Dodání elektronického systému spisové služby po 1.7.2025

Dle § 1 písm. i) zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění účinném od 01.01.2025 (archivní zákon), platí, že tento zákon upravuje spisovou službu.

Dle § 69e odst. 1 archivního zákona pak platí, že „Zakazuje se nabízet nebo dodávat veřejnoprávním původcům, s výjimkou obcí neuvedených v § 63 odst. 1, škol, organizačních složek obcí neuvedených v § 63 odst. 1 a právnických osob zřízených nebo založených obcemi neuvedenými v § 63 odst. 1, elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu a u kterého není splnění těchto požadavků potvrzeno atestem.“

Na tomto místě je vhodné poukázat na výjimky stanovené v § 69e odst. 1 archivního zákona. V § 63 odst. 1 archivního zákona je uvedeno, že spisovou službu vykonávají a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1[1], s výjimkou poskytovatelů zdravotních služeb, jde-li o vedení zdravotnické dokumentace, b) kraje, c) hlavní město Praha, d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem.

Přechodná ustanovení archivního zákona, konkrétně přechodná ustanovení zavedena zákonem 197/2024 Sb. Čl. II, v bodu 1. uvádí, že „Ustanovení § 69e zákona 499/2004 Sb., ve znění zákona 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, a ve znění tohoto zákona, se do 30. června 2025 nepoužije.“

Reklama

ChatGPT od A do Z v právní praxi (online - živé vysílání) - 5.8.2025

5.8.2025 13:003 975 Kč s DPH
3 285 Kč bez DPH

Koupit

Z uvedeného tedy jednoznačně vyplývá, že od 01.07.2025 platí pro většinu veřejných zadavatelů zákaz stanovený v § 69e odst. 1 archivního zákona.

Dle § 44 písm. w) archivního zákona pak platí, že Ministerstvo vnitra vede seznam platných atestů elektronického systému spisové služby (atest). Bohužel na webových stránkách Ministerstva vnitra[2] nelze získat informaci o tom, zda eSSL některého z dodavatelů byl již atestován. Dle § 69c odst. 3 archivního zákona pak platí, že „Splňuje-li elektronický systém spisové služby požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, vydá atestační středisko tomu, kdo atestaci objednal, písemný atest. Atestační středisko současně zveřejní atest na svých internetových stránkách a zašle jej ministerstvu, které oznámí jeho vydání ve Věstníku ministerstva.“ Seznam vydaných atestů tedy vede i Česká agentura pro standardizaci.

Na uvedenou problematiku poukazujeme zejména z toho důvodu, že byť archivní zákon stanoví shora uvedené povinnosti, v seznamu vydaných atestů vedeném Českou agenturou pro standardizaci není ke dni sepsání tohoto článku uveden žádný atest, nýbrž tato informace „Doposud nebyl vydán žádný atest eSSL“.[3]

Pokud tedy veřejnoprávní původce, tedy veřejný zadavatel, bude chtít přistoupit k nákupu eSSL, ve smyslu archivního zákona nebude schopen eSSL s atestem pořídit, neboť dle seznamu vydaných atestů nebyl žádný atest dosud vydán a od 01.07.2025 mají dodavatelé ve smyslu archivního zákona zákaz nabízet nebo dodávat eSSL bez atestu.

V této souvislosti Ministerstvo vnitra, odbor archivní správy a spisové služby, dne 21.05.2025 vydalo Stanovisko k § 69e zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů [4] (Stanovisko).

V tomto Stanovisku je zákaz stanovený v archivním zákoně dále rozvinut, když Stanovisko mimo jiné uvádí, že od 01.07.2025 nelze:

• nabízet, a to i v rámci inzerce, reklamy apod., cíleně veřejnoprávním původcům, kteří jsou povinni využívat atestované eSSL, dodání neatestovaných eSSL (je-li zřejmý úmysl dodavatele uzavřít s veřejnoprávním původcem smlouvu o dodání neatestovaného eSSL);
• dodávat neatestované eSSL, které byly nabídnuty před 01.07.2025 a nabídka nebyla do tohoto data akceptována, veřejnoprávním původcům, kteří jsou povinni využívat atestované eSSL.

S ohledem na shora uvedené skutečnosti je tedy otázkou, jakým způsobem mají postupovat veřejnoprávní původci, tedy veřejní zadavatelé, kteří v případě nákupů musí postupovat v souladu se zákonem 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ).

Odpověď na tuto otázku nabízí Stanovisko, když uvádí možné varianty, jakým způsobem mají veřejnoprávní původci postupovat:

• pokud smlouva na dodání eSSL byla uzavřena před 01.07.2025, lze dodání neatestovaného eSSL zahájené po 01.07.2025 považovat za právně korektní;
• pokud nabídka na dodání neatestovaného eSSL bude učiněna před 01.07.2025, avšak do tohoto data nebude akceptována, po 30.06.2025 by se vůbec nemělo přistupovat k její akceptaci, neboť tímto krokem by se dodavatel eSSL nutně musel dostat do kolize se zákazem dodávání neatestovaných eSSL účinným právě od 01.07.2025 a taková nabídka by měla být dodavatelem eSSL odvolána.

V případě zadávacího řízení zahájeného po 01.07.2025 pak Stanovisko uvádí dvě možné varianty, jak by měli veřejnoprávní původci, tedy veřejní zadavatelé postupující dle ZZVZ, postupovat:

• poptávat eSSL, který bude nejpozději při uzavření smlouvy atestovaný;
• poptávat a uzavřít smlouvu na dodávku eSSL, který bude mít atest nejpozději v době dodání, a tuto skutečnost formulovat jako rozvazovací podmínku ve smlouvě o dodání eSSL.

Dle našeho názoru se jako nejefektivnější jeví první varianta, tj. poptávat v zadávacím řízení eSSL, který bude nejpozději při uzavření smlouvy atestovaný. Za tímto účelem lze veřejnoprávním původcům, tedy veřejným zadavatelům, doporučit, aby zadávací podmínky obsahovaly podmínku pro uzavření smlouvy ve smyslu § 104 písm. a) ZZVZ, tj. aby vybraný dodavatel před podpisem smlouvy předložil atest jím nabízeného eSSL.

Druhou možnou variantu, tj. rozvazovací podmínku ve smlouvě, nepovažujeme za praktickou. Totiž v případě, kdy zadavatel uzavře smlouvu na plnění veřejné zakázky a v průběhu jejího plnění bude postaveno na jisto, že vybraný dodavatel nebude schopen dodat atestovaný eSSL, bude nutné smlouvu ukončit a zahájit nové zadávací řízení.

Pro úplnost je rovněž vhodné poukázat na § 63 odst. 3 věta druhá archivního zákona, dle kterého „Veřejnoprávní původci mohou využívat pouze elektronické systémy spisové služby, které splňují požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu a u kterých je splnění těchto požadavků potvrzeno atestem.“ Nicméně v tomto ohledu je nutné poukázat na Přechodná ustanovení k archivnímu zákonu zavedena zákonem 197/2024 Sb. Čl. II., která v bodu 2. větě druhé uvádí, že „Do 31. prosince 2026 se použijí ustanovení § 63 odst. 3 a 4 zákona 499/2004 Sb., ve znění účinném ke dni 31. ledna 2022.“ Jinými slovy, do 31.12.2026 je stanoveno přechodné období, v jehož rámci jsou vybraní veřejnoprávní původci povinni pořídit eSSL vybavený atestem.

Ačkoliv v současné době seznam vydaných atestů neobsahuje žádný vydaný atest, lze předpokládat vyjasnění podmínek, což by mohlo přilákat jednotlivé dodavatele k atestaci jimi nabízeného eSSL.

Mgr. Karel Masopust,
advokát

Mgr. David Špelina,
advokát

BRODEC & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář

Rubešova 162/8
120 00 Praha 2

Tel.:     +420 224 247 215
e-mail:    info@akbrodec.cz

 

[1]   Dle § 63 odst. 1 ve spojení s § 3 odst. 1 písm. a) až e), i) a k) až n) archivního zákona se jedná o organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem a veřejné kulturní instituce.

[2]   Atestace elektronických systémů spisových služeb: >>> zde.

[3]   Seznam vydaných atestů vedený Českou agenturou pro standardizaci dostupný >>> zde.

[4]   Stanovisko Ministerstva vnitra k § 69e zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ze dne 21.05.2025 je dostupné na webových stránkách Ministerstva vnitra v sekci Atestace elektronických systémů spisových služeb >>> zde.