Nová omezení jednání zmocněnce na valné hromadě společnosti s ručením omezeným

Dle mých zkušeností dosud využívali advokáti poměrně často možnosti zastupovat své klienty – společníky ve společnosti  s ručením omezeným - v pozici zmocněnců, a to zejména v těch případech, kdy se jednalo o valné hromady v podstatě „provozní“ (např. rozhodnutí o změně sídla společnosti, rozhodnutí o změně v předmětu činnosti nebo udělení souhlasu s převodem obchodního podílu ve společnosti s ručením omezeným),  osobní účast klientů často nebyla nezbytná,  ovšem tyto VH obligatorně vyžadovaly účast notáře a zápis o jednání a rozhodování na VH musel být učiněn formou notářského zápisu. Obdobně se forma zmocnění využívala i  při zakládání obchodní společnosti (často u společnosti s ručením omezeným s jedním či jen několika společníky), přičemž v plné moci byly vymezeny všechny podstatné parametry nově zakládané společnosti, kterou měl zmocněnec svým zakladatelským jednáním před notářem založit.

Využívání plných mocí k zastupování na valných hromadách bylo dle mých zkušeností oblíbené i mezi klienty, zvláště v těch případech, kdy nebyli z časových či jiných důvodů schopni dostavit se na předem určený čas k notáři apod., přičemž právě tyto problémy eliminovala řádně udělená plná moc, na níž klientovi (a následně i zmocněnci) stačilo toliko ověřit podpisy a tato plná moc se následně stávala součástí notářského zápisu, který o jednání a rozhodnutí valné hromady (či jediného společníka v působnosti VH) notář vyhotovoval. Mám za to, že tento systém vyhovoval jak advokátům, tak klientům (potažmo i notářům) a nebylo třeba v něm s přijetím nové právní úpravy ničeho zásadně měnit.

Nová právní úprava však do tohoto stavu vnesla jednu překvapivou změnu, která však není uvedena v zákoně o korporacích (zákon o obchodních korporacích nadále počítá v § 168[1] se zastoupením zmocněnce na VH), ale nachází se v obecných ustanoveních o smluvním zastoupení, které je vymezeno v NOZ.

Ustanovení § 441 NOZ říká:

„(1) Ujednají-li si to strany, zastupuje jedna z nich druhou v ujednaném rozsahu jako zmocněnec.

(2) Zmocnitel uvede rozsah zástupčího oprávnění v plné moci. Netýká-li se zastoupení jen určitého právního jednání, udělí se plná moc v písemné formě. Vyžaduje-li se pro právní jednání zvláštní forma, udělí se v téže formě i plná moc.“

Dle mého názoru je oním „kamenem úrazu“  poslední věta druhého odstavce § 441 NOZ. Společníci vykonávají své právo podílet se na řízení společnosti na valné hromadě nebo mimo ni (formou rozhodování mimo VH, viz. § 167 ZoK). Výsledkem právního jednání společníka jednajícího na VH (případně přijímajícího rozhodnutí v pozici jediného společníka v působnosti VH či mimo VH) je jeho hlasování a rozhodování (schvalování či odmítnutí) o bodech programu VH dle textu pozvánky (případně i o jiných bodech programu, pokud jsou na jednání VH dodatečně zařazeny za podmínek daných zákonem a zakladatelským dokumentem společnosti), přičemž zákon vyžaduje pro určité druhy rozhodnutí společníků formu veřejné listiny, tedy notářského zápisu.[2]

Ze znění § 441 odst. 2 NOZ však dle mého názoru vyplývá, že zmocněnec společníka jednající za něj na VH by sám měl být vybaven plnou mocí, jež bude udělena ve formě notářského zápisu a takto i zpoplatněna částkou 1.000,- Kč bez DPH (viz. položka D odst. 6 vyhl. 423/2013 Sb. ). Přestože text § 172 ZoK hovoří o „osvědčení rozhodnutí společníka veřejnou listinou“, tedy zachycení obsahu právního jednání společníka na VH ve veřejné listině, i tak mám za to, že beze změny právní úpravy této problematiky zmocnění nelze v současné době postupovat jinak, než od zmocněnce takovouto zvláštní plnou moc udělenou formou notářského zápisu vyžadovat a opustit dřívější praxi zastupování na VH pouze na základě plných mocí s ověřenými podpisy zmocnitele a zmocněnce. Pokud zmocněnec takovouto řádnou plnou moc mít nebude, neměla by být připuštěna ani jeho účast na VH a na zmocnitele (společníka) by se pak hledělo jako na osobu, která se VH neúčastnila. Samozřejmě je možný i stav, kdy notář nadále bude postupovat dle dosavadní praxe a přijme i plnou moc udělenou písemně s pouhými ověřenými podpisy, obávám se však negativního stanoviska rejstříkových soudů (byť v průběhu roku 2014 by návrh na zápis již měl provádět přímo notář osvědčující konání VH), případně i možných soudních sporů stran neplatnosti VH z důvodu, že zmocněnec neměl být k účasti na VH a rozhodování společníků vůbec připuštěn pro absenci řádně udělené plné moci a rozhodování společníků na VH tedy trpí vadami.

Za tohoto právního stavu lze tedy spíše doporučit, aby od zastupování zmocněnci na základě plné moci s pouhými ověřenými podpisy bylo upuštěno (případně aby klient investoval peněžní prostředky do speciální plné moci), a raději tam, kde to bude možné, byla zajištěna osobní účast společníka, případně  aby se notář rozjel za společníky mimo sídlo jeho úřadu tam, kde budou nejsnáze dosažitelní a místo konání VH bude odpovídat požadavkům zákona a pozvánky.  Zvláštní problém pak bude představovat pobyt společníka mimo území ČR, neboť se obávám, že listiny o udělení plné moci sepsané přímo v cizině např. zahraničním notářem nebudou vyhovovat podmínkám § 567 a násl. NOZ, a bude tak třeba, aby společník (chce-li být účasten na VH prostřednictvím zmocněnce)  zajistil takovou listinu, kterou jako veřejnou uznává české právo. Samozřejmě je možné udělit v plné moci formou notářského zápisu zmocnění k jednání i na vícero VH v budoucnu (např. formou „generální plné moci“), mám za to, že společníci nebudou chtít dávat svým zmocněncům do ruky takto mocný nástroj v podobě generální plné moci a tento způsob nebude (či pouze minimálně) využíván.

Jelikož jsem se s tímto problémem již v lednu 2014 několikrát prakticky potkal (vždy jsem raději zajistil přes jisté problémy osobní účast klienta či výjezd notáře za klientem), nahlédl jsem mimo jiné pro radu do důvodové zprávy k NOZ v aktualizovaném znění, ovšem k § 441 až 449 NOZ jsem nalezl pouze poměrně kusé sdělení se závěrem, že „návrh nové úpravy vychází z právní úpravy dosavadní (§ 31 až 33b  stávajícího OZ), pouze s drobnými věcnými jazykovými a systematickými změnami“.

Obávám se však, že v tomto případě došlo něčemu zcela jinému a ustanovení týkající se § 441 NOZ by mělo být jedním z těch ustanovení, která budou muset být novelou zákona změněna, již proto, že dopad § 441 odst. 2 NOZ je mnohem širší, než je problematika zastupování společníků ve společnosti s ručením omezeným. To je však již na hlubší právní rozbor nad rámec tohoto příspěvku.

Mgr. Tomáš Cimbota,
advokát

Advokátní kancelář Tomáš Cimbota

Horní náměstí 365/7
Olomouc 772 00

Tel.: +420 585 221 309
Fax: +420 585 221 309
e-mail: ak.cimbota@volny.cz

--------------------------------------------------------------------------------
[1] § 168
(1) Společník se zúčastňuje valné hromady osobně nebo v zastoupení. Plná moc musí být udělena písemně a musí z ní vyplývat, zda byla udělena pro zastoupení na jedné nebo na více valných hromadách.
(2) Zástupce oznámí v dostatečném předstihu před konáním valné hromady společníkovi veškeré skutečnosti, které by mohly mít pro společníka význam při posuzování, zda v daném případě hrozí střet jeho zájmů se zájmy zástupce.
[2] § 172
(1) Rozhodnutí valné hromady o skutečnostech podle § 171 odst. 1 a o dalších skutečnostech, jejichž účinky nastávají až zápisem do obchodního rejstříku, se osvědčuje veřejnou listinou.
(2) Obsahem veřejné listiny je také schválený text změny společenské smlouvy, je-li měněna, a jmenovité uvedení společníků, kteří pro změnu hlasovali.

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz