Zavedení sankce za porušení povinnosti mít kopie dokladů na pracovišti

Od 1. 1. 2015 nabude účinnosti část první zákona 136/2014 Sb., kterou se mění zákon 435/2004 Sb., o zaměstnanosti. Jednou z hlavních změn je nové znění ustanovení § 136, které upravuje povinnost mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu. V této souvislosti pak novela zavádí sankce za nedodržení stanovené povinnosti. Porušení uvedeného ustanovení tak bude od příštího roku správním deliktem.

Zákon o zaměstnanosti v platném znění, účinném od 5. 1. 2012, upravuje povinnost právnických nebo fyzických osob mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a dokladů, které je povinna uchovávat podle ustanovení § 102 odst. 3 zákona o zaměstnanosti. Zaměstnavatelé tak musejí zajistit přítomnost alespoň kopií pracovních smluv, dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a dále dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky, a to na místech určených a obvyklých pro výkon činnosti zaměstnavatele. Účelem zavedení této povinnosti mělo být zejména usnadnění kontrol na úseku zaměstnanosti a na úseku dodržování pracovněprávních předpisů ze strany Státního úřadu inspekce práce a oblastních inspektorátů práce. Ovšem vzhledem k tomu, že porušení uvedené povinnosti není v současné době možné sankcionovat a zaměstnavatel jako kontrolovaná osoba tak může kdykoli v průběhu kontroly požadované doklady dodatečně předložit, aniž by mu za to hrozila finanční pokuta, lze pochybovat o naplnění výše uvedeného účelu. Tomu svědčí i kontroverzní Metodický pokyn generálního inspektora Státního úřadu inspekce práce č. 01/2012, účinný od 1. 4. 2012, který v rámci zajištění jednotného postupu při provádění kontrol nelegálního zaměstnávání stanovil, že nepředložení dokladů uvedených v ustanovení § 136 přímo v průběhu kontroly na daném pracovišti je inspektor povinen zaznamenat do protokolu o výsledku kontroly jako výkon nelegální práce ve smyslu § 5 písm. e) zákona o zaměstnanosti. Tento pokus o naplnění účelu ustanovení § 136 nakonec vyzněl do prázdna, i když se jím inspektoři po určitou dobu striktně řídili.

S novelou zákona o zaměstnanosti lze však počítat s tím, že účel ustanovení § 136 bude skutečně naplněn. Porušení povinnosti mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu bude totiž s účinností od 1. 1. 2015 správním deliktem. Pokud tedy zaměstnavatel poruší stanovenou povinnost, bude mu možné ve správním řízení uložit pokutu až do výše 500.000 Kč. Zaměstnavatel se však nově bude moci v určitých případech uvedené povinnosti zprostit, a to za podmínky, že oznámí okresní správě sociálního zabezpečení den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na nemocenském pojištění podle zákona o nemocenském pojištění. Pro zaměstnavatele to znamená, že pokud splní tuto oznamovací povinnost, nemusí mít nadále v místě pracoviště kopie pracovních smluv, případně dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Co se týká dohod, které nezakládají účast na nemocenském pojištění, tedy dohoda o provedení práce do 10.000 Kč měsíčně a dohoda o pracovní činnosti do 2.500 Kč měsíčně, zde se nic nemění a jejich kopie bude muset zaměstnavatel pro účely kontroly na pracovišti uchovávat nadále.

Martina Šumavská