Nebojte se datových schránek
Komerční sdělení
Datové schránky bývají většinou skloňovány v souvislosti s elektronickou komunikací s úřady, kde již několik let bez problémů úspěšně fungují. Jejich využití je však mnohem širší, protože datové schránky mohou významně zvýšit jistotu i v soukromoprávních vztazích. Navíc mohou fungovat jako velmi spolehlivý elektronický archiv písemností, což s rozšířením elektronické komunikace bude funkcionalita zcela zásadní.
Pokud někdo preferuje klasickou papírovou cestu, využívá nejčastěji doporučené psaní, protože právě u něj lze prokázat, že bylo nepochybně doručeno adresátovi. U nejběžnějšího elektronického kanálu, tedy e-mailu, je to ovšem složitější. Žádné potvrzení o doručení s právními účinky totiž neposkytuje, navíc bývá obtížné identifikovat odesilatele nebo adresáta a případně i přesný čas, kdy k doručení došlo. Pokud adresát e-mailu jeho doručení z jakýchkoliv důvodů popře, existuje jen velmi málo důkazních prostředků, jak toto tvrzení vyvrátit. „Poštovní datové zprávy mají oproti e-mailům a doporučeným dopisům hned několik zásadních výhod, neboť u nich lze jednoznačně prokázat odesílatele a okamžik odeslání, úplný obsah písemnosti, okamžik doručení i okamžik, kdy si adresát datovou zprávu vyzvedl,“ uvádí JUDr. Josef Donát, LLM, partner advokátní kanceláře ROWAN LEGAL.
Nezanedbatelnou výhodou je též cena, která je u Poštovní datové zprávy nižší než cena za doporučené psaní, resp. zlomkem ceny kurýrních služeb. Ani sebelepší kurýr není schopen zprávu doručit v řádu jednotek vteřin od odeslání. I proto je doručování faktur či důležitých obchodních dopisů prostřednictvím Poštovní datové zprávy znatelně jednodušší a efektivnější cestou.
 |
Stejně jako u papírových dokumentů je i u elektronických třeba řešit jejich dlouhodobé uchovávání. Výhodou elektronických souborů je nepochybně úspora fyzického místa. Na druhou stranu je třeba se zabývat otázkou zachování jejich autenticity, která je zpravidla garantována kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo časovým razítkem. Tyto instrumenty však nemají neomezenou platnost a je třeba je po určitém čase (jeden rok až pět let, v závislosti na typu použitého certifikátu) obnovovat. To lze samozřejmě provádět s využitím služeb jedné z akreditovaných certifikačních autorit.
Ti, kteří využívají datové schránky, mají situaci jednodušší. Na trhu je totiž k dispozici služba Datový trezor, která dlouhodobě archivuje jakoukoliv datovou zprávu (včetně příloh), přičemž kdykoliv po dobu uchování datové zprávy v trezoru je možné prokázat integritu takového elektronického dokumentu a odpadá tak problém s validitou takového elektronického důkazu například v případě soudního sporu. „Vzhledem k tomu, že harmonizovaná evropská legislativa (označovaná jako eIDAS) je prozatím v nedohlednu, využití Datového trezoru představuje nepochybně efektivní způsob řešení ukládání důvěryhodných elektronických dokumentů zabezpečující jejich řádné využití v budoucnu,“ doplňuje k tomu JUDr. Josef Donát, LLM, který se ve své praxi jako člen pracovní skupiny pro digitální kontinuitu při Radě vlády pro konkurenceschopnost a informační společnost dlouhodobě zabývá otázkou dlouhodobé archivace elektronických dokumentů. Informační systém datových schránek tak zajišťuje nejen zcela unikátní způsob doručování elektronických dokumentů, ale může být i užitečným nástrojem pro spolehlivé uchování takových elektronických dokumentů.
Politických vězňů 909/4
Praha 1
Tel.: +420 221 131 111
ID datové schránky: kr7cdry
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
