epravo.cz

Přihlášení


Registrace nového uživatele
Zapomenuté heslo
Přihlášení
  • ČLÁNKY
    • občanské právo
    • obchodní právo
    • insolvenční právo
    • finanční právo
    • správní právo
    • pracovní právo
    • trestní právo
    • evropské právo
    • veřejné zakázky
    • ostatní právní obory
  • ZÁKONY
    • sbírka zákonů
    • sbírka mezinárodních smluv
    • právní předpisy EU
    • úřední věstník EU
  • SOUDNÍ ROZHODNUTÍ
    • občanské právo
    • obchodní právo
    • správní právo
    • pracovní právo
    • trestní právo
    • ostatní právní obory
  • AKTUÁLNĚ
    • 10 otázek
    • tiskové zprávy
    • vzdělávací akce
    • komerční sdělení
    • ostatní
    • rekodifikace TŘ
  • E-shop
    • Online kurzy
    • Online konference
    • Záznamy konferencí
    • Další vzdělávaní advokátů
    • Konference
    • Roční předplatné
    • Monitoring judikatury
    • Publikace a služby
    • Společenské akce
    • Advokátní rejstřík
    • Partnerský program
  • Advokátní rejstřík
  • Více
    18. 12. 2018
    ID: 108526upozornění pro uživatele

    Zpracování osobních údajů uchazeče o zaměstnání ve fázi výběrového řízení

    Již při náboru nového zaměstnance dochází ke zpracování jeho osobních údajů ze strany zaměstnavatele. Zaměstnavatelům a jejich personalistům však tato fáze často činí nemalé problémy, neboť nezřídka nevědí, jak uchazeče řádně informovat o zpracování jeho osobních údajů, které osobní údaje lze zpracovávat a které už nikoliv, a po jak dlouho dobu tak lze činit. Tento článek zamýšlí stručně shrnout základní povinnosti zaměstnavatele při náboru nových zaměstnanců z hlediska ochrany osobních údajů.

     
    Glatzová & Co., s.r.o. 
     
    O zpracování osobních údajů je třeba uchazeče řádně informovat

    Proces výběru vhodného zaměstnance začíná zpravidla zveřejněním inzerátu, na nějž zájemci o zaměstnání nejčastěji reagují zasláním motivačního dopisu s přiloženým životopisem. Tím se zaměstnavatel dostává k poměrně širokému okruhu osobních údajů uchazeče, zejména pak k jeho identifikačním a kontaktním údajům, někdy dokonce i k tzv. zvláštním kategoriím osobních údajů (dříve citlivým údajům) ve smyslu čl. 9 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“). Zaměstnavatel je přitom dle čl. 12 a násl. GDPR povinen uchazečům o zaměstnání nejpozději v okamžiku získání osobních údajů poskytnout informace o okolnostech jejich zpracování, tj. zejména (i) svou totožnost a kontaktní údaje, (ii) účel, za jakým budou osobní údaje uchazeče zpracovávány, (iii) dobu, po kterou budou osobní údaje zpracovávány, a (iv) související práva uchazeče [1].

    Praxe je nicméně taková, že zaměstnavatelé často své uchazeče vůbec o zpracování osobních údajů neinformují, nebo tak činí pouze v nedostatečné míře. Jednoduchým řešením je přitom umístění informace o zpracování osobních údajů na webovou stránku zaměstnavatele, prostřednictvím níž odesílají uchazeči o zaměstnání své životopisy. Uchazeč pak před odesláním životopisu pouze zaškrtne políčko, že byl před odesláním seznámen se zásadami zpracování jeho osobních údajů. Další možností je zasílání automatických e-mailů uchazečům o zaměstnání obratem po odeslání jejich životopisu zaměstnavateli. V takovém automatickém e-mailu bude uchazeč řádně informován o zpracování jeho osobních údajů.

    Zaměstnavatelé – právnické osoby s centrálním ústředím v zahraničí rovněž často zapomínají informovat své uchazeče, že jejich osobní údaje jsou předávány do zahraniční centrály. Podle čl. 13 odst. 1 písm. f) GDPR se nicméně jedná o jednu ze základních informací, kterou musí zaměstnavatel uchazeči při získání jeho osobních údajů sdělit.

    Reklama
    Whistleblowing v souvislostech – vše, co potřebujete vědět o nových pravidlech pro ochranu oznamovatelů (online - živé vysílání) - 20.4.2023
    Whistleblowing v souvislostech – vše, co potřebujete vědět o nových pravidlech pro ochranu oznamovatelů (online - živé vysílání) - 20.4.2023
    20.4.2023 09:303 025 Kč s DPH
    2 500 Kč bez DPH

    Koupit

    „Rozmohl se nám tu takový nešvar“ aneb nadbytečné souhlasy

    Dalším problémem při náboru zaměstnanců je časté vyžadování nadbytečného souhlasu se zpracováním osobních údajů. Uchazeči musí totiž nezřídka kdy zaškrtávat různá políčka, že v souvislosti se zaslaným životopisem souhlasí se zpracováním svých osobních údajů. Taková praxe však v žádném případě nemůže obstát, neboť nabírání nových zaměstnanců a obsazování volných pozic je tzv. oprávněným zájmem každého zaměstnavatele (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a zpracování takových osobních údajů je rovněž nezbytné pro provedení opatření přijatých před případným uzavřením pracovní či jiné smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Osobní údaje (nejen uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců) lze zpracovávat na základě různých právních titulů, přičemž souhlas je jen jedním z nich [2]. Pro účely výběrového řízení však není souhlas uchazeče o zpracování jeho osobních údajů nutný. 

    Potřeba udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů ze strany uchazeče by vyvstávala až v případě, že by jím zaměstnavatel nakonec volnou pozici neobsadil, chtěl by však i nadále jeho osobní údaje zpracovávat (typicky životopis) pro případ potenciálního oslovení uchazeče v budoucnu, pokud by zaměstnavatel například otevíral jinou, pro uchazeče vhodnou pozici. Zpracování osobních údajů neúspěšných uchazečů o práci je totiž omezeno pouze na relativně krátkou dobu trvání výběrového řízení, přičemž po jeho skončení je zaměstnavatel povinen veškeré digitální i fyzické kopie dokumentů obsahující osobní údaje uchazeče o zaměstnání zlikvidovat. 

    Ze shora uvedeného je zřejmé, že po skončení výběrového řízení již nelze na oprávněný zájem spoléhat, a je proto třeba pro další zpracování osobních údajů získat výslovný souhlas daného zájemce o práci splňující náležitosti dle GDPR. Ani takové zpracování na základě souhlasu však nemůže být neomezené, vždy je třeba stanovit přiměřenou dobu, po kterou budou osobní údaje zpracovávány.

    Pro účely náboru zaměstnance postačí jen některé osobní údaje

    Zaměstnavatelé mnohdy zpracovávají osobní údaje uchazečů o zaměstnání, které pro účely výběrového řízení vůbec nepotřebují. Podle čl. 5 odst. 1 písm. c) GDPR přitom platí tzv. zásada minimalizace osobních údajů, podle které lze shromažďovat a zpracovávat pouze osobní údaje, které jsou ve vztahu k účelu zpracování relevantní, a zpracování provádět pouze v rozsahu nezbytně nutném. Pakliže tedy zaměstnavatel vyžaduje v rámci výběrového řízení například rodná čísla uchazečů o zaměstnání, jedná se o nadbytečný údaj pro účely náboru zaměstnance zcela nepotřebný.

    Takového zpracování nadbytečných osobních údajů je tedy třeba se vyvarovat, neboť za něj může být dokonce ze strany dozorového úřadu udělena správní pokuta. 

    Nad rámec výše uvedeného je třeba připomenout i pracovněprávní rovinu náboru zaměstnanců, když podle ustanovení § 30 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“), smí zaměstnavatel od osob ucházejících se u něj o práci vyžadovat pouze údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Zaměstnavatel dále nesmí vyžadovat zejména údaje demonstrativně stanovené v ustanovení § 316 odst. 4 ZP, tj. jakékoliv údaje o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci a politických stranách či hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti, a za určitých okolností ani údaje o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, a trestněprávní bezúhonnosti.

    Zaměstnavatelé nezajišťují potřebnou úroveň ochrany

    Podle čl. 32 GDPR je zaměstnavatel kromě jiného povinen s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze a účelům zpracování a jiným skutečnostem provést vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil odpovídající bezpečnost osobních údajů. Během výběrových řízení však zaměstnavatelé, respektive jejich pracovníci, mnohdy nakládají s osobními údaji uchazečů o zaměstnání způsobem, který se s výše uvedenými požadavky GDPR v žádném případě neslučuje. 

    Typicky se jedná o různé přeposílání životopisů uchazečů o zaměstnání mezi pracovníky zaměstnavatele podílejícími se na výběrovém řízení v přílohách e-mailu. Taková praxe však nezajišťuje potřebnou úroveň bezpečnosti přenosu osobních údajů. Zaměstnavatel v takovém případě ztrácí kontrolu nad osobními údaji uchazeče, neboť nemá přehled, kde všude se osobní údaje takto nacházejí. Podobným příkladem je ukládání osobních údajů uchazečů o zaměstnání do různých veřejných excelovských tabulek na sdílených discích, ke kterým má přístup neomezený počet pracovníků zaměstnavatele. Ani v tomto případě nezajišťuje zaměstnavatel potřebnou úroveň bezpečnosti uchovávání osobních údajů. 

    Zaměstnavatel by měl zcela jasným způsobem vymezit, jakými prostředky a na jakých místech (ať už fyzických či virtuálních) budou osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracovávány a kteří z jeho zaměstnanců k nim budou mít přístup, přičemž by se mělo jednat výhradně o ty, kteří se budou na průběhu výběrového řízení aktivně podílet (zaměstnanci HR oddělení, atd.).

    Závěr

    Oblast ochrany osobních údajů významným způsobem ovlivňuje i proces výběrových řízení. Zaměstnavatelé se dostávají do styku s osobními údaji uchazečů o zaměstnání, a musí proto vědět, jak s nimi dle platných právních předpisů správně nakládat, a přizpůsobit tomu své vnitřní procesy a mechanismy. V opačném případě se vystavují nebezpečí postihu ze strany dozorového úřadu.


    Mgr. Jiří Koubek

    Glatzová & Co., s.r.o. 

    Betlémský palác 
    Husova 5 
    110 00 Praha 1 

    Tel.:    +420 224 401 440 
    Fax:    +420 224 248 701 
    e-mail: office@glatzova.com

    _____________________
    [1] V podrobnostech viz čl. 13 GDPR
    [2] Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR


    © EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz

    Mgr. Jiří Koubek (Glatzová & Co.)
    18. 12. 2018
    pošli emailem
    vytiskni článek
    • Tweet

    Další články:

    • Maximální délka dočasného přidělení a omezení při jeho prodlužování
    • Nová pravidla pro posuzování přiměřenosti smluvní pokuty soudem podle § 2051 NOZ
    • Nepřípustné nepřímé zastoupení v civilním řízení aneb na co dojela kauza Dieselgate
    • Je publikovaná judikatura k elektronickým podpisům skutečně relevantní?
    • Aktivní legitimace SVJ k uplatnění nároků – podstatná změna pro praxi?
    • Náhrada za ztrátu na výdělku po dobu pracovní neschopnosti nemocensky nepojištěné OSVČ
    • Nejvyšší soud: vyloučit jednatele či člena představenstva z výkonu funkce lze, i když nezpůsobí společnosti újmu
    • Právo “dohodářů” na dovolenou ve světle vládního návrhu novely zákoníku práce
    • Rozdělení nezajištěných věřitelů do různých skupin v reorganizačním plánu
    • Vlastník pozemku a změna územního plánu
    • Právní aspekty vícestranné směny nemovitostí

    Související produkty

    Online kurzy

    • Skončení pracovního poměru
    • Spolupráce s dodavateli, aneb jak se vyhnout zastřenému zprostředkování zaměstnání
    • Jak na zaměstnanecké bonusy
    • Práce pro digitální platformy – Úsvit regulace
    • Zvyšování a prohlubování kvalifikace zaměstnanců
    Lektoři kurzů
    Mgr. Stanislav Servus,  LL.M.
    Mgr. Stanislav Servus, LL.M.
    Kurzy lektora
    Mgr. Marie Janšová
    Mgr. Marie Janšová
    Kurzy lektora
    JUDr. et Mgr.  Pavla  Voříšková, Ph.D.
    JUDr. et Mgr. Pavla Voříšková, Ph.D.
    Kurzy lektora
    doc. JUDr. Petr Tégl, Ph.D.
    doc. JUDr. Petr Tégl, Ph.D.
    Kurzy lektora
    Mgr. František Korbel, Ph.D.
    Mgr. František Korbel, Ph.D.
    Kurzy lektora
    doc. JUDr. Filip Melzer, LL.M., Ph.D.
    doc. JUDr. Filip Melzer, LL.M., Ph.D.
    Kurzy lektora
    JUDr. Milan Hulmák, Ph.D.
    JUDr. Milan Hulmák, Ph.D.
    Kurzy lektora
    doc. JUDr. Petr Hůrka, Ph.D.
    doc. JUDr. Petr Hůrka, Ph.D.
    Kurzy lektora
    všichni lektoři

    Nejčtenější na epravo.cz

    • 24 hod
    • 7 dní
    • 30 dní
    • Advokátní kancelář Pokorný, Wagner & partneři, s.r.o.
    • Je publikovaná judikatura k elektronickým podpisům skutečně relevantní?
    • Vlastník pozemku a změna územního plánu
    • Aktivní legitimace SVJ k uplatnění nároků – podstatná změna pro praxi?
    • Právo na víkend - týden v české justici očima šéfredaktora
    • Nová pravidla pro posuzování přiměřenosti smluvní pokuty soudem podle § 2051 NOZ
    • Nepřípustné nepřímé zastoupení v civilním řízení aneb na co dojela kauza Dieselgate
    • Náhrada za ztrátu na výdělku po dobu pracovní neschopnosti nemocensky nepojištěné OSVČ
    • Je publikovaná judikatura k elektronickým podpisům skutečně relevantní?
    • Vlastník pozemku a změna územního plánu
    • Ochrana osobnosti zaměstnance
    • Právo “dohodářů” na dovolenou ve světle vládního návrhu novely zákoníku práce
    • Excesivní vyplnění blankosměnky (vyplnění blankosměnky v rozporu s vyplňovacím oprávněním)
    • Aktivní legitimace SVJ k uplatnění nároků – podstatná změna pro praxi?
    • Výběr z judikatury nejen k zákoníku práce z r. 2022 - část 6.
    • Nové podmínky výkonu funkce člena voleného orgánu a zřízení evidence vyloučených osob
    • Nové podmínky výkonu funkce člena voleného orgánu a zřízení evidence vyloučených osob
    • Dlouhodobé pozbytí zdravotní způsobilosti zaměstnance z pohledu zaměstnavatele
    • Novela zákoníku práce a (zdánlivá) předvídatelnost vztahů z dohod (DPP a DPČ)
    • Lze ujednáním stran zcela vyloučit možnost odstoupení od smlouvy?
    • Nepřetržité odpočinky – podle SDEU je počítáme všichni špatně!
    • Je publikovaná judikatura k elektronickým podpisům skutečně relevantní?
    • Změny v právní úpravě způsobilosti členů volených orgánů obchodních korporací k výkonu funkce a jejím dokládání v rámci rejstříkového řízení
    • Doručování v pracovním právu e-mailem?

    Pracovní pozice

    Soudní rozhodnutí

    Nahlížení do spisové dokumentace (exkluzivně pro předplatitele)

    Rozhodnutí o odmítnutí nahlížení do spisové dokumentace orgánu sociálně-právní ochrany dětí dle § 55 odst. 6 písm. b) zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí,...

    Pobyt cizinců

    Tvrzení cizince prokazujícího během řízení o správním vyhoštění, že může být osobou dle § 42e odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky,...

    Právo na informace (exkluzivně pro předplatitele)

    Pro posouzení, zda žadatel o informaci o platech (§ 3 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím) plní úkoly či poslání dozoru veřejnosti či roli tzv....

    Rada České televize (exkluzivně pro předplatitele)

    Rada České televize není oprávněna odvolat členy dozorčí komise za přiměřeného použití § 6 odst. 2 ve spojení s § 8a odst. 3 větou třetí zákona č. 483/1991 Sb., o České...

    Územní plánování (exkluzivně pro předplatitele)

    Regulativ v podobě maximálního počtu bytových jednotek v rodinném domě překračuje svojí podrobností rámec pro obsah územního plánu stanovený v § 43 odst. 1 zákona č. 183/2006 Sb.,...

    Hledání v rejstřících

    • mapa serveru
    • o nás
    • reklama
    • podmínky provozu
    • kontakty
    • publikační podmínky
    • FAQ
    • obchodní a reklamační podmínky
    • Ochrana osobních údajů - GDPR
    • Nastavení cookies
    100 nej
    © EPRAVO.CZ, a.s. 1999-2023, ISSN 1213-189X      developed by Actimmy
    Provozovatelem serveru je EPRAVO.CZ, a.s. se sídlem Dušní 907/10, Staré Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, IČ: 26170761, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 6510.

    Jste zde poprvé?

    Vítejte na internetovém serveru epravo.cz. Jsme zdroj informací jak pro laiky, tak i pro právníky profesionály. Zaregistrujte se u nás a získejte zdarma řadu výhod.


    Protože si vážíme Vašeho zájmu, dostanete k registraci dárek v podobě unikátního video tréningu od jednoho z nejznámějších českých advokátů a rozhodců JUDr. Martina Maisnera, Ph.D., MCIArb, a to "Taktika vyjednávání o smlouvách".


    Registrace je zdarma, k ničemu Vás nezavazuje a získáte každodenní přehled o novinkách ve světě práva.


    Vaše data jsou u nás v bezpečí. Údaje vyplněné při této registraci zpracováváme podle podmínek zpracování osobních údajů



    Nezapomněli jste něco v košíku?

    Vypadá to, že jste si něco zapoměli v košíku. Dokončete prosím objednávku ještě před odchodem.


    Přejít do košíku


    Vaši nedokončenou objednávku vám v případě zájmu zašleme na e-mail a můžete ji tak dokončit později.