Převrat v posuzování vlivu na ochranu osobních údajů?

Český Úřad pro ochranu osobních údajů není žádnou výjimkou a již v minulosti vydal materiál nazvaný "K povinnosti správců provádět posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (DPIA)[1]". V něm podrobněji popsal zejména kritéria, která jsou užívána při samotném ad hoc posouzení "rizikovosti" daného zpracovávání. Popsány byly například údaje vysoce osobní povahy, zpracovávání velkého rozsahu, zpracování s omezeným ovlivněním subjekty údajů nebo v neposlední řadě zpracování osobních údajů v technologicky složitých a nových řešeních a platformách.

Obsah tohoto dokumentu samozřejmě nebyl pro odbornou veřejnost ničím překvapivým, neboť český regulátor se do jisté míry inspiroval dokumentem WP248 z roku 2017 s názvem "Pokyny pro posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a stanovení, zda je pravděpodobné, že zpracování údajů bude mít za následek vysoké riziko pro účely nařízení 2016/679[2]", který vydala Working Party 29.

Posouzení povinnosti správců, zda provádět posouzení vlivu je první "fáze", po které logicky následuje otázka "jak" jí provádět. Za tímto účelem předložil český Úřad pro ochranu osobních údajů dne 23. října 2019 k veřejné diskusi metodiku[3] k tomuto posuzování, která je primárně určena pro potřeby správců, ale v praxi bude využívána i zpracovateli a dalšími zainteresovanými osobami. Úřad očekává, že k současné verzi metodiky bude až do poloviny prosince 2019 sbírat připomínky, aby v první polovině roku 2020 vydal finální verzi, která bude reflektovat tyto připomínky.

Samotné posouzení vlivu se obecně (i dle nové metodiky Úřadu) provádí v těchto čtyřech etapách:

1. shromáždění informací o zpracování osobních údajů;
2. analýza, zda je povinné zpracovávat posouzení vlivu;
3. vlastní posouzení vlivu; a
4. monitoring dodržování opatření a pravidelné revize posouzení vlivu.

Účelem tohoto textu je blíže popsat současnou verzi této metodiky a shrnout, jakým způsobem probíhá samotné vypracování vlastního posouzení vlivu, které bezesporu tvoří její jádro. Opět zde dochází pro přehlednost k dělení celého postupu do dílčích kroků, které je v praxi doporučováno dodržet ke snížení rizika, že bude některá opomenuta.

Prvním krokem je poměrně logicky systematický popis zamýšlených operací zpracovávání (opět primárně k zmapování toku a typů zpracovávaných dat). Tento úvodní krůček je následován testem proporcionality, tedy zda jsou tyto zmapované toky skutečně všechny nutné a zda nelze zamýšleného účelu dosáhnout i jiným, efektivnějším prostředkem. Třetím krokem je posouzení rizik - tím se dostáváme do "jádra" posouzení, kde již jsou hodnoceny například i informační technologie, monitoring, bezpečnostní pravidla, architektura komunikačních technologií, vymezení přístupových práv apod. Řešeny jsou v ideálním případě všechny možné hrozby od zavedení škodlivého kódu, narušení fyzické bezpečnosti až po úmyslné poškození kabeláže, sociální inženýrství či průmyslová špionáž.

U každého rizika je zvlášť hodnoceno, jak konkrétně by se mohlo potenciálně projevit na zpracovávaných osobních údajích. Zde figuruje příloha č. 2 této metodiky Úřadu, která poskytuje i vodítko právě k hodnocení těchto dopadů - ty dělí do čtyřech koeficientů, od zanedbatelných dopadů, až po kritické dopady, kam spadá například společenská újma (soudní proces, likvidace společnosti), velké finanční náklady (nad 5.000.000,- Kč) apod.

Logickým následujícím krokem po určení rizik je samozřejmě jejich ošetření. To v praxi probíhá buď jejich interním snižováním či úplným vyhnutím se, nebo přesunem rizika (resp. povinnosti přijmout opatření) na třetí strany (kupříkladu zpracovatele). Rizika lze snižovat celou sadou opatření, jak technického charakteru (řízení přístupových oprávnění, archivace, pseudonymizace apod.), tak organizačního charakteru (tedy zejména různé postupy řízení dodatelů, změn, požadované dokumentace apod.).

Tím není hotovo a samotným zpracováním posouzení vlivu práce nekončí. Je nutné zajistit konstantní monitorování a kontrolovat jeho dodržování a revize. Kontroly uplatnění přijatých opatření by měly probíhat v intervalech 1-3 roky a měla by je zajišťovat nezávislá odborná osoba.

Zbylé části materiálu se pak týkají spíše okrajovějších elementů posuzování vlivu, tedy získávání stanoviska zástupců subjektů údajů a nezávislých odborníků, ke kterému dochází zejména v případech rozsáhlého zpracovávání speciálních kategorií osobních údajů, případě automatizovaného rozhodování nebo zpracovávání osobních údajů umožňujících krádež identity. Krátce je popsán i obsah posudku pověřence pro ochranu osobních údajů a konzultace s Úřadem, kterou často volí správci zejména v komplikovanějších případech.

Je však pravděpodobné, že i díky materiálům, jako je tato metodika, bude obecnějších dotazů ubývat, neboť na ně tazatelé naleznou odpověď právě tam a bude zajímavé sledovat, zda a jak se bude metodika měnit mezi současnou verzí k veřejné diskusi a tou finální, která bude představena v příštím roce. V každém případě však představuje vítaný zdroj informací pro všechny, kteří během své činnosti narážejí na "rizikovější" zpracovávání osobních údajů.

Mgr. Petr Šabatka,
Partner