Každý z nás už to někdy zažil – překročíte práh obchodu mobilního operátora, banky či půjčovny automobilů a hned to na Vás zkusí – nejdříve kopii Vaší občanky a potom až naše služby. Prodejci, poskytovatelé služeb, ale třeba také personalisté si tímto způsobem ulehčují práci. Je totiž mnohem rychlejší občanský průkaz ofotit, než z něj pracně vypisovat jednotlivé údaje.  Nehledě na to, že tato praxe umožňuje bezpečnou identifikaci klienta, a riziko, že se z testovací jízdy se zapůjčeným automobilem již nevrátíte, je tak mnohem nižší. Kdo Vám však v dnešní době technických možností pořízení dokonalých kopií osobních dokladů a nárůstu trestné činnosti páchané pomocí jejich padělků zaručí, že Váš průkaz nebo data v něm uvedená nebudou zneužity? Odpověď zní: Nikdo. Proto je lepší tyto protizákonné praktiky netolerovat a, je-li to možné, pořízení kopie odmítnout.

Vyhotovení a uchování kopie osobního dokladu či jiné listiny v držení fyzické osoby je zpracováním osobních údajů, a řídí se tak zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a dále zvláštní právní úpravou obsaženou v zákoně č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech a v zákoně č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech.

Zákaz pořizování a uchovávání kopií dokladů a výjimky z tohoto zákazu

Obecně platí zákaz pořizovat a uchovávat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu nebo cestovního dokladu bez souhlasu občana, kterému byl občanský průkaz nebo cestovní doklad vydán, pokud zvláštní právní předpis nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána, nestanoví jinak. Jinými slovy, kopírování dokladů je možné jedině s Vaším souhlasem anebo v případech, kdy tak určí zákonodárce.

Pokud jde o první ze dvou výše uvedených variant, Váš souhlas musí splňovat podmínky vážného, určitého, svobodného, vědomého a informovaného projevu vůle. Potom se bude vztahovat rovněž k tzv. nepovinným údajům zapsaným v předmětném dokladu, kterými jsou jméno, příjmení a rodné číslo manželky či manžela, případně dítěte. Subjekt, kterému udělujete svolení se zpracováním Vašich osobních údajů obsažených v příslušném dokladu, tj. správce ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů, je povinen informovat Vás o tom, pro jaký účel zpracování, k jakým osobním údajům a na jaké období mu souhlas dáváte a držet se takto vymezených limitů při samotném zpracování údajů. Současně musí být schopen prokázat se Vaším souhlasem po celou dobu nakládání s poskytnutými daty.

Nutno podotknout, že vyjádření Vašeho souhlasu správce nezbavuje jeho povinnosti respektovat další zákonné zásady ochrany dat jako je legitimita, přiměřenost či účelovost. Tak například společnost pořádající výběrové řízení je z pozice budoucího zaměstnavatele oprávněna zpracovávat pouze osobní údaje uchazeče, které bezprostředně souvisejí s obsazovaným pracovním místem nebo mají význam z hlediska plnění zákonných povinností společnosti ve vztahu k úřadům. Jedná se o údaje jako jméno, příjmení, bydliště, datum narození, kvalifikace, popřípadě dovednosti a schopnosti adepta. Při pracovním pohovoru by naopak nikdy neměly padnout otázky typu kolik Vám je let, kolik máte dětí či jakou politickou stranu volíte. Skutečnost, že jste příslušnému personalistovi udělili souhlas s pořízením kopie Vašeho občanského průkazu (tj. současně i se zpracováním všech údajů v něm obsažených) či skutečnost, že je v daném případě (tj. při jednání o uzavření pracovní smlouvy) oprávněn ke zpracování osobních údajů přímo ze zákona, ještě neznamená, že smí zpracovávat všechny údaje, které jsou součástí daného dokladu. Vždy je tedy třeba brát v potaz smysl a účel shromažďování dat a přitom respektovat příslušná zákonná omezení.

Druhým případem, kdy lze v souladu s platnou právní úpravou pořizovat kopie dokladů, je situace, kdy tak stanoví zvláštní právní předpis nebo mezinárodní smlouvou závazná pro Českou republiku. Jako příklad právního předpisu zakotvujícího oprávnění vymezených subjektů pořizovat a uchovávat kopie dokladů vydaných orgány veřejné správy lze uvést zákon č. 253/2008 Sb.,  o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Tento zákon upravuje speciální podmínky provádění identifikace a kontroly klientů tzv. povinných osob, kterými jsou mimo jiné banky, notáři či obchodníci s nemovitostmi, a uchovávání jejich osobních údajů, a to i prostřednictvím kopírování dokladů.

Subjekty povinné provádět identifikaci klienta, tzn. zjišťovat, ověřovat a zaznamenávat jeho totožnost z platného identifikačního průkazu, nebo jeho kontrolu, kterou se rozumí především získání informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu, jsou na základě tohoto zákona oprávněny pořizovat kopie dokladů předložených klientem a zakládat je do své evidence a současně jsou povinny uchovávat je po dobu 10 let od ukončení obchodního vztahu s klientem.

Pokud se klient odmítne podrobit identifikaci, neposkytne potřebnou součinnost při kontrole nebo z jiného důvodu, nelze provést jeho identifikaci či kontrolu. Stejně jako v případě, kdy existují pochybnosti o pravdivosti poskytnutých informací nebo o pravosti předložených dokladů, je povinná osoba ze zákona povinna uskutečnění obchodu nebo uzavření obchodního vztahu odmítnout. Není však oprávněna neprovést danou transakci pouze z důvodu, že klient odepřel pořízení fotokopie svého dokladu, ačkoli se jinak identifikaci podrobil. V praxi však může být klient v takovém případě požádán, aby doložil svůj písemný nesouhlas s pořízením kopie dokladu.

Přestože mohou výše uvedená opatření představovat určitý zásah do soukromí fyzických osob a vyvolávat obavy ze zneužití jejich osobních dat, je třeba si uvědomit, že jejich přijetí je odůvodněno snahou o dosažení vyššího stupně ochrany peněžních prostředků, zamezení nelegálních obchodů a celkové stability finančního systému.

Neoprávněné kopírování dokladů a ochrana před ním

Od zákonných výjimek z pravidla zákazu pořizování kopií občanského průkazu či cestovního dokladu je nutné odlišit případy neoprávněného pořizování a uchovávání kopií osobních dokladů pro interní potřeby některých subjektů, byť je jejich odůvodnění regulérnosti tohoto postupu mnohdy velice přesvědčivé. Tyto subjekty totiž často ospravedlňují své nezákonné jednání tím, že se snaží vyhovět požadavkům různých kontrolních orgánů vyžadujících předložení kopií dokladů namísto pouhého přepisu údajů nebo tím, že chrání držitele dokladů odhalováním jejich případných falzifikátů. (Takže chtějí-li např. na hotelové recepci okopírovat Váš občanský průkaz, ať již z důvodu Vaší snadnější identifikace podle fotografie nebo třeba pro vnitřní statistické účely, měli byste zpozornět. Ubytovací zařízení jsou totiž oprávněna shromažďovat osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu ochrany hostů, jejich majetku a návštěv, a poskytnutí dat v  rozsahu jméno, příjmení a číslo osobního dokladu by tudíž mělo být zcela dostačující.)

Popsaná praxe, jakkoli může být vedena dobrými úmysly příslušného pořizovatele kopie dokladu, může mít negativní dopady do oblasti soukromých i veřejných práv fyzických osob. Máte-li proto podezření, že byl při zpracování Vašich osobních údajů překročen zákon, obraťte se na Úřad na ochranu osobních údajů, který by měl zasáhnout a postarat se o zjednání nápravy, případně hledejte pomoc u obecního úřadu jako orgánu příslušného ve věcech neoprávněného nakládání s občanskými průkazy a cestovními doklady.

Mgr. Jana Křížová,
advokátní koncipient


Glatzová & Co., s.r.o.  

Betlémský palác
Husova 5
110 00  Praha 1
 
Tel.: +420 224 401 440
Fax: +420 224 248 701
e-mail: office@glatzova.com


 

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz