Moderní trendy v právních službách
Velmi dobře si vzpomínám na léto roku 2016. Seděl jsem tehdy s kolegou na jedné mezinárodní právní konferenci v pražském hotelu Hilton a tématem panelové diskuse byly nové trendy v poskytování právních služeb a inovace v právních službách. Oba jsme tehdy celou diskusi sledovali nevěřícně, až s nechutí. Oba jsme byli připraveni hájit hodnoty tradiční advokacie za každou cenu. Měli jsme pocit, že budoucnost advokacie v podání řečníků konference je v akutním ohrožení a nevypadá kdovíjak růžově. Vyznění bylo jednoznačné – do budoucna můžeme čekat, že díky novým technologiím přijdeme jako advokáti o valnou část naší právní práce. Od oné konference uplynulo už více než pět let, oba jsme i nadále advokáti a práce máme dost. Nicméně řada z trendů popsaných tehdy na konferenci se naplnila. Ceny šly dolů, konkurence narostla, ubylo osobních porad a jednání, narostla důležitost online prostředí, ale i význam nových technologií, lidé pracují více z domu a klienti si řadu každodenní právní práce dělají interně.
V oboru právních služeb můžeme v posledních letech pozorovat několik obecných vývojových trendů. Počet advokátů neustále roste a s tím i konkurence na trhu. Rozpočty klientů na právní služby klesly. Naopak narůstá důležitost velkých lokálních podnikatelských skupin jako klientů pro zdejší advokáty. Souvisí to i s tím, že významní čeští podnikatelé dnes již běžně expandují do zahraničí a své skupiny řídí z České republiky. Významné lokální podnikatelské skupiny budují velké interní právní týmy, kam často lákají i velmi seniorní a zkušené advokáty. Nároky klientů se zvyšují, byť hodnota právních služeb obecně klesá. Trendem je specializace advokátů, ale i celých advokátních kanceláří a jejich týmů. Požadavky klientů na efektivitu a složení týmu narůstají. Klienti často vyžadují závazné odhady už i u drobných právních porad nebo projektů. Advokátní kanceláře se snaží výrazně šetřit na nákladech, tlak na větší efektivitu právních služeb neustále roste. Mladá generace advokátů již nechce trávit život v kanceláři a vyžaduje větší rovnováhu mezi životem soukromým a pracovním. Klienti si zvykli, že advokát je díky chytrým telefonům prakticky neustále k zastižení a považují to za standard. V neposlední řadě pak narostla důležitost advokátních systémů, IT obecně, využívání online komunikačních platforem a online fakturace a zadávání odvedené práce.
Zdá se, že právě elektronizace, digitalizace, inovativnost a modernizace poskytování právních služeb, jakož i obecně vliv nových technologií na každodenní práci advokáta, je hlavní trend, který lze v poslední době pozorovat. Paradoxně nejvíce k urychlené elektronizaci advokátního sektoru nechtěně přispěla nedávná pandemie covidu-19, která si vynutila zásadní změny ve fungování advokátních kanceláří, ale i interní změny v procesech na straně klientů.
V poslední době můžeme pozorovat několik úzce provázaných trendů modernizace poskytování právních služeb, které spojuje intenzivní využívání moderních technologií.
• Zintenzivnilo se používání mobilních pracovních nástrojů od mobilních telefonů přes laptopy až po tablety. Díky tomu narostla datová náročnost a nutnost mít veškerou klientskou dokumentaci dostupnou 24 hodin denně v online podobě.
• Vzrostla role kvalitní IT podpory advokátních kanceláří, ale i klientů. Papírové klientské spisy přestaly stačit. Vznikají přehledné online spisy, které jsou přístupné kdykoliv a odkudkoliv. I v případě větších projektů, jako jsou data roomy, mezinárodní arbitráže nebo interní šetření, se veškerá dokumentace ukládá na online úložiště a nikoliv jen v papírové podobě jako kdysi.
• Komunikace s klienty včetně podepisování smluv a jiných dokumentů se přesunula do online prostředí, stejně tak jako fakturace, která je vedena již standardně elektronicky. Advokátům tak ubývá práce s hotovostí a přijímání peněz na pokladnu je již spíše výjimkou.
• Ke komunikaci s úřady a soudy jsou využívány prioritně datové schránky, podatelny jsou využívány spíše výjimečně a jen z konkrétních důvodů. Mladší kolegové v kanceláři už ani netuší, k čemu sloužil fax.
• Advokátní kanceláře tisknou méně a méně, dokumenty jsou předávány přes dálková úložiště nebo na datových nosičích. Tisknou se pouze dokumenty, u kterých je to nutné. Dochází k elektronizaci archívů advokátních spisů, ubývá papírových dokumentů v archívech.
• Advokáti si zvykli, že pracují často z domova nebo vzdáleně i ze zahraničí, aniž by byli fyzicky přítomni v kanceláři. Narostla důležitost online aplikací pro konferenční hovory, které nahradily osobní jednání u klientů nebo v kancelářích. Vzrostly tím nároky na datové přenosy a jejich zabezpečení. Ubyly tak rovněž náklady na zahraniční pracovní cesty. Dokonce i právní školení a konference se dnes konají online.
• Velikost kanceláře průměrného advokáta se zmenšila. Díky menšímu počtu lidí v advokátních kancelářích a menšímu počtu osobních jednání často advokáti zjistili, že nepotřebují využívat tak velké prostory a mít takový počet jednacích místností. Trendem je zmenšování velikosti jednotlivých kanceláří, zřizování domácích pracoven; některé kanceláře se dokonce vracejí k využívání tzv. open space. Roste oblíbenost ad hoc pronájmu větších externích prostor pro větší klientská a interní jednání. Některé kanceláře si technické vybavení pouze pronajímají nebo využívají leasingu.
• Dalším trendem je větší popularita částečných úvazků, nárůst externích spolupracovníků kanceláře po mateřské či rodičovské dovolené často bez nároku na vlastní kancelář. Mladší advokáti/advokátky pak hojně preferují možnost částečného úvazku, práce online spojené s cestováním.
• Snad všechny kanceláře bez ohledu na velikost využívají některý ze sofistikovaných advokátních IT systémů. Takový systém je pak technickým srdcem kanceláře, když zajišťuje v reálném čase vše od vedení klientských spisů přes archív a evidenci související komunikace a zpráv z datových schránek, fakturaci až po evidenci odvedené práce. Nové advokátní systémy pak již dovedou stahovat data z externích datových zdrojů a sledovat nastavené události v klientských spisech.
• V rámci snahy o snižování nákladů a nárůstu efektivity pak dochází k outsourcingu některých procesů a služeb advokátní kanceláře. Kupř. u interního šetření pro klienta jsou využívány služby externích poskytovatelů datových analýz.
• Nová technická revoluce v advokacii a poskytování právních služeb obecně pak s sebou nese ale i nová rizika a negativa, kterými jsou narůstající závislost na technologiích a datech. Jakýkoliv výpadek v datových přenosech pak dovede každému advokátovi zásadním způsobem zkomplikovat život. S tím pak také souvisí velký důraz na zabezpečení takových dat a riziko neoprávněného přístupu ke klientským datům a jejich zneužití. Aktuálně se můžeme dokonce setkat s případy tzv. ransomwaru, kde jsou advokátům ukradena klientská data a tito jsou následně vydíráni, aby zaplatili výkupné, jinak o cenná data klientů trvale přijdou.
Poslední vývojovou fází v technické revoluci poskytování právních služeb je využívání tzv. umělé inteligence (Artificial Intelligence). V České republice je využívání umělé inteligence v advokacii zatím spíše v plenkách, zato v USA i západní Evropě se již v rámci poskytování právních služeb běžně využívá. Podobný trend lze očekávat v dohledné době i v České republice.
V praxi se umělá inteligence využívá v oblastech, kde je možné využít automatického zpracování dat. Právě z těchto důvodů se v oboru právních služeb využívá tam, kde se advokáti moří s velkým množstvím dokumentů a dat obecně.
Logicky pak nachází umělá inteligence využití v případě právních auditů (tzv. due diligence), kde jsou advokáti nuceni v rámci transakcí studovat a hodnotit velké množství právních dokumentů. Takové moderní systémy dovedou velmi rychle analyzovat příslušné korporátní dokumenty a vyznačit problémové pasáže, které jsou pro právní audit zásadní. Podobně je možné umělou inteligenci využít i v případě analýzy e-mailové komunikace či dokumentů v rámci interního forenzního šetření.
Technologie s využitím umělé inteligence nachází rovněž využití v případě automatizace prostřednictvím inteligentních formulářů. V praxi se může jednat třeba o přípravu stovek výpovědí pro zaměstnance v rámci hromadného propouštění, případně dohod o rozvázání pracovního poměru.
Využití umělé inteligence má ale kupodivu budoucnost i v případě sporné agendy, často označovanou za „litigace“. Už dnes existují v zahraničí právní systémy, které jsou s využitím umělé inteligence schopny na základě dostupnosti informací o starých soudních případech predikovat pravděpodobnost výsledku konkrétního běžícího soudního sporu. Dokonce existují aplikace, které za využití umělé inteligence dovedou analyzovat dosavadní rozhodovací praxi konkrétního soudce či senátu a na základě toho predikovat výsledek soudního sporu a předvídanou právní argumentaci, kterou v rozsudku použije. Stejným způsobem pak tyto systémy dovedou advokátovi poradit, jak vést konkrétní soudní spor u konkrétního soudce za využití jeho dosud vydaných soudních rozhodnutí a tam použité argumentace. Obdobným může být využití umělé inteligence pro sofistikovanou analýzu dostupné soudní judikatury a mapování jejího vývoje během let, což může být často advokátovi velmi prospěšné při přípravě vyjádření pro soud. V zahraničí existují dokonce systémy, které dovedou analyzovat právní argumentaci, kterou konkrétní advokát protistrany použil v minulých případech, které zastupoval, a na základě toho připravit advokátovi vhodnou právní argumentaci pro soud.
V USA pak nově existuje několik právních projektů, které využívají umělou inteligenci v oblasti průmyslových práv. Konkrétně pak zejména v rámci procesu přihlašování patentů či ochranných známek, kde je třeba činit běžně velkou rešeršní práci jako přípravu pro proces samotné registrace.
V neposlední řadě pak je možné umělou inteligenci využít pro zrychlení, zefektivnění a optimalizaci procesů samotné advokátní kanceláře, třeba při online fakturaci či tvorbě standardní inteligentní dokumentace kanceláře, jako jsou smlouvy s klienty a jiné typizované dokumenty.
Využití moderních právních systémů s umělou inteligencí je samozřejmě budoucností i pro interní právní oddělení samotných klientů, v prvé řadě zejména těch nadnárodních a globálních. Zavedení technologií umělé inteligence zejména u společností, které pravidelně nakupují jiné společnosti po celém světě, může znamenat výrazné úspory na nákladech za právní služby, ale i zrychlení a zkvalitnění právních auditů cílových společností.
Jak se říká: „Vývoj nezastavíš.“ Nelze čekat, že každý advokát je schopen pravidelně sledovat moderní trendy v poskytování právních služeb. Tady by měla pomoci i Česká advokátní komora, která by se měla ujmout role aktivního informátora a školitele o moderních trendech v advokacii. Je k tomu dostatečně vybavena už i tím, že má své zastoupení v Bruselu a je v pravidelném kontaktu s ostatními komorami v zahraničí.
Nezbývá, než věřit, že moderní trendy v poskytování právních služeb přispějí nejen k lepší kvalitě, efektivitě a včasnosti právních služeb, ale i spokojenosti klientů. A nám advokátům snad pomohou ušetřit čas a snížit náklady.
Ladislav Smejkal,
partner, Dentons Europe CS LLP
Text byl uveřejněn v EPRAVO.CZ Magazine 2/2021
