Zákoník práce rozlišuje v pracovněprávních vztazích v souvislosti s doručováním dvě skupiny dokumentů. Jednak dokumenty, které musí být doručeny do vlastních rukou zaměstnance, a dále ostatní dokumenty, které žádnému zvláštnímu režimu doručení nepodléhají.

Písemnosti, které je třeba doručit do vlastních rukou zaměstnance 

Do vlastních rukou je zaměstnanci třeba doručit písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr (§ 113 odst. 4) nebo platový výměr (§ 136) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce.

Tyto písemnosti doručuje zaměstnavatel zaměstnanci do vlastních rukou primárně na pracovišti. Není-li to možné, může zaměstnavatel takovou písemnost doručit jiným z vyjmenovaných způsobů doručení.

Pro písemnosti v elektronické podobě připadá v úvahu doručení následujícími způsoby:

• Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

V praxi se bude jednat nejčastěji o email, ačkoli nejde o jedinou službu elektronických komunikací. Předpokladem pro úspěšné doručení písemnosti tímto způsobem je současné splnění těchto podmínek (i) písemný souhlas zaměstnance s uvedeným způsobem doručování (ii) zaměstnanec poskytne zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování (iii) zaměstnavatel disponuje uznávaným elektronickým podpisem, kterým písemnost podepíše (iv) zaměstnanec potvrdí převzetí písemnosti datovou zprávou a připojí svůj uznávaný elektronický podpis.

Uznávaným elektronickým podpisem se ve smyslu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis[1]. Tedy je třeba, aby si zaměstnavatel zařídil elektronický podpis a kvalifikovaný certifikát u některé certifikační autority (např. Česká pošta). Pro podpis písemností tohoto typu zatím nestačí elektronický podpis vytvořený například pomocí platforem DocuSign, AdobeSign.

Širšímu použití ale brání spíše požadavky kladené na zaměstnance. Uznávané elektronické podpisy nejsou mezi zaměstnanci zatím rozšířeny, zaměstnanci jimi většinou nedisponují. Zaměstnanci také často nebudou ochotni předem udělit zaměstnavateli svůj písemný souhlas s tímto typem doručování písemností. Potíže při elektronickém doručování zejména jednostranných právních jednání (např. výpovědi z pracovního poměru) může činit i požadavek, aby zaměstnanec přijetí písemnosti potvrdil do 3 dnů od odeslání datovou zprávou a připojil k ní svůj uznávaný elektronický podpis.

• Doručování prostřednictvím datové schránky

Novela zákoníku práce přinesla zvláštní úpravu pro doručování zaměstnancům do datových schránek, což přineslo přeci jen určité zjednodušení.

K využití tohoto způsobu doručování není třeba uznávaný elektronický podpis, a to ani na straně zaměstnavatele ani na straně zaměstnance. Zaměstnanec nemusí přijetí datové zprávy potvrzovat. Pokud by se zaměstnanec do datové schránky nepřihlásil, zákon stanoví fikci doručení desátý den po dodání písemnosti do datové schránky.

Obdobně jako v případě doručování prostřednictvím sítě či služby elektronických komunikací se vyžaduje, aby zaměstnanec s doručováním pracovněprávní dokumentace prostřednictvím datové schránky předem udělil písemný souhlas. Největší překážkou pro masivnější využití doručování datovými schránkami bude podobně jako u elektronických podpisů fakt, že datové schránky zatím využívají především podnikatelé a běžný zaměstnanec zpravidla datovou schránku nevlastní.

Ostatní pracovněprávní dokumentace

Pro pracovněprávní dokumentaci, kterou není nutné doručovat do vlastních rukou zaměstnance, připadá teoreticky v úvahu využití nižší formy elektronického podpisu, tedy i „prostého“ nebo zaručeného elektronického podpisu[2][3]. Do této skupiny dokumentace patří například předávací protokoly o předání pracovních pomůcek nebo vnitřní předpisy zaměstnavatele.  

Při volbě typu elektronického podpisu však musí zaměstnavatel zohlednit ještě další aspekty, a to aspekt zachování písemnosti (tam, kde zákon pro určitý dokument vyžaduje písemnou formu) a aspekt důkazní (tj. zda podpis zaručuje, že dokument skutečně podepsala oprávněná osoba). S ohledem na to je vhodné se raději při jednání v rámci pracovněprávních vztahů vyhnout používání „prostých“ elektronických podpisů. Při používání elektronických podpisů založených na různých osobních a komerčních certifikátech[4], které většinou spadají do kategorie tzv. zaručeného podpisu[5], je třeba vzít v úvahu, že některé z těchto certifikátů nemusí ve skutečnosti zaručovat totožnost podepisující osoby. V případě soudního sporu může tedy dojít ke zpochybnění autorství podepisující osoby a ke složitému dokazování, zda byl dokument skutečně podepsán oprávněnou osobou.