Vyhláška ze dne 30.11.1972 o podnikových archivech

14.12.1972 | Sbírka:  96/1972 Sb. | Částka:  28/1972ASPI

Vztahy

Nadřazené: 29/1954 Sb.
Aktivní derogace: 153/1956 Ú.l.
Pasivní derogace: 118/1974 Sb.
96/1972 Sb.
VYHLÁŠKA
ministerstva vnitra České socialistické republiky
ze dne 30. listopadu 1972
o podnikových archivech
Ministerstvo vnitra České socialistické republiky stanoví v dohodě s Československou akademií věd a ministerstvem kultury České socialistické republiky podle § 11 odst. 1 vládního nařízení č. 29/1954 Sb., o archivnictví:
Základní ustanovení
§ 1
Organizace určené touto vyhláškou soustřeďují v podnikových archivech archivní materiál, tj. písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy trvalé dokumentární hodnoty, které vzešly z činnosti organizací a jejich právních předchůdců, popřípadě s ní úzce souvisí, a mají význam historický nebo politický, kulturní a hospodářský (dále jen "archiválie"), vytříděné podle předpisů o vyřazování (skartaci) a po uplynutí lhůt stanovených zvláštními předpisy. 1)
§ 2
Organizace všestranně pečují o archiválie, zejména pokud jde o jejich soustředění k trvalému uložení, jejich ochranu, evidenci, zpřístupňování a využívání pro účely hospodářské, technické, politické a kulturně výchovné i vědecké, jakož i dohlížejí na dodržování předpisů o spisové evidenci a na vyřazování (skartaci) písemností. K tomu zřizují podnikové archivy.
Zřizování a spravování podnikových archivů
§ 3
(1) Podnikové archivy zřizují tyto organizace:
a) ústředně řízené státní hospodářské organizace,
b) ústředně řízené rozpočtové a příspěvkové organizace, pokud plní hospodářské úkoly,
c) peněžní a pojišťovací organizace a
d) výrobní a spotřební družstva a družstevní podniky zřízení vyššími družstevními organizacemi.
(2) Ministerstvo vnitra může po projednání s organizací uvedenou v předchozím odstavci (dále jen "organizace") stanovit, že z důvodu účelnosti má ukládat archiválie ve státním archivu, popřípadě v okresním archivu nebo v Archivu hlavního města Prahy, v Archivu města Brna, v Archivu města Ostravy, v Archivu města Plzně (dále jen "archiv národního výboru").
§ 4
Organizace může zřídit pobočku svého podnikového archivu pro svou nižší organizační složku, vyžaduje-li to naléhavá potřeba, zejména se zřetelem na důležitost archiválií pro činnost nižší organizační složky nebo se zřetelem na její vzdálenost od podnikového archivu.
§ 5
Organizace mohou uzavřít písemnou dohodu, že budou archiválie ukládat do společného archivu (sdružený podnikový archiv), který bude zřízen u jedné z nich. Dohoda vyžaduje ke své platnosti schválení ministerstva vnitra, které věc projedná s orgány nadřízenými organizacím.
§ 6
Organizace, která zřídila podnikový archiv (jeho pobočku), jakož i organizace, u níž je zřízen sdružený podnikový archiv, je povinna archiv spravovat, tj. zajišťovat jeho činnost po stránce osobní, finanční, materiálně technické a investiční, a poskytovat mu všestrannou pomoc při rozvíjení činnosti, zejména tak, aby archiv byl účelně umístěn a řádně vybaven pro odbornou práci s archiváliemi. Za zřízení a spravování archivu odpovídá vedoucí (ředitel) organizace.
§ 7
Náklady spojené se zřízením a spravováním podnikového archivu (jeho pobočky) hradí organizace, která jej zřídila, ze svých prostředků. Jde-li o sdružený podnikový archiv, hradí tyto náklady organizace, pro něž je zřízen, v poměru, který je mezi nimi dohodnut.
Vyřazování písemností v organizacích a ukládání archiválií v podnikových archivech
§ 8
(1) Organizace je povinna předkládat podle předpisů o vyřazování (skartaci) 1) návrhy na vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů (dále jen "písemností") státnímu archivu v kraji, kde má sídlo, popř. ministerstvu vnitra, jestliže si to vyhradí. Odevzdat vyřazené písemnosti ke zničení smí organizace až po schválení návrhu.
(2) Podniky sběrných surovin nebo podniky provádějící průmyslové zničení písemností nesmějí vyřazené písemnosti převzít bez písemného potvrzení příslušného orgánu uvedeného v předchozím odstavci, že písemnosti mohou být zničeny.
§ 9
(1) Archiválie v podnikových archivech se samostatně evidují a ukládají odděleně od písemností ve spisovnách 1) a v účetních archivech. 2)
(2) Archiválie se ukládají v prostorách, v nichž jsou zabezpečeny před ztrátou, odcizením, poškozením nebo zničením. 3)
§ 10
(1) V podnikových archivech zůstávají archiválie uloženy po dobu nejméně 30 let od předání archiválií do podnikového archivu. Po uplynutí této doby odevzdají je organizace podle směrnic ministerstva vnitra příslušnému státnímu archivu, který provede rozdělení souboru archiválií a popřípadě některé předá archivům národních výborů. Způsob a bližší podmínky odevzdávání a přijímání archiválií určí státní archivy.
(2) Náklady spojené s odevzdáním archiválií do státního archivu uhradí organizace ze svých prostředků.
(3) Ministerstvo vnitra určí organizace, v jejichž řádně vybavených podnikových archivech zůstanou archiválie v trvalé archivní péči.
§ 11
(1) Jestliže organizace, která spravuje podnikový archiv, je zrušena a nemá právního nástupce, rozhodne ministerstvo vnitra po projednání s orgánem, který zrušení organizace nařídil, popř. zrušenou organizaci řídil, v kterém státním archivu nebo v archivu národního výboru budou archiválie z podnikového archivu uloženy.
(2) Dojde-li k rozdělení organizace, rozhodne se při delimitaci i o podnikovém archivu. K rozhodnutí je nezbytný souhlas ministerstva vnitra.
Vedení podnikových archivů
§ 12
(1) Vedoucí (ředitel) organizace pověří vedením podnikového archivu pracovníka organizace způsobilého vykonávat odborné archivní práce (dále jen "podnikový archivář"), který řídí též činnost podřízených pracovníků podnikového archivu (jeho poboček).
(2) Funkce podnikového archiváře smí být v organizaci jen výjimečně spojována s jinou činností a jen pokud by neztěžovala vykonávání všech prací spojených s vedením podnikového archivu.
§ 13
(1) Podnikový archivář odpovídá za správné uložení, přehlednost a zpracování archiválií. Zejména je povinen
a) soustřeďovat, zpracovávat a zpřístupňovat archiválie, umožňovat nahlížení do nich v mezích platných směrnic ministerstva vnitra, organizovat jejich využívání a vést evidenci o půjčování a vracení jednotlivých archiválií;
b) vést evidenci části Jednotného archivního fondu České socialistické republiky, uložené v podnikovém archivu, dbát o zabezpečení archiválií uložených v podnikovém archivu před ztrátou, odcizením, poškozením, zničením nebo zneužitím a zajišťovat jejich konzervaci.
(2) Podnikový archivář je povinen dohlížet na dodržování předpisů o spisové evidenci a na vyřazování (skartaci) písemností v organizaci i v jejich organizačních složkách.
(3) Podnikový archivář se ve své odborné činnosti řídí předpisy ministerstva vnitra, 1) popřípadě předpisy nadřízeného ústředního orgánu.
Úkoly nadřízených orgánů
§ 14
Ústřední orgány vydávají v oboru své působnosti pro organizace po projednání s ministerstvem vnitra vzorové spisové řády a skartační směrnice.
§ 15
Orgány přímo nadřízené organizacím dohlížejí na dodržování předpisů o zřizování a spravování podnikových archivů, jakož i na to, aby ve spisovnách organizací byly řádně evidovány všechny soubory písemností. Tyto orgány mohou pověřit svého pracovníka kontrolou činnosti podnikových archivů (oborový archivář), který se v odborných otázkách řídí předpisy ministerstva vnitra.
§ 16
Dohled ministerstva vnitra
(1) Ministerstvo vnitra dozírá na provádění právních předpisů upravujících činnost podnikových archivů a navrhuje příslušným orgánům opatření k odstranění zjištěných nedostatků. Tento dohled může vykonávat prostřednictvím státních archivů v krajích, popřípadě archivů národních výborů.
(2) Pověření pracovníci ministerstva vnitra a státních archivů v krajích, popřípadě pověření pracovníci archivů národních výborů, pokud vykonávají dohled podle ustanovení předchozího odstavce, jsou oprávněni za účelem kontroly stavu podnikových archivů a spisoven vstupovat do prostor, kde jsou umístěny.
Ustanovení přechodná a závěrečná
§ 17
(1) Organizace zřídí podnikový archiv nejpozději do pěti let od svého založení; převezme-li však zcela nebo zčásti archiválie po svém právním předchůdci, zřídí současně podnikový archiv.
(2) Jestliže organizace, která není uvedena v § 3 odst. 1, zřídila před počátkem účinnosti této vyhlášky podnikový archiv, může jej spravovat i nadále, pokud obdrží souhlas ministerstva vnitra, o nějž požádá do 6 měsíců od počátku účinnosti této vyhlášky.
(3) Jestliže však organizace uvedená v odstavci 2 nehodlá podnikový archiv dále spravovat nebo potřebný souhlas jí byl odepřen, uloží v podnikovém archivu soustředěné archiválie ve státním archivu, popřípadě v archivu národního výboru, 1) ve lhůtě určené příslušným archivem. Tento archiv určí také způsob a bližší podmínky odevzdání a přijímání archiválií. Náklady spojené s odevzdáním archiválií do příslušného archivu uvedená organizace uhradí ze svých prostředků.
§ 18
Zrušuje se vyhláška ministerstva vnitra č. 153/1956 Ú. l., o archivech hospodářských a rozpočtových organizací, ve znění vládního nařízení č. 38/1966 Sb.
§ 19
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 1973.
Ministr:
Ing. Jung v. r.
1) Vyhláška ministerstva vnitra č. 62/1953 Ú. l., o zásadách pro vyřazování (skartaci) písemností; nařízení vlády Československé socialistické republiky č. 153/1971 Sb., o informační soustavě organizací, aj. Spadají sem i archiválie vytříděné z účetních archivů po skončení úschovy písemností informační soustavy v těchto archivech (§ 44 nař. vlády ČSSR č. 153/1971 Sb.), jakož i archiválie pocházející ze spisoven technických, fotografického a filmového materiálu aj., patří sem i pečetidla a razítka. Rovněž sem spadají archiválie vytříděné z utajovaných písemností, jejichž stupeň utajení byl zrušen podle č. 9 a 92 směrnic federálního ministerstva vnitra ze dne 23. prosince 1971, čj. SKU-207/1971, pro manipulaci a dopravu písemných a jiných materiálů obsahujících skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství.
1) Vyhláška ministerstva vnitra č. 62/1953 Ú. l., o zásadách pro vyřazování (skartaci) písemností; nařízení vlády Československé socialistické republiky č. 153/1971 Sb., o informační soustavě organizací.
1) Č. 78 směrnic federálního ministerstva vnitra ze dne 23. prosince 1971, čj. SKU-207/1971 pro manipulaci a dopravu písemných a jiných materiálů obsahujících skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství.
2) § 39 a násl. nařízení vlády ČSSR č. 153/1971 Sb.
3) Směrnice ministerstva vnitra ze dne 13. ledna 1972, poř. č. 3 Ú. v. ČSR z roku 1972, o ochraně archiválií uložených v archivech na území České socialistické republiky (reg. v částce 7 Sbírky zákonů z r. 1972).
1) Např. směrnicemi ministerstva vnitra ze dne 1. října 1965, čj. SV-1107/40-65 o nahlížení do písemností uložených v archivech a spisovnách, aj.
1) Směrnice ministerstva vnitra ze dne 17. ledna 1964, poř. č. 3 Sb. NV z roku 1964, o ukládání archivního materiálu ve státních archivech a archivech národních výborů (reg. v částce 25 Sbírky zákonů z r. 1964).