Povinnost zaměstnance předložit doklady k vyúčtování cestovních náhrad

Těmito výdaji jsou náklady, které vzniknou zaměstnanci při

• pracovní cestě (§ 42 ZP),
• cestě mimo pravidelné pracoviště (§34a ZP)
• mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
• přeložení (§ 43 ZP),
• dočasném přidělení (§ 43a ZP),
• přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
• výkonu práce v zahraničí.
  

Mezi nejčastější a notoricky známé náklady jsou pak náhrady cestovních výdajů, tzv. cesťáky. Cestovními náhradami se rozumí zejména náhrada jízdních výdajů, výdajů za ubytování a strávného. Tyto náhrady náleží zaměstnanci nejen při pracovní cestě, ale také při cestě mimo pravidelné pracoviště a mimořádné cestě (§ 152 písm. b) a c) ZP).

V praxi se bohužel lze často setkat s případy, kdy zaměstnavatelé výše uvedené povinnosti opomíjejí, nebo je záměrně ignorují. Obojí je samozřejmě postupem, který je v rozporu se zákoníkem práce a jeho základními zásadami.

Zaměstnavatel, který neposkytuje svým zaměstnancům cestovní náhrady dle ZP, bude pachatelem přestupku či správního deliktu dle § 14 a § 27 zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce ve znění pozdějších předpisů, za které lze uložit pokutu až do výše 200.000,- Kč.

V soukromoprávní rovině však leží část odpovědnosti také na dotčených zaměstnancích, neboť dle § 183 odst. 3 ZP platí, že zaměstnanec je povinen do deseti dní po ukončení pracovní cesty (pokud se nedohodne se zaměstnavatelem jinak) vyúčtovat cestovní náhrady v písemné formě.

Nesplní-li zaměstnanec svou povinnost předložit písemné doklady nutné k vyúčtování pracovní cesty, není zaměstnavatel v prodlení s plněním své povinnosti vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit práva zaměstnance. Povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady vzniká až po předložení písemných dokladů, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení zaměstnancem (§ 183 odst. 5 ZP). Není nikdy možné, aby zaměstnavatel cestovní náhrady vyúčtoval sám, a to podle podmínek, které určil pro konkrétní pracovní cestu podle § 153 odst. 1 ZP.[1]

Zaměstnavatel pro případ neprokázání příslušných výdajů může postupovat tak, že je poskytne zaměstnanci v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám pracovní cesty, pokud zákon nestanoví jinak (například cena pohonných hmot podle § 156 odst. 3 ZP). Tento postup je ale možný pouze pro případ, že zaměstnanec splní svou povinnost do 10 pracovních dnů předložit písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad (začátek a konec pracovní cesty), ale není schopen doložit doklady prokazující výši jednotlivých cestovních náhrad.

Nesplnění lhůty 10 pracovních dnů k předložení dokladů nutných k vyúčtování zaměstnancem ani k vyúčtování ze strany zaměstnavatele ve stejné lhůtě nezpůsobuje zánik této povinnosti, nicméně majetková práva, mezi které patří i právo na cestovní náhrady, se podle § 629 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku ve znění pozdějších předpisů promlčují ve lhůtě tří let.

V případě, že zaměstnanec řádně předkládá vyúčtování cestovních náhrad, ale zaměstnavatel je odmítá proplácet, může se zaměstnanec domáhat zaplacení dlužných částek pouze v rozsahu posledních tří let, tedy nemůže žádat o přiznání cestovních náhrad kupříkladu za celou dobu trvání pracovního poměru.

V případě soudního sporu tak musí zaměstnanci pamatovat vždy na to, že jejich vlastní prodlení vylučuje prodlení zaměstnavatele a pokud svému zaměstnavateli nikdy nepředkládali doklady k vyúčtování cestovních náhrad, nemohou se ani s úspěchem domáhat zaplacení dlužných částek u soudu.




Mgr. Jakub Oliva,
právník


ARROWS advokátní kancelář, s.r.o.
 
V Jámě 699/1
110 00 Praha 1

Tel.:    +420 732 441 267
e-mail:    oliva@arws.cz

 
___________________________
[1] Bognárová, Věra, Pichrt, Jan. § 183 [Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování]. In: Bělina, Miroslav, Drápal, Ljubomír, Bělina, Tomáš, Bognárová, Věra, Doležílek, Jiří, Novotný, Zdeněk, Pichrt, Jan, Putna, Mojmír, Rothová, Eva, Stádník, Jaroslav, Štefko, Martin. Zákoník práce. 2. vydání. Praha: Nakladatelství C. H. Beck, 2015, s. 843.


© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz