnavatel nemůže číst. Výjimka je v případech, které jsou stanoveny v § 316 odstavec 2 ZP.     

Při právním posuzování této otázky je nutno vyjít z Listiny práv a svobod (čl. 13), která zaručuje ochranu listovního tajemství. Listina základních práv a svobod stanoví, že nikdo nesmí porušit listovní tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí, nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem. Výjimkou jsou případy, které jsou uvedeny ve zvláštním právním předpise (např. vyšetřování trestného činu). Stejně se zaručuje tajemství zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným způsobem.

Zpracování osobních údajů

Právní ochrana elektronické pošty zaměstnanců vystupuje do popředí zejména s nařízením EU s účinností od 25.května 2018 (GDPR) a s novým zákonem o zpracování osobních údajů, neboť podle čl. 4 nařízení se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací, která je prováděna s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, jako jejich zpracování. Je to zejména shromažďování, zaznamenání (ukládání na nosiče informací), uspořádání, uložení, použití, šíření údajů apod. Jde o jakoukoliv manipulaci s údaji, tedy také správa údajů, nakládání s údaji apod. Zpracování se může uskutečňovat nejen technickými prostředky (např. výpočetní technika), ale také manuálně, např. evidence, zakládání dat apod. (Definice osobního údaje viz čl. 4 odst. 1 nařízení). 

Typickými zpracováním je např. kontrola elektronické pošty, neboť se jedná o zpracování údajů a identifikaci zaměstnance (osoby).

Závažný důvod

Zaměstnavatel může kontrolovat elektronickou poštu zaměstnance, jestliže k tomu bude mít závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti. Musí však informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. Souhlas zaměstnance k tomu však ve smyslu nařízení EU nepotřebuje.

Závažným důvodem může být „ochrana a zdraví zaměstnavatele, zaměstnance, spoluzaměstnanců a jiných osob, které se v kontrolovaném prostoru zdržují. Dalšími důvody jsou ochrana majetku zaměstnavatele, spoluzaměstnanců a jiných osob a kontrola pracovní výkonnosti zaměstnance.  K takovému postupu dává zaměstnavateli oprávnění ZP v § 316 odstavec 3, pokud bude mít závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti zaměstnavatele, který odůvodňuje zavedení kontrolních mechanismů. Musí však informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. Zejména se jedná o zaměstnavatele, u nichž je nutno chránit know-how nebo údaje občanů (zaměstnanců).                               

Způsob kontroly

Počítačové firmy vyvíjejí různé programy, které by měly zaměstnavatelům usnadnit jejich postup při monitorování zaměstnanců. Různé vyhledávací formy v softwarových programech automaticky zpracovávají obsah procházející sítí v organizaci a označují je prostřednictvím klíčových slov. Lze pak vyhledávat i formace a témata, která vedení zaměstnavatele zajímají.  

I při takovém postupu musí však zaměstnavatel dodržovat zákonné předpisy. Nemůže se v důsledku „přidělení „služebního počítače zaměstnanci domnívat, že elektronická pošta je majetkem zaměstnavatele. K tomu, aby mohl kontrolovat elektronickou poštu zaměstnance musí nejen vymezit závažný důvod, který ho k tomu opravňuje, ale je rovněž povinen informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. (§ 316 odstavec 3 ZP). Musí tedy uvést např. jaké údaje budou kontrolovány a shromažďovány, kde a po jakou dobu budou uschovány, kdo k nim má přístup, kdo bude provádět kontrolu, jaká jsou bezpečnostní opatření k neoprávněným zásahům apod. Jinak by se jednalo o zásah do ochrany osobnosti zaměstnance.                                            

Příklady z praxe

Jestliže nejsou splněny zákonné podmínky uvedené v § 316 odstavec 1 až 3 ZP, nesmí zaměstnavatel kontrolovat elektronickou poštu zaměstnance. Přesto se vyskytují zaměstnavatelé, kteří povinnosti nedodržují. Připomeňme si některé výklady, které nejsou v souladu s ochranou osobnosti zaměstnance a ani se ZP:

• Soukromý e-mail může zaměstnavatel číst, je-li zřejmé, že se jedná o pracovní e-mail a lze –li tento závěr učinit na základě údajů uvedených v hlavičce tohoto e-mailu a je-li pravděpodobné, že by k jeho vyřízení došlo opožděně (např. nemoc zaměstnance) a zaměstnavatel by utrpěl újmu – jde o protizákonný postup zaměstnavatele,
• Zaměstnavatel může nařídit v pracovním řádu, aby zaměstnanec pro případ své nepřítomnosti ustanovil někoho ze svých kolegů, který je oprávněn ke vstupu do jeho e-mailové schránky. Tato zmocněná osoba disponuje s novou příchozí poštou, může ji přeposlat, uložit, zpracovat – zaměstnanec se nemůže svého práva na ochranu tajemství dopravovaných zpráv vzdát, postup zaměstnavatele je v souladu se ZP, pokud k tomu vymezil závažný důvod,
• Zaměstnavatel zakázal zaměstnancům přijímat na přidělené e-mailové adrese od jiných osob elektronickou poštu, která má osobní (soukromý) charakter, i když adresy byly zveřejněny na webových stránkách firmy - nesprávný postup, zaměstnavatel může pouze sledovat počet příchozích a odchozích e-mailů, včetně hlavičky, nemůže kontrolovat obsah (kromě důvodů uvedených v § 316 ZP).                                   

Kdy ochrana neplatí          

Zaměstnanci jsou povinni plně využívat pracovní dobu, nemohou si v pracovní době vyřizovat své soukromé záležitosti a nejsou oprávněni zneužívat služební počítače ani jiné výrobní a pracovní prostředky.          

V případech, kdy zaměstnanec např. vyhledává na služebním počítači v pracovní době internetové stránky, hraje hry apod., se ochrana osobnosti zaměstnance neuplatní. Zaměstnavatel nepotřebuje ke kontrole takového jednání zaměstnance vydat opatření, v němž by vymezil závažný důvod spočívající v jeho zvláštní činnosti.          

V poslední době se v judikatuře vyskytlo několik podobných případů, kdy např. zaměstnanci nevyužívali pracovní dobu tím, že vyhledávali internetové stránky k uspokojení osobního zájmu. Oprávněně dostali výpověď z pracovního poměru pro porušování pracovních povinností, neboť využívali počítač k soukromým účelům tím, že surfovali v pracovní době, vyhledávali internetové stránky, které nejsou určeny k pracovním účelům apod.

 Postih zaměstnavatele

Listina základních práv a svobod stanoví, že nikdo nesmí porušit listovní tajemství ani tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem. Stejně se zaručuje tajemství zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným zařízením. Toto právo je povinen dodržovat a chránit nejen konkrétní subjekt (např. úřad, instituce, vyšetřovací orgán apod.) v "civilním" životě občana, ale i zaměstnavatel, u něhož občan (zaměstnanec) podle jeho pokynů a v jeho prospěch pracuje v tzv. závislé činnosti (pracovní poměr nebo dohoda o práci konaná mimo pracovní poměr).

Z uvedených zásad vychází trestní zákoník č. 40/2009 Sb. V § 182 je uvedena skutková podstata trestného činu porušení tajemství dopravovaných zpráv. Dopustí se ho ten, kdo úmyslně poruší tajemství např.  datové, textové, hlasové, zvukové či obrazové zprávy posílané prostřednictvím sítě elektronických komunikací a přiřaditelné k identifikovanému účastníku nebo uživateli, který zprávu přijímá.  Tohoto trestného činu se dopustí i osoba, která prozradí tajemství, o němž se dozvěděla z písemností, telegramu, telefonního hovoru nebo přenosu prostřednictvím sítě elektronických komunikací, který nebyl určen jí. Trestní zákoník č.140/1961 Sb., sice měl podobné ustanovení, nepostihovalo však dostatečně protiprávní jednání zejména zaměstnavatelů při kontrole obsahu e-mailových zpráv, které zasílali nebo přijímali zaměstnanci.      

Narušování soukromí zaměstnance nebo neinformování zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění může být považováno za přestupek podle § 24a zákona č 251/2005 Sb., o inspekci práce s možnou pokutou až do částky 100 tisíc korun, případně do částky jednoho milionu korun.

Souhlas zaměstnance neplatí

V advokátní praxi se vyskytují názory, že zaměstnanec může v pracovní smlouvě nebo v jiné dohodě se zaměstnavatelem vyslovit souhlas s tím, že zaměstnavatel může číst a kontrolovat obsah elektronické pošty. Souhlas s kontrolou obsahu své e-mailové pošty nemůže zaměstnanec platně vyslovit z několika důvodů. Základní lidská práva a svobody jsou nezadatelné a nezcizitelné, nepromlčitelné a nezrušitelné. Znamená to, že nikdo jich nemůže být zbaven ani zákonem ani se jich nemůže zbavit sám tím, že by se jich vzdal, ani jako jednotlivec, ani jako příslušník kolektivu.

Zaměstnanec svým souhlasem v pracovní smlouvě by se předem vzdával svého práva na ochranu přepravovaných zpráv, tedy práva, které mu zaručuje Listina základních práv a svobod. V konkrétním případě jde o nárok, který nepřímo vyplývá i z pracovněprávního vztahu. Pokud by podobné dohody již byly sjednány, jsou neplatné.

I kdyby se zaměstnanec vzdal svého práva na ochranu elektronické pošty, nemůže zaměstnavatel zavádět pro kontrolní účely žádná opatření. Výjimka by byla v případě závažného důvodu spočívají ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele.

Mezi osobní údaje, které podléhají ochraně, patří i e-mailové adresy zaměstnanců, které se objevují na internetových stránkách úřadů a podniků. Adresa elektronické pošty, ve které se vyskytuje celé jméno zaměstnance, je osobním údajem chráněným zákonem o ochraně osobních údajů č. 110/2019 Sb. a nařízením GDPR, To je např. adresa josef.novak-zavináč-instituce.cz. Z této adresy je možné jednoznačně identifikovat jmenovaného jako zaměstnance konkrétního zaměstnavatele. Bez souhlasu tohoto zaměstnance nikdo nesmí e-mailovou adresu zveřejňovat. Ani když se jedná o firmu, která mu ji na své náklady poskytla.

Zaměstnavatelé porušují zákon i nesprávným rozesíláním hromadné pošty. Pokud jednu elektronickou zprávu posílají současně na více adres, mohou se každému z příjemců objevit v textu zprávy i adresy ostatních obeslaných osob. Je to šíření osobního údaje, které zákon zakazuje.                        

Vyřizování soukromých telefonů

Není málo případů, kdy zaměstnavatelé zřizují různá technická zařízení, která umožňují zjistit telefonní čísla, na která telefonuje zaměstnanec. Zaměstnavatel je přitom veden dobrou snahou, aby zaměstnanec vyřizováním soukromých záležitostí nezvyšoval náklady zaměstnavatele za telefonní služby a plně se věnoval zaměstnání. Při zjištění, že zaměstnanec telefonoval na soukromé číslo, předepisují pak telefonní poplatek zaměstnanci ve formě náhrady škody nebo i přímo srážejí ze mzdy.

I při řešení těchto problémů je nutno postupovat podle ústavních zásad a předpisů, které je rozpracovávají. Tajemství obsahu telefonních zpráv podléhá ochraně podle trestního zákona, a je zaručeno Listinou základních práv a svobod. Znamená to, že nikdo, tedy ani zaměstnavatel, nemůže odposlouchávat telefonní hovory zaměstnance, i když by se jednalo o soukromé rozhovory nebo zařizování osobních záležitostí za pomoci telefonu na pracovišti a v pracovní době. Zaměstnavatel by mohl pouze zjistit označení telefonního čísla, na které se zaměstnanec dovolal. Ovšem z tohoto samotného údaje zaměstnavatel nemůže dovozovat, že se jednalo o soukromý telefonický rozhovor. Tato skutečnost je pak rozhodující pro možné uplatnění úhrady nákladů na použití firemního telefonu jako formu náhrady škody, kterou zaměstnanec způsobil zaměstnavateli.                        

Náklady za telefonické hovory

Podle ZP zaměstnanec odpovídá zaměstnavateli za škodu, kterou mu způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s tímto plněním. Škodou se rozumí zmenšení majetku.

Předpokladem vzniku odpovědnosti zaměstnance za škodu je, že ji způsobil porušením povinností z pracovního poměru. Odpovědnost zaměstnance za škodu vzniká jen tehdy, jestliže se dopustil nějakého protiprávního jednání nebo opomenutí. Povinnosti vyplývají především z jeho pracovní smlouvy, ale nejsou to jen povinnosti, které byly v pracovní smlouvě výslovně dohodnuty. Zejména má povinnost plnit pracovní úkoly podle pokynů nadřízených a řádně hospodařit s prostředky svěřenými zaměstnancům. Jestliže např. zaměstnavatel vydal pokyn nebo příkaz (většinou v pracovních řádech), že zaměstnanec nemůže využívat firemní telefon k soukromým účelům, je zaměstnanec povinen tento pokyn respektovat. V opačném případě by se jednalo o protiprávní jednání a o porušení pracovní kázně, zejména v případech, kdy takové protiprávní jednání zaměstnance je četnější a intenzivnější. V opakovaných a prokazatelných případech by s ním mohl zaměstnavatel skončit pracovní poměr výpovědí.

Tím by se ovšem nevyloučila možnost pro zaměstnavatele uplatňovat na zaměstnanci nárok na náhradu škody, která mu vznikla použitím firemního telefonu k soukromým účelům. Zaměstnavatel by však musel prokázat, že zaměstnanec porušil právní povinnost stanovenou mu např. v pracovním řádu, předpisu zaměstnavatele nebo v příkazu vedoucího a že ke škodě došlo v příčinné souvislosti mezi tímto protiprávním jednáním a vzniklou škodou.

Jen věrohodné důkazy

Závažnou okolností je věrohodné prokázání, že zaměstnanec telefonoval na určité telefonní číslo s úmyslem vyřídit si svou soukromou záležitost. Je pak otázkou dokazování, zda pouze ze samotného faktu, že se nejednalo " o služební" telefonní číslo, je možné vyvodit závěr, že zaměstnanec si telefonicky vyřizoval své osobní záležitosti a že zaměstnavateli proto vznikla škoda v podobě zvýšených nákladů na telefonický provoz. Mohou totiž nastat situace, z nichž ani při prokázání "soukromého " telefonního čísla nelze s jistotou tvrdit, že se jednalo o soukromý telefonický rozhovor. Např. mzdová účetní si ověřovala některé údaje vyplývající z její pracovní náplně na finančním úřadu, u daňového poradce nebo u poradenské firmy.

Je proto účelné záležitosti spojené s vyřizováním soukromých telefonátů řešit vhodnými firemními organizačními a technickými opatřeními, např. přidělením služebního mobilního telefonu, dohodou o formě úhrady nákladů, zřízením telefonních automatů apod.

Zaměstnance sleduje kamera

Mezi citlivou oblast ochrany osobnosti zaměstnance patří zavádění kamerových systémů na pracovištích. Možnost jeho zavedení je nutno posuzovat podle Listiny základních práv a svobod, ZP, NOZ   a v určitých případech i podle zákona na ochranu osobních údajů. Od vstupu ČR do Evropské unie, jsou pro tyto účely vysvětlující i některá rozhodnutí Evropského soudního dvora (např. kausa Klass proti státu SRN a Niemek proti státu SRN). Protože prostřednictvím kamerového systému bude docházet i ke zpracování osobních údajů, je nutné dodržovat i pravidla stanovená i v nařízení GDPR.

Zaměstnavatel má sice právo kontroly pracovní činnosti svých zaměstnanců, ale musí k tomu zvolit vhodné prostředky a formy, které nejsou v rozporu s právní úpravou ochrany soukromí zaměstnance a nemají důsledky v obtěžování zaměstnanců. Kamery by mohl zaměstnavatel použít, pokud by nedošlo k zásahu do ochrany soukromí zaměstnance a pokud by účelu, kterého tím sleduje (např. zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, dodržení technologického postupu, kontrola docházky na pracoviště apod.) nemohl dosáhnout jinak (např. evidencí pracovní doby, osobní kontrolou vedoucími zaměstnanci apod.)  Jde tedy o podpůrné opatření.                 

K zavedení kamerového systému dává zaměstnavateli oprávnění ZP v § 316 odstavec 3. Musí k tomu být závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti, který odůvodňuje zavedení kontrolních mechanismů, tedy i kamerového systému. Zaměstnavatel musí informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.         

O zásah do ochrany soukromí zaměstnance by se např. jednalo při instalaci kamer za účelem sledování zaměstnanců v kancelářích, na chodbách, sociálních zařízeních apod., kde by pro jejich zavedení neexistoval žádný důvod a oprávněný zájem zaměstnavatele, který by bylo nutno tímto způsobem chránit. Dobu uchování údajů získaných z kamerového systému by měl zaměstnavatel zdůvodnit a případně i obhájit.         

Pokud by se zaměstnanec domníval, že zavedením kamerového systému na pracovišti došlo k porušení jeho práv a povinností vyplývajících z rovného zacházení anebo by považoval toto jednání zaměstnavatele za zásah do ochrany osobnosti, má právo se domáhat na zaměstnavateli, aby bylo upuštěno od tohoto jednání. V závažných případech má právo na náhradu nemajetkové újmy v penězích, o které však může rozhodnout soud.                           
 

JUDr. Ladislav Jouza,
advokát a rozhodce pracovních sporů