Advokáti neúspěšně bojují s nepořádkem ve spisech. Při hledání dokumentů ztratí až 20 % pracovní doby.

Komerční sdělení

Nepořádek ve spisu a dlouhé hodiny marného hledání potřebných dokumentů trápí podle průzkumu realizovaného mezi českými právníky 60 % českých advokátů. I kanceláře používající elektronické právní systémy mají se správou spisů velké potíže. Až pro 85 % z nich jsou totiž programy příliš složité, nepřehledné a při jejich používání ztrácí více času, než by mohly získat.

„Advokáty i koncipienty zdržuje nepořádek ve spisu, často místo ‘právničení‘ dělají spíše sekretářku,“ popisuje Pavel Krkoška ze společnosti SingleCase, která rozsáhlý průzkum mezi českými právníky prováděla. Dle něj mají advokáti největší problém s velkým množstvím různých zdrojů. "Právníci jsou stále zvyklí na papírový spis, nicméně v dnešní době už dokumenty chodí také datovou schránkou a e-mailem a řadu dokumentů si vytváří na svých počítačích sami právníci. Pak zákonitě nastává problém, protože nemají jedno přehledné úložiště dokumentů,“ říká Pavel Krkoška.

Chaos ve verzích

Problémy dělá i zmatek ve verzích jednotlivých dokumentů, například když na jednom případu pracují dva či více právníků. „Revize si neodpovídají, někde se pozapomene úprava, někde se začne z neaktuální verze a výsledný dokument se pak musí sáhodlouze lepit,“ popisuje Pavel Krkoška nejčastější důvody ztráty času při práci se spisem.

Levá ruka neví o pravé

„Pokud bychom neměli k dispozici systém pro práci s dokumenty, jen velmi obtížně bychom sdíleli firemní know-how mezi jednotlivými případy,“ říká Hana Gawlasová, partnerka v advokátní kanceláři Kinstellar. „Nebylo by možné sledovat, co kdo do spisu v minulosti doplnil a upravil,“ doplňuje advokátka. „Takový systém nám také usnadňuje práci a šetří čas při vykazování práce.“ Dle průzkumu provedeného společností SingleCase však podobný systém pro správu dokumentů využívá pouze 40 % advokátních a právních kanceláří v České republice.

Elektronický spis jednoduchý jako e-mailová schránka

Co tedy musí elektronický spis umět, aby českým advokátům opravdu pomohl? „Ovládání musí být jednoduché, jako když posíláte e-mail,“ popisuje Pavel Krkoška systém, který na základě výzkumu mnoho měsíců vyvíjeli a ladili.

„Aplikaci SingleCase si můžete představit jako papírový spis, můžete listovat dokumenty, vkládat nové anebo rychle zjistit, kdo provedl poslední úpravu,“ vypočítává Pavel Krkoška výhody uživatelsky nejjednoduššího elektronického spisu na trhu.

Spis je dostupný odkudkoliv, systém za vás navíc hlídá odpracovaný čas

Systém, který se nemusí na počítače v kanceláři nijak instalovat, umí hlídat zprávy z datové schránky i e-mailu, to vše přehledně na jednom místě. Všichni v kanceláři tak mohou přehledně sledovat, co se ve spisu dělo a děje. SingleCase navíc funguje i na chytrých telefonech a tabletech včetně iPhonů a iPadů.

„Ve všech dokumentech je také možné fulltextově vyhledávat, což ušetří právníky dlouhého listování v papírovém spisu nebo pátrání mezi kolegy,“ říká Pavel Krkoška. „Náš systém dokáže také hlídat odpracovaný čas, proto se hodí i majitelům kanceláří, kterým ukazuje, kdo, kdy a co udělal. Není nutné se s ním dlouho seznamovat, funguje velice intuitivně,“ vysvětluje expert na právnická IT řešení, která se snaží ušetřit právníky nadbytečné úředničiny a nechat je tak se více věnovat klientům.

Průzkum byl proveden společností SingleCase. www.singlecase.cz