epravo.cz

Přihlášení


Registrace nového uživatele
Zapomenuté heslo
Přihlášení
  • ČLÁNKY
  • ZÁKONY
  • SOUDNÍ ROZHODNUTÍ
  • AKTUÁLNĚ
  • COVID-19
  • E-shop
  • Advokátní rejstřík
  • občanské právo
  • obchodní právo
  • insolvenční právo
  • finanční právo
  • správní právo
  • pracovní právo
  • trestní právo
  • evropské právo
  • veřejné zakázky
  • ostatní právní obory
Konference: Evidence skutečných majitelů – změny, které se dotknou (téměř) každé právnické osob
18. 6. 2020
ID: 111370upozornění pro uživatele

Digitalizací ke zvýšení efektivity a snížení nákladů (nejen) v době COVID-19

Kvůli mimořádné situaci spojené s koronavirovou pandemií jsme byli všichni nuceni využít technologie v dosud nepoznaném rozměru, vyzkoušet si vzdálenou spolupráci a přemýšlet nad možnostmi zjednodušení různých procesů v našich společnostech cestou digitalizace. Nabízíme několik postřehů z naší praxe, z nichž je patrné, že digitalizace je pro většinu podnikatelů celkem jednoduše dosažitelná a není nutné ani vhodné ji odkládat.

Dopad vládních opatření spojených s bojem proti šíření koronaviru byl pro každého z nás cennou lekcí. V této turbulentní době jsme se naučili pracovat na dálku a vnímat důležitost technologií pro každodenní život. Dostali jsme unikátní příležitost přemýšlet nad optimalizací činností v našich organizacích. Máme veké štěstí, že digitalizace společnosti byla v době vypuknutí pandemie již natolik pokročilá, že řadě z nás umožnila relativně bezproblémové fungování. Přesto jsme pokrok v tomto ohledu až doposud nedokázali řádně ocenit.

Jestli ještě na začátku roku někdo pochyboval o potřebě digitalizovat vhodné agendy ve své organizaci, koronavirus takové pochybnosti s velkou pravděpodobností rozptýlil. Z technologického i právního pohledu se sice nacházíme ve stále stejné době, ale náš pohled se zásadně změnil. Orientace na digitální řešení a digitální dovednosti se najednou jeví jako zcela nezbytná pro zajištění stability fungování řady byznysů.

Při pohledu na trh řešení se může zdát, že existuje celá řada nástrojů, které jako mávnutím kouzelného proutku přesunou váš byznys do digitální roviny, nahradí několik hlav v týmu HR na oko líbivým řešením anebo zcela odstraní jakékoli vlastnoruční podepisování papírů. Novinové titulky mohou vyvolávat iluzi, že už brzy nebude díky snaze státu nikdo nikam chodit osobně a vše půjde vyřešit zcela jednoduše digitálně na dálku. Nechme protentokrát stát a jeho (ne)schopnost posouvat digitalizaci vůči občanům ve stavu nouze i mimo něj stranou; v této oblasti je v zásadě stále vše při starém.

Jak začít?

Ačkoli už pravděpodobně cítíte, že je konečně potřeba začít využívat potenciálu pokročilé digitalizace, je nutné se vyvarovat překotných a nepromyšlených kroků.

Digitalizace není pouze o odstranění papíru, ale o změně myšlení a také o částečné změně fungování organizace a lidí, kteří v ní pracují.

Aby bylo možné digitalizaci využít k zásadnímu zvýšení efektivity, ke snížení nákladů organizace a k získání reálné konkurenční výhody, je potřeba provést velmi pečlivou přípravu – analyzovat, diskutovat, vyhodnocovat, plánovat a hlavně přemýšlet. Aby výsledek přinesl ovoce, budete potřebovat pomoc expertů z různých odvětví, zejména však IT a práva.

Teoretickým i praktickým poradenstvím v oblasti digitalizace právních jednání a interních procesů jsme strávili s více než stovkou našich klientů tisíce hodin. Asistovali jsme při zjednodušování workflow u začátečníků i etablovaných hráčů, připravili návrhy pro-digitalizačních zákonů, právně posuzovali konkrétní technologická řešení a pořádali detailní praktické workshopy. Sami již roky pracujeme na zavádění smysluplné digitalizace do naší rozmanité praxe. Zavedli jsme například řešení pro zjednodušení rutinní práce s typovými dokumenty anebo řešení pro využití prostého elektronického podpisu pro nás i naše klienty. Digitalizace se zkrátka nevyhýbá žádnému oboru podnikání, včetně těch, které donedávna byly považovány za poměrně konzervativní. V našem oboru chceme jít v tomto směru příkladem.

Protože jsme s našimi klienty v digitalizaci ušli už značný kus cesty, rádi bychom s jistou mírou zjednodušení vyzdvihli následující aspekty digitalizace, které vnímáme ze svého pohledu jako klíčové právní příležitosti ke zvýšení efektivity a snížení nákladů vaší organizace do dalších let. Digitalizace zajisté vyžaduje zvážení některých právních rizik, je ale především o právních přínosech, které vedou k jednoznačnému závěru – dát příležitost jejímu zavedení i u vás ve společnosti, stejně jako tak učinila pro různé aktivity téměř polovina organizací v Evropské unii.

  • Elektronické podepisování

České právo již delší dobu umožňuje uzavírat smlouvy a uskutečňovat písemné právní jednání elektronicky, a to dokonce i bez podpisu. Pokud vás zákon nebo dohoda nutí právně jednat skutečně jen v písemné formě, při elektronickém právním jednání ji zachováte tak, že zvolený prostředek (např. platforma, e-mail nebo mobilní aplikace) zachytí obsah jednání a určí jednající osobu. To není jen hypotetická, ale zcela reálná možnost.

Pokud chcete mít vyšší jistotu v průkaznosti a udržitelnosti jednání, rozhodnete se písemné jednání raději podepsat. Drtivou většinu jednání ve vaší organizaci dovnitř i navenek umíte elektronicky podepsat již nyní, aniž byste měli nebo potřebovali jakýkoli certifikát. Je velmi pravděpodobné, že si s tímto způsobem podepisování při odpovídajících pravidlech jednání pracovníků ve vaší organizaci a rozumném IT řešení vystačíte.

Patrně vždy vám zůstanou jednání, která se rozhodnete nechat „na papíře“, to však není prohra, jen přirozená a správná snaha digitalizovat pouze to, co dává smysl. Tímto postupem si paradoxně ušetříte mnoho praktických starostí a budete mít větší prostor věnovat se digitalizaci jen skutečně vhodných dokumentů.

Každý jednotlivý podpis navíc nemusí vždy znamenat aktivní úkon pracovníků, proces podepisování lze bez větších problémů i automatizovat. Podpisy pak za člověka vytváří na jeho pokyn a v mezích svého naprogramování „automat“ – to je praktické třeba v případě, kdy chcete obsluhovat zákazníky v režimu 24/7. Typicky to známe například z online světa e-commerce, když si objednáváme zboží či službu a automat nám z druhé strany potvrzuje uzavření smlouvy.

  • Elektronické doručování a uchovávání dokumentů

Pro elektronické doručování dokumentů můžete využít v zásadě jakoukoli dostupnou platformu nebo službu. Elektronický dokument lze doručit i osobně, například předáním tabletu s jeho zobrazeným zněním. Pro drtivou většinu jednání vám opět postačí prostá e-mailová komunikace, kterou ve vaší organizaci již ovládá každý. Při doručování některých dokumentů datovou schránkou dokonce zjistíte, že takové dokumenty vůbec není potřeba podepisovat.

Technologická neutralita je typická i pro uchovávání elektronických dokumentů nebo jejich převádění z elektronické podoby do listinné a nazpět. S relativně dostupným IT řešením si proto můžete dovolit přesunout své dosavadní listinné archivy do elektronické podoby, udělat si přitom ve věcech pořádek a uvolnit prostor, kde se doposud nacházely stohy listin. Toto řešení nemusí ani nezbytně umožňovat přerazítkování dokumentů časovými razítky; nutnost přerazítkovat vnímáme jako velmi častý mýtus odrazující mnoho klientů ještě před tím, než o digitalizaci začnou pořádně přemýšlet.

  • Digitalizace klíčových dokumentů HR agendy

Čtete-li názory erudovaných českých právníků na možnosti elektronizace dokumentů v pracovním právu, zjišťujete, že ustrnuly v době, kdy ještě světlo světa nespatřil ani první iPhone. Český zákoník práce klade nesmyslné požadavky na doručování elektronických dokumentů mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, které si organizace vyhodnocují jako nesplnitelné, a digitalizaci HR zavrhují. Když si navíc přečtete ještě některá rozhodnutí českého Nejvyššího soudu, máte pocit, že digitalizovat klíčové dokumenty pracovněprávní agendy snad ani nelze.

Opak je pravdou – známe mnoho společností, kterým se povedla velmi pokročilá digitalizace této agendy, některým dokonce takřka úplná. A to jde o významné hráče v energetice, telekomunikacích nebo ve finančních službách. Společné je jim to, že byli připraveni přijmout určité riziko a učinit kompromis, občas i za hranou formalistické právní úpravy. Jejich volba jim však v praxi šetří značné náklady, efektivita agendy narostla skokově a zdá se, že tento krok budou respektovat i dozorové orgány a následovat bude další část praxe.

V České republice, ale i v okolních zemích, ve kterých mají podobně zastaralé pracovní právo, zaměstnavatelé oprávněně dlouhodobě volají po zjednodušení pravidel doručování v zákoníku práce. Spolu s dalšími experty jsme již připravili návrh relativně kompromisní novelizace zákoníku práce a vyjednáváme jeho další podporu. Věříme, že pokud odpadnou stávající viditelné zákonné překážky, a zaměstnavatelé tak nebudou nuceni jít při digitalizaci i za hranu zákoníku práce, digitalizace této vynechávané oblasti bude skoková. Jelikož má téma digitalizace v aktuální Poslanecké sněmovně nebývalou podporu, je dobré se začít na zjednodušení HR agendy již pomalu připravovat.

  • Elektronická identifikace

Pokud si chcete být jisti, že na dálku jednáte s konkrétní osobou, nevystačíte si s elektronickým podpisem, ale budete muset osobu tzv. elektronicky identifikovat. Řada organizací pro své primární fungování nepotřebuje znát totožnost zákazníka, vystačí si i s fiktivní identitou a zcela nedostačujícími identifikačními údaji. Typické je to pro část e-commerce nebo pro předplacené služby.

Nemáte-li však takové štěstí a svého zákazníka potřebujete bezpochyby určit, již brzy bude k dispozici placené řešení, díky kterému toho budete velmi jednoduše schopni. Jde o tzv. bankovní identitu. Jedná se o projekt chystaný Českou bankovní asociací a předními českými bankami, který umožní skutečně spolehlivě digitalizovat vhodné procesy a maximálně usnadnit podnikání. Jako spoluautoři příslušné zákonné úpravy a aktivní poradci při přípravě tohoto řešení věříme v úspěch a plošné přijetí této inovativní možnosti využívat přístupové údaje do internetového bankovnictví, zejména bude-li mít nakonec každý občan možnost díky bankovní identitě i zcela závazně cokoli elektronicky podepisovat, včetně podání vůči státu nebo dokumentů, na nichž bude vyžadován úředně ověřený podpis.

Poradenská společnost McKinsey[1] uvádí, že úspora nákladů na nábor nového zákazníka s pomocí spolehlivé elektronické identifikace může činit až 90 % a přínos pro HDP v dané zemi se zavedením takového řešení se může pohybovat při vhodné adopci mezi 3 a 13 %. Tato čísla není možné ignorovat a je namístě se okamžitě zamyslet nad tím, v jakých konkrétních procesech vaší společnosti by se bankovní identita dala využít. Nasazení projektu se očekává v první polovině roku 2021 a jeho vhodné i včasné využití bude bezesporu konkurenční výhodou.

Poradenská společnost McKinsey uvádí, že úspora nákladů na nábor nového zákazníka s pomocí spolehlivé elektronické identifikace činí až 90 % a přínos pro HDP v dané zemi se zavedením takového řešení pohybuje při vhodné adopci mezi 3 a 13 %. Tato čísla není možné ignorovat a je namístě se okamžitě zamyslet nad tím, v jakých konkrétních procesech vaší společnosti by se bankovní identita dala využít. Nasazení projektu se očekává v první polovině roku 2021 a jeho vhodné i včasné využití bude bezesporu konkurenční výhodou.

  • Využití digitální legislativy

Ve snaze rozvíjet digitální dovednosti pracovníků by se v každé organizaci mělo diskutovat nejen o možnosti interního používání vhodných IT řešení, ale i vhodných možnostech využívání současné digitální legislativy. Pracovníci ve skutečnosti nepotřebují půl dne volna na vyřízení věcí po úřadech, když jsou často schopni odkudkoli a kdykoli vyřešit danou záležitost elektronicky na dálku, jen o této možnosti nevědí. Nemusí přicházet do práce pozdě, protože si musí ráno na poště nejdříve vyzvednout dopis, který tam mají uložený poslední den. A v budoucnu nebudou muset dokonce ani absolvovat návštěvu notáře k ověření svého podpisu.

Zlepšováním digitálních dovedností pracovníků v jejich osobním životě je připravujete i na lepší budoucí digitální fungování ve vaší společnosti.

Věříme, že řada z vás dá velmi brzy digitalizaci šanci, protože má nejen z právního pohledu významné přínosy. Rádi budeme sdílet naše rozsáhlé know-how v této oblasti a jsme také připraveni vás při digitalizačním úsilí podporovat a provázet jeho konkrétními nástrahami i příležitostmi. Nebojte se, vykročit tím správným elektronizačním směrem opravdu stojí za to!


Robert Nešpůrek
Robert Nešpůrek
,
partner
                   

Jan Diblík
,       
partner          



Dalibor Kovář
,
vedoucí advokát

 

HAVEL & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář

 
 
 

HAVEL & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář
 
 
Florentinum, recepce A
Na Florenci 2116/15
110 00  Praha 1
 
Tel.:       +420 255 000 111
Fax:       +420 255 000 110
e-mail:    office@havelpartners.cz
 
PFR 2018

[1] V reportu z dubna 2019 k dispozici >>> zde.


© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz


Robert Nešpůrek, Jan Diblík, Dalibor Kovář (HAVEL & PARTNERS)
18. 6. 2020
pošli emailem
vytiskni článek
  • Tweet

Další články:

  • Právní možnosti řešení vlivu nepříznivých klimatických podmínek na průběh realizace výstavby 1. díl – soukromoprávní smlouvy o dílo
  • Náhrada za újmu na zdraví po pádu na neudržovaném chodníku
  • Návrh zákona na ochranu oznamovatelů – nové povinnosti pro zaměstnavatele
  • Nouzový stav není okolností podmiňující použití vyšší trestní sazby již kvůli gramatickému výkladu příslušných ustanovení
  • Problematika valorizace a redukce vnosů v rámci vypořádání SJM
  • Ústavní soud stanovil kritéria pro určení výše nemajetkové újmy pozůstalých po oběti dopravní nehody
  • Vybraná nejnovější judikatura k nároku na pokutu za prodlení s nepeněžitým plněním - zejména za pozdní nebo nesprávné vyúčtování nákladů a záloh na služby spojené s užíváním bytu
  • Ano šéfe, předbíhání je opravdový etický problém
  • K přiměřenosti požadavků soudů na prokázání ušlého zisku – Nález Ústavního soudu ze dne 30. 11. 2020, sp. zn. I. ÚS 922/18
  • Hlasování per rollam ve společnosti s ručením omezeným
  • Nový zákon o odpadech: Přehled 10 vybraných změn

Související produkty

Online kurzy

  • SVĚŘENSKÉ FONDY (zajímavý nástroj ochrany majetku s velkým ALE)
  • Problematika bytového spoluvlastnictví
  • Společenství vlastníků jednotek
  • Zajištění dluhu v Občanském zákoníku se zvláštním přihlédnutím k zástavnímu právu a zajišťovacímu převodu práva III.
  • Zajištění dluhu v Občanském zákoníku se zvláštním přihlédnutím k zástavnímu právu a zajišťovacímu převodu práva II.
Lektoři kurzů
Mgr. Stanislav Servus,  LL.M.
Mgr. Stanislav Servus, LL.M.
Kurzy lektora
JUDr. et Mgr.  Pavla  Voříšková, Ph.D.
JUDr. et Mgr. Pavla Voříšková, Ph.D.
Kurzy lektora
doc. JUDr. Filip Melzer, LL.M., Ph.D.
doc. JUDr. Filip Melzer, LL.M., Ph.D.
Kurzy lektora
Mgr. František Korbel, Ph.D.
Mgr. František Korbel, Ph.D.
Kurzy lektora
JUDr. Milan Hulmák, Ph.D.
JUDr. Milan Hulmák, Ph.D.
Kurzy lektora
JUDr. Kristýna Faltýnková
JUDr. Kristýna Faltýnková
Kurzy lektora
JUDr. Katarina Maisnerová ml.
JUDr. Katarina Maisnerová ml.
Kurzy lektora
JUDr. Petr Bezouška, Ph.D.
JUDr. Petr Bezouška, Ph.D.
Kurzy lektora
doc. JUDr. Petr Tégl, Ph.D.
doc. JUDr. Petr Tégl, Ph.D.
Kurzy lektora
JUDr. Daniela Kovářová
JUDr. Daniela Kovářová
Kurzy lektora
všichni lektoři

Nejčtenější na epravo.cz

  • 24 hod
  • 7 dní
  • 30 dní
  • Právo na víkend - týden v české justici očima šéfredaktora
  • Občanský průkaz a prokazování totožnosti
  • Aktuální praxe předsedy ÚOHS v případech týkajících se § 46 zákona o zadávání veřejných zakázek
  • Návrh zákona na ochranu oznamovatelů – nové povinnosti pro zaměstnavatele
  • Sankce za dob koronavirové pandemie – Odpovědnost za přestupky – 1. díl seriálu
  • Povinnost nošení roušky v kontextu ústavních práv
  • Náhrada za újmu na zdraví po pádu na neudržovaném chodníku
  • Regulace open-source P2P platební sítě Bitcoin
  • Občanský průkaz a prokazování totožnosti
  • Nová právní úprava dovolené účinná k 1.1.2021 – dovolená za kalendářní rok (část 1.)
  • Sankce za dob koronavirové pandemie – Odpovědnost za přestupky – 1. díl seriálu
  • MZ se brání výtkám ombudsmana, citlivé údaje zveřejňovat nesmí
  • Povaha překážek v práci na straně zaměstnavatele vzniklých v souvislosti preventivními opatřeními přijatými vládou proti šíření koronaviru SARS-CoV-2
  • Roušky na pracovišti. Jaká jsou rizika?
  • Povinnost nošení roušky v kontextu ústavních práv
  • Okresní úřady byly zrušeny, okresy jako správní celky však nikoli
  • Nová právní úprava dovolené účinná k 1.1.2021 – dovolená za kalendářní rok (část 1.)
  • Výpověď z pracovního poměru ze strany zaměstnance (část 1.)
  • Regulace open-source P2P platební sítě Bitcoin
  • Sankce za dob koronavirové pandemie – Odpovědnost za přestupky – 1. díl seriálu
  • Krácení dovolené nově od 1. 1. 2021
  • Náklady řízení
  • Roušky na pracovišti. Jaká jsou rizika?
  • Společnost s ručením omezeným ve světle novely zákona o obchodních korporacích

Pracovní pozice

Soudní rozhodnutí

Zastavení exekuce (exkluzivně pro předplatitele)

Vyjádření (stanovisko) správního orgánu (silničního správního úřadu), který vydal exekuční titul, že povinnost uložená exekučním titulem byla splněna, není pro exekuční soud...

Místní příslušnost soudu

Ve sporu o zadostiučinění za zásah do cti, vážnosti a důstojnosti zasláním nepravdivých informací elektronickou poštou je podle § 87 písm. b) o. s. ř. místně příslušným i soud, v...

Odpovědnost státu za škodu (exkluzivně pro předplatitele)

I pro rozhodování soudu o nároku na náhradu škody platí ustanovení § 154 o. s. ř., které stanoví, že pro rozsudek je rozhodující stav v době jeho vyhlášení. To znamená, že...

Spolek (exkluzivně pro předplatitele)

Za zájem hodný právní ochrany ve smyslu § 258 o. z. naopak nelze bez dalšího považovat např. pouze obecně vymezený společenský (veřejný) zájem na tom, aby rozhodnutí orgánu spolku...

Vodní zákon (exkluzivně pro předplatitele)

Ustanovení § 50 písm. c) vodního zákona je ve vztahu k § 59a vodního zákona normou speciální.

Vyhledávání ASPI

ASPI

Hledání v rejstřících

  • mapa serveru
  • o nás
  • reklama
  • podmínky provozu
  • kontakty
  • publikační podmínky
  • FAQ
  • obchodní a reklamační podmínky
  • Ochrana osobních údajů - GDPR
AIVD APEK 100 nej
© EPRAVO.CZ, a.s. 1999-2021, ISSN 1213-189X      developed by Actimmy
Provozovatelem serveru je EPRAVO.CZ, a.s. se sídlem Dušní 907/10, Staré Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, IČ: 26170761, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 6510.

Jste zde poprvé?

Vítejte na internetovém serveru epravo.cz. Jsme zdroj informací jak pro laiky, tak i pro právníky profesionály. Zaregistrujte se u nás a získejte zdarma řadu výhod.


Protože si vážíme Vašeho zájmu, dostanete k registraci dárek v podobě unikátního video tréningu od jednoho z nejznámějších českých advokátů a rozhodců JUDr. Martina Maisnera, Ph.D., MCIArb, a to "Taktika vyjednávání o smlouvách".


Registrace je zdarma, k ničemu Vás nezavazuje a získáte každodenní přehled o novinkách ve světě práva.


Vaše data jsou u nás v bezpečí. Údaje vyplněné při této registraci zpracováváme podle podmínek zpracování osobních údajů