VYHLÁŠKA ze dne 14. prosince 2021, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě

504

VYHLÁŠKA
ze dne 14. prosince 2021,
kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě







      Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb., k provedení § 19 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb., § 36 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb., a § 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 424/2010 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 298/2016 Sb.:


ČÁST PRVNÍ

Změna vyhlášky, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Čl. I

      Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., vyhlášky č. 213/2012 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto:

      1.  V § 1 odstavec 1 zní:

      ˙(1) Základní evidence Národního archivní- ho dědictví (dále jen ˙základní evidence˙) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen ˙systém evidence archiválií˙), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace⁴), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.˙.

Poznámka pod čarou č. 4 zní:

––––––––––––––––––––

˙⁴)

Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.˙.

      2.  V § 1 odst. 2 větě první se slova ˙je vedena˙ nahrazují slovy ˙(dále jen ˙druhotná evidence˙) se vede˙ a na konci textu věty první se doplňují slova ˙v systému evidence archiválií˙.

      3.  V § 1 odst. 2 větě druhé se slova ˙Národního archivního dědictví˙ zrušují.

      4.  V § 1 odst. 3 se za slovo ˙dědictví˙ vkládají slova ˙(dále jen ˙ústřední evidence˙)˙ a na konci textu odstavce 3 se doplňují slova ˙v systému evidence archiválií˙.

      5.  V § 1 odst. 4 větě první se slova ˙evidence se aktualizuje˙ nahrazují slovy ˙ , druhotná a ústřední evidence se aktualizují˙ a věta druhá se zrušuje.

      6.  V § 2 odst. 3 se slova ˙druhotné evidenci˙ nahrazují slovy ˙základní evidenci jen v listinné podobě˙.

      7.  V § 2 odst. 4 se za slovo ˙archiválií˙ vkládají slova ˙ , které jsou vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě,˙.

      8.  V § 2 se odstavec 5 zrušuje.

      9.  V § 6 odst. 3 se na konci písmene z) čárka nahrazuje tečkou a písmena aa) až cc) se zrušují.

      10.  V § 6 se za odstavec 3 vkládá nový odstavec 4, který zní:

      ˙(4)  Evidenční list vždy dále obsahuje

a)

jméno zpracovatele evidenčního listu,

b)

jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,

c)

značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena,

d)

údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích.˙.

Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstav-ce 5 až 8.

      11.  V § 7 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova ˙archivních pomůcek˙ zrušují.

      12.  V § 8 odst. 1 se slova ˙Národního archivního dědictví˙ zrušují.

      13.  V § 8 odst. 3 se na konci textu věty první doplňují slova ˙nebo v digitální podobě˙ a věta druhá se nahrazuje větou ˙Zasláním stejnopisu archivní pomůcky v digitální podobě se rozumí jeho uložení v systému evidence archiválií.˙.

      14.  V § 8 se odstavec 4 zrušuje.

Dosavadní odstavce 5 a 6 se označují jako odstav-ce 4 a 5.

      15.  V § 9 odstavce 1 až 4 znějí:

      ˙(1) Údaje ze základní evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě.

      (2)  Předáním údajů ze základní evidence v digitální podobě se rozumí jejich uložení v systému evidence archiválií.

      (3)  Bezpečnostní archivy, které vedou část základní evidence, která neobsahuje utajované informace, pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek z této části základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě. Bezpečnostní archivy předá-vají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.

      (4)  Kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě.˙.

Poznámka pod čarou č. 1 se zrušuje.

      16.  V § 9 se odstavce 5 až 9 a 11 zrušují.

Dosavadní odstavec 10 se označuje jako odstavec 5.

      17.  V § 10 odst. 4 písm. d) se slova ˙ústřed- ní evidenci památek˙ nahrazují slovy ˙Ústředním seznamu kulturních památek České republiky˙.

      18.  V příloze č. 2 se slova ˙druhotné evidence Národního archivního dědictví˙ nahrazují slovy ˙druhotné evidence˙ a slova ˙evidenčního listu Národního archivního dědictví˙ se nahrazují slovy ˙evidenčního listu˙.

      19.  V příloze č. 3 se v příloze č. 1 badatelského řádu ve vzoru badatelského listu slovo ˙nepovinné˙ pod slovem ˙e-mail˙ nahrazuje slovy ˙povinné v případě nahlížení prostřednictvím národního nebo jiného portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě˙.

ČÁST DRUHÁ

Změna vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby

Čl. II

      Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto:

      1.  V § 2 odst. 3 písm. d) se slova ˙vnitřní organizační jednotce˙ nahrazují slovy ˙organizační součásti˙.

      2.  V § 5 se doplňuje odstavec 3, který zní:

      ˙(3)  Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, obálku doručeného dokumentu v analogové podobě zpravidla převede do digitální podoby.˙.

      3.  V § 6 odst. 1 se věta druhá včetně poznámky pod čarou č. 25 zrušuje.

      4.  V § 6 odst. 2 se věta druhá zrušuje.

      5.  V § 6 odstavec 3 zní:

      ˙(3)  Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.˙.

      6.  V § 16 odst. 1 se slova ˙záhlaví, v němž je uvedeno˙ zrušují.

      7.  V § 16 odst. 3 se za větu první vkládá věta ˙Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.˙.

      8.  V § 16 se doplňuje odstavec 5, který zní:

      ˙(5)  Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.˙.

      9.  V § 17 odst. 3 se věta poslední nahrazuje větou ˙Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených v oznámeních.˙.

      10.  V § 20 odst. 1 se slova ˙ , nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6 odst. 2˙ zrušují.

      11.  V § 23 se na konci odstavce 2 doplňuje věta ˙Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumen-tů, neobsahuje-li dokument v datovém formátu, kte-rý není výstupním datovým formátem, a dokument obsahující další dokumenty.˙.

      12.  V § 23 odstavec 4 zní:

      ˙(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je

a)

datový formát Graphics Interchange Format (GIF),

b)

datový formát umožňující uložení komprimova-ných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/ /IEC 11172),

c)

datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/ /IEC 13818),

d)

datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/ /IEC 14496-3).˙.

      13.  V § 23 odst. 6 se za slovo ˙databáze˙ vkládají slova ˙a datové věty˙.

      14.  Za § 26 se vkládá nový § 26a, který včetně nadpisu zní:

˙§ 26a

Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis

      Ustanovení § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.˙.

ČÁST TŘETÍ

ÚČINNOST

Čl. III

      Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2022, s výjimkou čl. II bodu 8, který nabývá účinnosti dnem 1. února 2022.




Ministr:


Hamáček v. r.