Ostrý start datových schránek – 1. listopadu 2009

Dne 1. listopadu 2009 dochází k tzv. ostrému startu, tj. automatickému zpřístupnění datových schránek, které byly v ČR zavedeny s účinností od dne 1. července 2009, kdy byl spuštěn tzv. Informačních systém datových schránek. Stalo se tak podle zákona 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a následujících vyhlášek. Informační systém datových schránek představuje systém elektronické pošty, která je provozována státem (konkrétně Českou poštou).

Datové schránky revolučním způsobem mění systém doručování (přijímání a podávání) úředních dokumentů. Pomocí datových schránek bude možné zasílat dokumenty v elektronické podobě orgánům veřejné moci a také je takto od nich přijímat. Tento nově zavedený způsob komunikace nahradí dosavadní klasický způsob doručování v listinné podobě. Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra za pomocí správce, kterým je Česká pošta.

Od 1. července 2009 tak s ohledem na shora uvedené musí využívat datové schránky právnické osoby zřízené zákonem, orgány veřejné moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Dobrovolně si pak mohou datovou schránku zřídit i jiné právnické osoby, fyzické osoby či podnikající fyzické osoby.

Subjektům, které budou povinny využívat datovou schránku, bude tato datová schránka bezplatně zřízena Ministerstvem vnitra ze zákona automaticky, a to k 1. červenci 2009. O zřízení datové schránky bude její majitel vyrozuměn zasláním tzv. přístupových kódů, které mu umožní se do datové schránky přihlásit a tzv. ji zpřístupnit, tj. zaktivovat pro přijímání a zasílání dokumentů. Přístupové kódy jsou zasílány statutárním orgánům uvedeným subjektům, a to na základě údajů zapsaných v obchodním rejstříku.

Dosud měly tyto subjekty možnost si zřízenou datovou schránku tzv. zpřístupnit samy k okamžiku dle svého uvážení, nicméně ke dni 1. listopadu 2009 dochází k jejímu automatickému zpřístupnění, resp. tzv. ostrému startu, aniž by uvedené subjekty musely zpřístupnit datovou schránku svou vlastní činností.

V této souvislosti je třeba upozornit na následující možné potíže související se zpřístupněním datové schránky.

Ne vždy jsou údaje u daného subjektu, které jsou zapsané v obchodním rejstříku aktuální, tudíž může se stát, že přístupové kódy jsou zasílány osobám, které již nejsou statutárním orgánem daného subjektu, případně na adresy, které již neodpovídají faktickému stavu.

Stejně tak je problematické doručování přístupových kódů u statutárních orgánů pobývajících v zahraničí, které nemají doručovací adresu na území České republiky, neboť uvedené kódy se dosud do zahraničí nedoručují. V praxi pak také dochází k problémům při doručování přístupových kódů osobám, které nemají v obchodním rejstříku uvedeno datum narození či rodné číslo, neboť přístupové kódy jsou zasílány tzv. do vlastních rukou.

Nicméně je třeba upozornit, že většina případných obtíží s doručováním je způsobena ze strany samotných subjektů, kterým je datová schránka zřizována, neboť tyto subjekty nedostatečně pečovaly o aktuálnost a správnost svých údajů zapsaných v obchodním rejstříku, příp. nesdělily správnou doručovací adresu, atd.

Uvedené potíže je však možné vyřešit, resp. jim předejít pomocí zřízení osoby tzv. administrátora, kterého může zřídit a pověřit úkony souvisejícími se zřízenou datovou schránkou kterýkoliv subjekt, kterému je datová schránka zřízena.

Osobě administrátora mohou být doručeny nejen přístupové kódy k tzv. zpřístupnění datové schránky, ale v závislosti na rozsahu pověření také k dalším úkonům spojeným s provozem datové schránky případně i doručováním dokumentů jejich prostřednictvím danému subjektu.

Zejména je možné využít osoby administrátora také v případě, kdy se u daného subjektu nachází tzv. kolektivní statutární orgán, aby bylo zajištěno, že datovou schránku bude obsluhovat jedna osoba, která bude vždy řádně a včas informovat subjekt o obsahu datové schránky, neboť u kolektivního statutárního orgánu dochází k doručení zprávy prostřednictvím datové schránky již v okamžiku přihlášení byť pouze jednoho z členů kolektivního statutárního orgánu subjektu.

Stejně tak řeší zřízení osoby administrátora případy, kdy se statutární orgán subjektu nachází trvale v zahraničí, případně nemá trvalý přístup k dané datové schránce.

Samozřejmě, že práva a povinnosti osoby administrátora je možné upravit jak široce, tj. oprávnění ke všem úkonům spojeným se správou datové schránky, tak je i případně omezit tak, aby se osoba administrátora nemohla seznámit s konkrétním obsahem doručovaných zpráv.

Nadto upozorňujeme, že zprávy jsou v systému datové schránky uloženy toliko 90 dní a poté jsou z této stránky odstraněny. Subjekt si tak musí sám zajistit trvalé či dlouhodobější uložení těchto zpráv, případně využít placené služby České pošty, tzv. datového trezoru.

Praktické je také využití tzv. ohlášení příchozí zprávy do datové schránky, kdy je možné si zdarma nastavit emailovou adresu, kam bude bezplatně přicházet informace o doručené zprávě, případně je opět možné využít zpoplatněné služby ohlášení příchozí zprávy formou SMS textové zprávy na mobilní telefon.