Instrukce ze dne 18.9.2001, kterou se vydává skartační řád státního zastupitelství

18.9.2001 | Sbírka:  337/2000-OOD | Částka:  6/2001ASPI

Vztahy

Nadřazené: 283/1993 Sb., 117/1974 Sb., 97/1974 Sb.
Pasivní derogace: 271/2005-Org
337/2000-OOD
Instrukce
Ministerstva spravedlnosti
ze dne 18. září 2001,
kterou se vydává
SKARTAČNÍ ŘÁD STÁTNÍHO ZASTUPITELSTVÍ
Ministerstvo spravedlnosti podle § 13 odst. 2 zákona č. 283/1993 Sb., o státním zastupitelství, § 6 odst. 1 zákona č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění zákona č. 343/1992 Sb., a § 4 odst. 1 vyhlášky č. 117/1994 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řádu, vydává se souhlasem Ministerstva vnitra tento skartační řád:
Čl.1
Skartační řád upravuje postup při vyřazování písemností státního zastupitelství ve skartačním řízení.
Čl.2
(1) Skartační řízení je proces, v jehož průběhu se na základě odborného posouzení písemností oddělují písemnosti, které mají dokumentární význam, určené k trvalému uložení v archivech od písemností dokumentárně bezcenných, které nejsou pro činnost státního zastupitelství potřebné a jsou určeny ke zničení.
(2) Skartační plán obsahuje skartační znaky a skartační lhůty pro jednotlivé druhy písemností. Skartační plán je obsažen v příloze č. 1 tohoto skartačního řádu.
(3) Skartační lhůtou se stanoví doba, po kterou písemnost zůstává uložena na státním zastupitelství.
(4) Skartační znaky udávají hodnotu písemností
a) písemnosti s trvalou hodnotou (archiválie), které po uplynutí skartačních lhůt se ve skartačním řízení navrhnou k předání příslušnému archivu - skartační znak "A",
b) písemnosti dokumentárně bezcenné, které po uplynutí skartačních lhůt se ve skartačním řízení navrhnou ke zničení - skartační znak "S",
c) písemnosti určené k pozdějšímu posouzení, na jehož základě se navrhnou k předání příslušnému archivu nebo ke ničení - skartační znak "V".
(5) Skartační návrh je písemný návrh na vyřazení písemností, jejichž skartační lhůty uplynuly. Vzor skartačního návrhu je obsažen v příloze č. 2 tohoto skartačního řádu.
(6) Skartační protokol je protokol o skartačním řízení.
Čl.3
(1) Za řádnou přípravu skartačního řízení u každého státního zastupitelství odpovídá vedoucí státní zástupce.
(2) Skartační návrh vypracuje a na skartačním řízení se podílí zaměstnanec určený vedoucím státním zástupcem nebo skartační komise určená vedoucím státním zástupcem (dále jen "určený zaměstnanec").
(3) Určený zaměstnanec může se souhlasem vedoucího státního zástupce a v závislosti na rozsahu prací souvisejících se skartačním řízením pověřit výkonem těchto prací také další zaměstnance státního zastupitelství. Tito zaměstnanci pomáhají určenému zaměstnanci podle jeho pokynů s pracemi podle odstavce 2.
Čl.4
(1) V zájmu přípravy skartačního řízení je určený zaměstnanec povinen dbát o vhodné uložení písemností ve spisovně, přesvědčovat se, zda jsou dodržovány předpis,y které mají usnadňovat vyřazování písemností, která čísla listů - popřípadě celý spis - jsou vyloučena ze zničení. Určený zaměstnanec je rovněž povinen činit vhodná opatření k tomu, aby archivním orgánům byla práce spojená s posouzením trvalé hodnoty písemností co nejvíce usnadněna, zejména předkládat jim spisy řádně očištěné a srovnané podle spisových značek.
(2) Vedoucí státní zástupce vyhradí archivním orgánům podle možnosti zvláštní místnost a uvolní zaměstnanec, který bude archivním orgánům v případě potřeby podle jejich pokynů pomáhat.
(3) Všichni zaměstnanci státního zastupitelství jsou povinni upozorňovat určeného zaměstnance na písemnosti, které by mohly být cenným pramenem pro zjištění skutečností historické povahy a které by z tohoto důvodu neměly uniknout pozornosti archivních orgánů, pokud již takové písemnosti nejsou označeny skartačním znakem. Státní zástupci dávají před uložením spisů do spisovny pokyny k tomu, aby na spisových obalech byla uvedena čísla listů archivně důležitých písemností s vyznačením, že tyto písemnosti jsou vyloučeny ze zničení.
Čl.5
(1) Určený zaměstnanec sestaví do konce května každého pátého roku následujícího po účinnosti tohoto pokynu obecné povahy (2005, 2010 atd.) skartační návrh, v jehož příloze uvede seznamy písemností, u nichž uplynuly skartační lhůty.
(2) V seznamech sestavených podle odst. 1 se uvedou písemnosti ve stanoveném pořadí rejstříkových značek platných v době uložení příslušného rejstříku do spisovny včetně těch, které byly opomenuty v předchozích skartačních návrzích. Přitom se u každého druhu písemností uvedou ročníky a počet běžných čísel. Vzory seznamů písemností jsou obsaženy v příloze č. 3 tohoto skartačního řádu.
(3) Do konce května každého roku sestaví určený zaměstnanec seznam písemností se skartačním znakem "S", které lze vyřadit v tzv. zkráceném skartačním řízení. Takto lze skartovat rovněž prokazatelně multiplicitní písemnosti. Postupuje přitom podle zásad uvedených v odst. 2. Návrh na vyřazení písemností podle tohoto odstavce schválí příslušný státní archiv. O vyřazení a zničení těchto písemností se pořídí protokol.
(4) Mimo období uvedené v odst. 1 může být provedena skartace písemností, jejichž trvalou hodnotu má posoudit archivní orgán, jen v mimořádně naléhavých případech a jen po dohodě s Ministerstvem spravedlnosti a příslušným státním archivem.
Čl.6
(1) Seznamy písemností sestavené podle čl. 5 po přezkoumání, zda vyhovují skartačním předpisům, zašlou krajská státní zastupitelství se skartačním návrhem příslušnému státnímu oblastnímu archivu, okresní státní zastupitelství příslušnému státnímu okresnímu archivu. Státní zastupitelství vykonávající svoji působnost pouze na území hlavního města Prahy zašlou skartační návrhy a seznamy písemností Archivu hlavního města Prahy, Vrchní státní zastupitelství v Praze a Nejvyšší státní zastupitelství Státnímu ústřednímu archivu v Praze, Vrchní státní zastupitelství v Olomouci Zemskému archivu v Opavě.
(2) Písemnosti, vzniklé činností bývalých státních zastupitelství, jimž uplynuly skartační lhůty, zařadí státní zastupitelství, v jejichž spisovnách jsou tyto písemnosti dosud uloženy, do nejbližšího skartačního řízení.
Čl.7
Po posouzení trvalé hodnoty písemností archivním orgánem převezme vedoucí státní zástupce, případně jím pověřený zaměstnanec státního zastupitelství, od příslušného archivu skartační protokol, v jehož přílohách jsou uvedeny písemnosti, které byly archivním orgánem určeny k uložení do archivu (skartační znak "A"), a písemnosti, které mohou být předány ke zničení (skartační znak "S").
Čl.8
Písemnosti určené podle čl. 7 k uložení do archivu odevzdá státní zastupitelství v dohodnuté lhůtě na svůj náklad příslušnému archivu spolu s předávacím soupisem těchto písemností pořízeným ve dvojím vyhotovení. O převzetí písemností archivem se sepíše předávací protokol., jehož jedno vyhotovení obdrží předávající státní zastupitelství a jedno přejímající archiv.
Čl.9
Písemnosti určené podle čl. 7 ke zničení se podle pokynů vedoucího státního zástupce předají ke zničení, jakmile příslušný archiv vyhotoví skartační protokol. Při odvozu a ničení těchto písemností je nutno zabránit tomu, aby se s obsahem písemností mohly seznámit nepovolané osoby.
Čl.10
(1) O zničení písemností podle čl. 9 se sepíše protokol, v němž se uvedou
a) jméno a příjmení vedoucího státního zástupce, který rozhodl o předání písemností ke zničení, jméno a příjmení zaměstnance, který zničení písemností zajistil, popřípadě jména a příjmení dalších zaměstnanců, kteří při zničení písemností spolupracovali,
b) datum, čas a místo (objekt, podnik) zničení písemností,
c) druhy a ročníky znehodnocených písemností,
d) rejstříky a evidenční pomůcky, v nichž bylo zničení písemností vyznačeno,
e) způsob zničení písemností.
(2) Protokol podepíší osoby uvedené v něm podle odst. 1 písm. a).
(3) Skartační návrh (čl. 2 odst. 5), skartační protokol (čl. 2 odst. 6), předávací soupis a předávací protokol (čl. 8) a protokol o zničení písemností (čl. 10 odst. 1) se založí do správního spisu vedeného pod heslem "Skartace".
Čl.11
(1) Provedení skartace, odevzdání vybraných písemností archivu a další důležité skutečnosti podle tohoto skartačního řádu vyznačí určený zaměstnanec neprodleně perem za uzávěrkou příslušného rejstříku nebo evidenční pomůcky poznámkou "Skartováno kromě:
a) č. j. ....., která byla odevzdána k uložení v ...... (příslušný archiv),
b) č. j. ....., která jsou vyloučena ze zničení a archivem dosud nebyla převzata."
(2) K poznámce podle odst. 1 se připojí čísla jednací
a) protokolu o zničení písemností,
b) předávacího soupisu.
(3) Převzetí písemností archivem se dále vyznačí v poznámkovém sloupci příslušného rejstříkového nebo jiného evidenčního zápisu otiskem razítka "ARCHIV".
Čl.12
(1) Dlouhodobě až do dalšího rozhodnutí zůstanou uloženy u státního zastupitelství
a) po jednom výtisku příkazů a pokynů (výnosů) nadřízených prokuratur, vyřazených ze sbírky příkazů a sbírky metodických (organizačních) pokynů (výnosů),
b) písemností týkající se vedení spisoven, spolupráce s archivními orgány a skartace, jakož i písemnosti o uložení spisů do úschovy mimo budovu státního zastupitelství,
c) inventární knihy (karty) pro základní prostředky a pro drobné a krátkodobé předměty a investiční karty budov a staveb,
d) plány budov v užívání státního zastupitelství, spisy ve věcech stavebních, nájemní a jiné smlouvy týkající se objektů státního zastupitelství,
e) Sbírky pokynů obecné povahy nejvyššího státního zástupce a Sbírky výkladových stanovisek Nejvyššího státního zastupitelství,
f) rejstříky, knihy vazeb, knihy věcí vzatých do úschovy, knihy odevzdaných spisů do spisovny a seznamy jmen státního zastupitelství a bývalé prokuratury,
g) zprávy o činnosti státního zastupitelství a zvláštní zprávy.
(2) Ze skartačního řízení se vyloučí písemnosti, o nichž ministr spravedlnosti se zřetelem na zvláštní zájmy, zejména služební nebo hospodářské, rozhodl, že nemají být zařazeny do skartačního řízení a mají být i nadále uloženy u příslušného státního zastupitelství.
(3) Pokud ministr spravedlnosti rozhodl, že jednotlivé druhy písemností uvedených v odst. 1 nemají být nadále uloženy u státního zastupitelství, budou předmětné písemnosti v nejbližším skartačním pětiletí předloženy k posouzení jejich trvalé hodnoty archivním orgánem. Předtím budou písemnosti uvedené v odst. 1 písm. a, b, e, f, g) označeny skartačním znakem "A", písemnosti uvedené v odst. 1 písm. d) skartačním znakem "V" a písemnosti uvedené v odst. 1 písm. c) skartačním znakem "S".
Čl.13
Písemnosti, které nebyly pojaty do seznamů sestavených podle čl. 5 odst. 1 až 3, přestože jejich skartační lhůta uplynula, se předloží archivnímu orgánu k posouzení jejich trvalé hodnoty a popřípadě odevzdají příslušnému archivu spolu s písemnostmi uvedenými v čl. 8.
Čl.14
(1) Skartační lhůty pro jednotlivé druhy písemností státního zastupitelství jsou uvedeny v příloze tohoto skartačního řádu.
(2) Není-li výslovně stanoveno jinak, skartační lhůty počínají běžet dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření příslušného rejstříku nebo evidenční pomůcky.
Čl.15
Pro skartaci utajovaných písemností platí tento skartační řád, jen pokud zvláštní předpis*) nestanoví jinak.
Čl.16
Skartace podle tohoto skartačního řádu provedou státní zastupitelství poprvé v roce 2001 tak, aby skartační návrhy mohly být předány příslušným archivům do konce tohoto roku.
Čl.17
Tato instrukce nabývá účinnosti dnem 18. září 2001.
ministr spravedlnosti:
JUDr. Jaroslav Bureš, v. r.
Příl.1
SKARTAČNÍ PLÁN

I. Písemnosti vyloučené ze zničení a určené k odevzdání do trvalé archivní péče (skartační znak "A")
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Skartační  Druh písemnosti nebo evidenční pomůcky                                        Poznámka
  lhůta
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
10 roků    Spisy týkající se vedení a organizace státního zastupitelství dokumentující:
           a) organizační strukturu,
           b) systemizaci míst,
           c) porady včetně porad se zástupci jiných státních orgánů.

15 roků    Spisy dokumentující činnost státního zastupitelství na úseku legislativy:
           a) připomínky k návrhům změn Ústavy ČR, trestního zákona, trestního
              řádu, občanského zákoníku, občanského soudního řádu, zákona o rodině,
              obchodního zákoníku, zákoníku práce,
           b) připomínky k návrhům právních předpisů upravujících postavení
              a činnost státního zastupitelství a pracovněprávní vztahy státních
              zástupců,
           c) návrhy právních předpisů zpracované státním zastupitelstvím pro vyšší
              státní zastupitelství, Ministerstvo spravedlnosti nebo jiný státní
              orgán.
           Mezi písemnosti uvedené pod písm. a, b) náleží i spisy týkající se návrhů
           věcných záměrů nebo koncepcí těchto právních úprav.
        
15 roků    Výkazy a přehledy resortní statistiky bývalé prokuratury a rozbory
           k nim provedené.

II. Písemnosti dokumentárně bezcenné (skartační znak "S")
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Skartační  Druh písemnosti nebo evidenční pomůcky                                        Poznámka
  lhůta
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                             A. Evidenční pomůcky

1 rok      Kalendář

3 roky     Kniha přijatých poštovních zásilek

3 roky     Statistické listy a jejich kupony

3 roky     Kniha odeslaných poštovních zásilek

3 roky     Doručná kniha

10 roků    Usnesení Parlamentu, vlády a jejich orgánů

20 roků    Kniha slibů

                             A. Spisy

5 roků     Materiály pro jednání Parlamentu, vlády a jejich orgánů
           kromě materiálů vlastních

                             B. Ostatní písemnosti

1 rok      Objednávky tiskopisů                                                          Lhůta se počítá
                                                                                         od vyřízení objednávky

1 rok      Objednávky kancelářských potřeb, nepřevyšuje-li cena jednotlivé objednávky    Lhůta se počítá
           1000 Kč                                                                       od vyřízení objednávky

5 roků     Inventurní soupisy (§ 30 odst. 1 zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví,          Lhůta se počítá
           ve znění pozdějších předpisů)                                                 ode dne, kdy byl
                                                                                         inventurní soupis
                                                                                         podepsán osobou
                                                                                         odpovědnou
                                                                                         za provedení
                                                                                         inventarizace,
                                                                                         a nesmí skončit
                                                                                         dříve, než uplyne
                                                                                         lhůta podle § 29
                                                                                         odst. 4 zákona
                                                                                         o účetnictví

30 roků    Evidenční listy zaměstnanců, bývalé osobní výkazy, mzdové listy               Lhůta se počítá
                                                                                         od vzniku pracovního
                                                                                         poměru. Písemnosti
                                                                                         se uchovávají
                                                                                         po dobu 10 let
                                                                                         od odchodu zaměstnance
                                                                                         do důchodu, nejméně
                                                                                         však po dobu 30 let
                                                                                         od vzniku
                                                                                         pracovního poměru
                                                                                         ke státnímu
                                                                                         zastupitelství

III. Písemnosti, které lze skartovat až po posouzení jejich dokumentární hodnoty (skartační znak "V")
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Skartační  Druh písemnosti nebo evidenční pomůcky                                        Poznámka
  lhůta
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                             A. Spisy a ostatní písemnosti

10 roků    Spisy týkající se podnětů nebo vlastních poznatků k podání stížnosti
           pro porušení zákona bývalé prokuratury i státního zastupitelství

10 roků    Dozorové spisy bývalé prokuratury ve věcech občanskoprávních

10 roků    Spisy státního zastupitelství ve věcech občanskoprávních

10 roků    Spisy bývalé prokuratury ve věcech všeobecného dozoru

10 roků    Spisy bývalé prokuratury i státního zastupitelství ve věcech zapsaných
           do všeobecného rejstříku

10 roků    Spisy týkající se dožádání do ciziny a z ciziny

20 roků    Dozorové spisy bývalé prokuratury v trestních věcech a deníky vyšetřovatele
           prokuratury, zápisníky prokurátora i trestní spisy skončené na prokuratuře

20 roků    Spisy státních zastupitelství pro trestní věci

30 roků    Spisy bývalých státních zastupitelství a krajských prokuratur
           od 1. února 1949 a spisy bývalé státní prokuratury

30 roků    Dozorové spisy rehabilitační agendy

10 roků    Všechny ostatní písemnosti týkající se vlastní agendy bývalé
           prokuratury nebo státního zastupitelství

                             B. Správní spisy

10 roků    Rozbory a pokyny obecné povahy kromě zpráv o činnosti, zvláštních zpráv
           a Sbírky pokynů obecné povahy nejvyššího státního zástupce

10 roků    Spisy ve věcech plánování                                                     Lhůta se počítá
                                                                                         od skončení
                                                                                         plánovacího období

50 roků    Ostatní spisy prokurátorů, vyšetřovatelů prokuratury, ostatních pracovníků    Lhůta se počítá
           bývalé prokuratury                                                            od vzniku
                                                                                         pracovního poměru

50 roků    Kárné spisy prokurátorů, vyšetřovatelů a ostatních pracovníků                 Lhůta se počítá
           bývalé prokuratury                                                            od právní moci
                                                                                         rozhodnutí, jímž
                                                                                         bylo kárné řízení
                                                                                         skončeno

50 roků    Záznamy a protokoly o výsledku zkoušek všeho druhu (vysvědčení,
           dekrety apod.)

10 roků    Všechny ostatní písemnosti týkající se správní agendy pracovníků              U správních spisů
           bývalé prokuratury                                                            věcných počíná lhůta
                                                                                         od jejich skončení

10 roků    Všechny ostatní písemnosti týkající se správní agendy státního zastupitelství
           (kromě znaku "A").
Příl.2
Vzor skartačního návrhu

Okresní státní zastupitelství                        Datum

v

-----------------------------

Spr        /2000

Adresa příslušného archivu

Věc:   skartační návrh
Příl.: seznam písemností (2x)
Podle § 7 odst. 2 vyhlášky č. 117/1994 Sb. předkládáme návrh na vyřazení písemností. Do skartačního řízení byly zahrnuty písemnosti okresního státního zastupitelství z let .............. s prošlými skartačními lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro činnost státního zastupitelství. Písemnosti jsou uloženy ve spisovně Okresního státního zastupitelství (adresa).
Přiložený seznam je uspořádán podle skartačního plánu, který je součástí skartačního řádu státního zastupitelství.
Žádáme o odborné posouzení navržených písemností.
                                         Funkce a podpis
                                     (vedoucí státní zástupce
                                      nebo určený zaměstnanec)
Poznámka:
Skartační návrh se pořizuje ve dvou vyhotoveních. Prvopis se zašle příslušnému archivu, stejnopis se ponechá ve spise Spr.
Seznam písemností navržených ke skartačnímu řízení se pořizuje ve třech vyhotoveních. Dvě vyhotovení se přiloží k prvopisu skartačního návrhu, třetí vyhotovení se ponechá ve spise Spr.
Příl.3
Vzor seznamu písemností

                        Seznam písemností

                             I. část

                            skupina A

------------------------------------------------------------------
Poř.    Druh         Období vzniku   Skartační   Množství (počet
číslo   písemnosti   Písemnosti      lhůta*)     listů apod.)
------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

          Skupina A, která byla vytříděna ze skupiny V

------------------------------------------------------------------
        Poř.    Druh         Období vzniku   Skartační   Množství (počet
číslo   písemnosti   Písemnosti      lhůta*)     listů apod.)
------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

                            II. část

                            Skupina S

------------------------------------------------------------------
Poř.    Druh         Období vzniku   Skartační   Množství (počet
číslo   písemnosti   Písemnosti      lhůta*)     listů apod.)
------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

          Skupina S, která byla vytříděna ze skupiny V

------------------------------------------------------------------
Poř.    Druh         Období vzniku   Skartační   Množství (počet
číslo   písemnosti   Písemnosti      lhůta*)     listů apod.)
------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Ministerstvo spravedlnosti stanoví:
------------------------------------------------------------------
*) § 26 vyhlášky č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností, ve znění vyhlášky č. 338/1999 Sb.
*) Skartační lhůta se vyjadřuje letopočtem, kdy má být skartace provedena.