Digitalizací ke zvýšení efektivity a snížení nákladů (nejen) v době COVID-19
Kvůli mimořádné situaci spojené s koronavirovou pandemií jsme byli všichni nuceni využít technologie v dosud nepoznaném rozměru, vyzkoušet si vzdálenou spolupráci a přemýšlet nad možnostmi zjednodušení různých procesů v našich společnostech cestou digitalizace. Nabízíme několik postřehů z naší praxe, z nichž je patrné, že digitalizace je pro většinu podnikatelů celkem jednoduše dosažitelná a není nutné ani vhodné ji odkládat.
Dopad vládních opatření spojených s bojem proti šíření koronaviru byl pro každého z nás cennou lekcí. V této turbulentní době jsme se naučili pracovat na dálku a vnímat důležitost technologií pro každodenní život. Dostali jsme unikátní příležitost přemýšlet nad optimalizací činností v našich organizacích. Máme veké štěstí, že digitalizace společnosti byla v době vypuknutí pandemie již natolik pokročilá, že řadě z nás umožnila relativně bezproblémové fungování. Přesto jsme pokrok v tomto ohledu až doposud nedokázali řádně ocenit.
Jestli ještě na začátku roku někdo pochyboval o potřebě digitalizovat vhodné agendy ve své organizaci, koronavirus takové pochybnosti s velkou pravděpodobností rozptýlil. Z technologického i právního pohledu se sice nacházíme ve stále stejné době, ale náš pohled se zásadně změnil. Orientace na digitální řešení a digitální dovednosti se najednou jeví jako zcela nezbytná pro zajištění stability fungování řady byznysů.
Při pohledu na trh řešení se může zdát, že existuje celá řada nástrojů, které jako mávnutím kouzelného proutku přesunou váš byznys do digitální roviny, nahradí několik hlav v týmu HR na oko líbivým řešením anebo zcela odstraní jakékoli vlastnoruční podepisování papírů. Novinové titulky mohou vyvolávat iluzi, že už brzy nebude díky snaze státu nikdo nikam chodit osobně a vše půjde vyřešit zcela jednoduše digitálně na dálku. Nechme protentokrát stát a jeho (ne)schopnost posouvat digitalizaci vůči občanům ve stavu nouze i mimo něj stranou; v této oblasti je v zásadě stále vše při starém.
Jak začít?
Ačkoli už pravděpodobně cítíte, že je konečně potřeba začít využívat potenciálu pokročilé digitalizace, je nutné se vyvarovat překotných a nepromyšlených kroků.
Digitalizace není pouze o odstranění papíru, ale o změně myšlení a také o částečné změně fungování organizace a lidí, kteří v ní pracují.
Aby bylo možné digitalizaci využít k zásadnímu zvýšení efektivity, ke snížení nákladů organizace a k získání reálné konkurenční výhody, je potřeba provést velmi pečlivou přípravu – analyzovat, diskutovat, vyhodnocovat, plánovat a hlavně přemýšlet. Aby výsledek přinesl ovoce, budete potřebovat pomoc expertů z různých odvětví, zejména však IT a práva.
Teoretickým i praktickým poradenstvím v oblasti digitalizace právních jednání a interních procesů jsme strávili s více než stovkou našich klientů tisíce hodin. Asistovali jsme při zjednodušování workflow u začátečníků i etablovaných hráčů, připravili návrhy pro-digitalizačních zákonů, právně posuzovali konkrétní technologická řešení a pořádali detailní praktické workshopy. Sami již roky pracujeme na zavádění smysluplné digitalizace do naší rozmanité praxe. Zavedli jsme například řešení pro zjednodušení rutinní práce s typovými dokumenty anebo řešení pro využití prostého elektronického podpisu pro nás i naše klienty. Digitalizace se zkrátka nevyhýbá žádnému oboru podnikání, včetně těch, které donedávna byly považovány za poměrně konzervativní. V našem oboru chceme jít v tomto směru příkladem.
Protože jsme s našimi klienty v digitalizaci ušli už značný kus cesty, rádi bychom s jistou mírou zjednodušení vyzdvihli následující aspekty digitalizace, které vnímáme ze svého pohledu jako klíčové právní příležitosti ke zvýšení efektivity a snížení nákladů vaší organizace do dalších let. Digitalizace zajisté vyžaduje zvážení některých právních rizik, je ale především o právních přínosech, které vedou k jednoznačnému závěru – dát příležitost jejímu zavedení i u vás ve společnosti, stejně jako tak učinila pro různé aktivity téměř polovina organizací v Evropské unii.
- Elektronické podepisování
České právo již delší dobu umožňuje uzavírat smlouvy a uskutečňovat písemné právní jednání elektronicky, a to dokonce i bez podpisu. Pokud vás zákon nebo dohoda nutí právně jednat skutečně jen v písemné formě, při elektronickém právním jednání ji zachováte tak, že zvolený prostředek (např. platforma, e-mail nebo mobilní aplikace) zachytí obsah jednání a určí jednající osobu. To není jen hypotetická, ale zcela reálná možnost.
Pokud chcete mít vyšší jistotu v průkaznosti a udržitelnosti jednání, rozhodnete se písemné jednání raději podepsat. Drtivou většinu jednání ve vaší organizaci dovnitř i navenek umíte elektronicky podepsat již nyní, aniž byste měli nebo potřebovali jakýkoli certifikát. Je velmi pravděpodobné, že si s tímto způsobem podepisování při odpovídajících pravidlech jednání pracovníků ve vaší organizaci a rozumném IT řešení vystačíte.
Patrně vždy vám zůstanou jednání, která se rozhodnete nechat „na papíře“, to však není prohra, jen přirozená a správná snaha digitalizovat pouze to, co dává smysl. Tímto postupem si paradoxně ušetříte mnoho praktických starostí a budete mít větší prostor věnovat se digitalizaci jen skutečně vhodných dokumentů.
Každý jednotlivý podpis navíc nemusí vždy znamenat aktivní úkon pracovníků, proces podepisování lze bez větších problémů i automatizovat. Podpisy pak za člověka vytváří na jeho pokyn a v mezích svého naprogramování „automat“ – to je praktické třeba v případě, kdy chcete obsluhovat zákazníky v režimu 24/7. Typicky to známe například z online světa e-commerce, když si objednáváme zboží či službu a automat nám z druhé strany potvrzuje uzavření smlouvy.
- Elektronické doručování a uchovávání dokumentů
Pro elektronické doručování dokumentů můžete využít v zásadě jakoukoli dostupnou platformu nebo službu. Elektronický dokument lze doručit i osobně, například předáním tabletu s jeho zobrazeným zněním. Pro drtivou většinu jednání vám opět postačí prostá e-mailová komunikace, kterou ve vaší organizaci již ovládá každý. Při doručování některých dokumentů datovou schránkou dokonce zjistíte, že takové dokumenty vůbec není potřeba podepisovat.
Technologická neutralita je typická i pro uchovávání elektronických dokumentů nebo jejich převádění z elektronické podoby do listinné a nazpět. S relativně dostupným IT řešením si proto můžete dovolit přesunout své dosavadní listinné archivy do elektronické podoby, udělat si přitom ve věcech pořádek a uvolnit prostor, kde se doposud nacházely stohy listin. Toto řešení nemusí ani nezbytně umožňovat přerazítkování dokumentů časovými razítky; nutnost přerazítkovat vnímáme jako velmi častý mýtus odrazující mnoho klientů ještě před tím, než o digitalizaci začnou pořádně přemýšlet.
- Digitalizace klíčových dokumentů HR agendy
Čtete-li názory erudovaných českých právníků na možnosti elektronizace dokumentů v pracovním právu, zjišťujete, že ustrnuly v době, kdy ještě světlo světa nespatřil ani první iPhone. Český zákoník práce klade nesmyslné požadavky na doručování elektronických dokumentů mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, které si organizace vyhodnocují jako nesplnitelné, a digitalizaci HR zavrhují. Když si navíc přečtete ještě některá rozhodnutí českého Nejvyššího soudu, máte pocit, že digitalizovat klíčové dokumenty pracovněprávní agendy snad ani nelze.
Opak je pravdou – známe mnoho společností, kterým se povedla velmi pokročilá digitalizace této agendy, některým dokonce takřka úplná. A to jde o významné hráče v energetice, telekomunikacích nebo ve finančních službách. Společné je jim to, že byli připraveni přijmout určité riziko a učinit kompromis, občas i za hranou formalistické právní úpravy. Jejich volba jim však v praxi šetří značné náklady, efektivita agendy narostla skokově a zdá se, že tento krok budou respektovat i dozorové orgány a následovat bude další část praxe.
V České republice, ale i v okolních zemích, ve kterých mají podobně zastaralé pracovní právo, zaměstnavatelé oprávněně dlouhodobě volají po zjednodušení pravidel doručování v zákoníku práce. Spolu s dalšími experty jsme již připravili návrh relativně kompromisní novelizace zákoníku práce a vyjednáváme jeho další podporu. Věříme, že pokud odpadnou stávající viditelné zákonné překážky, a zaměstnavatelé tak nebudou nuceni jít při digitalizaci i za hranu zákoníku práce, digitalizace této vynechávané oblasti bude skoková. Jelikož má téma digitalizace v aktuální Poslanecké sněmovně nebývalou podporu, je dobré se začít na zjednodušení HR agendy již pomalu připravovat.
- Elektronická identifikace
Pokud si chcete být jisti, že na dálku jednáte s konkrétní osobou, nevystačíte si s elektronickým podpisem, ale budete muset osobu tzv. elektronicky identifikovat. Řada organizací pro své primární fungování nepotřebuje znát totožnost zákazníka, vystačí si i s fiktivní identitou a zcela nedostačujícími identifikačními údaji. Typické je to pro část e-commerce nebo pro předplacené služby.
Nemáte-li však takové štěstí a svého zákazníka potřebujete bezpochyby určit, již brzy bude k dispozici placené řešení, díky kterému toho budete velmi jednoduše schopni. Jde o tzv. bankovní identitu. Jedná se o projekt chystaný Českou bankovní asociací a předními českými bankami, který umožní skutečně spolehlivě digitalizovat vhodné procesy a maximálně usnadnit podnikání. Jako spoluautoři příslušné zákonné úpravy a aktivní poradci při přípravě tohoto řešení věříme v úspěch a plošné přijetí této inovativní možnosti využívat přístupové údaje do internetového bankovnictví, zejména bude-li mít nakonec každý občan možnost díky bankovní identitě i zcela závazně cokoli elektronicky podepisovat, včetně podání vůči státu nebo dokumentů, na nichž bude vyžadován úředně ověřený podpis.
Poradenská společnost McKinsey[1] uvádí, že úspora nákladů na nábor nového zákazníka s pomocí spolehlivé elektronické identifikace může činit až 90 % a přínos pro HDP v dané zemi se zavedením takového řešení se může pohybovat při vhodné adopci mezi 3 a 13 %. Tato čísla není možné ignorovat a je namístě se okamžitě zamyslet nad tím, v jakých konkrétních procesech vaší společnosti by se bankovní identita dala využít. Nasazení projektu se očekává v první polovině roku 2021 a jeho vhodné i včasné využití bude bezesporu konkurenční výhodou.
Poradenská společnost McKinsey uvádí, že úspora nákladů na nábor nového zákazníka s pomocí spolehlivé elektronické identifikace činí až 90 % a přínos pro HDP v dané zemi se zavedením takového řešení pohybuje při vhodné adopci mezi 3 a 13 %. Tato čísla není možné ignorovat a je namístě se okamžitě zamyslet nad tím, v jakých konkrétních procesech vaší společnosti by se bankovní identita dala využít. Nasazení projektu se očekává v první polovině roku 2021 a jeho vhodné i včasné využití bude bezesporu konkurenční výhodou.
- Využití digitální legislativy
Ve snaze rozvíjet digitální dovednosti pracovníků by se v každé organizaci mělo diskutovat nejen o možnosti interního používání vhodných IT řešení, ale i vhodných možnostech využívání současné digitální legislativy. Pracovníci ve skutečnosti nepotřebují půl dne volna na vyřízení věcí po úřadech, když jsou často schopni odkudkoli a kdykoli vyřešit danou záležitost elektronicky na dálku, jen o této možnosti nevědí. Nemusí přicházet do práce pozdě, protože si musí ráno na poště nejdříve vyzvednout dopis, který tam mají uložený poslední den. A v budoucnu nebudou muset dokonce ani absolvovat návštěvu notáře k ověření svého podpisu.
Zlepšováním digitálních dovedností pracovníků v jejich osobním životě je připravujete i na lepší budoucí digitální fungování ve vaší společnosti.
Věříme, že řada z vás dá velmi brzy digitalizaci šanci, protože má nejen z právního pohledu významné přínosy. Rádi budeme sdílet naše rozsáhlé know-how v této oblasti a jsme také připraveni vás při digitalizačním úsilí podporovat a provázet jeho konkrétními nástrahami i příležitostmi. Nebojte se, vykročit tím správným elektronizačním směrem opravdu stojí za to!
Robert Nešpůrek,
partner
Jan Diblík,
partner
Dalibor Kovář,
vedoucí advokát
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
