Kdy je změna zakladatelského právního jednání v rukou statutárního orgánu?

Když 1. ledna 2014 vstoupil v účinnost zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) (dále jen „ZOK” nebo „zákon o obchodních korporacích”), musely se všechny obchodní korporace, mimo jiné i společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti, vypořádat se zavedením nového právního režimu. Konkrétně s povinností přizpůsobit své zakladatelské dokumenty nové právní úpravě ve lhůtě 6 měsíců ode dne, kdy ZOK nabyl účinnosti, a takto přizpůsobené listiny pak doručit do sbírky listin. Vyvstala otázka, jakým způsobem mají a mohou být takové kroky podniknuty.

Většina společností tak učinila „standardním“ způsobem, tedy přijetím příslušného rozhodnutí valné hromady osvědčeným notářským zápisem. Takový postup pro změnu společenských smluv, zakladatelských listin či stanov společností však není nutný vždy. Nejen pro přizpůsobení těchto dokumentů zákonu o obchodních korporacích, ale i v mnoha dalších případech totiž mohou, či lépe musí, některé jejich změny provádět samotné statutární orgány, aniž by za tím účelem bylo třeba svolávat valnou hromadu. Kdy a v jakém rozsahu tak mají jednatelé či představenstva postupovat, je předmětem tohoto článku.

Jaké jsou možnosti představenstva u akciových společností?

Podle ustanovení § 433 ZOK platí, že dojde-li ke změně obsahu stanov, vyhotoví představenstvo bez zbytečného odkladu poté, co se o změně kterýkoliv z jeho členů dozví, úplné znění stanov. Touto změnou se přitom má na mysli změna v důsledku jiné právní skutečnosti, kterou je podle nás i změna právních předpisů. Je tedy povinností představenstva zajistit, aby stanovy společnosti byly v souladu se zákonem. Představenstvo je však oprávněno tak činit pouze v omezeném rozsahu zejména v následujících případech:

1) Jestliže se změnou právních předpisů dostane některá část stanov do rozporu se zákonem (tedy v případě tzv. kogentní právní úpravy, kdy společnostem není dána možnost jakkoli se od ní odchýlit), je povinností představenstva příslušnou rozpornou část ze stanov odstranit. Dle našeho názoru však představenstvo není oprávněno tyto vypuštěné části nahrazovat či doplňovat, ale pouze odstranit z dřívějšího úplného znění stanov text, který je pro rozpor s kogentním ustanovením zákona o obchodních korporacích neplatný a tedy již objektivně není součástí stanov.
2) Představenstvo rovněž podle našeho názoru může ve stanovách nahrazovat dříve užívanou terminologii za terminologii, s níž pracují aktuální právní předpisy, zůstane-li takovou změnou zachován původní obsah příslušného ustanovení.
3) S ohledem na to, že zákon o obchodních korporacích rozlišuje mezi permanentními a dočasnými požadavky na obsah stanov, bude moci představenstvo rovněž po vzniku společnosti a po splnění vkladové povinnosti ze stanov vypustit údaje vyjmenované v ustanovení § 250 odst. 2 ZOK týkající se (i) upisování akcií; (ii) splácení základního kapitálu; (iii) nepeněžitého vkladu; (iv) odhadu nákladů spojených se založením společnosti; (v) určení prvních členů orgánů volených valnou hromadou a správce vkladu; (vi) čísla majetkových účtů, na které mají být vydány zaknihované akcie.

Ze shora uvedeného tedy plyne, že představenstvo je oprávněno ze stanov pouze vypouštět pasáže již neaplikovatelné z důvodu rozporu s kogentními ustanoveními nového práva, případně může v určitém rozsahu nahrazovat dosud užívanou „zastaralou“ terminologii za terminologii, s níž pracují aktuální právní předpisy, ovšem i zde za předpokladu, že se takovým nahrazením neposouvá význam příslušného ustanovení. Nad rámec těchto úprav již představenstvo postupovat nemůže a muselo by o nich být rozhodnuto valnou hromadou společnosti. To platí i pro případ, nemají-li stanovy některou z náležitostí, kterou podle příslušných zákonných ustanovení mít musí.

Vždy je třeba mít na paměti, že představenstvo vyhotovuje úplné znění stanov skládající se z vůle akcionářů (tj. původního textu stanov schváleného valnou hromadou) a zákonodárce (odstranění již neplatných ustanovení). Představenstvo není oprávněno svým rozhodnutím obsah stanov jakkoli měnit.

A co společnosti s ručením omezeným?

Výše uvedené závěry obdobně vztáhnout i na společnosti s ručením omezeným. Jednatelům byla kompetence reflektovat nastalé změny právního režimu do zakladatelského právního jednání svěřena v ustanovení § 197 ZOK. Podle něho je jednatel povinen bez zbytečného odkladu poté, co se dozví o změně společenské smlouvy či zakladatelské listiny na základě jakékoliv právní skutečnosti, tj. podle nás i v důsledku změny zákona, vyhotovit její úplné znění a to uložit do sbírky listin obchodního rejstříku. Rozsah oprávnění jednatelů se přitom shoduje s rozsahem možností představenstva měnit stanovy u akciových společností (viz výše).

Je potřeba dodat, že i v případě společenských smluv či zakladatelských listin rozlišuje nově zákon o obchodních korporacích mezi stálými a dočasnými požadavky na jejich obsah. Proto též jednatelé mohou po vzniku společnosti a splnění vkladové povinnosti ze společenské smlouvy vypustit (i) údaje o vkladové povinnosti zakladatelů; (ii) určení prvních jednatelů a správce vkladu; (iii) informace o nepeněžitém vkladu.

Jak mají statutární orgány postupovat?

Výhodou popsaného postupu změny stanov či společenských smluv jsou zejména nízké požadavky kladené na formální stránku věci. Úplné znění příslušného zakladatelského dokumentu totiž nemusí být vyhotoveno ve formě notářského zápisu. Rovněž není třeba, aby podpisy jednatelů či členů představenstva byly úředně ověřeny, dokonce není nutné jej podepsat vůbec. Změny by však měly být vždy příslušným statutárním orgánem projednány a schváleny. Před rozhodnutím využít popsané možnosti úprav zakladatelských dokumentů je třeba analyzovat konkrétní text, protože tato metoda se jistě nehodí pro úpravy pro všech zakladatelských dokumentů.

Pro úplnost pak doplňujeme, že změněné úplné znění zakladatelského dokumentu mají jednatelé či představenstvo povinnost nejen vyhotovit, ale rovněž uložit do sbírky listin příslušného obchodního rejstříku. Rejstříkové soudy podle našich zkušeností až na jedinou výjimku takto upravené zakladatelské dokumenty do sbírek listin zakládají.

V souvislosti se zmíněnou povinností statutárních orgánů přizpůsobit zakladatelské dokumenty svých společností zákonu o obchodních korporacích je vhodné zopakovat, že jestliže tak dosud nějaká společnost neučinila a její stanovy či společenská smlouva (příp. zakladatelská listina) vyhovují novým zákonným požadavkům na jejich nezbytný rozsah, mohou tak ve shora vymezeném rozsahu učinit i samotné statutární orgány, aniž by za tím účelem svolávaly valnou hromadu. Tento způsob však nelze použít k tomu, aby se společnost podřídila zákonu o obchodních korporacích jako celku tak, jak předvídá § 777 odst. 5 ZOK. Lze jej však doporučit jako vhodný alespoň pro přechodnou dobu a případné další úpravy ponechat na vhodnou příležitost, například je spojit se schválením účetní závěrky a návrhu na rozdělení zisku.