Směrnice ze dne 30.1.1975 o způsobu vedení evidence archiválií a skladbě Jednotného archivního fondu v České socialistické republice

30.1.1975 | Sbírka:  1/1975 Ú.v. | Částka:  10/1975ASPI

Vztahy

Nadřazené: 97/1974 Sb.
1/1975 Ú.V
SMĚRNICE
ministerstva vnitra České socialistické republiky
čj. Ar/3 - 3061/74
ze dne 30. ledna 1975,
o způsobu vedení evidence archiválií a skladbě Jednotného archivního fondu v České socialistické republice
Ministerstvo vnitra České socialistické republiky stanoví podle § 31 odst. 1 písm. c) zákona České národní rady č. 97/1974 Sb., o archivnictví (dále jen "zákon"):
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
§ 1
Evidence archiválií
(1) Úkolem evidence archiválií podle těchto směrnic je podchycování údajů o archiváliích, z nichž jsou patrny podstatné znaky archiválií; těmito znaky jsou zejména označení původce, časový rozsah, údaje o množství, fyzický stav, kategorizační znaky.
(2) V evidenci (základní i druhotné) se vedou účelově vytvořené soubory archiválií a ty jednotlivé archiválie, jež nejsou součástí těchto souborů (dále jen "archiválie").
(3) Základní evidence se vede na předepsaných tiskopisech (evidenčních listech), jejichž vzory vydá ministerstvo vnitra České socialistické republiky (dále jen "ministerstvo vnitra"), přičemž druhotná evidence se vede na druhopisech evidenčních listů evidence základní.
(4) Evidenci archiválií doplňuje evidence archivních pomůcek.
§ 2
Archivní soubory a archivní pomůcky
(1) Účelově vytvořené soubory archiválií jsou archivní fondy a archivní sbírky. Archivním fondem se rozumí soubor archiválií vzniklý z organické činnosti jeho původce. Archivní sbírkou se rozumí soubor archiválií vytvořený záměrnou sběratelskou činností bez zřetele na původce archiválií.
(2) Archivními pomůckami se rozumějí pomůcky pořizované k archivním souborům nebo jejich částem a slouží pro potřebu evidence a pro orientaci po jejich obsahu i rozsahu.
Oddíl 1
Základní evidence archiválií
§ 3
Základní evidence archiválií v archivech státních, národních výborů, podnikových a zvláštního významu
Státní archivy, archivy národních výborů, podnikové archivy a archivy zvláštního významu (§ 17 až 21, 23 a 24 zákona) vedou v základní evidenci archiválie, které jsou v jejich archivní péči.
§ 4
Základní evidence archiválií v archivech ozbrojených sil a ozbrojených bezpečnostních sborů, v archivech politických stran, orgánů Národní fronty a orgánů Revolučního odborového hnutí
Způsob vedení základní evidence archiválií uložených v archivech ozbrojených sil a ozbrojených bezpečnostních sborů (§ 25 zákona), jakož i v archivech politických stran, orgánů Národní fronty a orgánů Revolučního odborového hnutí (§ 26 zákona) je vyhrazen dohodě mezi příslušnými orgány a organizacemi a ministerstvem vnitra.
§ 5
Základní evidence archiválií v kulturních a kulturně výchovných organizací a zařízeních
Kulturní a kulturně výchovné organizace a zařízení činné v oboru působnosti ministerstva kultury (§ 27 zákona) vedou v základní evidenci archiválie, o něž pečují.
§ 6
Základní evidence archiválií v péči osob nebo organizací jiných než socialistických
(1) Archiválie ve vlastnictví osob a organizací jiných než socialistických, které jsou v jejich péči (§ 10 odst. 2 a 3 zákona), vede v základní evidenci archiv, který by jinak byl příslušný pro jejich uložení.
(2) Na cizince se vztahuje ustanovení odstavce 1 jen tehdy, jde-li o archiválie získané jimi na území Československé socialistické republiky.
§ 7
Vynětí archiválií ze základní evidence
Archiválie se vyjímají ze základní evidence, pominou-li předpoklady, pro které byly do evidence vzaty. Z evidence se vyjmou také archiválie, které byly trvale přemístěny na území Slovenské socialistické republiky. Vynětí archiválií ze základní evidence se provede obdobným způsobem, jakým byly archiválie podle ustanovení těchto směrnic do ní vzaty.
Oddíl 2
Druhotná evidence archiválií
§ 8
Druhotná evidence archiválií vedená archivy národních výborů
Archivy národních výborů vedou též v evidence archiválie evidované podnikovými archivy organizací řízený, popřípadě spravovaných jinými národními výbory než krajskými (§ 23 odst. 2 zákona) a archiválie evidované kulturními a kulturně výchovnými organizacemi a zařízeními, spravovanými těmito národními výbory.
§ 9
Druhotná evidence archiválií vedená státními archivy
Státní oblastní archivy vedou též v evidenci archiválie evidované Archivem města Brna, Archivem města Ostravy, Archivem města Plzně, okresními archivy, podnikovými archivy (§ 23 odst. 1 zákona), podnikovými archivy organizací řízených, popřípadě spravovaných krajskými národními výbory a těmito národními výbory spravovanými kulturními a kulturně výchovnými organizacemi a zařízeními. Státní oblastní archiv v Praze vede kromě toho v evidenci archiválie evidované podnikovými archivy (§ 23 odst. 1 zákona) činnými na území hlavního města Prahy.
§ 10
Druhotná evidence (ústřední) vedená ministerstvem vnitra
Ministerstvo vnitra vede ústřední evidenci všech archiválií, které jsou evidovány podle předchozích ustanovení (oddíl 1 a 2) a archiválií evidovaných Státním ústředním archivem v Praze, archivy zvláštního významu a ústředně řízenými kulturními a kulturně výchovnými organizacemi a zařízeními.
§ 11
Vynětí archiválií z druhotné evidence
Archiválie, které byly vyňaty ze základní evidence (§ 7), vyjímají se i z evidence druhotné, a to obdobným způsobem, jakým byly archiválie podle ustanovení těchto směrnic do ní vzaty.
Oddíl 3
Oznamování evidenčních údajů
§ 12
(1) Evidenční údaje, jejich změny a doplňky vztahující se k evidovaným archiváliím oznamují
a) kulturní a kulturně výchovné organizace a zařízení spravované okresními národními výbory, jakož i podnikové archivy organizací řízených, popřípadě spravovaných jinými národními výbory než krajskými okresním archivům;
b) kulturní a kulturně výchovné organizace a zařízení spravované Národním výborem hl. města Prahy a národními výbory měst Brna, Ostravy a Plzně, jakož i podnikové archivy organizací řízených, popřípadě spravovaných národními výbory uvedených měst Archivu hlavního města Prahy, popřípadě archivům měst Brna, Ostravy a Plzně;
c) kulturní a kulturně výchovné organizace a zařízení spravované krajskými národními výbory, jakož i podnikové archivy organizací řízených, popřípadě spravovaných krajskými národními výbory státním oblastním archivům;
d) podnikové archivy (§ 23 odst. 1 zákona) státním oblastním archivům a ty, které působí na území hlavního města Prahy, Státnímu oblastnímu archivu v Praze;
e) archivy měst Brna, Ostravy a Plzně a okresní archivy státním oblastním archivům;
f) Archiv hlavního města Prahy, státní oblastní archivy, Státní ústřední archiv, archivy zvláštního významu a ústředně řízené kulturní a kulturně výchovné organizace a zařízení ministerstvu vnitra.
(2) Evidenční údaje se oznamují neprodleně; jejich změny a doplňky ihned po uplynutí kalendářního roku, v jehož průběhu k nim došlo.
Oddíl 4
Evidence archivních pomůcek
§ 13
(1) Archivy, které působí v obvodu státních oblastních archivů nebo v obvodu Archivu hlavního města Prahy, zasílají z archivních pomůcek inventáře, katalogy a tematické rejstříky, a to postupem upraveným v § 12.
(2) Archiv hlavního města Prahy, státní oblastní archivy, Státní ústřední archiv a archivy zvláštního významu zasílají jimi vypracované inventáře, katalogy a tematické rejstříky ministerstvu vnitra. Archivy měst Brna, Ostravy a Plzně, okresní archivy a podnikové archivy předkládají ministerstvu vnitra archivní pomůcky v rozsahu jím požadovaném.
(3) Archivy vedou evidenci všech archivních pomůcek jimi vypracovaných i jim zaslaných. Ministerstvo vnitra vede ústřední evidenci všech jemu zaslaných archivních pomůcek.
Oddíl 5
Evidence archiválií uznaných za kulturní památky a prohlášených za národní kulturní památky
§ 14
(1) Uznání archiválií za kulturní památky se vyznačuje na evidenčních listech evidence základní i druhotné. Zároveň se takové archiválie zapíší do zvláštních záznamů vedených o archiváliích uznaných za kulturní památky (§ 3 odst. 5 zákona); tyto zvláštní záznamy se ukládají odděleně od evidenčních listů.
(2) Prohlášení archiválií za národní kulturní památky se vyznačuje na evidenčních listech evidence základní i druhotné. Ministerstvo vnitra zapisuje tyto archiválie do zvláštního jím vedeného seznamu.*)
Oddíl 6
Skladba jednotného archivního fondu v České socialistické republice
§ 15
Archiválie, které jsou vedeny v evidence podle těchto směrnic, jsou součástí Jednotného archivního fondu v České socialistické republice bez ohledu na to, jsou-li v socialistickém společenském vlastnictví nebo ve vlastnictví osob nebo ve vlastnictví organizací jiných než socialistických a bez ohledu na to, jsou-li v péči archivů nebo jiných orgánů, organizací a zařízení nebo jednotlivých osob.
Oddíl 7
Závěrečná ustanovení
§ 16
Dřívější evidence archiválií a archivních pomůcek
Po doplnění a úpravě provedené podle předcházejících ustanovení se pokládá až dosud vedená evidence archiválií za evidenci podle těchto směrnic. To platí též o evidenci archivních pomůcek.
§ 17
Účinnost
Tyto směrnice nabývají účinnosti dnem 1. dubna 1975.
Náměstek ministra:
RSDr. Balák v.r.
*) § 11 vyhlášky ministerstva vnitra České socialistické republiky č. 101/1974 Sb., o uznávání archiválií za kulturní památky a o zvýšené ochraně archiválií jako kulturních a národních kulturních památek.