Ochrana oznamovatelů – reflexe zkušeností ohledně příslušné osoby

ZoO byl od svého přijetí jedenkrát novelizován a novelizací došlo k rozšíření seznamu povinných osob – nově vznikla povinnost zavést vnitřní organizační systém též subjektům, které nabízí kryptoaktiva. Na širší veřejnost však novela předpisu dopad neměla.

Téměř dvouletá zkušenost přinesla řadu cenných poznatků – jaké to byly? Zaměříme se na výběr vhodné příslušné osoby.

Ministerstvo spravedlnosti

Ministerstvo spravedlnosti (dále jen „Ministerstvo“) jako orgán dohlížející na dodržování povinností stanovených tímto předpisem poskytuje v souladu s povinností dle § 14 písm. b) ZoO krom činnosti kontrolní též metodickou, poradenskou a jinou odbornou pomoc v oblasti ochrany oznamovatelů, a zveřejnilo několik zásadních metodických podkladů, které mají povinným a příslušným osobám usnadnit řádné provozování vnitřního oznamovacího systému.

Reklama

ESG v roce 2025 a jak dál (s praktickými nemovitostními souvislostmi) (online - živé vysílání) - 7.10.2025

7.10.2025 09:003 975 Kč s DPH
3 285 Kč bez DPH

Koupit

Uvedenými dokumenty jsou jednak (i) Metodika k aplikaci ZoO (dostupná zde) a novější (ii) Příručka pro příslušné osoby podle ZoO (dostupná zde).

Vedle těchto dokumentů Ministerstvo rovněž zveřejnilo Výroční zprávu o činnosti Ministerstva spravedlnosti na úseku ochrany oznamovatelů v roce 2024 (dostupná zde).

Povinnost zavést vnitřní oznamovací systém

Na úvod připomínáme, že povinnost zavést vnitřní oznamovací systém mají subjekty vyjmenované v ust. § 8 ZoO, tedy (zjednodušeně):

• veřejní zadavatelé podle zákona upravujícího zadávání veřejných zakázek;
• vyjmenované orgány veřejné moci;
• zaměstnavatelé, kteří k 1. lednu příslušného roku zaměstnávají nejméně 50 zaměstnanců; a
• zbytková kategorie zaměstnavatelů, kteří buď (a)  podléhají dohledu podle zákona o podnikání na kapitálovém trhu, nebo (b) dohledu podle zákona o investičních společnostech a investičních fondech, nebo (c) kteří jsou vázaným zástupcem oprávněným ke zprostředkování spotřebitelského úvěru na bydlení podle zákona o spotřebitelském úvěru, (d) pojišťovnou nebo zajišťovnou, (e) osobou oprávněnou ke zprostředkování pojištění nebo zajištění podle zákona upravujícího distribuci pojištění a zajištění, (f) institucí se sídlem v České republice podle zákona upravujícího činnost institucí zaměstnaneckého penzijního pojištění, nebo (g) již zmíněnou osobou veřejně nabízející kryptoaktivum;
• povinné osoby podle AML zákona.

Jak správně vybrat příslušnou osobu?

Jedním ze základních pilířů dobře fungujícího vnitřního oznamovacího systému je pečlivý výběr příslušné osoby, která bude v souladu se ZoO zajišťovat chod vnitřního oznamovacího systému.

Tuto funkci může vykonávat pouze fyzická osoba, která je plnoletá, bezúhonná podle ZoO a plně svéprávná.

Tím, že kandidát na funkci příslušné osoby splní zákonné požadavky, však výběr vhodné osoby nekončí. Povinný subjekt by měl zvážit i další kvalifikační a osobnostní předpoklady, aby daná osoba mohla efektivně naplnit sledovaný účel vnitřního oznamovacího systému.

Základním a zcela legitimním doporučením je, aby tuto funkci zastávala nestranná, spolehlivá a důvěryhodná osoba, která v očích oznamovatelů posiluje důvěru ve vnitřní oznamovací systém. Pokud bude volba příslušné osoby odrazovat potenciální oznamovatele od podání oznámení, vnitřní oznamovací systém bude pouze formálním naplněním zákonné povinnosti a pozbývá skutečného přínosu společnost, jako povinnou osobu, i pro společnost jako celek.

Dalším kvalifikačním předpokladem pro určení vhodné příslušné osoby je její schopnost kriticky zhodnotit a analyzovat právní skutečnosti obsažené v oznámení, tedy posoudit s určitou mírou jistoty, zdali informace v oznámení nasvědčují tomu, že došlo k porušení právních předpisů. Samozřejmě, příslušné osobě nepřísluší definitivně rozhodovat o tom, zdali k porušení předpisů došlo, či nikoli, ovšem alespoň základní porozumění předpisům je předpokladem řádného výkonu funkce.

Každá povinná osoba by tedy měla primárně uvážit, zdali je tyto požadavky možné naplnit obsazením funkce zaměstnancem nebo jinou osobou „in house“, nebo externím poskytovatelem služby. Každá z možností má svá pro i proti.

„In house“ příslušná osoba

Nepopiratelnou výhodou obsazení funkce příslušné osoby zaměstnancem nebo jinou osobou „in house“ je (presumovaná) hlubší znalost poměrů u povinné osoby, která alespoň teoreticky přispěje k efektivnějšímu a rychlejšímu vyřízení oznámení, kdy v závislosti na oznamovaném protiprávním jednání je mnohdy zcela klíčové pro předcházení dalšího protiprávního jednání a nápravy nežádoucího stavu, aby bylo oznámení posouzeno rychle.

Za nevýhodu daného nastavení lze považovat riziko oslabení vnímané důvěryhodnosti a nestrannosti příslušné osoby, a to i přesto, že je ze zákona vázána povinností mlčenlivosti ve vztahu k informacím získaným při výkonu své funkce.

Externí příslušná osoba

Alternativou je určení příslušné osoby, která působí mimo organizaci povinné osoby, např. advokáta. V takovém případě dochází ke snížení rizika existence konfliktu zájmů příslušné osoby, a tedy se zvyšuje důvěra v samotný vnitřní oznamovací systém.

Nevýhodou je samozřejmě absence hlubší znalosti fungování povinné osoby, v důsledku čehož může příslušná osoba pro řádné vyřízení oznámení vyžadovat větší součinnost ze strany povinné osoby a jejích zaměstnanců (samozřejmě při zachování identity oznamovatele v tajnosti).

Více příslušných osob?

V souladu se ZoO může povinná osoba určit více než jednu příslušnou osobu. Pluralitu příslušných osob lze jenom doporučit.

Pro prověření a vyřízení oznámení stanoví ZoO poměrně krátké lhůty – o přijetí (úplného) oznámení musí příslušná osoba vyrozumět oznamovatele nejpozději do 7 dní od jeho přijetí, s výjimkou případů, kdy o nevyrozumívání oznamovatel výslovně požádá, nebo v případě, kdy by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k vyzrazení totožnosti oznamovatele. Nejdéle do 14 dní musí umožnit oznamovateli podat oznámení ústně, pokud o to požádal. Do 30 dní, případně ve lhůtě prodloužené, musí příslušná osoba posoudit důvodnost oznámení a vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení.

Z výše uvedeného vyplývá, že stanovení pouze jediné příslušné osoby potenciálně fatálně ochromuje fungování vnitřního oznamovacího systému, neboť výše uvedené lhůty jsou poměrně šibeniční. Není neočekávatelné, že příslušná osoba nebude schopna uvedené lhůty dodržet, a to obzvlášť s přihlédnutím ke skutečnosti, že zákoník práce stanoví, že by jedna část dovolené zaměstnance měla činit dva týdny v celku.

Dalším nepopiratelným plusem stanovení vícera příslušných osob, tedy zastupitelnosti, je to, že tímto krokem může být dále posílena důvěra oznamovatele v oznamovací systém, tedy že se v případě podezření z podjatosti příslušné osoby může obrátit na jinou osobu, která je způsobilá oznámení vyřídit.

Okrajově doplňujeme, že může být rovněž vstřícným krokem vůči oznamovatelům, pokud by povinná osoba určila příslušnou osobou souběžně muže i ženu, a to pro případy, kdy by se oznamovatel cítil komfortněji učinit oznámení, případně poskytnout dodatečnou součinnost příslušné osobě stejného pohlaví.

V případě určení více příslušných osob dodáváme, že je vhodné, aby byla mezi těmito osobami sjednána míra odpovědnosti za plnění povinností.

Závěr

Přestože ZoO neklade rozsáhlé kvalifikační požadavky na příslušnou osobu, její vhodný výběr je základem správného fungování vnitřního oznamovacího systému.

Povinné osoby by měly před jejím určením zvážit nejen zákonné požadavky, ale i požadavky na charakter této osoby, její znalosti a schopnosti a v neposlední řadě její dobrou pověst.

Z důvodů posílení důvěry ve vnitřní oznamovací systém a s cílem překlenutí potenciálních procesních překážek by měla povinná osoba zvážit určení více než jedné příslušné osoby, a to buďto alespoň dvou externích příslušných osob či alespoň jedné „in house“ a jedné externí.

V případě jakýchkoli Vašich dotazů k tomuto tématu či jiné problematice týkající se ochrany oznamovatelů se na nás neváhejte obrátit.

Mgr. Jakub Málek,
managing partner

Mgr. Kateřina Vyšínová,
advokátní koncipientka