Obchodní korporace II: Oprávnění dozorčí rady akciové společnosti nahlížet do dokladů a záznamů společnosti

Zákonná úprava působnosti dozorčí rady je obsažená v ustanoveních §§ 446-455 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), dále jen „ZOK“, a vymezuje působnost dozorčí rady společnosti jako kontrolního orgánu tak, že dozorčí rada je zřízena (zejména) ke kontrolní činnosti.

Podle § 446 odst. 1 ZOK platí, že „Dozorčí rada dohlíží na výkon působnosti představenstva a na činnost společnosti.“. Podle odstavce 2, že „Dozorčí rada se řídí zásadami schválenými valnou hromadou, ledaže jsou v rozporu s tímto zákonem nebo stanovami. Porušení těchto zásad nemá účinky vůči třetím osobám.“ A podle odstavce 3 téhož ustanovení pak platí, že „Nikdo není oprávněn udělovat dozorčí radě pokyny týkající se její zákonné povinnosti kontroly působnosti představenstva.“

Základní kontrolní povinností dozorčí rady je tedy dohlížet na výkon působnosti představenstva a na realizaci podnikatelské činnosti společnosti. Při své dozorové činnosti dozorčí rada kontroluje, zda představenstvo vykonává svou působnost v souladu s právními předpisy a stanovami společnosti. Dozorčí rada je oprávněna (a povinna) kontrolovat, zda členové představenstva jednají v souladu se zájmy společnosti a v souladu s požadavkem péče řádného hospodáře, neboli kontrolovat plnění právních povinností ze strany představenstva (jeho členů). Dozorčí rada je však oprávněna kontrolovat nejen činnost představenstva jako kolektivního orgánu, ale i jeho jednotlivých členů, a to jak aposteriori, tedy v případě podezření, že došlo k porušení péče řádného hospodáře, ale i apriori, tedy v případě, kdy zde žádné konkrétní ani obecné podezření není a kontrolní činnost má pouze preventivní charakter.

Ze zákona je každý člen dozorčí rady povinen svoji funkci vykonávat s péčí řádného hospodáře a dozorčí rada jako celek by proto měla být kolektivním tělesem realizujícím kontrolní a dohledovou činnost profesionálně. Dozorčí rada není subjektem práva a odpovědnost za výkon funkce tak nenese jako orgán, ale nesou ji její jednotliví členové, a to podle okolností případu buď solidárně nebo individuálně.

Oprávnění dozorčí rady ve vztahu k představenstvu

Dozorčí radě nepřísluší obchodní vedení a řízení (management) společnosti a není oprávněna zasahovat do výkonu činnosti představenstva, nebo představenstvo či jeho jednotlivé členy úkolovat, s výjimkou případu, kdy si od představenstva nebo jeho jednotlivého člena vyžádá poskytnutí konkrétních materiálů právě za účelem výkonu kontrolní činnosti. Dozorčí rada není oprávněna představenstvu udělovat pokyny k určitému jednání nebo jeho jednání podmiňovat svým souhlasem, a to s výjimkou případů, kdy by byl předchozí či následný souhlas dozorčí rady s jednáním představenstva společnosti podmínkou jeho platnosti. Tak tomu bude v případě některé ze situací předpokládaných v ust. § 49 ZOK. Oprávnění zasahovat do exekutivní činnosti představenstva dozorčí rada nemá ani v případě, pokud je podle stanov akciové společnosti na základě zmocňovacího ust. § 438 odst. 1 ZOK orgánem, který členy představenstva volí.

Dozorčí rada akciové společnosti je tedy orgánem, jehož hlavní funkcí je dohlížet na výkon působnosti představenstva a obecně i na činnost společnosti. Zákon dává dozorčí radě k dispozici za účelem efektivního výkonu kontroly instrumenty, díky kterým je dozorčí rada oprávněna získávat informace o společnosti a je oprávněna zjednat si přístup i k informacím, které jsou pro společnost důvěrné nebo které podléhají smluvnímu utajení, mlčenlivosti apod. a jejichž vyzrazení by mohlo způsobit společnosti majetkovou (popř. i jinou) újmu.

V praxi však někdy zaznívají otázky (a z nich generují následné diskuse), zda je možné přístup k důvěrnému nebo jinak citlivému typu informací dozorčí radě či jejím členům omezit či dokonce znemožnit. Tak tomu bylo například v příspěvku s názvem „K možnosti omezit členu dozorčí rady přístup k informacím o akciové společnosti“, který budiž vhodným odrazovým můstkem a který byl publikován na toto téma na stránkách e-právo.

Výklad ust. § 447 odst. 1 ZOK – oprávnění nahlížet

Jádrem „sporu“ je výklad ust. § 447 odst. 1 ZOK, podle něhož je dozorčí rada oprávněna nahlížet do všech dokladů a záznamů týkajících se činnosti společnosti a kontrolovat, zda jsou účetní zápisy vedeny řádně a v souladu se skutečností a zda se podnikatelská či jiná činnost společnosti děje v souladu s jinými právními předpisy a stanovami společnosti.

Z uvedeného ustanovení podle mého názoru vyplývá, že dozorčí rada má obecně přístup ke všem dokladům, záznamům a dokumentům společnosti, včetně informací důvěrných nebo majících povahu obchodního tajemství a že není možné zamezit dozorčí radě přístup k těmto informacím s pouhým odkazem na jejich důvěrnost.

Podle některých názorů však nelze zamezit dozorčí radě přístup k těmto informacím pouze „bez dalšího“, neboli za určitých okolností jí (jejím členům) přístup k informacím zamezit lze. V právní praxi se tak nezřídka objevuje názor, že oprávnění dozorčí rady nahlížet do dokladů a záznamů společnosti lze pozastavit nebo odepřít. Tato možnost se dovozuje za situace, kdy „člen její dozorčí rady s informacemi získanými při výkonu kontrolní činnosti nakládá nežádoucím způsobem, například je zneužívá ve svůj prospěch nebo ve prospěch třetích osob“, s tím, že vždy není průchozí takového člena dozorčí rady z výkonu funkce odvolat, a proto lze přijmout pro takový případ závěr, že „V takovém případě představenstvu společnosti nezbývá jiná možnost, než přistoupit k zamezení přístupu tohoto člena dozorčí rady k veškerým důvěrným informacím společnosti.“ Tento závěr je odůvodňován tak, že „Členové představenstva mají obecnou povinnost péče řádného hospodáře, která zahrnuje povinnost činit nezbytná opatření, která jsou v zájmu společnosti a která předcházejí nebo snižují riziko vzniku újmy na straně společnosti. Jde rovněž o výraz obecné prevenční povinnosti každého zabránit újmě, která mu hrozí. Pokud má představenstvo společnosti odůvodněné a řádně podložené obavy, že konkrétní člen dozorčí rady získává citlivé informace společnosti za účelem jejich zneužití ve svůj prospěch či prospěch třetí osoby, pak představenstvu nezbývá, než vedle shora uvedených kroků (informování dozorčí rady a svolání valné hromady s návrhem na odvolání člena dozorčí rady) v souladu s péčí řádného hospodáře zamezit přístup tohoto člena dozorčí rady k důvěrným informacím společnosti.“

S takovým názorem se ovšem lze jen stěží ztotožnit, neboť jde proti výslovnému znění i smyslu zákona. Jednak jsem názoru, že ust. § 447 odst. 1 ZOK zakládající oprávnění dozorčí rady nahlížet do dokladů akciové společnosti nelze vykládat restriktivně, jednak že z žádného ustanovení zákona neplyne oprávnění představenstva omezit dohledovou pravomoc dozorčí rady. Dovozovat takové oprávnění představenstva by bylo naopak v příkrém rozporu se zákonem a jeho smyslem, kterým je poskytnout kontrolnímu orgánu co nejširší instrumentárium k výkonu kontrolní činnosti; jakákoliv činnost představenstva ve vztahu k dozorčí radě může být toliko následná, nesmí však být preventivní, a představenstvu nepřísluší posuzovat předem, zda dozorčí radě určité doklady či záznamy zpřístupní či nikoliv.

Dalším „argumentačním pokusem“, jak drolit oprávnění dozorčí rady k výkonu její činnosti, který se v praxi občas objevuje, je názor, že dozorčí rada je oprávněna vykonávat svoji pravomoc vůči představenstvu pouze jako orgán a že ji tedy nemohou vykonávat její jednotliví členové, a pokud ano, tak pouze na základě předem schváleného plánu kontrolní činnosti ze strany dozorčí rady. I tento názor je třeba odmítnout a i literatura se naopak shoduje na tom, že „Každý člen dozorčí rady je oprávněn vykonávat své kontrolní právo kdykoliv, nezávisle na případném kontrolním plánu dozorčí rady. Nelze s poukazem na obchodní tajemství bránit členu dozorčí rady v řádném výkonu jeho kontrolního práva.“ . S tímto názorem se lze jedině ztotožnit, a představa, že představenstvo odepře poskytnutí informací členovi dozorčí rady s tím, že se při jejich vyžádání neprokázal plánem kontrolní činnosti schváleným dozorčí radou, je absurdní. Jediným korektivem, kterým je člen dozorčí rady při výkonu své funkce vázán, je totiž normativní požadavek výkonu funkce s péčí řádného hospodáře, a žádný jiný. I když je pro chod společnosti, včetně jejích interních kontrolních mechanismů a vztahu mezi jejím exekutivním a kontrolním orgánem jedině dobře, existuje-li mezi nimi komunikace a případný plán kontrol může do tohoto konceptu vhodně zapadat, jeho absence nebo neexistence není výkonu kontrolní činnosti ze strany členů dozorčí rady podmínkou, a to jednoduše z důvodu, že takovou podmínku zákon nikde nestanoví. Uvedené platí samozřejmě pouze za předpokladu existence rozhodnutí dozorčí rady ve smyslu ust. § 447 odst. 2 věta prvá ZOK.

Závěr

Ve vztahu mezi představenstvem a dozorčí radou tak nevidím v zákonné úpravě důvod k nářku v tom smyslu, že by (zákonná úprava) měla dávat, ale nedává představenstvu za splnění určitých podmínek oprávnění odepřít dozorčí radě poskytnutí jí vyžádaných informací, ale důvod k postesknutí vidím naopak v tom, že pokud si dozorčí rada určité informace vyžádá a představenstvo jí jejich poskytnutí odepře, nemá dozorčí rada příliš nástrojů k tomu, jak splnění povinnosti ze strany představenstva vymoci. Dozorčí rada má sice v takovém případě oprávnění zastupovat společnost v řízení o splnění této povinnosti proti představenstvu resp. proti jednotlivým členům představenstva, kteří neplní svoji povinnost a nepředávají dozorčí raději vyžádanou dokumentaci, ovšem aktivní legitimace k podání takové žaloby je dána pouze v případě způsobení škody, kterou – logicky – nemá dozorčí rada reálnou šanci prokázat, neboť nedisponuje potřebnými doklady a vše se tedy točí v bludném kruhu.

Z důvodu zefektivnění výkonu činnosti dozorčích rad akciových společností bych se proto přimlouval spíše za extenzivnější výklad ust. § 447 odst. 1 ZOK o oprávnění dozorčí rady nahlížet do všech dokladů a záznamů tak, aby oprávnění „nahlížet“ bylo vykládáno tak, že si členové dozorčí rady mohou poskytovat i jejich opisy a výpisy (kopie). V praxi se lze totiž nejednou setkat s arogantním přístupem představenstva, které umožní „nahlédnout“, ale pořízení kopií neumožní. S ohledem na paměťovou stopu lidského mozku, která udrží větší materii lidským okem viděných informací jen krátkou dobu a člen dozorčí rady si tedy minutu poté, co za sebou zavře dveře od kanceláře předsedy představenstva, nebude z toho, co viděl, pamatovat vůbec nic, jakož i s ohledem na to, že k plnohodnotnému zajištění výkonu kontrolní činnosti je třeba doklady a záznamy o činnosti představenstva nejen vidět, ale zejména sebrat, utřídit a analyzovat a pak případně podat žalobu na členy představenstva a tyto doklady a záznamy v ní použít jako důkazy, je nezbytné, aby byly tyto doklady a záznamy (resp. jejich kopie) dozorčí radě na její vyžádání fyzicky poskytnuty. V případě akceptace opačného závěru je česká právní úprava výkonu kontroly uvnitř akciové společnosti právní úpravou pouze na oko.

I když nejsem přítelem novelizací za každou cenu, pokud by mělo dojít k novelizaci ZOK, přimlouval bych se za to, aby bylo ustanovení § 447 odst. 1 ZOK doplněno tak, aby jeho dikce nevzbuzovala žádnou pochybnost o tom, že dozorčí rada je oprávněna (a představenstvo povinno) jí na její vyžádání pořídit kopie všech dokladů. Ustanovení § 447 odst. 1 ZOK by mohlo znít nově například takto:

„Dozorčí rada je oprávněna nahlížet do všech dokladů a záznamů týkajících se činnosti společnosti, pořizovat si z nich opisy a výpisy, a kontrolovat, zda jsou účetní zápisy vedeny řádně a v souladu se skutečností a zda se podnikatelská či jiná činnost společnosti děje v souladu s jinými právními předpisy a stanovami.“ Je proto jenom škoda, že vládní novela ZOK, která je nyní v připomínkovém řízení a která obsahuje podle mého názoru mnoho zbytečných změn, ustanovení § 447 odst. 1 ZOK ponechává ve stávajícím znění.