13. 4. 2017
ID: 105785upozornění pro uživatele

Apostilace, superlegalizace a úřední překlad listin stručně a přehledně

Zdroj: shutterstock.com

Na úvod si řekněme, co se za pojmy apostilace a superlegalizace skrývá. Oba tyto instituty se využívají v případech, kdy chceme použít listiny v odlišném státu, než ve kterém byla listina vyhotovena. Jedná se zejména o veřejné listiny vydávané soudy a státními úřady. V praxi tyto listiny vydává nejčastěji notář, resp. notářský tajemník, jelikož listiny vyhotovené v rámci systému Czech POINT k tomuto účelu použít nelze. Je třeba si však dávat pozor u listin vyhotovených notářským tajemníkem, aby obsahovaly razítko přímo od notáře, nikoliv jen od notářského tajemníka samotného. Obvykle stačí u notářského tajemníka předem ohlásit, že jím vyhotovená listina je zřizována pro účely použití v zahraničí.

 
 Švehlík & Mikuláš advokáti s. r. o.
 
Kdy musí být listiny ověřené?

Než se vydáme na příslušné úřady apostilovat či superlegalizovat, měli bychom si zjistit, jaké a zda vůbec nějaké ověření na listině potřebujeme. Situace, kdy (ne)potřebujeme listinu ověřovat, můžeme rozřadit do tří skupin:

Ověření nepotřebujeme vůbec

Některé státy, zejména v rámci EU, u některých listin ověření nevyžadují vůbec. Je tak nasnadě vždy si u konkrétního úřadu ověřit, zda u dané listiny vyžaduje ověření či nikoliv.

Dále jsou zde státy, se kterými má Česká republika uzavřenou bilaterální smlouvu o právní pomoci ve věcech občanských a rodinných. Zde však musíme mít na paměti, že se jedná o individuální kontrakty a nelze tedy paušalizovat nepotřebnost ověření. V praxi to znamená, že státy, se kterými má ČR uzavřenou výše uvedenou smlouvu, z valné většiny nevyžadují žádnou formu ověření, vždy je však potřeba si ad hoc zjistit podmínky konkrétní smlouvy, zda nejsou uplatněna nějaká omezení, například, že se uznávají bez dalšího pouze listiny vydané justicí.

Kompletní seznam států nalezneme na portálu justice.cz, patří mezi ně např. státy:

  • Francie
  • Itálie – pouze pro listiny související s dožádáním soudu
  • KLDR
  • Maďarsko
  • Polsko
  • Rakousko
  • Rusko
  • Slovensko
  • Ukrajina
Postačí nám apostilace

V roce 1961 byla mezi většinou států napříč všemi kontinenty uzavřena tzv. Haagská úmluva, tedy Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin. Pro využití veřejných listin v těchto státech je stačí apostilovat u příslušného úřadu a nechat je úředně přeložit.

Apostilace se provádí v zásadě na dvou úřadech, a to podle subjektu, který je vydal. Listiny vydané justičními orgány a notáři apostiluje Ministerstvo spravedlnosti ČR, kdežto listiny vydané státní správou apostiluje Ministerstvo zahraničních věcí ČR.

Za apostilaci se hradí 100 Kč poplatek za apostilu a 30 Kč za ověření dalšího razítka (například razítka překladatele/krajského úřadu), a to ve formě kolku. Kolek však kupříkladu na Ministerstvu spravedlnosti ČR zakoupit nelze a je nutno si ho obstarat předem.

Apostilaci si můžeme vyřídit buďto osobně na konkrétním úřadu nebo korespondenční cestou zasláním na adresu ministerstva. Stačí přiložit k listině k ověření kolek, popřípadě kolky v příslušné hodnotě. Také pokud chceme nechat ověřit více listin najednou, musíme přiložit kolky pro každou listinu zvlášť, nelze nahrazovat kolky s menší nominální hodnotou kolkem jedním.

Do působnosti Haagské úmluvy patří naprostá většina států napříč všemi kontinenty, mezi hlavní výjimky patří Čína (vyjma Hong Kongu a Macaa), Kanada, Brazílie a Egypt.

Musíme superlegalizovat

Pokud je u listiny vyžadováno ověření a zároveň nespadá ani do skupiny bilaterálních smluv o právní pomoci, ani do působnosti Haagské úmluvy, je třeba se vydat cestou superlegalizace, neboli vyššího ověření listiny. Tento systém vyššího ověření je v zásadě třístupňový:

  • 1) listinu je potřeba ověřit u úřadu, který zaštiťuje jeho vydání, tedy listiny vydané justicí či notáři u Ministerstva spravedlnosti ČR, doklady o studiu u Ministerstva školství ČR, výpis z rejstříku trestů u Rejstříku trestů ČR v Praze apod.;
  • 2) po ověření úřadem dle bodu 1) se listina ověřuje u Ministerstva zahraničních věcí ČR;
  • 3) po ověření u Ministerstva zahraničních věcí ČR je zapotřebí listinu dále ověřit u zastupitelského úřadu cizího státu, v němž má být listina použita, vykonávajícího působnost v České republice.
Správní poplatek na Ministerstvu spravedlnosti je v případě legalizace 30 Kč za ověření jednoho razítka, a to taktéž ve formě kolku.

Nejdříve apostilace a poté překlad či naopak?

Kromě veřejné listiny musí být vždy přeložena i apostila, tedy vždy musí být proces apostilování předcházet úřednímu překladu listiny. Ale ačkoliv úřední překlad listiny není ze své povahy veřejnou listinou, můžeme se setkat v praxi s tím, že některé úřady budou vyžadovat i apostilovaný úřední překlad. Tím se však můžeme dostat do pomyslného „začarovaného kruhu“. Nastává totiž situace, kdy pokud apostilovanou listinu necháme úředně přeložit a tento překlad (razítko překladatele/krajského úřadu) posléze necháme znovu apostilovat, tak zde máme znovu apostilu bez jejího přeložení a takto bychom mohli překládat a apostilovat do nekonečna.

V zásadě by tedy měl stačit postup, kdy necháme listinu apostilovat a poté přeložit. Pokud však konkrétní úřad bude vyžadovat apostilaci úředního překladu, máme 2 možnosti, jak se vyhnout výše popsané situaci:

  • 1) v souladu s metodikou Ověřování českých veřejných listin pro použití v cizině ministerstva spravedlnosti ČR, si na řádně apostilovanou a úředně přeloženou listinu (překlad musí být pevně spojen s listinou) opatříme pod tlumočníkovo razítko doložku krajského soudu potvrzující, že tlumočník je řádně zapsán v seznamu tlumočníků, necháme listinu znovu apostilovat a budeme doufat, že tento postup bude danému úřadu stačit; nebo
  • 2) optimálním řešením je řádně apostilovanou listinu nechat přeložit místním úředním tlumočníkem až ve státě, ve kterém chceme danou listinu použít. Tím se vyhneme nutnosti znovu apostilovat úřední překlad. Tento postup však může být poněkud nákladnější.
 

Vojtěch Šťástka

Vojtěch Šťástka
,
právní asistent


SAMAK právo & daně

Purkyňova 2
110 00 Praha 1

Tel.:    +420 211 222 244
e-mail:    info@samak.cz

________________________________________

[*] Aktualizace textu - 20. 4. 2017


© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz