Případová studie: Jak AI šetří čas a náklady v agendě datových schránek
Praetor nástroj AI analýza datových zpráv nabízí automatizaci rutinních úkolů, snižuje pravděpodobnost chybovosti a přináší významnou úsporu času a financí.
Jak probíhá implementace do pracovních procesů, jaký dopad má zapojení AI pro práci s datovými schránkami nebo zda nasazení AI do firemních procesů splnilo očekávání si přečtěte v rozhovoru s Petrou Hučíkovou, výkonnou ředitelkou a vedoucí týmu AI advokátní kanceláře ARROWS.
Jak u vás vypadá práce s datovými schránkami? Kolik lidí v kanceláři k nim má přístup?
Denně zpracováváme zhruba 30-40 datových zpráv. Datové zprávy dostávají celkem 4 střediska a pracuje s nimi 6 asistentek. Doba zpracování jedné datové zprávy trvá asi 4 až 6 minut.
Celkový čas za den věnovaný zpracování datových zpráv tak vyjde na 3-4 hodiny. Přepočítáno na mzdy se v ročních nákladech dostáváme ke zhruba 200-270 000 Kč.
Jak jste implementovali AI do vaší práce s datovými schránkami?
Implementace zahrnovala kombinaci AI a automatizace. Využili jsme prompty Praetoru pro zadání jednotlivých kroků. Ty jsme využili k propisování informací ze spisů, automatické vytváření lhůt a událostí nebo odesílání informačních e-mailů.
Data jsou před odesíláním ke zpracování nástroji umělé inteligence pseudonymizována. Po jejich zpracování je následně pomocí umělé inteligence opět depseudonymizujeme.
To nám zajišťuje jak kvalitní kontext pro AI, tak bezpečnost dat.
Jaké mělo zapojení AI dopad pro práci s datovými schránkami?
Téměř okamžitě jsme pocítili úsporu času, který jsme předtím trávili překlikáváním mezi jednotlivými nástroji, přiřazováním dat ke spisům a především hledáním dat.
Snížila se také pravděpodobnost chybovosti při zadávání dat a usnadnila se nám kontrola dat, čímž jsme také zefektivnili práci. Nástroj by měl mimo jiné do budoucna také generovat návrh emailu klientovi. I ten by se měl dát odeslat automaticky a v případě, kdy bude právník ztotožněn s vygenerovaným textem, si může ušetřit čas také člověk na odborné právní pozici.
Denně aktuálně využitím nástroje ušetříme zhruba 2 hodiny pracovní doby příslušných administrativních pracovníků. Přepočítáno na mzdy se v ročním rozsahu dostáváme na úsporu 100-138 tisíc Kč.
Došlo při implementaci k nějakým problémům?
Zcela logicky se celý proces vyvíjel a zvyšovala se tak uživatelská přívětivost i kvalita výstupů. V současné chvíli na technické straně řešíme občasnou sníženou funkčnost využitého jazykového modelu GPT jako takového, což je faktor, se kterým je potřeba počítat a není v silách nikoho kromě majitelů GPT to ovlivnit. Pokud toto opomeneme, pak chybovost většinou vzniká špatnými daty přímo od uživatelů nebo špatnou čitelností obdržených dokumentů. Všechny vygenerované informace je potřeba bezpodmínečně kontrolovat, na tom si zakládáme a tím samozřejmě všechny chyby eliminujeme.
Splnilo nasazení umělé inteligence do vašich pracovních procesů vaše očekávání?
Jednoznačně ano. Naším cílem bylo zautomatizovat rutinní a manuální činnost, a to se jednoznačně povedlo. Výše zmiňuji, že se celý proces vyvíjel několik měsíců a já jsem velmi mile překvapena, že se jednalo opravdu jen o pár měsíců. Je naprosto normální, že při vývoji a implementaci nového nástroje dochází k postupnému zdokonalování výstupů a že přijetí ze strany zaměstnanců není vždy pozitivní a s otevřenou náručí. Vše si zaslouží svůj čas a já jsem moc hrdá, že jsme ve fázi, kdy mohu s čistým svědomím říct, že nástroj používáme na denní bázi na všech pozicích, které zahrnují agendu zpracování datových zpráv.
Děkujeme za rozhovor!
Využijte sil umělé inteligence a vyzkoušejte Praetor AI analýzu datových zpráv >>> zde.
