Změny společenských smluv společností s ručením omezeným a rozhodování jejich valných hromad

S ohledem na blížící se konec lhůty pro uvedení společenských smluv do souladu se zákonem o obchodních korporacích je vhodné se zamyslet také nad aktuální úpravou rozhodování valné hromady společnosti s ručením omezeným a možnostmi, které jsou v tomto ohledu nově k dispozici. Přestože v úpravě rozhodování valné hromady nedošlo k revolučním změnám, některé aspekty nové úpravy je na místě zmínit. Výrazným zjednodušením se dále pro vícečlenné společnosti s ručením omezeným může ukázat změna v rozhodování mimo valnou hromadu umožňující vyhnout se sepisování notářského zápisu o takto přijatých rozhodnutích.

Společenská smlouva a její změny

Společenská smlouva společnosti s ručením omezeným je především smlouvou uzavřenou mezi jejími společníky. Odrazem této skutečnosti potom je to, že její obsah lze primárně měnit především dohodou všech společníků. Pro takovou dohodu potom zákon o obchodních korporacích (dále též jen „ZOK“) požaduje, aby měla formu veřejné listiny, tedy notářského zápisu.

Zatímco podle obchodního zákoníku mohla o změnách společenské smlouvy rozhodovat automaticky též valná hromada společnosti, zákon o obchodních korporacích ve svém ustanovení § 147 odst. 1 stanoví, že společenská smlouva může být měněna též rozhodnutím valné hromady, pouze pokud to společenská smlouva stanoví. Možnost měnit společenskou smlouvu rozhodnutím valné hromady tak podle zákona o obchodních korporacích bude muset být založena ujednáním společníků explicitně vyjádřeným v textu společenské smlouvy.

Byť v praxi byla (a zřejmě i do budoucna bude) v naprosté většině společenských smluv tato kompetence valné hromady zmíněna, při zakládání nových společností nebo při podřizování „starých“ společností s ručením omezeným zákonu o obchodních korporacích je třeba na tuto otázku myslet, zejména při vědomí nutnosti sepisovat o dohodě společníků o změně společenské smlouvy bezvýjimečně notářský zápis a s tím souvisejícími možnými komplikacemi. Byť i pro rozhodnutí valné hromady o změně společenské smlouvy je zásadně též vyžadováno pořízení notářského zápisu, úprava rozhodování valné hromady obsažená v zákoně o obchodních korporacích obsahuje z tohoto pravidla výjimky (viz níže), které by mohly pro společníky přinést zjednodušení souvisejících procesů.

Co se týká rozhodnutí valné hromady majících za následek změnu společenské smlouvy, lze rozlišovat případy, kdy je znění společenské smlouvy měněno přímo rozhodnutím valné hromady (např. změna způsobu jednání jednatelů, změna kompetencí orgánů společnosti apod.) nebo případy, kdy ke změně společenské smlouvy dochází v důsledku rozhodnutí valné hromady, které nahrazuje rozhodnutí o změně společenské smlouvy (např. rozhodnutí o změně základního kapitálu, o vyloučení společníka). V obou těchto případech je přitom o relevantních rozhodnutích valné hromady třeba sepsat notářský zápis. I v pozdějším uvedeném případě je samozřejmě možné (a v praktické rovině též žádoucí), aby valná hromada rozhodla též o tom, jakým způsobem se předmětné rozhodnutí má promítnout do textu společenské smlouvy. Pokud by totiž z rozhodnutí valné hromady nevyplývalo, jakým způsobem se společenská smlouva mění, změní její obsah jednatel v souladu s rozhodnutím valné hromady, přičemž o takové změně obsahu společenské smlouvy jednatelem bude nutné také pořídit (další) notářský zápis.

Rozhodování valné hromady

Společníci se na valné hromadě společnosti mohou účastnit buď osobně nebo v zastoupení (na základě písemné plné moci udělené zmocněnci, v níž musí být mj. též výslovně uvedeno, zda plná moc byla udělena k zastupování na jedné nebo na více valných hromadách společnosti). Zákon o obchodních korporacích též umožňuje, aby společenská smlouva připustila hlasování na valné hromadě i mimo ni s využitím technických prostředků (podmínky takového hlasování však musí umožňovat společnosti ověřit totožnost osoby oprávněné vykonávat hlasovací právo a určit podíly, s nimiž je spojeno vykonávané hlasovací právo).

Valná hromada je schopná se usnášet, pokud jsou přítomni společníci mající alespoň polovinu všech hlasů (nestanoví-li společenská smlouva jinak). Při posuzování usnášeníschopnosti valné hromady se nepřihlíží k hlasům společníků, kteří nemohou vykonávat hlasovací právo (např. pokud valná hromada rozhoduje o jeho nepeněžitém vkladu, o jeho vyloučení, o tom, zda jemu nebo osobě jednající s ním ve shodě má být prominuto splnění povinnosti, o tom, zda má být odvolán z funkce člena orgánu společnosti pro porušení povinností při výkonu funkce nebo pokud je v prodlení s plněním vkladové povinnosti, a to v rozsahu jeho prodlení).

Valná hromada rozhoduje prostou většinou hlasů přítomných společníků, ledaže společenská smlouva, zákon o obchodních korporacích či jiný zákon nestanoví jinak. Společenská smlouva může kvalifikované většiny požadované pro rozhodnutí valné hromady stanovit tak, jak jsou upraveny v obecně závazných předpisech, popř. přísněji.

Základní kvalifikovanou většinou pro přijetí rozhodnutí valné hromady je souhlas alespoň dvoutřetinové většiny hlasů všech společníků, který se vyžaduje zejména pro:

(i) rozhodnutí vyjmenovaná v § 171 odst. 1 ZOK, tedy:

k přijetí rozhodnutí o změně obsahu společenské smlouvy;
k rozhodnutí, jehož důsledkem se mění společenská smlouva (např. usnesení o zvýšení či snížení základního kapitálu, usnesení o vyloučení společníka pro nesplacení vkladu či porušení příplatkové povinnosti);
k rozhodnutí o připuštění nepeněžitého vkladu či o možnosti započtení peněžité pohledávky vůči společnosti proti pohledávce na splnění vkladové povinnosti; a
k rozhodnutí o zrušení společnosti s likvidací.

(ii) schválení smlouvy o vypořádání újmy způsobené členem orgánu společnosti porušením povinnosti péče řádného hospodáře (ve smyslu § 53 ZOK); a

(iii) přijetí usnesení o přechodu uvolněného podílu podle § 215 ZOK (tj. podílu společníka jehož účast nespolečnosti zanikla jinak než převodem).

Další kvalifikované většiny stanoví zákon o přeměnách obchodních společností a družstev. Přeměnami se rozumí fúze společnosti, rozdělení společnosti, převod jmění na společníka, změna právní formy a přeshraniční přemístění sídla. Obecně musí být jakákoliv přeměna schváleny alespoň třemi čtvrtinami hlasů společníků přítomných na valné hromadě. V případech fúze společnosti s ručením omezeným s akciovou společností, fúze, při níž dojde ke změně právní formy nástupnické společnosti s ručením omezeným na akciovou společnost při fúzi sloučením, musí být přeměna schválena všemi společníky zúčastněné společnosti s ručením omezeným. Obdobně je schválení všemi společníky všech zúčastněných společností s ručením omezeným požadováno v případech, kdy se rozdělení zúčastní nebo vznikne nástupnická společnost jiné právní formy, než má zanikající či rozdělovaná společnost, či dojde ke změně právní formy nástupnické společnosti při rozdělení sloučením.

Dále je třeba pro plnost připomenout, že k přijetí rozhodnutí o změně společenské smlouvy, kterým se zasahuje do práv nebo povinností pouze některých společníků (např. rozhodnutí, jímž se mění práva a povinnosti spojené s jedním z více druhů podílů, vyloučení nebo omezení přednostního práva některých společníků k účasti na zvýšení základního kapitálu), se vyžaduje jejich souhlas. Zasahuje-li se však změnou společenské smlouvy do práv a povinností všech společníků, vyžaduje se souhlas všech společníků. Totožné ustanovení bylo obsaženo i v obchodním zákoníku. Případné rozhodnutí o tom, že se společnost podřizuje (změnou své společenské smlouvy) zákonu o obchodních korporacích jako celku ve smyslu jeho § 777 odst. 5, tak zjevně bude zásahem do práv a povinností všech společníků, a bude tudíž k jeho přijetí třeba souhlasu všech společníků.

Požadavek sepsání veřejné listiny (notářského zápisu)

Zákon o obchodních korporacích vyžaduje, aby zásadní rozhodnutí valné hromady byly osvědčena notářským zápisem. Tento požadavek se týká rozhodnutí valné hromady o skutečnostech podle § 171 odst. 1 ZOK (jak jsou vyjmenována výše), jakož i rozhodnutí o dalších skutečnostech, jejichž účinky nastávají až zápisem do obchodního rejstříku. Obě tyto kategorie se budou do značné míry překrývat, neboť většina rozhodnutí majících konstitutivní povahu, jejichž účinky tedy nastanou až zápisem do obchodního rejstříku, bude současně rozhodnutím o změně společenské smlouvy (např. rozhodnutí o změně základního kapitálu, o změně obchodní firmy společnosti, o změně sídla uvedeného ve společenské smlouvě). Vedle toho se nutnost sepsání notářského zápisu vztahuje i na rozhodnutí o přeměnách a rozhodování o přechodu uvolněného podílu.

Při rozhodování o změně společenské smlouvy musí být v notářském zápisu také uveden schválený text změny společenské smlouvy (stačí v něm uvést pouze měněná ustanovení, notářský zápis tedy nemusí obsahovat celý text společenské smlouvy po provedených úpravách), a jmenovité uvedení společníků, kteří pro změnu hlasovali.

Zákon o obchodních korporacích požadavek na sepsání notářského zápisu ohledně rozhodnutí valné hromady u společností s ručením omezeným „prolamuje“ při přijímání rozhodnutí mimo valnou hromadu (rozhodování per rollam) a též při dodatečném výkonu hlasovacího práva společníkem.

Rozhodování per rollam

Zákon o obchodních korporacích nyní poněkud podrobněji upravuje možnost přijímat rozhodnutí mimo zasedání valné hromady. Zásadní změnou oproti předchozí úpravě však je skutečnost, že u rozhodnutí valných hromad společností s ručením omezeným (o nichž by měl být sepsán notářský zápis) se již nevyžaduje, aby vyjádření společníka k návrhu rozhodnutí bylo učiněno ve formě notářského zápisu. Nově v takových případech postačí úředně ověřený podpis společníka. Tato změna představuje možnost zjednodušení postupu při přijímání rozhodnutí valnou hromadou, kde by bylo komplikované docílit účasti dostatečného počtu společníků na valné hromadě. Bohužel tohoto řešení nelze využít ve společnostech s ručením omezeným, které mají jediného společníka (ani v akciových společnostech a družstvech, kde byl požadavek vyjádření ve formě notářského zápisu i nadále zachován).

Přijímání rozhodnutí per rollam zahrnuje tři fáze:

zaslání návrhu rozhodnutí;
vyjádření společníků k návrhu rozhodnutí; a
zaslání oznámení o přijetí rozhodnutí společníkům.

Písemný návrh rozhodnutí valné hromady zasílá osoba oprávněná svolat valnou hromadu (obvykle tedy jednatel) společníkům na adresy uvedené v seznamu společníků (popř. jiným způsobem určeným společenskou smlouvou). K návrhu rozhodnutí musí být přiloženy podklady potřebné pro jeho přijetí a musí v něm být uvedena lhůta, během níž se má společník k navrhovanému rozhodnutí vyjádřit. Nestanoví-li společenská smlouva jinou lhůtu, musí být vyjádření společníka doručeno (nestačí pouhé odeslání) osobě oprávněné ke svolání valné hromady do 15 dnů (přičemž pro začátek běhu předmětné lhůty je rozhodné skutečné doručení návrhu společníkovi). Nedoručí-li společník v této lhůtě svůj souhlas s návrhem usnesení, platí, že s návrhem nesouhlasí. S ohledem na tento závažný důsledek by předmětná lhůta měla být ve společenské smlouvě stanovena tak, aby umožňovala včasné doručení vyjádření společníka, byť 15 dnů by mělo pro většinu společností být naprosto postačující.

Jestliže rozhodnutí valné hromady má být dle zákona o obchodních korporacích osvědčeno notářským zápisem, musí společník ve svém vyjádření uvést i obsah návrhu rozhodnutí valné hromady, jehož se vyjádření týká a jeho podpis na vyjádření musí být úředně ověřen.

Závěrečným krokem je oznámení výsledku hlasování, které všem společníkům bez zbytečného odkladu zašle (včetně uvedení dne přijetí rozhodnutí) společnost nebo osoba oprávněná svolat valnou hromadu.

Obdobnou možnost zakotvil zákon o obchodních korporacích rovněž ve vztahu k dodatečnému výkonu hlasovacího práva společníkem, který nebyl přítomen na valné hromadě. Nestanoví-li společenská smlouva jinak, může takový společník vykonat své hlasovací právo nejdéle do 7 dnů ode dne konání valné hromady a v takové případě se považuje za přítomného při projednávání předmětné záležitosti na valné hromadě. I v těchto případech postačí úředně ověřený podpis společníka na vyjádření k návrhu rozhodnutí valné hromady namísto notářského zápisu.

Společníci sice mohou možnost rozhodování per rollam ve společenské smlouvě vyloučit, toto řešení však zřejmě nebude příliš časté. Vyšší flexibilita při rozhodování valné hromady bude pro naprostou většinu společností spíše vítaným osvobozením od požadavku formy notářského zápisu.

Do budoucna by jistě bylo vhodné zvážit omezení počtu rozhodnutí, které musí být osvědčeny veřejnou listinu, a též uvolnění požadavku formy notářského zápisu i u rozhodnutí jediného společníka společnosti s ručením omezeným, neboť zde vzniká neodůvodněný rozdíl mezi jednočlennými a vícečlennými společnostmi. Navíc by tento krok vedl ke snížení nákladů společností na rozhodování valné hromady.

JUDr. Luboš Nevrkla, Ph.D.