Inspekce práce - jak je to ve skutečnosti s poskytováním součinnosti (předkládáním dokumentů)

• pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
• pracovní doby a doby odpočinku,
• odměňování,
• náhrad
• dovolené,
• a bezpečnosti práce.

V rámci vymezení předmětu kontroly, ale obecně při vymezení práv a povinností kontrolujícího orgánu se uplatní zejména zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce ve znění pozdějších předpisů a podpůrně také zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole ve znění pozdějších předpisů (kontrolní řád).

Dle § 8 písm. c) kontrolního řádu je každý inspektor oprávněn požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí vztahujících se k předmětu kontroly nebo k činnosti kontrolované osoby a vyžadovat od kontrolované osoby a povinné osoby další součinnost potřebnou k výkonu kontroly (§ 8 písm. f) kontrolního řádu).

Na straně opačné je pak každá kontrolovaná osoba povinna vytvořit podmínky pro výkon kontroly, umožnit kontrolujícímu výkon jeho oprávnění stanovených tímto zákonem a poskytovat k tomu potřebnou součinnost a podat ve lhůtě určené kontrolujícím písemnou zprávu o odstranění nebo prevenci nedostatků zjištěných kontrolou, pokud o to kontrolující požádá.

Z výše uvedeného plyne několik velmi významných praktických důsledků:

• Kontrolní orgán nemůže požadovat podklady, které nesouvisí s předmětem kontroly. Již na počátku v rámci záznamu o zahájení kontroly je inspektor povinen vymezit předmět kontroly, který zpravidla odpovídá jeho specializaci v rámci oblastního inspektorátu, u kterého působí. Kontrola zaměřená svým předmětem na umožnění a výkon nelegální práce by tak nikdy bez dalšího neměla zkoumat otázky související kupříkladu s úsekem BOZP. Kontrolovaná osoba tak má možnost odmítnout žádost inspektora o předložení takových dokumentů právě s poukazem na § 8 písm. c) kontrolního řádu, aniž by riskovala uložení pokuty.[1]
• V kontrolním řádu ani v zákoně o inspekci práce není na žádném místě vymezeno, že kontrolovaná osoba poskytuje součinnost bezprostředně. Pokud tak není z jakéhokoliv relevantního důvodu možné poskytnout součinnost v okamžiku faktické kontroly (fyzická přítomnost inspektora na pracovišti), je vždy možné požádat o zaslání oficiální výzvy k poskytnutí součinnosti do datové schránky kontrolované osoby spolu se stanovenou lhůtou ke splnění povinnosti. Typicky se jedná o situace, kdy kontrolující inspektor požaduje okamžité předložení evidence odpracované doby, kterou má však u sebe externí mzdová účetní, případně je znepřístupněna v trezoru, archivu apod. Nutno dodat, že toto pravidlo nedopadá na dokumenty, které musí mít zaměstnavatel na pracovišti přístupné vždy – dohody o provedení práce a pracovní činnosti u zaměstnanců, kteří nejsou registrování na ČSSZ (srov. § 136 odst. 1 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti ve znění pozdějších předpisů).
• Jelikož lhůty pro poskytování součinnosti nejsou zákonem stanoveny, je možno vždy žádat kontrolující orgán o případný odklad, neboli o prodloužení lhůty k poskytnutí dané konkrétní součinnosti (srov. § 4 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu ve znění pozdějších předpisů). Typicky se jedná o případy, kdy nelze některé dokumenty objektivně sehnat (např. vyžádat od daňového poradce, který je na dovolené), nebo splnění uložené povinnosti není možné z kapacitních důvodů (více současně probíhajících kontrol v době dovolených apod.). Rozhodně by se však nemělo jednat o situace, kdy kontrolovaná osoba vytváří záměrné obstrukce, aby vyzískala čas k zamaskování případných nedostatků.

Závěrem tak lze zaměstnavatele ubezpečit, že případná kontrola nemusí být žádný "blitzkrieg", ale lze k ní přistupovat systematicky, pečlivě a zejména tak, aby neochromila běžný chod společnosti. To vše samozřejmě za předpokladu, že si je kontrolovaný zaměstnavatel vědom svých práv a rozsahu svých povinností. Neoddiskutovatelnou výhodu zde budou mít ti zaměstnavatelé, kteří mají ve svém kolektivu zkušeného právníka či personalistu, který dokáže kontrolu efektivně zaštítit, případně ti, kteří mají pro tyto potřeby předjednánu spolupráci s advokátem.