Nezapomínáte zakládat předepsané dokumenty do sbírky listin?

Povinnost zakládat předepsané dokumenty do sbírky listin obchodního rejstříku není nikterak nová. Tuto povinnost zakotvoval od 1. července 1996 již zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, účinný do konce roku 2013. Nový zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob (dále jen „ZVR“) přebral v podstatě celou tuto úpravu s několika odlišnostmi. Které dokumenty se mají zakládat do sbírky listin, stanoví ustanovení § 66 až 71 ZVR.

Zpřísnění sankcí

Vzhledem k tomu, že mnoho osob zapsaných v obchodním rejstříku tuto svoji povinnost zakládat předepsané dokumenty neplnilo a stále neplní, ať již z jakéhokoliv důvodu, přistoupil zákonodárce ke zpřísnění sankcí. Ustanovení § 200de zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění účinném do konce 2013, umožňoval předsedovi senátu uložit takové osobě pořádkovou pokutu do výše 20.000 Kč, jestliže neuposlechla výzvy soudu a nepředložila předepsané listiny k založení do sbírky listin. Tato částka se zákonodárci patrně nezdála dostatečná a proto do ustanovení § 104 ZVR zakomponoval zvýšení pořádkové pokuty až na částku 100.000 Kč.

Vedle zvýšení pokuty umožňuje § 105 ZVR rejstříkovému soudu po předchozím upozornění a poskytnutí přiměřené lhůty k odstranění nedostatků i bez návrhu zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací, pokud zapsaná osoba neplní tyto povinnosti opakovaně, nebo pokud může mít takové neplnění závažné důsledky pro třetí osoby a je na tom právní zájem.

Závažné důsledky pro třetí osoby spojuje ZVR s nepředložením aktualizovaných listin podle ustanovení § 66 písm. a) až c) a j), tj. zakladatelské dokumenty, statuty, rozhodnutí o volbě nebo jmenování, odvolání nebo doklady o jiném ukončení funkce osob, které jsou členy statutárních orgánů atd., či závěrky, výroční zprávy, nebo auditorské zprávy ověřující účetní závěrky. Dále ZVR stanoví vyvratitelnou právní domněnku, že člen statutárního orgánu právnické osoby, která výše uvedené povinnosti neplní, nejedná s péčí řádného hospodáře se všemi důsledky z toho plynoucími.

Konkrétní případ

Pokud někdo spoléhá na přetíženost rejstříkových soudů a domnívá se, že soudy mají jiné starosti než kontrolovat sbírky listin, mohl by být nemile překvapen. Důkazem nechť je rozhodnutí Vrchního soudu v Praze ze dne 14. 8. 2014, sp. zn. 7 Cmo 186/2014, které se týkalo právě nezakládání účetních závěrek společnosti do obchodního rejstříku.

V předmětné věci Krajský soud v Ústí nad Labem uložil dotyčné společnosti pořádkovou pokutu ve výši 40.000 Kč, neboť společnost nereagovala na výzvu k předložení chybějících účetních závěrek do sbírky listin. Vrchní soud v Praze, který se zabýval podaným odvoláním, podpořil prvoinstanční soud a uzavřel, že „i na sbírku listin se vztahuje princip formální publicity, zajišťující jak třetím osobám, tak i osobám zevnitř zapsaných právnických osob dosažitelnost informací ohledně informací zapsaných ve veřejném rejstříku vedeném soudy.“ Nezaložení zákonem předepsaného dokladu znamená podle Vrchního soudu v Praze blokaci realizace zákonného principu formální publicity, která je nepřípustná.

Závěrem

Z výše uvedeného je zřejmé, že přístup rejstříkových soudů se patrně začal měnit a každá zapsaná osoba by měla ve vlastním zájmu pečlivě zakládat stanovené dokumenty do sbírky listin, aby se vyhnula nepříjemným překvapením a zbytečným sankcím.