5 informací, které byste měli vědět o informačním systému Evolio

O zajímavém tématu si dnes budeme povídat s Janem Tkáčem, se softwarovým architektem informačního systému Evolio.

V čem se Evolio liší?

V poslední době se na trhu objevilo hned několik infomačních systémů pro advokáty. Může dneska nějaký informační systém vůbec nabídnout něco nového?

Samozřejmě, jinak by tady stále vládly softwary vyvíjené někdy kolem roku 2008. Evolio patří k nové generaci informačních systémů, které nastupují a nahrazují zastaralé řešení. Nestárnou jen systémy, ale stárnou i lidé, kteří se o ně starají – často už ztratili motivaci zpracovávat novinky a raději kráčí cestou pouhé údržby.

V Evoliu těžíme z toho, že jsme měli od začátku silnou vizi, jak redefinovat standard práce advokátních kanceláří. Nechceme, aby si advokáti pořizovali Evolio jako systém na evidenci spisů. Mnohem více chceme být nástrojem, který pomáhá advokátní kancelář řídit a propojuje ji s okolním světem. Chceme se stát technologickou základnou kanceláře a jejího businessu.

Jiní nejsme jen funkcemi Evolia. Snažíme se o vlastní přístup i ve způsobu práce s uživateli. Vychováváme je k otevřené komunikaci s námi. Když advokáti vidí, že se snažíme na základě jejich připomínek Evolio vyladit, jsou ochotnější nám dávat feedback a pomoci nám s analýzou nových funkcí.

Pro koho je Evolio určeno?

Kdo je ideálním uživatelem Evolia? Má smysl například pro středně velké kanceláře?

Našimi cílovými zákazníky jsou malé a středně velké kanceláře. U těch vidíme, že jsou hladové po úspěchu stejně jako my. Jsou dynamické, chtějí věci dělat správně a vyrůst, stát se dalším leaderem. Jde vlastně o revoluci odspodu. Proto se snažíme Evolio dělat tak, jak by moderní a úspěšná advokátní kancelář měla fungovat, aby se posunula na další úroveň.

Paradoxní je, že řada advokátních kanceláří dneska neví, jestli je jejich způsob práce správný. Bojují často s podnikatelskou částí jejich činnosti. Je to dáno tím, že advokáti jsou experti na právo, nevystudovali vysokou školu podnikání. Proto bychom rádi pomohli advokátním kancelářím s užitečným know-how jak pracovat efektivně a s větším ziskem.

Co zajímavého jste pro uživatele vyvinuli v roce 2019?

Rok 2019 pro nás byl mimořádný. Přibylo nám více než 100 kanceláří, a právě obyčejní uživatelé pro nás byli největším zdrojem inspirace. Celkem jsme zpracovali 2400 požadavků, takže raději uvedu jen tři oblasti, které významně ovlivnily fungování Evolia:

• Velmi intenzivně jsme rozvíjeli práci s emaily a datovými zprávami. Je to naše výkladní skříň, ve které se hodně odlišujeme od konkurence. Díky řadě úprav se čím dál víc blížíme ovládání a možnostem Outlooku. Vylepšili jsme zároveň nastavení práv, propojení na Google i Office 365.
• Další velký vývoj proběhl na funkcích vykazování práce a vyúčtování. V průběhu roku přibyl např. modul Banka s automatickým párováním plateb. Ke konci roku jsme přepracovali a zjednodušili tvorbu vyúčtování, takže teď můžete vyúčtovat práci opravdu na jedno kliknutí.
• Nesmím zapomenout na vylepšení v oblasti týmové práce. Nový systém schvalování úkolů pomáhá řídit důležité procesy v advokátní kanceláři.

Za zmínku stojí i to, že jsme v minulém roce kompletně zrevidovali dokumentaci, která má dnes více 170 článků.

Co připravujete v tomto roce?

Pořádnou várku inovací! V dnešní době přestává platit pevné rozdělení advokátních kanceláří do škatulek. Jasné hrany se stírají a mnohem více záleží na způsobu vedení kanceláře. Naším cílem je zlepšit situaci v advokátních kancelářích, aby je Evolio zbavilo zbytečné práce a námahy.

Máme plán novinek pro celý rok, zkusím uvést alespoň několik z nich:

Vykazování práce: Řada advokátů, velmi schopných odborníků a inteligentních lidí, má s vykazováním problém. Realita je pak taková, že advokátním kancelářím unikají peníze za vysoce odbornou práci. Na začátku tohoto roku jsme připravili funkci, která s využitím umělé inteligence umožní zjistit, jakou činnost advokát udělal, ale nezvládl vykázat. První verzi už používají uživatelé v reálném provozu, nicméně tuto funkci budeme určitě vylepšovat ještě během celého roku. Už teď můžu slíbit, že v některých kancelářích to bude znamenat zásadní posun.

Dalším funkcí ve velkém stavu rozpracovanosti je nový modul pro automatizaci. Ten se využije v prvé fázi hlavně pro správu pohledávek (další modul Evolia), ale už teď máme náměty, jak by se automatizace dala využít i v advokátní praxi.

Také nás čeká evidence nemovitostí a s tím související propojení s katastrem. Dále hodně zajímavé novinky v podatelně a řada dalších.

Některé naše nápady jsou zatím v embryonálním stádiu. Výhledově bychom například chtěli, aby si spřátelené advokátní kanceláře dokázaly udělat benchmark produktivity uživatelů mezi sebou navzájem. Už jen základní srovnání může hodně ukázat.

Jak je obtížné přejít z jiného systému? Je možné si Evolio vyzkoušet?

Přechod z jiného systému obvykle usnadňujeme pomocí importu dat. Dneska máme importní můstky ze Synopsisu a Advokátního spisu od Atlas Consulting. Samozřejmostí je import spisů ze souboru ve formátu Excel.

Evolio si můžete snadno zaregistrovat na stránkách evolio.cz. K dispozici je bezplatná FREE verze, kterou můžete trvale používat (limit jsou 3 uživatelé a 5 GB dat) a která není žádné ořezávátko – obsahuje bohatý balíček funkcí včetně neomezené lustrace v insolvenčním rejstříku.

Ing. Jan Tkáč