Co se stane s databázemi údajů o klientech při prodeji podniku?

Změna v osobě podnikatele je dnes běžná stejně jako prodej podniku nebo podnikatelského projektu jinému podnikateli. Kromě jiných otázek je třeba také řešit převod databází osobních údajů s projektem spojených, nejčastěji se jedná o databáze s údaji o zákaznících.

Pokud je předmětem prodeje celý podnik, tj. veškerý majetek, ať hmotný nebo nehmotný, sloužící k podnikání prodávajícího nebo alespoň část podniku (organizační složka), je situace týkající se databází jednodušší. Společně s podnikem lze předat kupujícímu databáze s osobními údaji zákazníků i bez jejich souhlasu. Prodávající může databáze sloužící k podnikatelské činnosti předat na základě výjimek uvedených v ustanovení § 5 odst. 2 písmene b) a e) zákona o ochraně osobních údajů. Zákazník však musí být o změně správně informován, jinak může být Úřadem na ochranu osobních údajů udělena pokuta. Stejně tak v případě zdědění podniku, v případě přeměn právnických osob (fúze, rozdělení, změna právní formy) je možné, aby databáze nadále využíval nástupce s tím, že zákazník musí být o změně náležitě informován.

Výše uvedený obecný postup není možné použít vždy, záleží na účelu zpracování osobních údajů. V některých případech, pokud například nový vlastník podniku změní podnikatelskou činnost tak, že osobní údaje k původnímu účelu už nebudou používány, údaje předat nelze a je třeba je zlikvidovat.

Situace je složitější v případě převodu části podnikatelské činnosti na třetí osobu. Bez souhlasu zákazníků pak mohou být předány pouze některé údaje. Jako příklad můžeme uvést uzavření licenční smlouvy na vydávání jednoho časopisu, přičemž původní vydavatel bude nadále vydávat další časopisy. Svůj podnik tak neprodá, poskytne pouze licenci na část původní činnosti. V uvedeném případě lze bez souhlasu zákazníků, tj. předplatitelů tohoto časopisu, předat pouze údaje, v tomto rozsahu: „jméno, příjmení, adresa“. Případné další osobní údaje nemohou být převedeny bez souhlasu zákazníků.

Lze proto jen doporučit precizně koncipovat návrh souhlasu zákazníků se zpracováním osobních údajů, aby umožnil podnikateli údaje účelně využívat a případně je převést na třetí osobu. Spolupráce s odborníkem na ochranu osobních údajů se v tomto případě jistě vyplatí. Zjištění, že souhlas nebyl platně udělen nebo že cenné databáze údajů nelze snadno převést na zájemce o perspektivní projekt, může v některých případech velmi negativně ovlivnit hodnotu převáděného projektu či celého podniku.