Přímé zápisy do obchodního rejstříku - postřehy z praxe

Přestože zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, který umožňuje notářům provádět přímé zápisy do obchodního rejstříku, je účinný již od 1. 1. 2014, prodlevy s technickým řešením přístupu notářů do systému obchodního rejstříku a chybějící legislativní úprava poplatků za zápis způsobily to, že v praxi můžeme přímé zápisy využívat až od začátku května 2015.

Dle našich dosavadních (nedlouho trvajících) zkušeností se zdá, že spolupráce mezi advokáty a notáři může být pro klienty advokátních kanceláří v mnoha ohledech přínosná. V tomto stručném článku jsme se proto společně s notářem pokusili shrnout klady a zápory přímých zápisů a upozornit na možnosti, ale i rizika, která tento nový institut přináší.

Obecně o přímých zápisech prostřednictvím notáře

Notář může zapsat do obchodního rejstříku skutečnosti, které mají podklad v jím sepsaném notářském zápisu. Má přitom možnost provádět zápisy týkající se veškerých subjektů registrovaných v obchodním rejstříku a v obdobných veřejných rejstřících (nadační rejstřík, rejstřík společenství vlastníků jednotek), včetně prvozápisů, výmazů právnických osob a zápisů fúzí a jiných přeměn.

Náklady při zápisu prováděném notářem jsou v zásadě srovnatelné s náklady při zápisu prováděném soudem. Zpravidla jsou dokonce mírně nižší, protože odměna notáře za zápis činí jen 300 Kč. Kromě toho se platí soudní poplatek, který je také nižší, než když je návrh podáván přímo k rejstříkovému soudu.

Notář neprovádí zápis do obchodního rejstříku na základě návrhu (na formuláři), nýbrž na základě žádosti. Tu je oprávněna podat osoba, která jinak podává návrh na zápis k soudu. Žádost však není nijak formální a v praxi jde vlastně o dohodu s notářem o tom, co máme zájem zapsat.

Postřehy z praxe:

Výhody přímých zápisů

Přímá komunikace a předcházení problémům při zápisu

Díky přímé komunikaci s notářem je možné si požadavky na dokumentaci v komplikovaných či nejasných případech a další potřebné informace s notářem předem dohodnout a vyvarovat se tak možných nepřesností, které by měly za následek protáhnutí celého procesu či jeho nezdárný konec, jak tomu může být v případě podání návrhu příslušnému soudu, který vede obchodní rejstřík. S obchodním rejstříkem se totiž v případě chyb podání často velice složitě komunikuje a není také výjimkou, že odpovědného úředníka soudu nelze kontaktovat vůbec.

Právní jistotě o tom, jaké podklady lze v některých případech soudu předložit, nepřispěla vedle rozdílného přístupu některých soudů či dokonce jednotlivých pracovníků v rámci jednoho soudu ani skutečnost, že byla zrušena vyhláška 250/2005 Sb., která stanovila povinné přílohy k návrhům na zápis nebo změnu zápisu v obchodním rejstříku.

Přestože povinné přílohy může advokát identifikovat i bez výše zmíněné vyhlášky výkladem právních předpisů a aplikací relevantní judikatury týkající se většiny problematických témat, na které standardně narážíme v rejstříkových řízeních, není pro navrhovatele změn varianta odvolání proti zamítavému rozhodnutí soudu o návrhu na zápis nebo změnu zápisu v obchodním rejstříku a související soudní řízení většinou efektivní. Pro navrhovatele, který není právně zastoupen, je pak i přes existenci publikovaných vzorů návrhů na zápis do obchodního rejstříku orientace v právních předpisech a určení nezbytných příloh a náležitostí konkrétního podání velice složitá.

Rychlost

Oproti zápisům prováděným rejstříkovým soudem je přímý zápis notářem o mnoho rychlejší. Nová společnost je zapsána i ve stejný den, ve kterém jsou notáři předány veškeré potřebné informace a podklady. Rejstříkový soud má oproti notáři na zápis pětidenní lhůtu, která počíná běžet až další den po doručení návrhu, a kromě těchto 6 pracovních dní se efektivně termín zápisu prodlužuje i o dobu, po kterou se doručuje usnesení o zápisu nově zvoleným orgánům společnosti a o lhůtu pro nabytí právní moci unesení.

Na příkladu zápisu nového jednatele s.r.o. lze říci, že od podání bezchybného návrhu soudu se změna ve veřejně publikovaném rejstříku může objevit až za měsíc i déle. Praxí mnoha soudů je, že po uplynutí původní pětidenní lhůty vydávají usnesení o zápisu změny do obchodního rejstříku, proti kterému se ve lhůtě 15 dní od doručení může navrhovaná společnost či dotčený jednatel odvolat. Soud si v této souvislosti nechává také interní lhůtu nezbytnou k doručení usnesení do vlastních rukou, kterou se lhůta pro zápis změny může protáhnout i o další týden. Pokud tedy všichni dotčení bez prodlení zásilku s usnesením nepřevezmou a odvolání se formálně nevzdají, může zveřejnění změny v obchodním rejstříku trvat přibližně měsíc. Oproti tomu notář vydá elektronický výpis z rejstříku s evidovanou změnou ještě týž den, kdy přímý zápis provádí. Ve veřejně publikovaném rejstříku se změna objeví druhý den ráno.

Cena

Cena přímých zápisů bude ve většině případů nepatrně nižší, a to zejména v případech, kdy je ke změně zápisu v obchodním rejstříku nezbytné pořídit notářský zápis. V případě prvozápisu s.r.o. půjde až o 2.000,- Kč, při prvozápisu a.s. až o 2.700,- Kč. Při změně jednatele, kdy notářský zápis o rozhodnutí valné hromady zákon nepožaduje, půjde o necelých 1.000,- Kč.

Struktura poplatku notáři při přímém zápisu je na příkladu prvozápisu s.r.o. následující: vyhotovení notářského zápisu (cca 5.000 Kč + DPH), notářský zápis o osvědčení pro zápis do OR (cca 1.000 Kč + DPH), zápis do veřejného rejstříku a úhrn úkonů spojených se zápisem (300 Kč + DPH), soudní poplatek za zápis skutečnosti do OR provedený notářem (2.700 Kč) – celkem tedy cca 9000 Kč.

Poplatky hrazené při zápisu prostřednictvím rejstříkového soudu jsou při prvozápisu s.r.o. následující: vyhotovení notářského zápisu (cca 5.000 Kč + DPH), soudní poplatek (6.000,- Kč) – celkem tedy cca 11.000 Kč

V některých konkrétních případech (např. souhlas VH s převodem podílů v s.r.o.) mohou být náklady na zápis notářem mírně vyšší, než by byly v případě zápisu rejstříkovým soudem, maximálně však v řádu několika set Kč.

Nevýhody přímých zápisů a problémy v praxi

Formální přístup k předkládaným dokumentům

Vzhledem k odpovědnosti notáře za jím provedený zápis do obchodního rejstříku se v praxi setkáváme s větší opatrností notářů, pokud jde dokumenty, které mají být podkladem pro zápis. Přestože zákonné požadavky na podkladovou dokumentaci zápisu jsou shodné pro notáře i rejstříkový soud, úředníci rejstříkového soudu některé podklady z formálního pohledu nezkoumají či nedokáží přezkoumat, proto jsou v mnoha případech i méně nároční.

Přímé zápisy někteří notáři nenabízí

Doposud se setkáváme s tím, že část notářů přímé zápisy z různých důvodů neprovádí. Zřejmě s ohledem na administrativní náročnost zápisů a související odpovědnost.

Notáři nemohou zapsat vše

Notář na rozdíl od rejstříkového soudu nemůže zapsat do obchodního rejstříku vše, ale jen ty skutečnosti, které mají podklad v jím sepsaném notářském zápisu.

Závěr

Po několikaměsíčním fungování institutu přímých zápisů můžeme konstatovat, že ze spolupráce notáře a advokáta při přímém zápisu může klient v mnoha ohledech profitovat. Rozumná a rychlá dohoda na potřebných podkladech a jejich náležitostech, rychlost následného přímého zápisu a nižší cena je z našeho pohledu zásadní výhodou, kterou může advokát klientovi při realizaci korporátní změny nabídnout jako alternativu k běžnému podání rejstříkovému soudu.